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Les aspects légaux de la
          gestion d’un bureau
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Denis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be
Vaste problématique
 Gestion interne (thème d’aujourd’hui)
 Gestion commerciale
 Implique différents « acteurs »
    ◦   L’Etat dans toutes ses déclinaisons
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   Obligations légales de conservation
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Un écrit consiste en un langage exprimé par
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Concerne plus particulièrement le
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En conclusion
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  • 1. Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless Denis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be
  • 2. Vaste problématique  Gestion interne (thème d’aujourd’hui)  Gestion commerciale  Implique différents « acteurs » ◦ L’Etat dans toutes ses déclinaisons ◦ Les entreprises d’assurances ◦ Les clients ◦ Les tribunaux ◦ Les travailleurs ◦ …..
  • 3. Que garder…Que jeter  Obligations légales de conservation ◦ Délai ? ◦ Original ? ◦ Copie ?  Droit de la preuve  Droit de la responsabilité
  • 5. Valeur d’un document électronique  Distinction entre : ◦ Créé électroniquement ◦ Copie d’un original
  • 6. Le document « électronique »  Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition dans le Code Civil  Intervention législative : ◦ « Complète » ◦ …..Ou avortée
  • 7. Tentative de définition Un écrit consiste en un langage exprimé par une suite de signes dotés d’une signification intelligible, enregistrés sur un support durable susceptible d’être consulté après sa création, quel qu’il soit et quelles qu’en soient les méthodes de transmission
  • 8. Compléments identique à la notion classique d’écrit  Signé ou non signé  Preuve ou commencement de preuve  Altérable ou inaltérable
  • 9. Une occasion manquée : la Loi du 15.05.2007  Loi fixant un cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance.  Un AR devait déterminer la valeur juridique reconnue aux données numérisées, archivées de manière électronique, horodatées de manière électronique ainsi que les conditions d'octroi de cette valeur;
  • 10. Suite  Un AR devait être pris avant le 1.12.2007….n’a jamais vu le jour
  • 11. La signature électronique  Peut satisfaire à l'exigence d'une signature, ….un ensemble de données électroniques pouvant être imputé à une personne déterminée et établissant le maintien de l'intégrité du contenu de l'acte( loi du 20.10.2000)
  • 12. La notification électronique (2281 CC) Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication, qui se matérialise par un document écrit chez le destinataire, est également considérée comme une notification écrite. La notification est également considérée comme écrite si elle ne se matérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour la seule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception. A défaut de signature électronique, le destinataire peut, sans retard injustifié, demander au notifiant de lui fournir un exemplaire original signé, sinon le destinataire ne peut invoquer l'absence de signature.
  • 13. Pour mémoire La loi du 11mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information Concerne plus particulièrement le commerce électronique et non la gestion interne
  • 14. En conclusion  Diverses législations reconnaissent une certaine valeur à un document créé électroniquement  L’archivage ne peut bien évidemment se faire que de manière électronique
  • 17. Droit des sociétés : original  Assemblée, CA, registre….doivent être conservés en original  5 ans…à dater de la dissolution de la société
  • 18. Documents comptables  Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie durant sept ans (anciennement 10) et être classées méthodiquement.  Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.  Attention pour certains biens d’investissements (construction d’un immeuble neuf) : 15 ans
  • 19. Quel type de copie ?  En cas de conservation numérisée, les technologies ou les procédés utilisés doivent garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures (article 60, § 3, quatrième alinéa, du Code de la TVA).  Les autres documents commerciaux ne sont pas visés par le législateur.  La technique d'un scanning d'images sécurisé au moyen d'une signature électronique avancée ou d'un algorithme de sécurisation décrite dans la circulaire AFER n° 16 du 13 mai 2008 est de nature à respecter les règles d'authenticité et d'intégrité.
  • 20. Nuance : la compta électronique  L'A.R. du 25 janvier 2005 permet une comptabilité électronique pour autant notamment que : ◦ Elle soit inaltérable ◦ Soit tenu à jour les programmes et systèmes avec lesquels ces fichiers peuvent être lus pendant la durée minimale de conservation.  Si comptabilité papier, les livres doivent être conservés en original
  • 21. Obligations fiscales Sauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ou sauf dérogation accordée par l’administration, les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables doivent être conservés jusqu’à l’expiration de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable.
  • 22. Obligations sociales L'employeur conserve pendant cinq ans (le registre général du personnel et le registre spécial du personnel), les registres spéciaux du personnel, les comptes individuels et leurs annexes, les contrats d'occupation d'étudiants, les contrats d'occupation de travailleurs à domicile et les conventions d'immersion professionnelles.
  • 23. Prévention du blanchiment Obligation de conserver « sur quelque support d'archivage que ce soit, pendant cinq ans au moins après la fin de la relation d'affaires …ou après la réalisation de l'opération … les données d'identification du client …ainsi qu'une copie des documents probants ayant servi à la vérification de l'identité de ces personnes»
  • 24.
  • 25.
  • 26.
  • 27. DIV  Faut-il conserver la demande d’immatriculation ?  L'utilisateur de l'application WEBDIV doit disposer du formulaire de demande d'immatriculation complété et signé par le demandeur.  L'utilisateur s'engage à conserver le formulaire de demande original pendant une période de six mois  N’est nécessaire qu’en cas de litige
  • 28. Bon sens  Tout document pouvant servir à établir : ◦ l’existence d’un droit ◦ L’accomplissement d’une obligation
  • 29. Prescription  Délai au terme duquel une action ne peut être entamée  Jusqu’au terme de la prescription importance de la conservation  Délais variables : ◦ 30 ans pour les actions réelles (ex : portant sur un droit de propriété) ◦ 10 ans pour les actions personnelles (ex. créances) ◦ De 5 à max 20 ans pour les actions quasi- délictuelles
  • 30. Droit de la preuve
  • 31. Rappel des principes  Démontrer en justice que l’on a un droit ou que l’on a correctement exécuté ses obligations  Lorsque la loi exige un écrit signé les autres modes de preuve sont irrecevables  Le défaut de conservation d’un original ou le mode de conservation d’un document électronique impose une analyse de risque
  • 32. Quels risques ?  Irrecevabilité d’une preuve : ◦ Refus d’une copie ◦ Copie difficilement lisible ◦ Copie soupçonnée d’altération  Procès en responsabilité
  • 33. Responsabilité du courtier  Destruction d’un original remis par le client ◦ Si destruction avant délai légal : oui ◦ Sinon : Un tiers ou un client ne peut pas réclamer à l’entreprise des dommages-intérêts pour ne pas avoir conservé un document au-delà du délai légal de conservation des pièces.  Prudence : conserver les documents pouvant servir en justice jusqu’à l’écoulement du délai de prescription
  • 34. Valeur probante d’une copie  Ce n’est pas un original  Preuve si non contesté par la partie adverse  Commencement de preuve par écrit  Importance de la procédure de numérisation et d’archivage
  • 35. Eléments pris en considération  les métadonnées du document (nature contenu historique)  les données de traçabilité (personnes impliquées dans le traitement, horodatage de chaque opération…),  les données de signature électronique  les politiques de sécurité, de numérisation et d’archivage électronique
  • 36. LégislationPropre au secteur (loi du 24.12.1996)….voir infra Les copies photographiques, microphotographiques, magnétiques, électroniques ou optiques des documents détenus par les entreprises d’assurances font foi comme les originaux, dont elles sont présumées, sauf preuve contraire, être une copie fidèle lorsqu'elles ont été établies par ou sous son contrôle. Le Roi peut fixer les conditions et les modalités de l'établissement de ces copies. Les reproductions qui en sont délivrées doivent être certifiées conformes par un agent délégué à cette fin et revêtues du sceau de la société.
  • 38. Prise de conscience de Feprabel  Projet de loi pour étendre au courtier la loi de 1996  Négociation d’un protocole d’accord avec ASSURALIA : ◦ Accord sectoriel anticipant la Loi ◦ Ne lie pas la clientèle
  • 39. Grandes lignes du projet  Que le NON-VIE  Ne concerne pas les documents transmis en original à la Cie  Doivent être conservés en original : ◦ Le constat d’accident ◦ La citation ◦ Les actes authentiques ◦ Les documents médicaux ◦ Les frais médicaux ◦ Les accidents à l’étranger ou avec une personne visant à l’étranger
  • 40. Données techniques provisoires  Digitalisation d’un original sans rature ou ajout  PDF/A-1A ISO 19005-1 Level A  Le résultat doit être lisible  Min 300 dpi  Texte monochrome « grayscale »  Si couleur RGB -24 bits  Envoi avec Metadonnées  E-mail max 10 Mo
  • 41. Sort de l’original  Conservation pendant deux mois  Destruction ensuite, sauf demande de la Cie
  • 42. Qui dit électronique dit aussi internet et courriel
  • 43. Propos non exhaustif  Convention collective de travail 81 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication électroniques en réseau.  Droit du travailleur à une vie privée sur son lieu de travail
  • 44. Importance d’une convention interne  Pas (uniquement) Big Brother mais : ◦ Que fait votre employé sur Internet ? ◦ Qu’envoie-t-il vers l’extérieur (fichiers; données confidentielles…) ◦ Quel risque fait-il courir à l’entreprise ?
  • 45. Principe de finalité  prévenir des faits illicites ou contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d'autrui  protéger les intérêts économiques, commerciaux et financiers de l'entreprise  assurer la sécurité et/ou le fonctionnement technique de l'ensemble des systèmes informatiques  respecter la bonne foi des principes et des règles d'utilisation des technologies en réseau fixés dans l'entreprise (procédure de sonnette d’alarme)
  • 46. Principe de proportionnalité  Caractère adéquat, pertinent, non excessif par rapport aux finalités poursuivies.  Pas d’ingérence dans la vie privée  Procédure pour l’individualisation
  • 47. Principe de transparence  Avertir de l’existence d’un contrôle  Mettre clairement les limites  Annoncer les sanctions
  • 48. Mieux vaut prévenir que guérir  Règlement interne, mais aussi…  Mesures techniques : ◦ Anti-virus ◦ Contrôle d’accès ◦ ….