Maîtrisez vos documents électroniques : Contrats, factures, notes de travail … Comment gérer aujourd'hui vos documents numérisés ? Avec le développement de la dématerialisation des échanges (et sa reconnaissance juridique), le document électronique, dématerialisé, envahit peu à peu l'entreprise, en impactant les procédures d’archivage, de stockage … l’entreprise doit faire évoluer ces procédures pour optimiser ses process. Qu’appelle-t-on un document numérisé ? Comment le sauvegarder, l'archiver ? Comment l'exploiter pour optimiser le fonctionnement de l'entreprise ? Quelle est sa valeur juridique ?

1. Exploitez et maîtrisez les documents électroniques de votre entreprise ! Marseille, 9 décembre 2010

2. Un objectif … Développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’information et de la communication Cette action s’insère dans un dispositif régional competi ’TIC qui vise à développer l’appropriation des TIC par les entreprises

3. Une action globale …. Accompagner les projets Sensibiliser sur les usages Former Prediagnostics Actions collectives Ateliers Thématiques Action Sensibilisation Passeport Numérique

4. Anticiper les nouvelles attentes de ses clients … basée sur une vision des TIC …

5. Anticiper les nouvelles attentes de ses clients … basée sur une vision des TIC … Développer la relation Client Gérer l’activité de son entreprise Piloter le stratégie de son entreprise

6. INTERVENANTS David Horassius CCI Marseille Provence 04 91 39 58 53 [email_address] Maître Sylvain Pontier

7. La dématérialisation des documents, une tendance...

8. La dématérialisation… une tendance générale. L ’écrit numérique et la Loi Développement des documents électroniques Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...) AO dématérialisés ...

9. La dématérialisation… une opportunité. La mobilité Le travail collaboratif Satisfaction client Sécurité Accessibilité des documents Le travail à distance Le suivi de l’activité

10. Principe de la gestion des documents électroniques.

12. Documents gérés et classés séparément. Selon des critères différents Sur des supports distincts. Sur des applications diverses. Eventuel partage de documents sur un Intranet. Comment exploiter les opportunités offertes par le document électronique ? La dématérialisation… une nouvelle gestion.

13. La GED : Gestion Electronique de Documents GEIDE Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants Tirer partie des qualités du document numérique pour rationaliser le traitement des documents de l’entreprise. GED Gestion Electronique de Documents En Europe, une organisation moyenne passe plus de 150 heures par an à la recherche d’informations mal classées. 5 à 15% du CA d’une entreprise sont consacrés à la gestion de ses documents papiers Chaque année, une société de 100 personnes : imprime 900 000 pages , copie 400 000 pages , envoie 100 000 pages et passe 8170 heures à faire circuler les documents". IDC

14. La GED : Gestion Electronique de Documents Centralisation sur un serveur Saisie manuelle ou automatique Référencement Consultation Classement & Consultation Publication Web

15. Classement & Consultation La GED : Gestion Electronique de Documents Utilisateurs Nomades Consultation & classement

16. La GED : Gestion Electronique de Documents Clients / partenaires Consultation Classement & Consultation Utilisateurs Nomades Consultation & classement

17. Les fonctionnalités CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion. RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ). SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes. La GED : Gestion Electronique de Documents

18. L ’usage d’une GED étape par étape.

20. Le dépôt des documents Répertoire d’attente Imprimante virtuelle Drag and drop Adresse email Word Excel PDF Emails ...

21. Le dépôt des documents papiers : dématérialisation. L’acquisition au fil de l’eau. Scanner de bureau Fax vers mail Photocopieur Répertoire d’attente

22. Pour en assurer la pérennité... Gagner de la place Pour les rechercher plus facilement … Prestation de dématérialisation Nombre de critères d’indexation Documents agrafés Format de sortie (PDF, OCR…) Complexité des documents Quantité de documents (dégressif) Support de récupération (GED, CD) Le dépôt des documents papiers L’acquisition des archives papier. prestataire

24. Classer les documents dans une arborescence Le classement des documents Répertoire d’attente

25. Stocker les documents dans des serveurs protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc Le stockage de l’information Mutualisation : OCR, administration connexions Sécurité du serveur Back up dans un DATA Center Serveurs interne ou externe ? Répertoire d’attente

26. Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. La recherche de l’information

27. Comment assurer la valeur juridique des documents dématérialisés ?

29. But de l’écrit : apporter la preuve des engagements réciproques En droit français, deux concepts : la preuve libre/la preuve légale Différence entre l’écrit exigé ad probationem/ad validatem Introduction

30. I – Rappel des règles de conservation des documents

31. Deux types de conservation : Conservation facultative ; Conservation légalement obligatoire. I – Rappel des règles de conservation des documents

32. Tableau récapitulatif 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 5 ans (code du Travail art L143-14) 10 ans (L 123-22 code du commerce) 10 ans à compter de la date de clôture du livre ou du registre L123-22 Code de commerce 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable L 123-22 du Code de Commerce 10 ans à compter de leur établissement art 2 loi n°77-4 du 3 janvier 1977 10 ans à compter du terme du contrat L 110-4 du Code de Commerce Illimité 10 ans art L 110-4 du Code de Commerce 10 ans , L 110-4 C Commerce Factures clients / fournisseurs Bons de réception et de livraison Bons de commande Pièces justificatives de TVA Correspondance commerciale Bulletins de paie, livres de paie Documents comptables , comptes annuels (bilans…) Livre journal sous forme d’un listing informatique, Livre d’inventaire Pièces de banque , justificatifs des opérations bancaires, double des lettres chèques Extraits de comptes bancaires Carnets à souche de chèques Titres de paiement Contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non commerçants Actes notariés Correspondances commerciales Bail commercial Durée de conservation Type de documents

33. Tableau récapitulatif 10 ans à compter du terme du contrat L110-4 Code de Commerce 5 ans à compter de la date de clôture du registre art 2224 nouv du Code Civil 3 ans L 235-9 Code de Commerce 10 ans à compter de ladite assemblée L123-22 Code de commerce 6 ans à compter de la dernière inscription L 169 Livre des procédures fiscales L 176 Livre des procédures fiscales 5 ans à compter du terme du contrat art 2224 C CIv Contrats d’assurances Contrats prestataires de services Déclaration de sinistre et justificatif des remboursements Contrat de prêt Registres de titres , parts sociales Rapport du gérant ou du conseil d’administration, rapport du commissaire aux comptes Comptes annuels soumis à l’approbation des assemblées générales Documents relatifs à l’IS, la taxe sur le chiffre d’affaire, l’IFA Justificatifs de versement de la taxe sur les salaires Documents relatifs à la taxe d’apprentissage Documents justifiant le paiement de la CSG, CRDS, Cotisation URSSAF Contrats de travail , lettre de confirmation d’embauche, lettre de démission, lettre de licenciement Durée de conservation Type de documents

34. II – Conservation des documents numérisés

35. J’entend, dans le cadre de cette intervention, par « documents numérisés » les documents ayant été dématérialisés mais qui ont, au départ, été sous une forme papier. II – Conservation des documents numérisés

37. 2° Ecrit électronique équivalent aux écrits papier (article 1316-1 du Code Civil) II – Conservation des documents numérisés

38. Article 1316-1 : “ L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ”. Article 1316-3 : “ L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sous forme papier ”. II – Conservation des documents numérisés

41. Attention : article 1316-2 du Code Civil : “ Lorsque la loi n’a pas fixé d’autre principe, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tout moyen le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support ”. II – Conservation des documents numérisés

42. III – Acte juridique dont la validité est subordonnée à l’existence d’un écrit

43. En droit français, tout contrat portant sur un montant supérieur à 1.500 Euros doit être passé par écrit. En outre, tout contrat passé par voie électronique, portant sur un montant supérieur à 120 Euros doit faire l’objet par le professionnel d’une conservation de l’écrit qui constate le contrat pendant un délai de 10 ans et garantir à tout moment l’accès à son co-contractant si celui-ci en fait la demande (article L.134-2 du Code de la Consommation). III – Acte juridique dont la validité est subordonnée à l’existence d’un écrit

44. Article 1108-1 du Code Civil : “ Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 et, lorsqu’un acte authentique est requis, au second alinéa de l’article 1317. Lorsque est exigée une mention écrite de la main même de celui qui s’oblige, ce dernier peut l’apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir qu’elle ne peut être effectuée que par lui-même ”. III – Acte juridique dont la validité est subordonnée à l’existence d’un écrit

45. L’archivage des écrits électroniques

46. Deux exemples particuliers : La facture ; Le bulletin de salaire III – Acte juridique dont la validité est subordonnée à l’existence d’un écrit

48. Le bulletin de salaire . « art 3243-4 du code du travail (issu de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures : « Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il (l’employeur) ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin ». III – Acte juridique dont la validité est subordonnée à l’existence d’un écrit