Sensibilisation dématique et archivage

1. La dématique*: élément essentiel
de l’économie numérique
Sensibilisation
* Dématique : Contraction de dématérialisation et d’informatique, la dématique correspond
à l’action de dématérialiser au sens large, elle traite ainsi la numérisation de documents
papiers, la dématérialisation des échanges et des processus métier en y incluant la
composante légale ainsi que la conservation sécurisée de l’ensemble des
données/documents concernés.
Jean-Marc Rietsch
Ingénieur Civil des Mines
Expert en dématique et en gouvernance de l’information
Chargé de cours à Mines ParisTech et à l’université du
Luxembourg
Président de FEDISA (Fédération internationale de l’ILM
du Stockage et de l’Archivage)
Copyright JM Rietsch

2. 2Copyright JM Rietsch
Des enjeux connus/classiques
 Stratégique
 Légaux et réglementaires
 Techniques
 Organisationnels
 Financiers
 Scientifique et historiques
Avoir confiance quant aux documents
numériques  identité numérique du
document.
Sécuriser et valoriser l’information pour
innover et rester compétitif
Introduction
Sensibilisation

3. 3Copyright JM Rietsch
Autres arguments:
 diminution des coûts,
 meilleure efficacité des processus,
 gains de productivité,
 amélioration des conditions de
travail,
 sécurisation,
 ……environnement
Au final disposer d’un système d’information
performant, exploitable, valorisable
Pourquoi la démat ?

4. 4
Prise de
Conscience
Eco Efficacité
Green IT
1970 2010 20202000
ILM
Datamining
Grid Storage
CAS – MAID
Virtualisation
Lois
Règlements
Doc électronique
Big data
Cloud
IaaS
PaaS
SaaS
Identité
numérique :
- personnes
- documents
Connaissance
Centrale
Numérique
&
Énergie IT
Services
de
Confiance
Mainframes
Mini
KM (ISCP)
Data
Warehouse
(COJS)
PC
DAS
Business
Intelligence
Client/serveur
SAN
NAS
DAS
TECHNOLOGIE
1980 1990
NORMESJURIDIQUEENVIRONNEMENT
Un peu d’histoire
Entreprise
Industrielle
ISO 14721
ISO 15489
RM
ETSI TS 101 456
ETSI 101-533
ISO 30300
ISO 27001
Consolidation
Cohérence
NF
Z42-013V1
DONNEES
Stockage
Données
PDP
ConfianceSécuritéPDP
ECO
Responsabilité
Citoyenne
Entreprise
Numérique
Cellulaire
Entreprise
Matricielle
Conformité

5. Dématique* et archivage
électronique
* Dématique : Correspond à l’action de dématérialiser au sens
large, touche à la fois la numérisation de documents papiers, la
dématérialisation des échanges et des processus métier en y
incluant la composante légale
1. Définitions
2. Concepts
3. Terminologie
4. 1er éléments de méthodologie
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6. 1. Définitions, concepts
 Les 3 niveaux de la dématique
 Numérisation de documents
 Exemple des factures
 Archivage électronique
Copyright JM Rietsch

7. 7Copyright JM Rietsch
Les 3 niveaux de la dématique
Des supports : numérisation de documents existants
ou documents numériques dès l’origine
Des échanges : développement des e-mails,
recommandés électronique, télé travail, …
Des processus métier : (évolution de l’informatisation)
 E-administration : téléTVA, téléIR, téléActe, appels
d’offres, monservice-public.fr, …
 Entreprises : factures, contrats, …
 Europe : chronotachygraphe, …
Attention à ne pas systématiquement calquer les
processus dématérialisés sur les processus existants.
Aller jusqu’au bout du processus
Sensibilisation

8. 8Copyright JM Rietsch
Numérisation documents
Papier
Numérisation
LAD - RAD
Saisie
Numérique
1. Numérisation d’un document papier
2. Conservation de l’image numérique
3. Suppression de « l’original » papier ?
Problématique: Valeur juridique de la copie numérique ?
Sensibilisation

9. Démat des factures
Copyright JM Rietsch
La démat des factures
CAS PRATIQUE
Jean-Marc Rietsch
Ingénieur Civil des Mines
Expert en dématique et en gouvernance de l’information
Chargé de cours à Mines ParisTech et à l’université du
Luxembourg
Président de FEDISA (Fédération internationale de l’ILM
du Stockage et de l’Archivage)
Copyright JM Rietsch

10. 10Copyright JM Rietsch
L’archivage électronique
N’est pas : une simple transposition de
l’archivage traditionnel papier en électronique
Correspond à : une nouvelle organisation des
données dans l’entreprise
Traite essentiellement : des données d’origine
électronique
Ne doit pas être vécu comme une contrainte.
Doit favoriser une nouvelle organisation de l’information
pour une meilleure efficacité.
Archivage sur support électronique de données numériques
Sensibilisation

11. 11Copyright JM Rietsch
OrigineS de l’archivage
ARCHIVAGE
ELECTRONIQUE
Dématique
Rationalisation Obligations
Sécurisation Patrimoine
Sensibilisation

12. 12Copyright JM Rietsch
Grands processus de l’archivage
Système d’Archivage
Electronique (SAE)
2- Conserver l’intégrité
jusqu’à la destruction
!4- Tracer l’ensemble des opérations effectuées
3- Mettre
l’information à
disposition des
utilisateurs
1- Identifier et
capturer ce qui
ne doit plus
être modifié
Sensibilisation

13. 2. Concepts et terminologie
 Aspect pluridisciplinaire et transverse de
la dématique
 Rupture du document numérique avec
son support physique
 Evolution du processus archivage
Copyright JM Rietsch

14. 14Copyright JM Rietsch
Aspect pluridisciplinaire dématique
Technique :
Répondre au paradoxe de devoir utiliser pour de
longues périodes des technologies à
l’obsolescence rapide.
Organisationnel :
Bien définir ses besoins très en amont afin d’avoir la
garantie de pouvoir retrouver l’information désirée
ultérieurement. Mettre en œuvre une véritable
gestion de projet.
Juridique :
Tenir compte des obligations légales et
réglementaires afin de pouvoir faire valoir des
documents numériques en cas de besoin.
Sensibilisation

15. 15Copyright JM Rietsch
Aspect transverse de la dématique
Complétude des processus :
Traiter les processus dans leur ensemble. Ne pas
négliger l’amont ou l’aval d’un processus sous
prétexte qu’il se déroule en dehors de
l’organisation.
Transversalité des projets d’AE :
Aborder le projet de façon transverse, éviter de
raisonner en silo, à prendre très en amont de tout
projet.
Vision globale :
Réunir dès le départ l’ensemble des compétences
nécessaires, avoir une vision globale pour ensuite
planifier une mise en œuvre progressive.
Sensibilisation

16. 16Copyright JM Rietsch
La rupture du document
numérique avec son support
Document traditionnel = support + inscription
(indissociable)
 directement perceptible (intelligible) par la lecture à l’œil
Document numérique = structure + données +
mise en forme
 on a toujours besoin d’un objet (support)
 mais plus suffisant pour la lecture directe (cf. dispositifs
spécifiques / disque, bande, vidéo, film)
Perte de stabilité du document comme objet
matériel et transformation en un processus construit
à la demande.
La conservation concerne le contenu informationnel
Sensibilisation

17. 17Copyright JM Rietsch
Processus construit à la demande
Structure + données
+ mise en forme
Construire des documents (numériques) en
remontant pas à pas leur logique pour déboucher
sur une représentation lisible à l’écran.
Doc. numérique
 lisible
 intelligible
Codage ASCII,
EBCDIC
Format de
fichiers: Word,
Excel, PDF, …
Compréhension,
interprétation
Sensibilisation

18. 18Copyright JM Rietsch
Évolution du processus
d’archivage
 Papier
o Création et mise à jour réduite
o Archivage avec rupture (déplacement
physique des cartons)
o Recherches possibles mais longue,
procédures lourdes
 GED/GEIDE (Numérisation de document)
 l’ILM (information lifecycle management)
 Big data
Sensibilisation

19. 3. Derrière les termes
 GED
 Editique
 Sauvegarde
 Archivage
 Records Management
 ILM
Copyright JM Rietsch

20. 20Copyright JM Rietsch
GED - archivage
Des objectifs différents:
 GED = mise à disposition 
o Accès rapides et nombreux
o Sécurité « normale »
 Archivage électronique = conserver
et retrouver + aspect légal 
o Sécurité forte
o Confidentialité  accès limités !
Sensibilisation

21. 21Copyright JM Rietsch
GED et archivage électronique
Un système de GED Un système d’archivage
 permet la modification des
documents et la production de
plusieurs versions ;
 peut permettre la destruction
des documents par leurs
auteurs ;
 peut comporter la gestion de
durées de conservation ;
 peut comprendre une structure
organisée de stockage, sous le
contrôle des utilisateurs ;
 est a priori dédié à la gestion
quotidienne des documents
pour la conduite des affaires.
 interdit la modification des
documents ;
 interdit la destruction de documents
en dehors d’un contrôle strict ;
 comprend obligatoirement un
contrôle rigoureux des durées de
conservation ;
 comprend obligatoirement une
structure rigoureuse de classement
(le plan de classement), gérée et
contrôlée par l’administrateur ;
 peut faciliter les tâches quotidiennes
mais est aussi destiné à la
constitution d’un fonds sécurisé des
documents probants de l’entreprise.
Tableau comparatif origine MoreQ
Sensibilisation

22. 22Copyright JM Rietsch
Editique versus GED ?
Spool
Impression
Conservation
Interrogation
Archivage ?
GED ?
Sensibilisation

23. 23Copyright JM Rietsch
Relevés de banque
Sensibilisation
Spool AFP
Advanced Function Presentation
≠

24. 24Copyright JM Rietsch
La sauvegarde
 Copie de sécurité destinée à éviter
l'effacement de données
 Eléments nécessaires pour continuer à
travailler:
o matériel,
o système d’exploitation,
o fichiers de configuration,
o programmes applicatifs,
o données.
 Procédures,
 Locaux, …
PCA/PRA
Sensibilisation

25. 25Copyright JM Rietsch
Sauvegarde et archivage
Système de sauvegarde Système d’archivage
 concerne les données
modifiables, en cours
d’évolution ;
 permet la restauration de
données perdues dans le
cadre d’un plan de reprise
d’activité ;
 est généralement organisé
off line et sur un autre site ;
 doit permettre une
restauration rapide et donc
un accès suffisamment
performant mais à
fréquence très imprévisible.
 s’adresse aux données figées,
validées ;
 concerne la conservation de
données afin de respecter ses
obligations légales,
réglementaires auxquels
s’ajoutent éventuellement les
besoins historiques,
patrimoniaux ;
 permet la consultation en ligne
et peut également prévoir une
notion off line, voire near line ;
 offre un accès avec une
fréquence relativement
régulière mais en général
décroissante avec le temps.
Sensibilisation

26. 26Copyright JM Rietsch
Notions importantes de l’archivage
 Intégrité: il s’agit ici de la stabilité du
contenu informationnel des documents afin
de s’assurer qu’il n’a pas été altéré.
 Origine: doit permettre de savoir qui ou
quelle(s) entité(s) sont les auteurs du
document
 Intelligibilité: capacité à comprendre un
contenu informationnel, dépend
essentiellement du format logique des fichiers
conservés
 Suppression: importance de prévoir de
supprimer des données/documents (droit à
l’oubli)
Sensibilisation

27. 27Copyright JM Rietsch
Archivage et archivage
Les mots La réalité
sauvegarde
stockage
ILM
patrimoine
informationnel
GED
records management
archivage légal
politique / charte
identification
sélection
capture
intégrité / sécurité
pérennisation
destruction
repérage de
l’information
mise à disposition
Sensibilisation

28. 28Copyright JM Rietsch
Records management
 Organiser la traçabilité des documents produits
ou reçus par tout organisme dans le cadre de ses
activités.
 Faire en sorte que l’organisme soit en mesure de
respecter la législation et la réglementation
tant au niveau de ses obligations légales que de
ses collaborateurs ou de ses partenaires.
 Etre certain que les solutions retenues et les
procédures élaborées produisent et conservent
des documents fiables (respect notamment des
normes qualité iso 9001, iso 9002 et iso 14000).
 Rationaliser et gérer la production documentaire
par l’adéquation : risques, coûts et besoins.
Sensibilisation

29. 29Copyright JM Rietsch
Les 8 étapes du RM/norme
1. Enquête préliminaire.
2. Analyse des activités.
3. Identification des exigences
archivistiques.
4. Évaluation des systèmes existants.
5. Identification de la stratégie pour la
satisfaction des exigences
archivistiques.
6. Conception d’un système d’archivage.
7. Mise en œuvre d’un système
d’archivage.
8. Contrôle (audit, certification…).
Sensibilisation

30. 30Copyright JM Rietsch
L’ILM, information lifecycle
management
I comme Information
L comme Lifecycle
M pour Management
Sensibilisation

31. 31Copyright JM Rietsch
I comme information
fsd
glo
rru
n° nom âge adresse
1 Paul 23 Anvers
2 Magali 42 Rome
3 Serge 19 Varsovie
4 Claude 50 Montréal
5 Peggy 37 Londres
56 fsd
25 glo
68 rru
56
25
68
document
données
dossier
Sensibilisation

32. 32Copyright JM Rietsch
mémoire
historique
(1-5%)
V1 discutée
V2 diffusée
V3 annule et remplace V2
court terme de 1 an à 100 ans…
figé
chaîne de confiance
Document management
Records management
Patrimoine
L comme Life Cycle (Cycle de vie)
Enterprise content management
et au delà
Sensibilisation

33. 33Copyright JM Rietsch
M comme management
 Avoir une vue d’ensemble de
l’information produite et archivée
o volumes
o approche qualitative
 Évaluer les risques
o par rapport à la conformité en interne
 Maîtriser les coûts
o rapport coût/efficacité
Sensibilisation

34. 34Copyright JM Rietsch
M comme management (suite)
 Aspect qualitatif
o toutes les données n’ont pas la même « importance »,
d’où la nécessité de pouvoir les classifier afin de leur
attribuer un niveau de sécurité/service adapté
o (une analyse qualitative des données
conservées/archivées peut être riche d’enseignement)
 Différence de besoins par rapport aux données
gérées
o toutes les architectures, si elles se ressemblent
n’assurent pas la même qualité de service en terme de
pérennité, disponibilité, intégrité, accessibilité et n’ont
pas les mêmes coûts
o possibilité de définir des niveaux de sécurité/service (en
fonction du type de données à traiter)
Sensibilisation

35. 4. Premières briques
méthodologiques de l’AE
 Relier données/documents et systèmes
 Politique d’archivage
 Les trois couches d’un SAE
Copyright JM Rietsch

36. 36Copyright JM Rietsch
Un document n’est pas seul !
Méta données d’informations
Véritable identité numérique
 Index
 Format
 Origine…
Méta données de gestion
 Durée de conservation
 Protection
 Migration, conversion…
Document
(contenu informationnel)
Sensibilisation

37. 37Copyright JM Rietsch
Savoir relier :
données/documents - systèmes
Sécurité
 Disponibilité
 Intégrité
 Confidentialité
 Preuve/traçabilité
D
O
N
N
E
E
S
S
Y
S
T
E
M
E
Service
 Ouverture service
 Dispo verst, interro
 Durée
 Destruction
 SE
Sensibilisation

38. 38Copyright JM Rietsch
La politique d’archivage (outil de
gouvernance):
 élément charnière,
 interface indispensable entre :
 lois,
 réglementations,
 systèmes informatiques
(techniques et sécurité adaptée)
La politique d’archivage
Sensibilisation

39. 39
Les trois couches d’un
SAE
Le coffre numérique : le socle
Les couches métier : l’opérationnel
La couche gouvernance : les règles
L’infra avec différentes solutions
techniques/niveaux sécurité-service
Copyright JM Rietsch