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Conséquences ou opportunités pour la gestion des
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• Contraintes réglementaires et législatives de plus...
Les fondamentaux de notre démarche
Préserver des preuves,
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Garantir les droits en
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La gestion des documents d’activité s’inscrit donc dans une chaine
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Une externalisation partielle et fortement encadrée pour le
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Une internalisation en silo pour l’archivage électronique des
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Une stratégie de GED industrielle, mutualisée, rentable et
interopérable avec les outils de production et de distribution
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Un fonctionnement internalisé pour l’archivage des délégations de
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Intervention d'Arnaud Jules

  1. 1. Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif Arnaud Jules
  2. 2. Un des principaux opérateurs de télécommunications dans le monde • CA : 43,5 milliards € en 2012 • 170 000 salariés dans le monde dont plus de 102 000 en France • France Télécom – Orange : plus de 231 millions de clients dans le monde • Cotée sur Euronext Paris et sur New York Stock Exchange Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  3. 3. Un opérateur global mobile 35 pays 167,4 millions de clients dans le monde Internet et fixe 14,4 millions de clients ADSL et Fibre 9,5 millions de Livebox 9,1 millions de clients de la téléphonie sur Internet 5,1 millions de clients de la TV numérique entreprises 3 700 multinationales clientes 2,7 millions de clients professionnels, PME et entreprises en France 28 centres de services clients dédiés réseaux 400 000 km de câbles sous-marins, soit près de 10 fois le tour de la Terre des réseaux 3G déployés dans 26 pays 44,6 millions de lignes fixes Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  4. 4. Conséquences ou opportunités pour la gestion des documents d’activité • Contraintes réglementaires et législatives de plus en plus exigeantes aux niveaux : • National • Européen • International • Un contexte de « Big Data » • Une pression économique toujours plus importante Une bonne gestion de l’information = une bonne image de marque Un secteur d’activité aux évolutions et usages technologiques en constante évolution • Cloud Computing • BYOD (Bring Your own Device)
  5. 5. Les fondamentaux de notre démarche Préserver des preuves, Réutiliser les informations, Construire le capital informationnel Démarche basée sur l’analyse de risques et sur l’utilisation des normes internationales comme outils méthodologiques, de consensus et structurants Démarche basée sur une priorisation de certains documents d’activité dits « information de référence » : Démarche basée sur une approche globale du cycle de vie de l’information de la production/acquisition à la destruction dans lequel l’archivage est un des processus. Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  6. 6. Traduction opérationnelle de la démarche • Un sponsor : le secrétaire général du Groupe • Un porteur : La Direction de la Gestion et Conservation de l’Information (Information & Records Management) • Une politique d’archivage & de Records Management et une politique de Sécurité Groupe interopérables • L’activité de l’entreprise modélisée en 16 grand processus pour la gestion des documents d’activité (référentiels et règles de gestion) • Une méthodologie de déploiement de la politique d’archivage & RM en 8 étapes • Une externalisation cadrée de la conservation des archives papier Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  7. 7. Une maturité grandissante mais toujours mise à l’épreuve Garantir les droits en cas de litige Faciliter la prise de décision Soutenir la stratégie de l’entreprise Affirmer et protéger des droits en conservant les documents à valeur probante Qualité & organisation de l’Information : conserver uniquement ce qui est utile Opérateur de confiance Entreprise responsable et numérique Etre en accord avec les lois et règlements Efficacité opérationnelle & économique Fiabiliser et optimiser la dématérialisation des processus Identifier et préserver ce qui peut rendre compte des activités de l’entreprise Réduire la masse d’informations disponible Faciliter son accès Maîtriser le parc des applications informatiques de stockage et de partage Qualité de service Evolution des usages Gains de productivité Identifier et préserver documents vitaux documents et données identifiés comme indispensables à la poursuite des activités de l’entreprise au lendemain d’une catastrophe Modèle défensif Objectifs de performance Modèle offensif Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  8. 8. La gestion des documents d’activité s’inscrit donc dans une chaine de valeur liée à la gestion du cycle de vie de l’Information Capturer, Acquérir Partager, collaborer Distribuer Portail Scanners Tablettes Données et Documents Télécopies Mails Applications Métier Formulaires Électroniques Sorties d’Applications Créer, Organiser, Gérer, Valider Archiver Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  9. 9. Une externalisation partielle et fortement encadrée pour le papier En interne • 2 sites de conservation • Gestion de documents vitaux et confidentiels En externe • Labellisation de 2 prestataires remis en concurrence régulièrement • Harmonisation du contenu des contrats et des grilles tarifaires • Durée identique des contrats • Gestion des archives historiques 7 kml d’archives – Reconduction simultanée – Pas de tacite reconduction – Contrat Orange (accord cadre) • Application des procédures « Groupe » de versement, contrôle, communication et de destruction 100kml d’archives Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  10. 10. Une internalisation en silo pour l’archivage électronique des factures clients dématérialisées (France) et autres documents sériels • Criticité des processus et de l’application d’archivage électronique – utilisation de la plate-forme d’archivage à valeur probante pour la consultation des factures par le client final sur le portail www.orange.fr • Savoir faire interne • Très grande volumétrie – Près de 3 milliards de documents archivés, 20 téraoctets – 360 millions de nouveaux documents par an – Moyenne de 700 000 consultations/jour, pointes à plus de 1 000 000 consultations/jour • Des objectifs d’efficacité opérationnelle, environnementaux et économiques – réduction des coûts de traitement des factures papier, d’impression et d’affranchissement : économie de 71 M€ / an Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  11. 11. Une stratégie de GED industrielle, mutualisée, rentable et interopérable avec les outils de production et de distribution de l’information – – – – – 53 référentiels ( bases ) en production 22,5 To de données 87 millions de documents 1 salarié sur 5 utilise la GED 1 cout de gestion du document tombé à 0,02 centime d’euros/an 14 12 12,5 Volumétrie en téra-octets 10 8 6 8,5 4 5 2 1,5 2 2007 2008 0 2009 2010 2011 70 Nbre de documents ( en milions) 60 50 60 40 30 46 20 32 10 0 10 2007 18 2008 2009 2010 2011
  12. 12. Un fonctionnement mixte pour la dématérialisation des contrats mobiles Objectifs : qualité de service - réduction des coûts de fonctionnement – productivité Boutique Orange d’ Centre d’homologation Contractualisation de la commande sur une application Visualisation du contrat et des documents numérisés sur l’outil de gestion documentaire du groupe Signature du contrat électronique par le client sur une tablette graphique Rapprochement automatique des informations contrats clients numérisés et des données de l’acte de vente Certificat électronique déposé sur les contrats garantissant l’intégrité du document Numérisation à la volée des pièces justificatives du client (RIB, CNI …) Homologation immédiate des contrats clients numé Archivage numérique direct des contrats clients en interne et papier chez un tiers- archiveur tiers- constaté Délai moyen de traitement constaté : 1 jour (contre 1 semaine avant) Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  13. 13. Un fonctionnement internalisé pour l’archivage des délégations de pouvoir et de signature Organiser - Partager Capturer L’ensemble des délégations reçues est scanné. 2 Serveur de Dématérialisation Avec OCR Archiver Serveur d’archivage électronique Serveur de gestion documentaire 3 6 5 Et conservation des originaux papier 1 4 Salariés FT Les DPDS sont envoyés par courrier papier au Secrétariat Général. indexation des données de chaque DPDS 7 Chaque salarié peut alors retrouver une délégation en 3 clics Protection de nos accè droits et accès à facilité l’information facilité
  14. 14. En synthèse, fonctionnement mixte entre l’internalisation et l’externalisation • Une politique d’archivage & de Records Management et des procédures qui s’appliquent à toutes les entités et aux tiers-archiveurs • Stratégie de mutualisation et de « gestion de portefeuilles » pour les outils technologiques • Un choix d’internalisation/externalisation fait en fonction : – – – – • de la criticité des documents, des besoins et usages des processus « Métier » de contraintes logistiques, de coûts Ce choix se fait donc en cohérence avec les recherches de retour sur investissement, de qualité de service, de contraintes opérationnelles ou de réduction des coûts Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif
  15. 15. MERCI DE VOTRE ATTENTION Documents d’activité et archives à France Télécom – Orange : d’un modèle défensif et protecteur à un modèle économique offensif

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