Accompagnement à la transition digitale

1. Externalisation des
processus documentaires
Mutuelles et Assurances

2. EST VOTRE PARTENAIRE RÉFÉRENT EN MATIÈRE DE CONSERVATION, DE TRAITEMENT
ET DE VALORISATION DE VOS DOCUMENTS ET FLUX D’INFORMATIONS AU SERVICE
DE VOTRE PERFORMANCE ET DE VOTRE AGILITÉ. DEPUIS 1989, LA CONFIANCE DE
NOS 5500 CLIENTS REPOSE SUR NOS VALEURS QUE SONT L’INNOVATION, L’ÉTHIQUE,
L’ESPRIT D’ÉQUIPE ET DES PARTENARIATS DURABLES.

3. Accès unifié
aux documents
physiques et
numériques,
économies
sur les coûts
de partage
NUMÉRISATION
des documents
de tous types et tous formats,
collectés, triés, indexés selon
vos référentiels
+
Exemple : gestion
des factures
(collecte, extraction,
intégration
des données,
diffusion, archivage)
intégrées à votre SI
et complémentaires
de vos applications métiers
SOLUTIONS
de dématérialisation
+
Des espaces
de travail
et de partage
au sein
de votre
organisation
ou
en externe
GESTION
ÉLECTRONIQUE
de document
Édition de logiciels de GED :
capture, classement,
workflow, recherche,
gestion et diffusion de
vos documents numériques
+
Optimisation,
ajustement
des ressources
à l’activité,
coûts maîtrisés
EXTER-
NALISATION
de processus
documentaires
pour le traitement global,
automatisé et dématérialisé
de vos flux courriers, factures,
relation client, etc.
+

4. Vos intervenants

5. Ils nous font confiance
Secteurs Mutuelles/Assurances

6. L’externalisation et la
dématérialisation
des processus
documentaires
Appliquées aux Assurances et
Mutuelles

7. Contexte du secteur des Assurances,
Mutuelles & Institutions de prévoyance
Votre marché, ultra concurrentiel, doit sans cesse innover et se moderniser pour
suivre un contexte réglementaire impactant :
 Solvabilité II : maîtrise des risques, traçabilité, productivité
 LCBFT* : lutte contre la fraude, contrôle, complétude, fiabilité des informations
 ANI (2013) : généralisation des contrats collectifs santé
→ Développer de nouveaux produits, adapter ses modèles
économiques, conquérir de nouveaux clients (entreprises Vs.
particuliers), gérer des afflux massifs de nouveaux contrats
 Loi Hamon (2014) : assouplissement des modalités de résiliation
→ Satisfaction et fidélisation de ses clients, optimiser leur parcours,
notamment dans la gestion des sinistres ou des prises en charge des
dépenses de santé
Vous souhaitez avoir une vision à 360°de vos informations clients
 Casser les silos, unifier les informations issues du multicanal, manager des données de qualité
* Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme

8. Les bénéfices de l’externalisation et de la
dématérialisation de vos flux documentaires
EVERIAL vous fait bénéficier de services d’externalisation et solutions
logicielles pour dématérialiser et automatiser le traitement des flux
d’information au cœur de vos processus métiers.
 Vos bénéfices :
 Réduire vos coûts et bénéficier des économies d’échelle d’un prestataire
spécialisé
 Vous recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée
 Gagner en flexibilité en passant de coûts fixes à des coûts variables
 Accéder à une expertise technique et qualité difficile à acquérir ou à
maintenir en interne
 Absorber des pics d’activité grâce à la modularité des ressources allouées
 Raccourcir le time-to-market en mettant rapidement en place des processus
opérationnels dédiés à vos nouveaux services ou produits
 Maîtriser les informations clients

9. Services et solutions EVERIAL
 Capture multicanal (courrier papier, email, sms, fax, etc.)
 Réception, contrôle (signature, complétude, etc.) et préparation (dépollution)
 Numérisation et indexation automatique selon les référentiels clients
 Traitement LAD/RAD pour extraction de données à intégrer dans les applicatifs
métiers
 Contrôle de cohérence (entre informations entrantes et informations du
référentiels/SI)
 Vidéocodage (saisie manuelle des champs manuscrits si nécessaire)
 Restitution des documents numériques indexés sur GED EVERIAL (ou sur GED
client)
 Portail client pour suivi et reporting de l’activité
 Archivage physique sécurisé des originaux

10. Les atouts EVERIAL
 Une excellente connaissance du secteur d’activité assurance/mutuelle/prévoyance
conférant aisance et autonomie à EVERIAL dans la compréhension du besoin et la
mise en place du projet
 La capacité d’EVERIAL à respecter le secret médical (personnel formé et
sensibilisé, ayant signé contrat de confidentialité)
 Le prestataire unique et offre globale, du conseil à la dématérialisation et à
l’archivage physique sécurisé des originaux
 Une proximité géographique grâce à une implantation multi-sites
 Une évolutivité des solutions post-projet, afin d’être toujours au plus près des
besoins clients et des contraintes du marché
 Une démarche qualité permanente
 Des moyens techniques industriels pour traiter tous types de volumétrie

11. Exemples de flux documentaires
externalisés spécifiques
Contrats collectifs d’entreprise d’assurance complémentaire santé
et de prévoyance
 Dématérialisation des contrats, des fiches individuelles d’adhésion ou bulletins de
souscription, et des pièces justificatives
 Gestion des flux entrants liés à la vie des contrats
Plan de continuité de l’activité
 Mise en œuvre d’une plateforme de dématérialisation conforme à la production
du client sur le site EVERIAL, afin de prendre en charge le débord partiel ou
total, en cas de déclenchement du PCA
Portail documentaire de gestion de sinistres (IARD)
 Mise en œuvre d’un portail de dépôt de documents relatifs à la gestion des
sinistres (comptes rendus d’experts, pièces justificatives, etc.)

12. Solution illustrée
par un retour
d’expérience client :
Chaîne de traitement
du courrier entrant

13. Contexte client
Client
• Courtier en assurances
• Gestion pour comptes de tiers de contrats collectifs d’assurance santé et prévoyance
Enjeux et déclencheurs
• Garantie du succès de la création d'une filiale et d'une marque
• Extension des périmètres métier (SI, gestion, relation client,…)
• Absorption des volumes supplémentaires de documents et traitements
• Innovation
Modes de traitement envisageables
• Recrutement et prise en charge en interne
• Renforcement ponctuel (intérim, Facility Management)
• Externalisation partielle
• Externalisation totale

14. Solution attendue par le client
Mise en place d’une chaîne de traitement dématérialisé du
courrier entrant
 postal
 électronique
Externalisation
 de la maîtrise d’œuvre
 du socle technologique et de son hébergement
 des équipes et matériels de production
Typologie Physique Mail
Soucription Entreprise 80% 20%
Adhésion Salarié 80% 20%
Adhésion Surcomplémentaire 55% 45%
Vie du Contrat 55% 45%
Cotisation Chèque 100% 0%
Répartition des Typologies Physique /Mail

15. Processus mis en place
FLUX SORTANTSRAD/LAD
Poste client
Réception
Tri
Numérisation
REPORTING
SUPERVISION
 OPERATIONNELLE
 TECHNIQUE
WORKFLOW
Video-
Correction
Intégration données
GED métier

16. Etapes clés de co-construction du projet
Atelier « contractuel et qualitatif » :
 Contrat customisé
 Plan d’Assurance Qualité concerté
 Indicateurs de suivi conformes aux attentes métiers et directions
 Engagements de service transférés
Atelier « fonctionnalité » :
 Mise au point des spécifications fonctionnelles détaillées
 Elaborations des règles de gestion des traitements
 Spécificités SI : outils informatiques et interfaces client / prestataire
 Chaines logistiques co-construites (navette, TSA)
 Reportings complets

17. Bénéfices clients
Rentabilité des investissements
• DAF : Zéro investissement interne en structure / matériel / technologique
• DRH : Maitrise de la masse salariale (transfert des coûts fixes en variables)
• Opérations : Filière externe de production mutualisable, scalable, customisable
Automatisation
• Efficacité : gains de productivité à court et moyen terme
• Efficience : partage des gains long terme
• Gestion des pics d’activité en parfaite agilité et confiance
Au service des usagers
• MOA : Traitements métier modélisés ou optimisations
• MOE : Transfert de la complexité technique et/ou sociale
• Equipes Front et Back office :
 Recentrage sur le cœur de métier de la gestion
 Travail des gestionnaires en minimum papier

18. collaborateurs
millions d’euros
de chiffre d’affaires en 2016
CHIFFRES CLÉS
sites en France
métropolitaine
sites partenaires
en France d’outre-mer
sites à l’étranger :
Suisse, Espagne, Île Maurice
LILLE
ROUEN
PARIS
CHARTRES
NANTES CHALON-SUR-SAÔNE
LYON
GUÉRET
LE BOURGET
DU LAC
GRENOBLE
BORDEAUX
MONACO
MARSEILLE
TOULOUSE

19. Jérôme Berthé
Responsable Grands Comptes
www.everial.com
Jerome.berthé@everial.com
06 03 32 00 47