1. BIEN MAITRISER LES CONTRATS
AU SEIN DE SON ORGANISATION
- Enjeux et Choix Technologiques -
ORDIGESCopyright © 2015

2. Sommaire
Enjeux d’une bonne gestion des contrats
Les solutions pour gérer ses contrats
Comment bien choisir une solution
Les bénéfices d’une solution avancée
Méthodologie d’inventaire des contrats
Réponses aux questions







3. Cycle de Vie des Contrats
PREPARATION
NEGOTIATION
FINALISATION
APPROBATION
VIE ACTIVE
et avenants
Clôture & archivage
Les contrats sont rarement accessibles et ils
sont rarement utilisés par les opérationnels
En général géré au moins localement

4. Contrats: Les Situations
Classiques
Nombreuses copies
Où est l’original ?
Coût et inefficacité
Pas de partage
Pas d’automatisation
Celui qui a besoin
de l’info ne l’a pas
Rangement Papier Liste Excel / Word CCM - Centralisation
Base de contrats à la
dispositiondesutilisateurs

5. La Gestion centralisée des
contrats
Les caractéristiques d’une gestion centralisée :
 Un référentiel unique et des outils de recherche
 Une gestion collaborative du cycle de vie
 Des alertes sur milestones
 Vue planning sur l’ensemble des contrats
 Reporting financier et opérationnel
 Réduction des coûts liés aux achats
 Suivi des objets liés à un contrat

6. La Gestion Centralisée des
Contrats
Elle permet avant tout l’utilisation des contrats
Elle permet également :
 Une analyse des fournisseurs
 Une analyse des achats, sur contrat / hors contrat
Elle implique :
 Une organisation administrative
 De la technologie ICT
… Dans le but principal de réaliser des économies

7. Synthèse : Les Enjeux
contrôle des échéances réduction du papier
et du stockage
éviter les dépenses inutiles
utilisation de ce
qui a été négocié
une mise à disposition
aux opérationnels
Un suivi et la bonne
gestion des objets liés

8. 71% des entreprises ont des difficultés à retrouver leurs contrats
et 10% des contrats se perdent, tous secteurs confondus. [IACCM /Faulkner]
Risques
Spend Control
Compliance
Documents
Les sociétés qui utilisent une solution réduisent de 38% leurs risques
de pénalité. [IBM/Emporis Research, 2009]
La simple automatisation des contrats contribue à réduire les frais généraux
des entreprises de 2% voire plus, le payback est très rapide. [PWC + Goldman Sachs]
Seulement 65% des achats se font conformément aux contrats. [Aberdeen]
Bien gérer son organisation implique de bien gérer ses contrats.
Ce que disent les Experts

9. Au total : 54€ 15€
création
15.0€
11.0€
validation
5.5€
2.0€
consultations
mise à jour
25.0€
2.5€
clôture
3.5€
0.5€
archivage
5.0€
0€
préparation
négociations
-
-Avec solution :
Sans solution :
Source: ArthurD.Little- Gainsmoyens observéspar Contrat
Gains liés à la
dématérialisation

10. Les Solutions du Marché
Faible coût
Rudimentaire
Faibles Gains
Productivité
Limitée
Intégré
Universel
Coûts élevés
Gains moyens
Excel & Co SAP & Co Solution dédiée locale Solutionenmodeweb
Gains élevés
ROI rapide
Individuel
Productivitélimitée
Pasdepriseen
mainpartous
Centralisation
Travail collaboratif
En temps réel
Annotations
Accessiblepartout
www.software4contract.com

11. Bénéfices d’une solution
avancée
Economies
Sécurité.
Alertes sur milestones
et sur les objets liés
Collaboration.
Bonne Gouvernance.
+ impositions marché (SOX, IPSAS)
Recherche.
Contrôle, reporting,
Dashboards.
Evaluation fournisseurs
et renégociation
Satisfaction et retour
d’expérience des utilisateurs
Dématérialisation.
- Contrats - Achats - Responsabilisation

12. Choisir une solution : les
points-clé
1) Une centralisation sécurisée des contrats
2) Une gestion intelligente des documents
3) Des fonctions collaboratives avancées
 Nombre illimité d’utilisateurs
 Plateforme hautement sécurisée
 Gestion sophistiquée des droits d’accès
 Utilisation en mode web, SaaS ou installé
 Recherches avancées et multicritères
 Gestion et attachements d’infos liées
 Edition de modèles de contrats
 Traçabilité et historique des modif.
 Alertes et notifications des échéances
 Circuits de validation des modifications
 Annotations et surlignage des docs
 Tâches, planning et reporting
Contrôler le cycle de vie en équipe
maîtriser et optimiser ensemble tout
le cycle de vie à travers l´organisation.
Maîtriser tous les documents
élaboration, modifications, tracing,
recherche, points à renégocier.
Faciliter l’accès des contrats
et des documents liés, en un seul
endroit, à tous les ayant droit.
Vos besoins : Il vous faut :

13. 




Méthodologie d’Inventaire
des Contrats
Analyse de l’existant
Préparation de l’outil & de la base de données
Scanning et indexation primaire
Présentation de la base et indexation secondaire
Mise à disposition

14. Vision
Ancien modèle Nouveau modèle
any authorized person.
any time. in one place.
PREPARATION NEGOTIATION FINALISATION UTLISATION AVENANTS ARCHIVAGE

15. Merci de votre attention !
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www.ordiges.fr