Présentation réalisée par le cabinet Optiz

1. Comment la maitrise et
l’optimisation des achats,
permettent l’augmentation
de marge de manière
significative
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2. Définition de la Fonction achat
selon Olivier Bruel
« Nous définirons la fonction Achats comme la
fonction responsable de l’acquisition des biens et
des services nécessaires au fonctionnement
de toute entreprise ou entrant dans les produits
et services qu’elle produit et vend. Cette mission
doit en général s’exécuter dans le respect des
points suivants :
niveau de qualité exigé,
livraison des quantités souhaitées,
dans les délais attendus,
dans les meilleures conditions économiques de
service et de sécurité d’approvisionnement. »
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3. Les 5 Forces de Porter
Obligations
légales
Produits de
Substitution
Concurrents
Compétitivi
té
Fournisseurs
Clients
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4. La fonction Achats Aujourd’hui
En temps de crise, 2 priorités sont données aux fonctions Achats :
la réduction des coûts complets
la réduction du risque fournisseur
Les craintes de baisse de rentabilité due à la crise explique la
pression sur les coûts.
Les préoccupations des Directions achats ont évolué :
Le recours aux pays à bas coûts (LCC) n’est plus systématique
car certains ont eu de mauvais retours d’expérience d’un point
de vue qualité et le coût global n’est plus forcément si
intéressant
La gestion des risques fournisseurs devient un point critique :
la fragilité financière de certains fournisseurs doit être prise en
compte. Les événements politiques dans les pays arabes ainsi
que l’accident nucléaire au Japon ont entrainé la nécessité de
revoir la stratégie panel fournisseurs
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5. Les Missions de la fonction Achat
Sourcer (rechercher) et acquérir les biens et les services
nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise
Constituer, homologuer et piloter le panel fournisseurs,
ainsi que de mettre en œuvre la politique fournisseurs
Contribuer au processus d’innovation de l’entreprise par
leur connaissance des marchés fournisseurs et leurs
échanges avec les clients et les prescripteurs internes.
Anticiper et maitriser tous les risques que l’entreprise
peut courir dans l’exercice de son activité sur les marchés
amonts ( Rupture d’approvisionnement, défaillance, qualité,
maitrise de la Supply Chain, fragilité ou disparition de
fournisseurs, protection de la Propriété Intellectuelle et
industrielle, etc) .
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6. LES PRATIQUES ABUSIVES
Dans les appels d’offres : l’acheteur privilégie un frs dans
son cahier des charges et biaise le processus.
Au cours du contrat : modification du cahier des charges
sans réajustement de prix.
Dans les contrats : quantités, désengagement rapide sans
indemnisation, relations inéquitables,
Baisse des prix imposée, annulation de commande sans
indemnité, exigence d’amortissement pour réduire les coûts
Incitation à la délocalisation
Brevets exploités sans accord
Retards de paiement (opération « payment freeze »)
Escomptes et pénalités excessifs
Avoirs d’office etc…
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7. La recherche de compétitivité
La première étape réside dans l’analyse concurrentielle afin
d’identifier la position concurrentielle de l’entreprise dans
son activité :
Contexte concurrentiel général :
• Analyse des positions de force des fournisseurs et
des clients (parts de marché, capacité de production,
les risques de différenciation, les intégrations
possibles, la répartition de la valeur etc…)
• Identification des menaces
• Identification des barrières à l’entrée…
La logique du système concurrentiel :
• Système de volume
• Customisation
• La durée de vie des produits / services
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8. Processus Achat
Analyse Amont :
•Définition ou redéfinition du besoin
•Analyse du marché fournisseurs
Lancement de l’Appel d’Offres
•Signature de l’Accord de Confidentialité
•Analyse des offres et Validation de la short list
Négociation
•Remise de la Meilleure Offre
•Choix Final
Contractualisation
Implémentation et suivi contrat
fournisseur
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9. ANALYSE AMONT
Définition du besoin / Cahier des Charges
Analyse de la situation historique
Compréhension détaillée du besoin et de ses
spécificités
Analyse de la structure de coûts
Définition des contraintes techniques,
juridiques, économiques
Identification des principaux risques
(techniques, qualité, commerciaux, délais)
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10. ANALYSE AMONT
Analyse Marché :
Quels fournisseurs potentiels ? Incluant le
processus d’homologation
Lancement d’une demande d’Informations (RFI
- Request For Information) auprès des
fournisseurs identifiés : Informations
techniques, industrielles, financières,
géographiques, qualité (certifications) etc…
Evolutions techniques & Innovations (cycle de
vie du produit)
Position en temps que client sur le marché.
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11. LANCEMENT APPELS D’OFFRES
Les documents d’appel d’offres :
Avant tout envoi de documents techniques ou financiers,
il est indispensable de faire signer un accord de
confidentialité aux fournisseurs que vous allez
consulter.
Un accusé de réception à l’appel d’Offres, permettant de
savoir rapidement qui répondra ou non (afin d’étendre
éventuellement le panel des fournisseurs consultés)
Le cahier des charges
La grille de cotation
Le système de pénalité
Le contrat potentiel
Le processus de passation de commande jusqu’à la
facturation
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12. Comment adresser la dépense ?
Tout d’abord, il faut analyser le volume :
Définition du coût :
- Où ?
- Pourquoi ?
(dans quel but ?)
- L’origine de la dépense
La structure du coût:
Evolution des Coûts :
- Fixe ou variable ?
- Tendance Marché ?
- L’évolution des
besoins internes ?
- Coûts Directs ou
Indirects ?
Tout cela permet de mieux comprendre les fournisseurs
et son compte de résultat.
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13. Comment adresser la dépense ?
Etude des besoins :
Quel type de
besoin ?
Type
de
Transaction
Délais de
Livraison
• Qualité ?
• Papier ?
• Fréquences ?
• Process ?
• Téléphone
?
• Temps de
livraison?
• Volume ?
• Fax ?
• Localisation
?
• Reporting ?
• E-mails ?
• Temps Pleins
ou partiels ?
Cahier des
Performance
Charges
• Niveau de
Service
• Indicateurs
de
Performance
• Cahier des
charges
Fonctionnel?
• Cahier des
charges
Technique ?
• Evaluation ?
• Transfer de
• Back to back Responsabilité
?
Process ?
• Personnel
Interne
impliqué?
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14. Comment adresser la dépense ?
Le coût total de possession est nécessaire pour
donner une vision globale :
Coût du Service
Coût de transaction
Contrôle &Suivi
(Commande, Réception, facture…)
(qualité, Niveau de service, etc…)
Coût du Plan de Transition
Coût de la Réversibilité
Coût de structure
(Achats, management…)
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15. Les forces en action
INTERNE
Quels sont
les risques
en interne ?
FOURNISSEURS
Stratégie relations
fournisseurs et
capacité à répondre
Définir ses besoins à
couvrir par des
ressources externes
Selection
Fournisseurs
MARCHE
capacités
actuelles
et futures
Analyse du Marché
Analyse de
La maturité
du marché
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16. Exemples – Charges récurrentes
Quelles charges en montants annuels selon les derniers audits réalisés
4/5 salariés
Fournitures
Générales
10 salariés
15 salariés
20 salariés
700 € HT
1 200 € HT
3 000 € HT
5000 € HT
5000 € HT
10 000 € HT
15 000 € HT
20 000 € HT
Impressions
700 € HT
1 500 € HT
2 000 € HT
2 500 € HT
Téléphonie /
Internet
3000 € HT
6 000 € HT
10 000 € HT
15 000 € HT
Informatiques
(équipement/
maintenance
etc..)
Total :
9700 € HT
18 700 € HT
30 000 € HT
42 500 € HT
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17. Exemples – Charges récurrentes
Quelles charges négociées et challengées
4/5 salariés
Fournitures
Générales
10 salariés
15 salariés
20 salariés
350 € HT
600 € HT
1500 € HT
2500€ HT
3000 € HT
6000 € HT
9 000 € HT
12 000 € HT
Impressions
200 € HT
400 € HT
600 € HT
1000 € HT
Téléphonie /
Internet
1200 € HT
3 500 € HT
5 000 € HT
8 000 € HT
Informatiques
(équipement/
maintenance
etc..)
Total :
Economie :
4 750 € HT
10 500 € HT
4 950 € (- 51
%)
8 200 € (- 44
%)
17 100 € HT
12 900 € (43%)
23 500 € HT
19 000 € (45%)
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18. Les familles à traiter immédiatement
A cela vous pouvez ajouter les charges liées :
Assurances
Mobilier
Signalétique
Emballage / Cartons / adhésif etc…
Transports et expéditions
Extincteurs / Sécurité Incendie
Fontaines à eaux / distribution automatique
etc…
Maintenance technique
Contrôles règlementaires
Etudes des déplacements
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Etc…

19. Demain, votre entreprise déménage…
avez-vous pensé à ?
Reprographie
Contrat location photocopieur
Contrat maintenance photocopieur
Modification des cartes de visite, plaquettes..
Equipement
Téléphonie fixe
Téléphonie mobile
Extincteur
Matériel informatique
Equipement d'impression
Signalétique
Plan d'intervention
Plan d'évacuation
Installation climatisation et chauffage
Mobilier
Fourniture de bureau
Second œuvre
Equipement contrôle d'accès
Facility Management
Assurance multi-risques
Assurance RC Pro
Assurance Prévoyance
Assurance homme clef
Assurance véhicule de société
Assurance chomage
Nettoyage
Consommable sanitaire
Gardiennage
Maintenance matériel informatique
Transfert téléphonie fixe
Maintenance standard téléphonique
Entretien espaces verts intérieurs
Entretien espaces verts exterieurs
Maintenance exctincteur
Maintenance ascenceur
Transfert des contrats eau et électricité
Installation climatisation et chauffage
Maintenance climatisation et chauffage
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20. Demain, votre entreprise déménage…
avez-vous pensé à ?
Location matériel de sureté (vidéo surveillance..)
Maintenance matériel de sureté
Maintenance équipement contrôle d'accès
Maintenance portes et portails
Second œuvre
Location machine à affranchir
Maintenance machine à affranchir
Location machine à mettre sous pli
Maintenance machine à mettre sous pli
Transport colis
Transport colis express
Transfert courrier
Restauration et logement
Prestation de restauration
Entretien du matériel de cuisine
Location machines à café
Maintenance machines à café
Distributeur d'eau
Maintenance distributeur d'eau
Distribution automatique
Maintenance distribution automatique
Transport
Achat véhicule de société
Location véhicules
Politique de voyage
Taxi
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21. Questions ?
Qui a des conditions générales de vente ?
Qui a des conditions générales d’achat ?
Qui passe des commandes à ses fournisseurs ?
Qui signe les devis des fournisseurs ?
Quels sont vos délais de paiement client ?
Quels sont vos délais de paiement fournisseur ?
Combien de consultations avez-vous menées sur
les 6 derniers mois ? Et pourquoi ?
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22. Merci pour attention !
mathilde.emeriau@optiz.net
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