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Comment la maitrise et
l’optimisation des achats,
permettent l’augmentation
de marge de manière
significative
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Définition de la Fonction achat
selon Olivier Bruel

« Nous définirons la fonction Achats comme la
fonction responsable de l’acquisition des biens et
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La fonction Achats Aujourd’hui
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La recherche de compétitivité
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La logique du système concurrentiel :
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Processus Achat
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Exemples – Charges récurrentes
Quelles charges en montants annuels selon les derniers audits réalisés
4/5 salariés
Fournitures
Générales

10 salariés

15 salariés

20 salariés

700 € HT

1 200 € HT

3 000 € HT

5000 € HT

5000 € HT

10 000 € HT

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20 000 € HT

Impressions

700 € HT

1 500 € HT

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Téléphonie /
Internet

3000 € HT

6 000 € HT

10 000 € HT

15 000 € HT

Informatiques
(équipement/
maintenance
etc..)

Total :

9700 € HT

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Impressions

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Total :
Economie :

4 750 € HT

10 500 € HT

4 950 € (- 51
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%)

17 100 € HT
12 900 € (43%)

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Installation climatisation et chauffage
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Fourniture de bureau
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Maintenance climatisation et chauffage
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Questions ?

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Comment optimiser ses achats pour augmenter sa marge?

  • 1. Comment la maitrise et l’optimisation des achats, permettent l’augmentation de marge de manière significative Copyright © Optiz SAS
  • 2. Définition de la Fonction achat selon Olivier Bruel « Nous définirons la fonction Achats comme la fonction responsable de l’acquisition des biens et des services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise ou entrant dans les produits et services qu’elle produit et vend. Cette mission doit en général s’exécuter dans le respect des points suivants : niveau de qualité exigé, livraison des quantités souhaitées, dans les délais attendus, dans les meilleures conditions économiques de service et de sécurité d’approvisionnement. » Copyright © Optiz SAS
  • 3. Les 5 Forces de Porter Obligations légales Produits de Substitution Concurrents Compétitivi té Fournisseurs Clients Copyright © Optiz SAS
  • 4. La fonction Achats Aujourd’hui En temps de crise, 2 priorités sont données aux fonctions Achats : la réduction des coûts complets la réduction du risque fournisseur Les craintes de baisse de rentabilité due à la crise explique la pression sur les coûts. Les préoccupations des Directions achats ont évolué : Le recours aux pays à bas coûts (LCC) n’est plus systématique car certains ont eu de mauvais retours d’expérience d’un point de vue qualité et le coût global n’est plus forcément si intéressant La gestion des risques fournisseurs devient un point critique : la fragilité financière de certains fournisseurs doit être prise en compte. Les événements politiques dans les pays arabes ainsi que l’accident nucléaire au Japon ont entrainé la nécessité de revoir la stratégie panel fournisseurs Copyright © Optiz SAS
  • 5. Les Missions de la fonction Achat Sourcer (rechercher) et acquérir les biens et les services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise Constituer, homologuer et piloter le panel fournisseurs, ainsi que de mettre en œuvre la politique fournisseurs Contribuer au processus d’innovation de l’entreprise par leur connaissance des marchés fournisseurs et leurs échanges avec les clients et les prescripteurs internes. Anticiper et maitriser tous les risques que l’entreprise peut courir dans l’exercice de son activité sur les marchés amonts ( Rupture d’approvisionnement, défaillance, qualité, maitrise de la Supply Chain, fragilité ou disparition de fournisseurs, protection de la Propriété Intellectuelle et industrielle, etc) . Copyright © Optiz SAS
  • 6. LES PRATIQUES ABUSIVES Dans les appels d’offres : l’acheteur privilégie un frs dans son cahier des charges et biaise le processus. Au cours du contrat : modification du cahier des charges sans réajustement de prix. Dans les contrats : quantités, désengagement rapide sans indemnisation, relations inéquitables, Baisse des prix imposée, annulation de commande sans indemnité, exigence d’amortissement pour réduire les coûts Incitation à la délocalisation Brevets exploités sans accord Retards de paiement (opération « payment freeze ») Escomptes et pénalités excessifs Avoirs d’office etc… Copyright © Optiz SAS
  • 7. La recherche de compétitivité La première étape réside dans l’analyse concurrentielle afin d’identifier la position concurrentielle de l’entreprise dans son activité : Contexte concurrentiel général : • Analyse des positions de force des fournisseurs et des clients (parts de marché, capacité de production, les risques de différenciation, les intégrations possibles, la répartition de la valeur etc…) • Identification des menaces • Identification des barrières à l’entrée… La logique du système concurrentiel : • Système de volume • Customisation • La durée de vie des produits / services Copyright © Optiz SAS
  • 8. Processus Achat Analyse Amont : •Définition ou redéfinition du besoin •Analyse du marché fournisseurs Lancement de l’Appel d’Offres •Signature de l’Accord de Confidentialité •Analyse des offres et Validation de la short list Négociation •Remise de la Meilleure Offre •Choix Final Contractualisation Implémentation et suivi contrat fournisseur Copyright © Optiz SAS
  • 9. ANALYSE AMONT Définition du besoin / Cahier des Charges Analyse de la situation historique Compréhension détaillée du besoin et de ses spécificités Analyse de la structure de coûts Définition des contraintes techniques, juridiques, économiques Identification des principaux risques (techniques, qualité, commerciaux, délais) Copyright © Optiz SAS
  • 10. ANALYSE AMONT Analyse Marché : Quels fournisseurs potentiels ? Incluant le processus d’homologation Lancement d’une demande d’Informations (RFI - Request For Information) auprès des fournisseurs identifiés : Informations techniques, industrielles, financières, géographiques, qualité (certifications) etc… Evolutions techniques & Innovations (cycle de vie du produit) Position en temps que client sur le marché. Copyright © Optiz SAS
  • 11. LANCEMENT APPELS D’OFFRES Les documents d’appel d’offres : Avant tout envoi de documents techniques ou financiers, il est indispensable de faire signer un accord de confidentialité aux fournisseurs que vous allez consulter. Un accusé de réception à l’appel d’Offres, permettant de savoir rapidement qui répondra ou non (afin d’étendre éventuellement le panel des fournisseurs consultés) Le cahier des charges La grille de cotation Le système de pénalité Le contrat potentiel Le processus de passation de commande jusqu’à la facturation Copyright © Optiz SAS
  • 12. Comment adresser la dépense ? Tout d’abord, il faut analyser le volume : Définition du coût : - Où ? - Pourquoi ? (dans quel but ?) - L’origine de la dépense La structure du coût: Evolution des Coûts : - Fixe ou variable ? - Tendance Marché ? - L’évolution des besoins internes ? - Coûts Directs ou Indirects ? Tout cela permet de mieux comprendre les fournisseurs et son compte de résultat. Copyright © Optiz SAS
  • 13. Comment adresser la dépense ? Etude des besoins : Quel type de besoin ? Type de Transaction Délais de Livraison • Qualité ? • Papier ? • Fréquences ? • Process ? • Téléphone ? • Temps de livraison? • Volume ? • Fax ? • Localisation ? • Reporting ? • E-mails ? • Temps Pleins ou partiels ? Cahier des Performance Charges • Niveau de Service • Indicateurs de Performance • Cahier des charges Fonctionnel? • Cahier des charges Technique ? • Evaluation ? • Transfer de • Back to back Responsabilité ? Process ? • Personnel Interne impliqué? Copyright © Optiz SAS
  • 14. Comment adresser la dépense ? Le coût total de possession est nécessaire pour donner une vision globale : Coût du Service Coût de transaction Contrôle &Suivi (Commande, Réception, facture…) (qualité, Niveau de service, etc…) Coût du Plan de Transition Coût de la Réversibilité Coût de structure (Achats, management…) Copyright © Optiz SAS
  • 15. Les forces en action INTERNE Quels sont les risques en interne ? FOURNISSEURS Stratégie relations fournisseurs et capacité à répondre Définir ses besoins à couvrir par des ressources externes Selection Fournisseurs MARCHE capacités actuelles et futures Analyse du Marché Analyse de La maturité du marché Copyright © Optiz SAS
  • 16. Exemples – Charges récurrentes Quelles charges en montants annuels selon les derniers audits réalisés 4/5 salariés Fournitures Générales 10 salariés 15 salariés 20 salariés 700 € HT 1 200 € HT 3 000 € HT 5000 € HT 5000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT 20 000 € HT Impressions 700 € HT 1 500 € HT 2 000 € HT 2 500 € HT Téléphonie / Internet 3000 € HT 6 000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT Informatiques (équipement/ maintenance etc..) Total : 9700 € HT 18 700 € HT 30 000 € HT 42 500 € HT Copyright © Optiz SAS
  • 17. Exemples – Charges récurrentes Quelles charges négociées et challengées 4/5 salariés Fournitures Générales 10 salariés 15 salariés 20 salariés 350 € HT 600 € HT 1500 € HT 2500€ HT 3000 € HT 6000 € HT 9 000 € HT 12 000 € HT Impressions 200 € HT 400 € HT 600 € HT 1000 € HT Téléphonie / Internet 1200 € HT 3 500 € HT 5 000 € HT 8 000 € HT Informatiques (équipement/ maintenance etc..) Total : Economie : 4 750 € HT 10 500 € HT 4 950 € (- 51 %) 8 200 € (- 44 %) 17 100 € HT 12 900 € (43%) 23 500 € HT 19 000 € (45%) Copyright © Optiz SAS
  • 18. Les familles à traiter immédiatement A cela vous pouvez ajouter les charges liées : Assurances Mobilier Signalétique Emballage / Cartons / adhésif etc… Transports et expéditions Extincteurs / Sécurité Incendie Fontaines à eaux / distribution automatique etc… Maintenance technique Contrôles règlementaires Etudes des déplacements Copyright © Optiz SAS Etc…
  • 19. Demain, votre entreprise déménage… avez-vous pensé à ? Reprographie Contrat location photocopieur Contrat maintenance photocopieur Modification des cartes de visite, plaquettes.. Equipement Téléphonie fixe Téléphonie mobile Extincteur Matériel informatique Equipement d'impression Signalétique Plan d'intervention Plan d'évacuation Installation climatisation et chauffage Mobilier Fourniture de bureau Second œuvre Equipement contrôle d'accès Facility Management Assurance multi-risques Assurance RC Pro Assurance Prévoyance Assurance homme clef Assurance véhicule de société Assurance chomage Nettoyage Consommable sanitaire Gardiennage Maintenance matériel informatique Transfert téléphonie fixe Maintenance standard téléphonique Entretien espaces verts intérieurs Entretien espaces verts exterieurs Maintenance exctincteur Maintenance ascenceur Transfert des contrats eau et électricité Installation climatisation et chauffage Maintenance climatisation et chauffage Copyright © Optiz SAS
  • 20. Demain, votre entreprise déménage… avez-vous pensé à ? Location matériel de sureté (vidéo surveillance..) Maintenance matériel de sureté Maintenance équipement contrôle d'accès Maintenance portes et portails Second œuvre Location machine à affranchir Maintenance machine à affranchir Location machine à mettre sous pli Maintenance machine à mettre sous pli Transport colis Transport colis express Transfert courrier Restauration et logement Prestation de restauration Entretien du matériel de cuisine Location machines à café Maintenance machines à café Distributeur d'eau Maintenance distributeur d'eau Distribution automatique Maintenance distribution automatique Transport Achat véhicule de société Location véhicules Politique de voyage Taxi Copyright © Optiz SAS
  • 21. Questions ? Qui a des conditions générales de vente ? Qui a des conditions générales d’achat ? Qui passe des commandes à ses fournisseurs ? Qui signe les devis des fournisseurs ? Quels sont vos délais de paiement client ? Quels sont vos délais de paiement fournisseur ? Combien de consultations avez-vous menées sur les 6 derniers mois ? Et pourquoi ? Copyright © Optiz SAS
  • 22. Merci pour attention ! mathilde.emeriau@optiz.net Copyright © Optiz SAS