gouvernance

1. Gouvernance & cycle
de vie du document
Webinar | Jeudi 18 mai 2017 | 10h30 à 11h30
1

2. ©
Avant de commencer, quelques précisions …
2
Nous mettrons les participants en mode « mute » ou
silencieux pour le confort de tous.
Vous avez une question ?Posez-la ! Nous y
répondrons à la fin du webinar.
1. Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils.
2. Entrez votre question dans le champ texte situé dans
le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

3. • Rabah AMMOUCHE, Consultant
@Everteam
• Marjorie Segui, Partern ECM
@EI-Technologies
Les intervenants

4. Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï
©

5. Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels
présent sur les 5 continents, met la gouvernance de
l'information entre de bonnes mains, les vôtres. Notre
expertise et nos solutions innovantes sont centrées autour
des technologies big data et adaptées à différents
contextes métier.

6. Everteam en bref …
6
• +25 ans d’expertise
• Éditeur français de logiciels présent sur les
5 continents
• Solutions de Gouvernance de
l’information
• Innovations centrées autour des
technologies Big Data
• Références clients dans tous les secteurs
d’activité
• 1er éditeur à certifier son SAENF 461
• Membres de comités de normalisation
• Everteam Lab agréé « Centre de
Recherche privé »
Notre mission :
Permettre aux entreprises du monde entier de maîtriser
leur patrimoine informationnel
©

7. ©
7
Middle East
&Africa
America Rest of World
EverteamGroup
Everteam
MEA
Everteam
Inc.
Everteam
International
France
EverteamSoftware
EverteamGlobal Services
Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers
Everteam, un éditeur à dimension internationale

9. LeGroupe EI-Technologies
Chiffres clés 2016 Notre métier : Latransformation numérique
 Transformer la DSI
 Accroître l’efficacité des organisations
 Transformer l’expérience client
 Développerles ventes et les nouveaux services
Groupefrançais et indépendant de Conseilet de Services en
Systèmesd’Information. Du conseil en stratégie à l'accompagnement
de la transformation
 310 collaborateurs dont 270 consultants
 29 M€ de chiffre d’affaires
 Capital : 10,5 M€
 2 actionnaires
 Innovation Capital(Groupe Caissedes Dépôts)
 EI-Capital qui regroupe les fondateurs et managers
du groupe)
9
Mai 2017
«Lesinnovations technologiques et la révolution numérique bouleversentles entreprises »
Lamission de EI-Technologiesest d’aider sesclientsà adapter leur métier à la révolution numérique.

10. • Gestion Electronique Documentaire
• Dématérialisation
• Réseaux Sociauxd’Entreprise
• Microsoft Sharepoint
• Office 365
• Chatbot
• EVERTEAM
• Client Digital
Marketing, Force de Vente
& Support Client
• SocialSelling
• SalesCloud
• ServiceCloud
• Marketing Cloud
• App Cloud& App Exchange
• Chatter
Formations Microsoft
• Microsoft Sharepoint
Formations GEDet archivage
électronique
Formations Salesforce
• Administrateurs (ADM201, ADM211)
• Opérationnels (STR301)
• Développeurs (DEV401, DEV501)
Solutions
Employé digital et Microsoft
Client Digital Solutions Salesforce
DSIDigitale
• Gouvernance
• Architecture digitale
• Alignement DSIMétiers
• Sourcing expertise
• ObjectifCloud
• DevObs
Formation
Notre Offre
10
Mai 2017

11. Agenda
Archive, archivage électronique ….
Changementde support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Mai 2017 11

12. Qu’e st ce qu’une archive ?
Lesarchives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme
et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale,
et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité
Codedupatrimoine
SUPPORT
FORME
DATE
Lanotion d’archive est donc
indépendante de
Mai 2017 12

13. Mais pourquoi archive-t -on ?
Enjeux de l’archivage
Mai 2017 13
Pour la
sauvegarde de
la mémoire
Obligations
légales et
réglementaires
Besoins
opérationnels
dansle cadre
d’une activité

14. Le cycle de vie du document
Ledocument est figé. Un événement (clôture
d’un dossier, décès, fin
de contrat, etc.)
Fin de la durée légale de
conservation
Durée de 5 à120 ans
GED,CRM, ERP,…
SAE/SIA
Mai 2017 14

15. L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support
papier, sousréserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
Traçabilité
Mai 2017 15
Desexigences à mettre en place….
• Stockage / entrepôt
• Sauvegarde
• Un système de GED
Archivage élect ronique
Intégrité Authenticité
Calcul d’une empreinteà
chaque versement
Versement dans unformat
pérenne
Sécurité
Scellement du
document
Contrôle de
l’empreinte
Enregistrement
duversement
et des
opérations sur
le document
Intelligibilité Pérennité
Conversion de support et de
Format.

16. Les nor mes, des out i l s pour accomp agn er l a mi se en œuvr e d’ un SAE
Iso 15489
Iso 23081
Iso 26122
NFZ42-013
NFZ42-020
ISO15489
La norme recommande de se préoccuper de savoir quels
documents on doit produire (avant de les archiver), sous quelle
forme et avec quelles données, pour quels besoins d’information.
contraintes légales mais aussi matérielles, étudier
Il faut ensuite analyser les risques, prendre en compte les
les
améliorations possibles. Enfin, il faut organiser le contrôle et
l’audit desprocédures mises en œuvre
Cette norme a été mise en musique avec le Moreq
ISO23081
Norme sur les métadonnées
ISO26122
Norme détaillant l’analyse des processus pour mettre en
exergue les documents relatifs à une activité
OAIS
2-013
Cette norme détaille les mesures techniques et organisationnelles à mettre en
œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents
électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité. (archivage probant)
Basede la norme internationale ISO14641-1
OAIS
Cette norme détaille les fonctionnalités attendues pour gérer sur le
long terme les « objets archives ». Comment les verser, les
NFZ4
administrer, assurer la pérennité et comment les communiquer
NFZ42-020 Norme relative aux spécifications fonctionnelles d’
composant coffre-fort numérique (CCFN)pour garantir à la
conservation et l’intégrité d’informations numériques dans le tem
Mai 2017 16

17. Agenda
Archive, archivage électronique ….
Changementde support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Mai 2017 17

18. Changement d e suppor t et mi gr at i on des f or mat s
Archiver nécessite de conserver dans la durée tout en garantissant la lisibilité ou plutôt
l’intelligibilité des contenus.
Comment assurerla conservation et l’intelligibilité desdocuments
• Enentrée, enregistrement dans un format normalisé (PDF)
• Conversion régulière des fichiers dans un format récent, vérifier la
conformité par rapport à l’original et recalculer les empreintes (pour
enregistrer la conversion).
• Tracer les opérations de conversion (d’un format vers l’autre) et de
migration (d’un support vers l’autre)
LeSAEdoit permettre
• De faciliterlesopérationsde migration de support.
• De faciliter les mécanismesde conversionde masse de types de
documents.
Démo
Mai 2017 18

19. Agenda
Archive, archivage électronique ….
Changementde support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Mai 2017 19

20. Les réfé rent iels de conser vat ion
Un référentiel de conservation est un document de référence qui permet aux entreprises de
gérer l’archivage de l’ensemble de leurs documents. Il seprésente sous la forme de liste
structurée des documents à archiver avec leur durée de conservation, et leur sort final.
Mai 2017 20
Unréférentiel de conservation est structuré par processusmétier.
• Ysontlistéslesdocumentsémis oureçusdansle cadre decesprocessus
• Lesduréesde conservationde cesdocuments
• Lesortfinal unefoisla duréede conservationéchue.
Remarque : Les durées de conservation sont légales ou réglementaires. Ainsi, la
durée d’une facture est de 10 ans.
Une entreprise peut choisir de conserver plus de 10 ans des factures relatives à
de grosses sommes d’argent et de ne conserver que 6 ans (durée minimale pour
le fisc) des factures de petits montants parce que le cout de conservation est
plus important que le coût d’un contentieux.
Les durées de conservation sont à arbitrer par l’entreprise en fonction des
paysconcernés,de la politique d’entreprise,desrisquesidentifiéset avérés.

21. Fonct ionnalité out il : Les réfé rent iels de conser vat ion
Lesystème d’archivageEver est piloté par les référentiels de conservation.
L’outil prend en compte la possibilité de disposer de plusieurs règles pour un même
processusmétier (casd’uneentreprisequi aurait une filiale à l’étranger par exemple).
L’outil permet aussi de mettre en place des règles spécifiques de conservation (comme
celui de disposer de règles de conservation différentes pour des documents d’un même
processussurun critère particulier).
Le déclenchement de la mise en archivage peut être piloté manuellement ou par une
application métier.
Dans ce contexte l’intégration d’une nouvelle activité ou la mise à jour des
référentielsde conservationest facilitée grâce à Ever.
Démo
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Mai 2017

22. Agenda
Archive, archivage électronique ….
Changementde support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
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Mai 2017

23. Au cœur du SAE, les jour naux
Afin de répondre aux exigences de traçabilité, d’intégrité, d’intelligibilité et de sécurité, le
système d’archivage électronique doit produire des journaux.
• Dans ce journal sont inscrits tous
les événements de l’archive
pendant saconservation de son
versement à son élimination (y
compris les conversions et
migrations de supports)
JCVA
• Dans ce journal sont inscrits tous
les événements du système
d’archivage (arrêts, relance
machines, etc.)
Journal des
événements
Lesjournaux sont
scellés et horodatés et
conservés sur un
support non ré-
inscriptible comme les
archives.
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24. Agenda
Archive, archivage électronique ….
Changementde support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
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25. Fonct ionnalité out il : Rest it ut ion des jour naux
Démo
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On archive dans un SAEde manière à être en mesure de démontrer au juge en cas de litige
que le document n’a pas été altéré (seul le juge décidera de la valeur probante du
document).
Encas de litige, le juge va seréférer aux journaux.
Lanorme ne donne que peu d’informations sur cette exigence. Elle précise simplement que
ces derniers doivent être intelligibles.
Ever est une solution qui intégre nativement des fonctions de recherche dans le
JCVA et propose des rapports pré-paramétrés permettant de reporter facilement
touslesévénements relatifsà une archive.

26. Agenda
Archive, archivage électronique ….
Changementde support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
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Mai 2017

27. Levez votre main, on vous donnera la parole
Cliquez sur l'icône de main dans la barre d'outils pour alerter
l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est
levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous
ou par l'organisateur.
Tapez directement votre question
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2.Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas,
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Questions & Réponses

28. Merci pour votre
participation !
28

29. Everteam_Global
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