En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez au quotidien, réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement de vos activités. Il est donc essentiel d’adopter une approche stratégique avec la documentation juridique inhérente au secteur de l’immobilier...

1. ©
Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï

2. GED, Archivage, data
room : quelle relation
dans le secteur
immobilier ?
Jeudi 20 avril 2017
Avec le témoignage de :

3. ©
Avant de commencer, quelques précisions …
3
Nous mettrons les participants en mode « mute » ou
silencieux pour le confort de tous.
Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y
répondrons à la fin du webinar.
1. Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils.
2. Entrez votre question dans le champ texte situé dans
le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

4. • Chloé Tolédano, Experte Archives
@Everteam
• Rabah Ammouche, Consultant avant
vente @Everteam
• Alexandrine Arene, Juriste
@CarrefourProperty
Les intervenants

5. Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels
français présent sur les 5 continents, met la gouvernance
de l'information entre de bonnes mains, les vôtres. Notre
expertise et nos solutions innovantes sont centrées autour
des technologies big data et adaptées à différents
contextes métier.

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Notre mission : permettre aux entreprises du monde entier de maîtriser
leur patrimoine informationnel
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ACTEUR FRANÇAIS ET
INTERNATIONAL
ACTEUR DE
L’INNOVATION
ACTEUR DE LA
NORMALISATION
GRANDES RÉFÉRENCES
CLIENTS
1er éditeur à certifier
son SAE NF 461
Membres de comités
de normalisation
Everteam Lab agréé
« Centre de
Recherche privé »
Nos bureaux :
Boston - Paris - Dubaï
Hong Kong – Singapour –
Bangalore – Lyon

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Pourquoi ce webinar ?
• Projets d’envergure
émergents
• Prospects
• Association de type
FIDJI
► Pourquoi est-ce aussi important dans le secteur de l’immobilier ?
► Quels sont ces enjeux ?
► Témoignage d’Alexandrine Arene, juriste chez Carrefour Property
Prise de conscience :
- des enjeux
- de la nécessité d’organiser la
production documentaire
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8. ©©
Sommaire
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1. Les enjeux de la gestion documentaire dans
le monde de l’immobilier
2. La problématique des documents sensibles
3. Le cas de la cession immobilière
4. Présentation du projet Carrefour Property
5. Démo everteam.archive

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9
Les enjeux de la gestion
documentaire dans le
monde de l’immobilier

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Une question de valorisation (1)
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La documentation juridique des actifs valorise le patrimoine
Des documents au cœur du business
Exemple 1 : la production d’un certificat de conformité à un permis de construire
favorise la liquidité de l’actif
Exemple 2 : l’incapacité à produire un état locatif à date fiable peut retarder une
négociation
Mais, il est difficile de rassembler l’ensemble de la documentation juridique des actifs
La capacité à produire une documentation fiable à date montre le sérieux du vendeur

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Une question de valorisation (2)
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• Les documents réunis dans le cadre d’une
opération de rénovation ou dans le cadre
de l’acquisition d’un portefeuille d’actifs
sont une mine d’or pour demain
• Nécessité de rassembler, piloter, organiser
la production documentaire. C’est une
question de valeur et de liquidité de l’actif.

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12
La problématique des
documents sensibles

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Collaborer autour de documents stratégiques
pour l’entreprise
Challenge :
Mettre à disposition des collaborateurs les
documents sensibles dont ils ont besoin
quand ils en ont besoin.
Exemples :
Baux commerciaux
Actes de propriété
Expertises immobilières
Les acteurs de la
gestion immobilière
travaillent au quotidien
avec des documents
sensibles
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14. ©
Quels objectifs pour la gestion de ces documents ?
Garantir la conformité
Assurer la
confidentialité des
documents
Garantir la non
altération d’un original
électronique
Garantir la sécurité des
originaux papier

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Mettre en œuvre :
- une procédure
- une solution de gestion
documentaire
Comment y parvenir ?
La solution pourra être assimilé à une GED pour les
collaborateurs car elle présentera des
fonctionnalités de type :
Classement arborescent
Dépôt facilité depuis le bureau ou le
gestionnaire d’emails
Mais elle garantira la pérennité, l’intégrité et la
sécurité des documents dans une logique
d’archivage.
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Et au quotidien pour les utilisateurs ?
16
Mettre en œuvre des interfaces entre cette application de GED et les outils
métiers de type :
Outil de gestion de la commercialisation et de suivi des baux
Système comptable et de gestion immobilière
Pourquoi ?
Un gain de temps pour récupérer des métadonnées pertinentes
De la fluidité : accès facile, rapide et sécurisé aux documents archivés
Et finalement, qu’est-ce qui compte le plus ?
Proposer une interface de recherche unique et simple dans laquelle les collaborateurs sont
assurés de trouver une documentation complète et fiable des actifs immobiliers dont ils assurent
la gestion

17. ©
17
Le cas de la cession
immobilière

18. ©
Monter une data room de cession en un temps record !
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01.
L’audit rapide d’un actif
02.
La possibilité de répondre
positivement à une opportunité de
cession
03.
Un gain de temps très conséquent lors
du montage de la data room de l’actif
En rassemblant le plus tôt possible l’intégralité de la documentation juridique d’un actif immobilier au
sein d’une application unique qui en garantit l’authenticité et la fiabilité, on rend possible :

19. ©
De la GED à la Data Room en un clic … il n’y a plus qu’un pas !
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Outils de publication (génération d’export de contenu avec liste data room)
Ou data room ouverte à des utilisateurs externes habilités
Intégrant un système de questions/réponses
…
Si la solution de GED retenue offre des fonctionnalités de data room :

20. ©
20
Présentation du projet
de Carrefour Property

21. ©
21
Projet de gestion documentaire
& Mise en place d’une data room
permanente permutable en data room de
cession

22. ©
Un nouvel outil au service du management des données
Contexte
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Nécessité d’une data room permanente permutable
en data room de cession
Disposer d’un accès à la documentation
commune de l’ensemble de nos foncières Groupe,
tout en ayant la possibilité de distinguer les
éléments propres à chaque entité

23. ©
Un nouvel outil au service du management des données
Enjeux
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Faire de la GED un instrument incontournable dans l’optimisation de la gestion des Actifs
via un outil performant, convivial, afin :
• D’avoir une vision exhaustive du patrimoine
• De disposer d’un outil accessible, assurant une documentation fiable et détaillée, consultable par
l’ensemble des collaborateurs dans le but d’optimiser la gestion du patrimoine + exhaustivité des
documents indispensables (fonction « Complétude »)
• D’optimiser l’extraction rapide et fiable de le documentation afin :
 de répondre dans l’immédiat à la demande d’un interlocuteur interne / externe
 d’enclencher le process de cession, concomitamment à la décision d’arbitrage en interne
• De créer, le cas échéant, une data room de cession ouverte aux intervenants internes/externes
avec intégration d’un système de publication des data room.

24. ©
Un nouvel outil au service du management des données
Mise en oeuvre
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• Création d’une arborescence de nature à affiner le classement et la recherche
• Révision de la procédure d’alimentation de la GED avec définition :
• Reprise et/ou enrichissement des données existantes
• Collecte des documents manquants
• Visuel et ergonomie « user-friendly »
• Recherche de documents ludique (recherche type Google)
• Interface avec Altaix prévue
 d’un référentiel documentaire revu et corrigé
 des services / personnes responsables des versements
et de la validation de ces versements dans la GED
 du service / personne responsable de la vérification de
l’exhaustivité de la documentation juridique des Actifs Immobiliers
de nos foncières Groupe
 du service / personne responsable de la disponibilité des
originaux papiers (contrats)

25. ©
Un nouvel outil au service du management des données
Finalité
25
Bénéficier :
• D’une data room à la couverture fonctionnelle
« Métiers » ;
• D’une souche logicielle GED (arborescence, plan
de classement, workflow, archivages, analytics …)
apte à nous accompagner dans tous nos projets
de gestion du patrimoine et de cessions;
• D’une base de données optimale, exploitable
et valorisable;
• D’une autonomie dans la gestion documentaire
compatible avec une foncière de premier plan
Anticiper :
• Les prises de décisions internes dans le cadre des cessions d’actifs.

26. ©
26
Démonstration
everteam.archive

27. Questions & Réponses
Levez votre main, on vous donnera la parole
Cliquez sur l'icône de main dans la barre d'outils pour alerter
l'organisateur. L'icône de main s'illuminera en vert lorsqu'elle est
levée, et passera de nouveau au gris lorsqu'elle est baissée par vous
ou par l'organisateur.
Tapez directement votre question
1.Cliquez sur l'icône de question dans la barre d'outils.
2.Entrez votre question dans le champ texte situé dans le bas,
puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

28. Merci pour votre
participation !
28

29. ©
À l’affiche
Webinar « Gouvernance & cycle de vie du document » avec EI-Technologies
Date : Jeudi 18 mai
Thème : Gouvernance & Cycle de vie du document
Intervenants : Everteam & EI-Technologies
Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses
documents générés dans le cadre de ses activités de manière
optimale. En effet les documents peuvent jouer le rôle de
« trace » ou de « preuve », et deviennent ainsi garants d’une
vérité, d’un acte ou d’un savoir. Le but est alors de bien
maîtriser leur cycle de vie pour limiter les frais liés à
l’archivage des données, mais aussi limiter les risques de se
trouver exposé sans pouvoir retrouver facilement le document
« probant » …
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EN SAVOIR PLUS

30. Everteam_Global
Ever-team
@Everteam_Fr
Ever-team
Let’s Connect!
+33 (0)1 72 71 33 33
info@everteam.com
www.everteam.com
30

32. ©
Un peu de lecture …
Consultez nos livres blancs rédigés par des experts du domaine
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33. ©
SUCCESS STORY | UNIBAIL RODAMCO
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everteam.archive
CHALLENGE
Mettre en œuvre un système de gestion commun pour :
 Mutualiser les procédures au sein du groupe
 Remplacer l’outil de gestion des archives existant
développé en interne, qui avait atteint ses limites
techniques et fonctionnelles
 Améliorer la gestion et la consultation des documents
SOLUTION
L’application permet de gérer le cycle de vie de l’ensemble des
documents :
 soit versés au Sanctuaire pour une sélection de documents
engageants et stratégiques pour la gestion de l’actif,
 soit pré-archivés en local par les services versants selon un cadre
défini par le service centralisé des Archives.
 puis archivés et versés au service des Archives du groupe qui pilote
l’externalisation des archives pour l’ensemble du groupe ainsi que le
stockage sur site au siège du groupe
EN SAVOIR PLUS
Gestion des archives physiques et des actifs papiers & électroniques, Records Management, GED
Déploiement Européen : France,
Pologne, Pays-Bas…

34. ©
SUCCESS STORY | FONCIERE DES REGIONS
Projet global de GED, workflow et archivage des dossiers immobiliers
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everteam.case
everteam.dataroom
everteam.archive
• 380 utilisateurs producteurs
• Dossier Actif Immobilier centralisé
• Intégration ERP Altaix & ERP Sage
• Injection flux LAD RAD
SOLUTION
 Référentiel documentaire centralisé
 Injection de flux dématérialisés LAD RAD (Docapost)
 Accès direct depuis l’ERP Altaix et depuis l’ERP SAGE
 Echange avec le tiers–archiveur (Iron Mountain)
CHALLENGE
 Centraliser les documents propres à la gestion des actifs
immobiliers, jusqu’alors disséminés dans différentes
applications (Répertoires windows, GedImmo, Xpert…)
 Faciliter l’accès à une information fiable et sécurisée,
pour les opérations de cession des Actifs.

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SUCCESS STORY | BOUYGUES CONSTRUCTION
Bouygues Construction modernise son système d’archivage
électronique et papier avec Everteam
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everteam.archive
everteam.analytics
50 000 utilisateurs, 70 pays
12 To de documents électroniques
dont flux Documentum, SAP…
> 100Km de papier
SOLUTION
▪ Industrialisation & harmonisation des processus
d’archivage Groupe
▪ Archivage de flux Documentum, de flux Comptables
(valeur probatoire) …
▪ Automatisation des échanges avec le 1/3 archiveur papier
▪ Conformité à la norme ISO 14641-1
• 50 000 utilisateurs, 70 pays
• 12 To de documents électroniques
dont flux Documentum, SAP…
• > 100 km de papier
EN SAVOIR PLUS
CHALLENGE
 Appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel
que soit le support de l’archive, électronique ou physique,
afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire.
Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le
respect des obligations réglementaires en vigueur

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SUCCESS STORY | ZOLPAN
Zolpan partage l’information technique et améliore l’efficacité avec Everteam
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CHALLENGE
 Refonte du système de Gestion électronique de
documents du centre de documentation
everteam.case
50 000 utilisateurs, 70 pays
12 To de documents électroniques
dont flux Documentum, SAP…
> 100Km de papier
SOLUTION
Mise en œuvre d’une solution de gestion électronique de
documents (GED) pour :
 Gérer l’ensemble des documents du centre de
documentation, mis à la disposition des 1200
collaborateurs en temps réel via l’intranet du groupe.
EN SAVOIR PLUS