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La GED 3 secrets pour réussir
Le document présente les éléments essentiels pour réussir la mise en œuvre d'une gestion électronique des documents (GED), en abordant des aspects tels que l'organisation des contenus, la gestion des droits d'accès et la mise en place de workflows. Il souligne l'importance de la personnalisation des espaces numériques et la nécessité d'un plan de classement commun pour faciliter la recherche et le partage d'informations. Enfin, il offre trois secrets pour garantir le succès de la GED : évaluer la maturité des pratiques documentaires, mesurer les besoins de délégation et établir une politique commune.
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La GED 3 secrets pour réussir
- 1. La GED :3 secrets pour réussir Thomas Dechilly, CTO Sollan 25/03/2008
- 2. Agenda Sommaire SOLLAN La GED: uneoffre riche et diversifiée ! Panorama fonctionnel • Situations d’usage types • Fonctions proposées par la GED • En pratique / retours d’expériences 3 secrets pour réussir Questions/réponses
- 3. La GED: Uneoffre riche et diversifiée ! Archiving & Imaging Full lifecycle management La GED Unified repository and metadata model Une offre riche et diversifiée ! Web Content Management Records Management Advanced Workflow Collaboration and Social Computing 14/01/2014 Digital Asset Management
- 4. Panorama fonctionnel Collaboratif Espaces personnalisés/ portails Archivage Record Management Formulaires eforms Processus Workflow / notification Indexation Recherche Métadonnées Fiche d’indexation Modalités d’accès Droits d’accès Fichiers Web CM KM Versions
- 5. Référentiel centralisé Besoins • • • Référentielunique pour le stockage et le partage de fichiers Outils permettant le classement et le contrôle des accès Recherche/indexation des contenus Fonctions GED • • • Stockage centralisé des fichiers Mise en place de plan(s) de classement, gestion des permissions Outils de recherche En pratique • Contexte « Absence d’outil GED » • Utilisation de disques réseaux partagés • Gestion des droits sur les répertoires et fichiers • Recherche: outils individuels (outils MS Windows ou autres). • Contexte « outil GED en place » • Besoin d’une « multitude » de modes de classement afin de répondre aux besoins spécifiques des différents services • Absence de « plan de classement » commun • Certaines difficultés pour déléguer l’administration des droits
- 6. Multiplicité des modes organisationnels Multiplicité des modes organisationnels • Organisation hiérarchique • Géographique, organique… • Organisation fonctionnelle • Projets transversaux, Business unit… Mise en place de politiques • D’organisation des contenus • Plans de classement organique • Organisation transversale ou virtuelle • De délégation de la gestion des droits/permissions • En accord avec la structure des annuaires d’entreprise
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- 13. GED/Plan de classement/liens Liens/ raccourcis Collections Catégories Résultats de requêtes…
- 14. Gestion des droits/groupes/utilisateurs Règles dedélégation pour la gestion des droits et permissions
- 15. Modalités d’accès Besoins •Accès simple et efficace du type « disque dur » • Accès depuis les applications bureautiques Fonctions GED • Offrir différents moyens (protocoles) pour accéder aux documents • Web: logique de portail, moteur de recherche • Explorateur de fichiers: simuler un accès disque • FTP: faciliter les échanges avec les autres systèmes d’information En pratique • L’interface « client lourd » ou « web » remplace généralement l’accès de type « disque dur » • Il est difficile d’interagir facilement entre son espace personnel (poste de travail) et le référentiel documentaire
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- 20. Plan de classement Principes Structure organique compatible avec l’organisation de l’annuaire afin de faciliter la gestion des droits (par délégation) Assurer la compatibilité des plans de classement dans les différents contextes d’accès (Web, CIFS, accès nomades…) Assurer la pérennité de certains « référencements » notamment lorsque des systèmes tiers utilisent le référentiel GED Mettre en place des structures assurant la multiplicité des « plans de classement »: • • • Plans de classement virtuels Structures propres à certaines GED (ex: contexte Projet), Classification transversale par catégories
- 21. Métadonnées Fiche d’indexation Besoins • Identifierles documents avec des métadonnées définies au sein d’un plan de gestion documentaire • Homogénéiser la description des documents • Rechercher les documents Fonctions GED • Décrire les documents stockés en utilisant des champs descripteurs libres ou contrôlés (liste de valeurs) • Assurer la recherche à partir de ces descripteurs En pratique • Les utilisateurs ne complètent pas exhaustivement les fiches d’indexation: trop long à remplir • Les valeurs prédéfinies ne sont pas régulièrement mises à jour ou ne correspondent pas aux besoins locaux • Les utilisateurs expriment le besoin de métadonnées spécifiques • Les métadonnées déclarées au niveau du document ne sont pas reprises automatiquement
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- 24. Processus documentaire « Workflow» Besoins • • • • • Automatiser le traitement de processus documentaires ou processus métiers (validation, approbation) Processus séquentiels et/ou parallèles Enrichissement documentaire (résumés, métadonnées, notes de révisions) – fusion d’information au sein des documents mobilisés au sein du workflow Modification des statuts documentaires (brouillon, en relecture, validé, archivé…) Notification des utilisateurs mobilisés Fonctions GED • Workflow / processus standards de validation • Atelier de modélisation de workflow (technique ou orienté utilisateur final) En pratique • • Se restreindre aux principaux processus, chercher la simplicité Peut nécessiter une intégration avec le reste du Système d’Information
- 25. Mise en œuvred’un workflow
- 26. Espaces personnalisés Portails Besoins • • «Publier » les informations de son service à une communauté Créer et maintenir une identité (principe de l’intranet) Fonctions GED • • Personnalisation d’espaces Fonctions « portail », « blog » En pratique • • • • Souvent sous-estimé lors des démarrages de projets GED Réel facteur d’appropriation de l’outil Convergence: « espace collaboratif » avec les outils de GED Remplacer les « écrans techniques » par des écrans simples et fonctionnels
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- 28. Portail Web utilisantle référentiel Alfresco
- 29. 3 secrets pourréussir 1. Mesurer la Maturité des pratiques documentaires existantes • Possibilité d’un usage « standardisé » de la GED • • Simple paramétrage des interfaces utilisateurs proposées par les GED Nécessité de mettre en place des portails métiers spécifiques • • Portails spécifiques pour chaque entité métier Dorsale documentaire commune pour la capitalisation 2. Mesurer la Criticité des besoins de délégation • Taille de l’organisation • • • Taille critique / Spécificités des organisations locales Maturité du SI (ex: annuaires d’entreprise, urbanisation) Homogénéité des pratiques documentaires • Plan de classement / Schémas de description / Processus documentaires 3. Déterminer une Politique commune pour la GED • Règles communes pour les plans de classement et la description des documents • • Processus communs • • • Assurer la capitalisation et faciliter l’ouverture et le partage de l’information Mieux collaborer Eviter les silos de pratiques et silos d’information Faciliter la mise en place d’un Archivage légal unifié
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