SOLLAN / La GED 3.0 : Quand le cloud et les réseaux sociaux bouleversent la g...
La GED 3 secrets pour réussir
1. La GED : 3 secrets pour
réussir
Thomas Dechilly, CTO Sollan
25/03/2008
2. Agenda
Sommaire
SOLLAN
La GED: une offre riche et diversifiée !
Panorama fonctionnel
• Situations d’usage types
• Fonctions proposées par la GED
• En pratique / retours d’expériences
3 secrets pour réussir
Questions/réponses
3. La GED: Une offre riche et
diversifiée !
Archiving &
Imaging
Full lifecycle
management
La GED
Unified repository and metadata model
Une offre riche et diversifiée !
Web Content Management
Records Management
Advanced Workflow
Collaboration and
Social Computing
14/01/2014
Digital Asset
Management
4. Panorama fonctionnel
Collaboratif
Espaces personnalisés / portails
Archivage
Record Management
Formulaires
eforms
Processus
Workflow / notification
Indexation
Recherche
Métadonnées
Fiche d’indexation
Modalités d’accès
Droits d’accès
Fichiers
Web CM
KM
Versions
5. Référentiel centralisé
Besoins
•
•
•
Référentiel unique pour le stockage et le partage de fichiers
Outils permettant le classement et le contrôle des accès
Recherche/indexation des contenus
Fonctions GED
•
•
•
Stockage centralisé des fichiers
Mise en place de plan(s) de classement, gestion des permissions
Outils de recherche
En pratique
•
Contexte « Absence d’outil GED »
• Utilisation de disques réseaux partagés
• Gestion des droits sur les répertoires et fichiers
• Recherche: outils individuels (outils MS Windows ou autres).
•
Contexte « outil GED en place »
• Besoin d’une « multitude » de modes de classement afin de répondre aux besoins
spécifiques des différents services
• Absence de « plan de classement » commun
• Certaines difficultés pour déléguer l’administration des droits
6. Multiplicité des modes
organisationnels
Multiplicité des modes organisationnels
• Organisation hiérarchique
• Géographique, organique…
• Organisation fonctionnelle
• Projets transversaux, Business unit…
Mise en place de politiques
• D’organisation des contenus
• Plans de classement organique
• Organisation transversale ou virtuelle
• De délégation de la gestion des droits/permissions
• En accord avec la structure des annuaires d’entreprise
15. Modalités d’accès
Besoins
• Accès simple et efficace du type « disque dur »
• Accès depuis les applications bureautiques
Fonctions GED
• Offrir différents moyens (protocoles) pour accéder aux documents
• Web: logique de portail, moteur de recherche
• Explorateur de fichiers: simuler un accès disque
• FTP: faciliter les échanges avec les autres systèmes d’information
En pratique
• L’interface « client lourd » ou « web » remplace généralement
l’accès de type « disque dur »
• Il est difficile d’interagir facilement entre son espace personnel
(poste de travail) et le référentiel documentaire
20. Plan de classement
Principes
Structure organique compatible avec l’organisation de l’annuaire afin
de faciliter la gestion des droits (par délégation)
Assurer la compatibilité des plans de classement dans les différents
contextes d’accès (Web, CIFS, accès nomades…)
Assurer la pérennité de certains « référencements » notamment lorsque
des systèmes tiers utilisent le référentiel GED
Mettre en place des structures assurant la multiplicité des « plans de
classement »:
•
•
•
Plans de classement virtuels
Structures propres à certaines GED (ex: contexte Projet),
Classification transversale par catégories
21. Métadonnées
Fiche d’indexation
Besoins
•
Identifier les documents avec des métadonnées définies au sein
d’un plan de gestion documentaire
• Homogénéiser la description des documents
• Rechercher les documents
Fonctions GED
• Décrire les documents stockés en utilisant des champs descripteurs
libres ou contrôlés (liste de valeurs)
• Assurer la recherche à partir de ces descripteurs
En pratique
• Les utilisateurs ne complètent pas exhaustivement les fiches
d’indexation: trop long à remplir
• Les valeurs prédéfinies ne sont pas régulièrement mises à jour ou
ne correspondent pas aux besoins locaux
• Les utilisateurs expriment le besoin de métadonnées spécifiques
• Les métadonnées déclarées au niveau du document ne sont pas
reprises automatiquement
24. Processus documentaire
« Workflow »
Besoins
•
•
•
•
•
Automatiser le traitement de processus documentaires ou processus
métiers (validation, approbation)
Processus séquentiels et/ou parallèles
Enrichissement documentaire (résumés, métadonnées, notes de
révisions) – fusion d’information au sein des documents mobilisés au sein
du workflow
Modification des statuts documentaires (brouillon, en
relecture, validé, archivé…)
Notification des utilisateurs mobilisés
Fonctions GED
• Workflow / processus standards de validation
• Atelier de modélisation de workflow (technique ou orienté
utilisateur final)
En pratique
•
•
Se restreindre aux principaux processus, chercher la simplicité
Peut nécessiter une intégration avec le reste du Système d’Information
26. Espaces personnalisés
Portails
Besoins
•
•
« Publier » les informations de son service à une communauté
Créer et maintenir une identité (principe de l’intranet)
Fonctions GED
•
•
Personnalisation d’espaces
Fonctions « portail », « blog »
En pratique
•
•
•
•
Souvent sous-estimé lors des démarrages de projets GED
Réel facteur d’appropriation de l’outil
Convergence: « espace collaboratif » avec les outils de GED
Remplacer les « écrans techniques » par des écrans simples et
fonctionnels
29. 3 secrets pour réussir
1. Mesurer la Maturité des pratiques documentaires existantes
•
Possibilité d’un usage « standardisé » de la GED
•
•
Simple paramétrage des interfaces utilisateurs proposées par les GED
Nécessité de mettre en place des portails métiers spécifiques
•
•
Portails spécifiques pour chaque entité métier
Dorsale documentaire commune pour la capitalisation
2. Mesurer la Criticité des besoins de délégation
•
Taille de l’organisation
•
•
•
Taille critique / Spécificités des organisations locales
Maturité du SI (ex: annuaires d’entreprise, urbanisation)
Homogénéité des pratiques documentaires
•
Plan de classement / Schémas de description / Processus documentaires
3. Déterminer une Politique commune pour la GED
•
Règles communes pour les plans de classement et la description des documents
•
•
Processus communs
•
•
•
Assurer la capitalisation et faciliter l’ouverture et le partage de l’information
Mieux collaborer
Eviter les silos de pratiques et silos d’information
Faciliter la mise en place d’un Archivage légal unifié