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24/06/2014
Christine FORET, Consulting manager DEMAT
Paul TERRAY, Consulting Manager GED
Dématérialisation des processus
métiers et GED transverse : la
bonne équation?
Avec les éditeurs
Sommaire
A propos de Sollan
Esprit ECM
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 2
Sollan
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 3
A propos de Sollan
 Société franco-anglaise fondée en 2001.
 Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM).
 Présence en France, UK (siège), Pologne, Espagne et Belgique.
 60 collaborateurs
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
Quelques références
Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 5
Sollan EIM360
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 6
L’esprit EIM360
 Des événements trimestriels
 Des déjeuners-débats autour d’une thématique
d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain,
parfois « sensible » ou polémique.
 Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage
pour appréhender les problématiques de chacun.
 L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs
majeurs du marché.
 La contribution des entreprises et organisations autour
d’une problématique commune.
Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
Question du jour
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 8
Pourquoi un EIM360, Dématérialisation & GED transverse ?
 Problématique récurrente constatée sur le terrain.
 Développement de la dématérialisation en réponse à des
besoins métiers.
• Adressant un processus spécifique ;
• Soumises à des contraintes juridiques particulières ;
• Dépendantes/intégrées à des applicatifs Métiers (compta/finances,
RH, logistique, ADV, juridique/fiscal… ) ;
• Solutions très spécialisées, à forte valeur ajoutée.
Question du jour
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 9
 Nous constatons un besoin de :
• Sortir d’une logique de silos ;
• Partager l’information et les pièces numériques :
• Entre plusieurs départements dans l’organisation.
• En vue des échanges avec les tiers.
Pourquoi un EIM360, Dématérialisation & GED transverse ?
 Se pose alors les problématiques suivantes :
• Politique de gestion documentaire et outils associés ;
• Lien à établir entre les applications métiers et la GED ;
• L’urbanisation et l’alignement du SI sur la stratégie de l’entreprise.
Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 10
Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 11
Derrière le concept…
Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique
=
Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.
 La dématérialisation peut s’appliquer :
• Aux supports qui véhiculent les données.
• Aux flux d’informations.
• Aux processus métiers.
Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Enjeux et facteurs déclenchants
 Enjeux
• Mise en conformité, qualité et traçabilité.
• Optimisation des processus.
• Réduction des coûts administratifs.
• Création de valeur et différentiation.
 Facteurs concourant à la multiplication des projets
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Evolution/pression du marché Facteurs technologiques/solutions
Facteurs économiques Facteurs règlementaires/politiques
Projets de dématérialisation
Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 13
Les besoins métiers appellent des solutions
spécialisées
PaiementPaiement
Recouvrement
Trésorerie
Sourcing
Paie
Composition
Fabrication
Liasse fiscale
Taxes
Contrôles
Market Achats Ventes Finances RH Prod.Fiscalité Qualité
Procédures
Manuels
Déclaratif
Prospection
Parc client
Commandes
Facture
fournisseurs
Commandes
Facture
clients
Déclaration
FournisseursClients
Organismes
sociaux
SalariéEtatBanques CitoyenProspects
Productivit
é
Efficienc
e
Concurrence
Sécurité
Service
Conformit
é Mobilité
Contrainte
s
Economies
R.O.I Qualité
Traçabilité
Mondialisatio
n
Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 14
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Customer 1Four Type 3 PDF Signé
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Customer 1Four Type 4 Fichier structuré
(289VII – 3 CGI)
Customer 1Four Type 2 PDF
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Dématérialisation fiscale
Customer 1Four Type 1
Vidéocodage
Contrôles
Enrichisseme
nts
ERP/Applicationcomptable
SCAN/LAD
WORFLOW
de validation
Intégration
comptable
Archivage à valeur probatoire
Organisation
Solution sur site Solution externaliséeSolution mixte
ERP
COMPTABILITE
FINANCES
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 15
Dématérialisation
PJ
Archivage à valeur
probatoire
_ originaux papier
_ originaux électro
Scan/LAD-RAD
Dématérialisation
Fiscale
Exemple : factures de dépenses et passage PESV2 (Aller)
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automatisation
des traitements
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Dématérialisation
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 16
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 Je veux :
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Dématérialisation et GED
transverse
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 En matière de GED transverse, j’appréhende :
• La dépendance aux autres départements de mon organisation ;
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A propos de Sollan
Esprit EIM360
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Dématérialisation
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Points de vue partenaires
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3432481
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27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 21
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27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 22
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27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 23
Apport d’une GED transverse
 Accès unifiée à l’information
• Forme documentaire simple à appréhender
• Document « image » ou rematérialisation
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• Avec un coût de licence unique
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• Gestion des « pièces justificatives »
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GED
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 24
Apport d’une GED transverse
 Urbanisation du SI
• Sauvegarde unique
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Sommaire
A propos de Sollan
Esprit EIM360
Question du jour
Dématérialisation
GED
Points de vue partenaires
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25
Société
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 26
Groupe présent sur 4 métiers de la chaîne documentaire
Point de vue
Viser l’optimisation des process et la valorisation de
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CONSTAT
1. Constat d’un fort cloisonnement entre les services/métiers
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2. La cohabitation d’une diversité d’applications et de flux
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3. La spécialisation des offres Métiers ou Sectorielles sur la
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Société
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 29
Leader de l’intégration & collaboration B2B
 L’un des 10 premiers éditeurs français, opérateur SaaS
• Solutions d’optimisation des processus et de réduction des couts dans
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• Cession activité historique ERP en mai 2014 à Aurea
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• 350 collaborateurs et 6 filiales : BE, BR, ES, FR, IT, PT
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• Société fondée en 1990, cotée en bourse sur Alternext
 Gamme Generix Collaborative Intégration
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Point de vue
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27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 32
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Solution
Point de vue
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 34
Constat : 2 approches projets différentes.
 Automatiser les processus
• Projet porté par le métier / impacte un nombre de personnes réduit
• Enjeux facilement identifiables et ROI plus facile à démontrer
 Mettre en place une GED Transverse
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VISION
Société
27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 35
Au cœur du marché de la capture documentaire
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27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 36
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27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 37
Au cœur du marché de la capture documentaire
 « Regard extérieur » : les 2 cas existent sur le terrain
• Fonction des organisations, de leur typologie, des volumétries, de
la nature des pièces concernées…. :
• Choix d’une GED verticale dans applicatif métier ;
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GED.
SOLLAN France
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Dématérialisation des processus métiers et GED transverse : La bonne équation?

  • 1. 24/06/2014 Christine FORET, Consulting manager DEMAT Paul TERRAY, Consulting Manager GED Dématérialisation des processus métiers et GED transverse : la bonne équation? Avec les éditeurs
  • 2. Sommaire A propos de Sollan Esprit ECM Question du jour Dématérialisation GED Points de vue partenaires 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 2
  • 3. Sollan 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 3 A propos de Sollan  Société franco-anglaise fondée en 2001.  Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM).  Présence en France, UK (siège), Pologne, Espagne et Belgique.  60 collaborateurs
  • 4. 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4 Quelques références
  • 5. Sommaire A propos de Sollan Esprit EIM360 Question du jour Dématérialisation GED Points de vue partenaires 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 5
  • 6. Sollan EIM360 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 6 L’esprit EIM360  Des événements trimestriels  Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou polémique.  Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour appréhender les problématiques de chacun.  L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du marché.  La contribution des entreprises et organisations autour d’une problématique commune.
  • 7. Sommaire A propos de Sollan Esprit EIM360 Question du jour Dématérialisation GED Points de vue partenaires 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
  • 8. Question du jour 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 8 Pourquoi un EIM360, Dématérialisation & GED transverse ?  Problématique récurrente constatée sur le terrain.  Développement de la dématérialisation en réponse à des besoins métiers. • Adressant un processus spécifique ; • Soumises à des contraintes juridiques particulières ; • Dépendantes/intégrées à des applicatifs Métiers (compta/finances, RH, logistique, ADV, juridique/fiscal… ) ; • Solutions très spécialisées, à forte valeur ajoutée.
  • 9. Question du jour 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 9  Nous constatons un besoin de : • Sortir d’une logique de silos ; • Partager l’information et les pièces numériques : • Entre plusieurs départements dans l’organisation. • En vue des échanges avec les tiers. Pourquoi un EIM360, Dématérialisation & GED transverse ?  Se pose alors les problématiques suivantes : • Politique de gestion documentaire et outils associés ; • Lien à établir entre les applications métiers et la GED ; • L’urbanisation et l’alignement du SI sur la stratégie de l’entreprise.
  • 10. Sommaire A propos de Sollan Esprit EIM360 Question du jour Dématérialisation GED Points de vue partenaires 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 10
  • 11. Dématérialisation 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 11 Derrière le concept… Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique = Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.  La dématérialisation peut s’appliquer : • Aux supports qui véhiculent les données. • Aux flux d’informations. • Aux processus métiers.
  • 12. Dématérialisation 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12 Enjeux et facteurs déclenchants  Enjeux • Mise en conformité, qualité et traçabilité. • Optimisation des processus. • Réduction des coûts administratifs. • Création de valeur et différentiation.  Facteurs concourant à la multiplication des projets 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12 Evolution/pression du marché Facteurs technologiques/solutions Facteurs économiques Facteurs règlementaires/politiques Projets de dématérialisation
  • 13. Dématérialisation 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 13 Les besoins métiers appellent des solutions spécialisées PaiementPaiement Recouvrement Trésorerie Sourcing Paie Composition Fabrication Liasse fiscale Taxes Contrôles Market Achats Ventes Finances RH Prod.Fiscalité Qualité Procédures Manuels Déclaratif Prospection Parc client Commandes Facture fournisseurs Commandes Facture clients Déclaration FournisseursClients Organismes sociaux SalariéEtatBanques CitoyenProspects Productivit é Efficienc e Concurrence Sécurité Service Conformit é Mobilité Contrainte s Economies R.O.I Qualité Traçabilité Mondialisatio n
  • 14. Dématérialisation 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 14 Exemple du traitement de la Facturation Fournisseurs Customer 1Four Type 3 PDF Signé (289 VII – 2 CGI) Customer 1Four Type 4 Fichier structuré (289VII – 3 CGI) Customer 1Four Type 2 PDF (289 VII -1 CGI) Dématérialisation fiscale Customer 1Four Type 1 Vidéocodage Contrôles Enrichisseme nts ERP/Applicationcomptable SCAN/LAD WORFLOW de validation Intégration comptable Archivage à valeur probatoire Organisation Solution sur site Solution externaliséeSolution mixte
  • 15. ERP COMPTABILITE FINANCES 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 15 Dématérialisation PJ Archivage à valeur probatoire _ originaux papier _ originaux électro Scan/LAD-RAD Dématérialisation Fiscale Exemple : factures de dépenses et passage PESV2 (Aller) Intégration GED Dossiers Pièces de factures Validation et automatisation des traitements comptables e- Parapheur Comptable public+ Génération des • Mandats • Titres • Bordereaux Pièces justificatives Dématérialisation ACTES Contrôle de légalité TDT
  • 16. Dématérialisation 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 16 Points de vue métiers : ce que je veux  Je veux : • Répondre à mes besoins « métiers » stratégiques ; • Répondre aux contraintes légales, dans les temps ; • Une solution adaptée à la spécificité de mes besoins « métiers » ; • Maîtriser mon Retour sur Investissement.  Je comprends la nécessité : • De partager l’information, lutter contre son cloisonnement ; • D’optimiser la gouvernance de l’information ; • D’optimiser les budgets en évitant la redondance des licences.
  • 17. Dématérialisation et GED transverse 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 17 Points de vue métiers : ce que je crains  En matière de GED transverse, j’appréhende : • La dépendance aux autres départements de mon organisation ; • La difficulté à arbitrer des besoins hétérogènes ; • La répartition budgétaire de prise en charge d’une solution partagée ; • La perte de maîtrise du temps ; • … et de mon ROI. Comment arbitrer ?
  • 18. Sommaire A propos de Sollan Esprit EIM360 Question du jour Dématérialisation GED Points de vue partenaires 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 18
  • 19. Qu’est –ce que la GED ? Gestion Électronique de Documents = Outil de stockage, classement, suivi, recherche de fichiers  Composant Technique 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 19 GED
  • 20. Problématiques répondues par les GED 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 20 GED Collaborative Référentiel Dématérialisation 3432481
  • 21. GED transversale 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 21 GED Consultation & Gestion transverse Projets (PV, etc.) Réception Démat. Vidéocodage / Enrichissement Intégration IT métier / Traitement Consultation métier Marchés Nativement dématérialisé Contrôle / Enrichissement Intégration IT métier / Traitement Consultation métier Factures Réception Démat. Vidéocodage / Enrichissement Intégration IT métier / Traitement Consultation métier
  • 22. GED 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 22 Accès à l’information dématérialisée Accès métier Accès transverse IT métier IT métier IT métier GED Dossier
  • 23. GED 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 23 Apport d’une GED transverse  Accès unifiée à l’information • Forme documentaire simple à appréhender • Document « image » ou rematérialisation • Regroupée selon une logique transverse • Avec un coût de licence unique  Fédération des services documentaires • Gestion des « pièces justificatives » • Gestion du « Record Management » • Envoi en archivage
  • 24. GED 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 24 Apport d’une GED transverse  Urbanisation du SI • Sauvegarde unique • Administration globale • Compétence unifiée • Moteur de recherche global
  • 25. Sommaire A propos de Sollan Esprit EIM360 Question du jour Dématérialisation GED Points de vue partenaires 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25
  • 26. Société 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 26 Groupe présent sur 4 métiers de la chaîne documentaire
  • 28. Viser l’optimisation des process et la valorisation de l’information CONSTAT 1. Constat d’un fort cloisonnement entre les services/métiers des entreprises. 2. La cohabitation d’une diversité d’applications et de flux amène progressivement une volonté d’urbanisation autour d’une GED Transverse et Multicanal. 3. La spécialisation des offres Métiers ou Sectorielles sur la base suppose : • la prise en compte préalable des besoins d’interopérabilité et de partage des données. • la stricte prise en compte des enjeux Métiers : confiance, sécurité, SLA, ... Point de vue
  • 29. Société 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 29 Leader de l’intégration & collaboration B2B  L’un des 10 premiers éditeurs français, opérateur SaaS • Solutions d’optimisation des processus et de réduction des couts dans les domaines de la logistique, l’intégration et la collaboration B2B • Cession activité historique ERP en mai 2014 à Aurea • 50 M€ CA dont 65 % en facturation licence, maintenance et SaaS • 350 collaborateurs et 6 filiales : BE, BR, ES, FR, IT, PT • 20 distributeurs couvrant 25 pays • Société fondée en 1990, cotée en bourse sur Alternext  Gamme Generix Collaborative Intégration • Intégrer, collaborer, gouverner et déployer • 50 % du revenu Generix Group • Leader marché EDI en France, l’un des 3 premiers en Europe • Près de 2 millions de messages/documents B2B/jour en SaaS • 5 000 clients dont 1 500 en dématérialisation des factures
  • 31. Point de vue 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 31
  • 32. Société 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 32 Focus métier et automatisation des processus : valeur ajoutée
  • 34. Point de vue 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 34 Constat : 2 approches projets différentes.  Automatiser les processus • Projet porté par le métier / impacte un nombre de personnes réduit • Enjeux facilement identifiables et ROI plus facile à démontrer  Mettre en place une GED Transverse • Porté par la DSI / impacte toute l’entreprise • ROI plus difficile à démontrer VISION
  • 35. Société 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 35 Au cœur du marché de la capture documentaire
  • 36. Offre 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 36 Offre de scanners et offre software
  • 37. Point de vue 27/06/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 37 Au cœur du marché de la capture documentaire  « Regard extérieur » : les 2 cas existent sur le terrain • Fonction des organisations, de leur typologie, des volumétries, de la nature des pièces concernées…. : • Choix d’une GED verticale dans applicatif métier ; • Choix d’une GED transverse, avec remise à plat de l’existant.  Exemple : Dématérialisation des Dossiers clients/patients dans les secteurs Banques-Assurances, Santé… • Numérisation des justificatifs clients en agences, • Interfaçage avec le SI client, avec parfois de multiples ERP et outils de GED.
  • 38. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Sollan France

Notes de l'éditeur

  1. Mise en place de politiques publiques pour encourager la dématérialisation des échanges et des procédures. "moderniser l’administration » : Démat des marchés publics, HELIOS Contrôle de légalité ACTES
  2. Le lien entre traitements comptables et dématérialisation La dématérialisation concerne les documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire… qui vont être intégrés dans le traitement de l’information financière. 83 % des professionnels de l’informatique déclarent gérer plus de 150 applications au sein de leur entreprise
  3. Coordination des projets HELIOS et ACTES, et vision globale Etablir des points constants de recouvrement au niveau, par exemple : Des pièces concernées, adressées à la fois aux services préfectoraux pour contrôle de légalité et aux comptables publics (Administration générale, dépenses de personnel, marchés publics, interventions sociales, etc.) ; Des processus de traitement et des acteurs impliqués ; Des briques applicatives ou solutions «partagées » (outil de signature, GED, archivage électronique à valeur probatoire, etc.).