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Mener un projet de GED
Les 6 étapes incontournables
Jean-Philippe Anthoine
Consultant GED,
Sollan
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A propos de Sollan
Les 6 étapes incontournables d’un projet de
GED
Q & A
A propos de Sollan
I
A propos de Sollan
Société franco-anglaise
fondée en 2001.
60 collaborateurs
Conseil en gestion de contenus numériques
et transition digitale
Intégration ECM et développements
spécifiques
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Les 6 étapes
incontournables d’un
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Les 6 étapes incontournables d’un projet de GED
7
1
Appréhender
le contexte et
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la diversité
des solutions
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oeuvre
5
Organiser la
reprise de
l’existant
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Penser l’usage
6
Accompagner
le
changement
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Caractéristiques d’une GED
GED = Gestion électronique de documents
9
Que change la dématérialisation?
• Un fichier ne se gère pas comme un document papier:
• Il se copie, il se transmet, il se sauvegarde, il se supprime, il se reclasse beaucoup plus simplement
• Il peut se tracer, se modifier, se retrouver
• Il est moins pérenne
• Réfléchir à l’ensemble de ces possibilités, et revoir la gouvernance autour des
documents:
• Qui peut faire quoi? Lire, modifier, supprimer, imprimer, copier
• Qui doit faire quoi? Classer, conserver, éliminer, assurer la pérennité
• Et repenser d’autres éléments:
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• Mêmes questions concernant les documents nativement électroniques déposés
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10
Qu’apporte un outil de GED?
• L’outil de GED propose des fonctionnalités pour effectuer
toutes ces opérations: nécessité de définir précisément ces
règles:
• Document par document
• Dossier par dossier
• Globalement dans l’entreprise, avec cohérence
 La GED exige une revue de la gouvernance du document et
aborde la question de façon beaucoup plus transverse. Ce travail
requiert un appui fort de la direction.
11
Penser l’usage
2
Différents usages
13
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Référentiel
Dossiers
Différents besoins
• Le classement du document n’est pas la finalité de la GED; il s’agit
plutôt de son utilisation ultérieure
• La GED doit être envisagée comme un service rendu à l’utilisateur
• Garder à l’esprit que la qualification des documents sert davantage les
utilisateurs futurs du document, que celui qui indexe  la plus-value
d’un classement riche est donc moins évidente pour celui qui fait
l’effort de classement
• Ce service peut être donné par l’intermédiaire d’une autre application:
application métier, portail, etc.
 Les caractéristiques de classement des documents doivent prendre en
considération les utilisations futures (besoins et usages) :
• Limiter les efforts de gestion documentaire à leur strict minimum
• Les processus utilisateurs des documents doivent guider le paramétrage de la GED
14
Comprendre la
diversité des
solutions
3
Une diversité de solutions
16
…
Mettre en œuvre
4
Mettre en œuvre
• Une GED trop riche peut se révéler contre-productive: les
utilisateurs ne prendront pas la peine de renseigner tous
les critères exigés, surtout s’ils n’en perçoivent pas la
valeur
• Avec les progrès des outils de recherche, le besoin de
qualifier de manière riche n’est plus aussi nécessaire pour
permettre l’utilisation des documents
Simplifier au maximum le plan de classement, les
métadonnées, les types de documents, la sécurité, etc. pour
favoriser l’efficacité et l’acceptation par les utilisateurs
18
Organiser la reprise
de l’existant
5
Organiser la reprise de l’existant
• Organiser la reprise d’un existant est une partie risquée du projet, et
doit donc être abordée dès le démarrage
20
Technique
• De mieux en mieux
maitrisée:
• Systèmes de plus en
plus ouverts
• Respectueux de
standard
Fonctionnel
• Ardu si les systèmes
repris ne gèrent pas les
documents de la même
façon:
• Raisons techniques
• Evolution du besoin
Organisationnel
• Tourne essentiellement
autour de deux points:
• Périmètre de la reprise
• Calendrier et continuité
des affaires
Accompagner le
changement
6
Accompagner le changement
• Que l’on implante un nouveau système, ou que l’on remplace un outil,
le quotidien des utilisateurs va changer
• Les utilisateurs seront sollicités pour permettre de définir les
fonctionnalités du système. Ils seront donc informés très rapidement
que des changements se produiront, sans savoir précisément
lesquels:
• Propagation d’information plus ou moins juste au travers de l’entreprise en phase de
réalisation
• Résistance potentiellement alimentée par des expériences passées douloureuses
• Il est souhaitable d’aborder l’accompagnement des utilisateurs très en
amont pour susciter leur intérêt, augmenter leur implication et réduire
le risque de rejet
22
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Webinar | Mener un projet de GED : Les 6 étapes incontournables !

  • 1. Webinar Mener un projet de GED Les 6 étapes incontournables
  • 3. Programme A propos de Sollan Les 6 étapes incontournables d’un projet de GED Q & A
  • 4. A propos de Sollan I
  • 5. A propos de Sollan Société franco-anglaise fondée en 2001. 60 collaborateurs Conseil en gestion de contenus numériques et transition digitale Intégration ECM et développements spécifiques Trimly, Solution de gestion photos, vidéos et sons Spécialiste de l’information numérique
  • 6. Les 6 étapes incontournables d’un projet de GED II
  • 7. Les 6 étapes incontournables d’un projet de GED 7 1 Appréhender le contexte et enjeux 3 Comprendre la diversité des solutions 4 Mettre en oeuvre 5 Organiser la reprise de l’existant 2 Penser l’usage 6 Accompagner le changement
  • 9. Caractéristiques d’une GED GED = Gestion électronique de documents 9
  • 10. Que change la dématérialisation? • Un fichier ne se gère pas comme un document papier: • Il se copie, il se transmet, il se sauvegarde, il se supprime, il se reclasse beaucoup plus simplement • Il peut se tracer, se modifier, se retrouver • Il est moins pérenne • Réfléchir à l’ensemble de ces possibilités, et revoir la gouvernance autour des documents: • Qui peut faire quoi? Lire, modifier, supprimer, imprimer, copier • Qui doit faire quoi? Classer, conserver, éliminer, assurer la pérennité • Et repenser d’autres éléments: • Comment les retrouver, en assurer l’accès, la sécurité, la traçabilité • Mêmes questions concernant les documents nativement électroniques déposés sur des lecteurs réseaux, contenus dans les mails ou les applications métiers 10
  • 11. Qu’apporte un outil de GED? • L’outil de GED propose des fonctionnalités pour effectuer toutes ces opérations: nécessité de définir précisément ces règles: • Document par document • Dossier par dossier • Globalement dans l’entreprise, avec cohérence  La GED exige une revue de la gouvernance du document et aborde la question de façon beaucoup plus transverse. Ce travail requiert un appui fort de la direction. 11
  • 14. Différents besoins • Le classement du document n’est pas la finalité de la GED; il s’agit plutôt de son utilisation ultérieure • La GED doit être envisagée comme un service rendu à l’utilisateur • Garder à l’esprit que la qualification des documents sert davantage les utilisateurs futurs du document, que celui qui indexe  la plus-value d’un classement riche est donc moins évidente pour celui qui fait l’effort de classement • Ce service peut être donné par l’intermédiaire d’une autre application: application métier, portail, etc.  Les caractéristiques de classement des documents doivent prendre en considération les utilisations futures (besoins et usages) : • Limiter les efforts de gestion documentaire à leur strict minimum • Les processus utilisateurs des documents doivent guider le paramétrage de la GED 14
  • 16. Une diversité de solutions 16 …
  • 18. Mettre en œuvre • Une GED trop riche peut se révéler contre-productive: les utilisateurs ne prendront pas la peine de renseigner tous les critères exigés, surtout s’ils n’en perçoivent pas la valeur • Avec les progrès des outils de recherche, le besoin de qualifier de manière riche n’est plus aussi nécessaire pour permettre l’utilisation des documents Simplifier au maximum le plan de classement, les métadonnées, les types de documents, la sécurité, etc. pour favoriser l’efficacité et l’acceptation par les utilisateurs 18
  • 19. Organiser la reprise de l’existant 5
  • 20. Organiser la reprise de l’existant • Organiser la reprise d’un existant est une partie risquée du projet, et doit donc être abordée dès le démarrage 20 Technique • De mieux en mieux maitrisée: • Systèmes de plus en plus ouverts • Respectueux de standard Fonctionnel • Ardu si les systèmes repris ne gèrent pas les documents de la même façon: • Raisons techniques • Evolution du besoin Organisationnel • Tourne essentiellement autour de deux points: • Périmètre de la reprise • Calendrier et continuité des affaires
  • 22. Accompagner le changement • Que l’on implante un nouveau système, ou que l’on remplace un outil, le quotidien des utilisateurs va changer • Les utilisateurs seront sollicités pour permettre de définir les fonctionnalités du système. Ils seront donc informés très rapidement que des changements se produiront, sans savoir précisément lesquels: • Propagation d’information plus ou moins juste au travers de l’entreprise en phase de réalisation • Résistance potentiellement alimentée par des expériences passées douloureuses • Il est souhaitable d’aborder l’accompagnement des utilisateurs très en amont pour susciter leur intérêt, augmenter leur implication et réduire le risque de rejet 22
  • 23. Démarche Nous vous accompagnons afin de faciliter vos prises de décision en amont de vos projets numériques. Projets au forfait Régie Missions de cadrage Schémas stratégiques et directeurs Préconisations de solutions 23 Feuille de route Consulting
  • 25. THANK YOU! Gestion de l’information : Passez au collaboratif pour améliorer votre efficacité opérationnelle. Retrouvez-nous au stand B23 ! www.sollan.com Any questions ? contact@sollan.com 01 48 51 15 40