Webinar | Dématérialisation des marchés publics : comment s'y prendre ?
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Avec l'objectif de 100% de marchés publics dématérialisés dès octobre 2018, la dématérialisation de la commande publique est en marche. Au travers de ce webinar, découvrez les enjeux sous-jacents pour bien cadrer votre projet et éviter les points de blocage.
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- 1. Webinar Dématérialisation des marchés publics : comment s'y prendre ?
- 3. A propos de Sollan I
- 4. A propos de Sollan Société franco-anglaise fondée en 2001. 60 collaborateurs Conseil en gestion de contenus numériques et transition digitale Intégration ECM et développements spécifiques Trimly, Solution de gestion photos, vidéos et sons Spécialiste de l’information numérique
- 6. Exposé II
- 7. Chiffres clés 9 Dépenses courantes des collectivités locales et EPCI en milliards d'€ 45,4 Mds € en 2014 49 Mds € projetés en 2020 Commande publique 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Part de la commande publique dans le PIB
- 8. Chiffres clés 10 1 acheteur européen sur 2 est français 1 procédure sur 2 en Europe est publiée en France
- 9. Chiffres clés 11 Moins de 5 % des procédures sont dématérialisées au-delà de la publicité Seuls 15 % des marchés font à ce jour l’objet d’au moins une réponse électronique
- 10. Les marchés publics 12 Définition Marché publics Commande publique La législation prévoie trois types de besoins couverts par les marchés publics… … et repose sur trois principes fondamentaux Réglementation en vigueur •- Ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics •- Décret n° 2016- 360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics Caractéristiques de la commande publique
- 11. La dématérialisation : un périmètre en extension 13 Projets de dématérialisation Facteurs économiques Contexte conjoncturel et structurel Facteurs Règlementaires Assouplissement, incitation, contrainte Evolution / pression du marché Marché en expansion et effet réseau Facteurs Technologiques Maturité des solutions
- 12. Contraintes réglementaires de la dématérialisation de la passation des marchés publics 14 L’acheteur ne peut refuser les candidatures et les offres électronique pour tous les marchés 2010 2012 2016 2017 2018 L’acheteur peut imposer la réponse électronique pour toutes les procédures formalisées La réponse électronique est obligatoire pour toutes les procédures formalisées dans le domaine informatique La procédure électronique devient la règle pour les centrales d’achat L’acheteur ne peut refuser les candidatures et les offres électroniques pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT La procédure électronique devient la règle pour tous les acheteurs Les candidatures et les offres n’ont pas à être signées Toutefois l'acheteur peut imposer la signature des offres s'il le prévoit dans le règlement de la consultation ou dans l'avis de publicité Les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents justificatifs que l'acheteur peut obtenir directement par le biais d'un système électronique
- 13. 15 Identification du besoin Définition du besoin Validation du besoin Choix de la procédure Rédaction du DCEValidation du DCE Présentation à l’organe délibérant* Passage en Commission d’appel d’offre* Transmission au contrôle de légalité* Publication du marché Réception des offres Ouverture des plis Analyse des offres Publication de l’avis d’attribution Information candidats non retenus Notification candidat retenu Signature acte engagement Attribution du marché Archivage * Etapes optionnelles Présentation à l’organe délibérant* Processus de gestion des séances de l’organe délibérant Processus de production d’actes exécutoires Macro processus de passation des marchés publics
- 14. 16 Macro processus de passation des marchés publics Identification du besoin Définition du besoin Validation du besoin Choix de la procédure Rédaction du DCEValidation du DCE Présentation à l’organe délibérant* Passage en Commission d’appel d’offre* Transmission au contrôle de légalité* Publication du marché Réception des offres Ouverture des plis Analyse des offres Publication de l’avis d’attribution Information candidats non retenus Notification candidat retenu Signature acte engagement Attribution du marché Archivage * Etapes optionnelles Passage en Commission d’appel d’offre* Processus de gestion des commissions d’appel d’offre
- 15. 17 Macro processus de passation des marchés publics Identification du besoin Définition du besoin Validation du besoin Choix de la procédure Rédaction du DCEValidation du DCE Présentation à l’organe délibérant* Passage en Commission d’appel d’offre* Transmission au contrôle de légalité* Publication du marché Réception des offres Ouverture des plis Analyse des offres Publication de l’avis d’attribution Information candidats non retenus Notification candidat retenu Signature acte engagement Attribution du marché Archivage * Etapes optionnelles Processus d’exécution des marchés Processus d’exécution budgétaire et comptable Signature acte engagement
- 16. 18 Macro processus de passation des marchés publics Identification du besoin Définition du besoin Validation du besoin Choix de la procédure Rédaction du DCEValidation du DCE Présentation à l’organe délibérant* Passage en Commission d’appel d’offre* Transmission au contrôle de légalité* Publication du marché Réception des offres Ouverture des plis Analyse des offres Publication de l’avis d’attribution Information candidats non retenus Notification candidat retenu Signature acte engagement Attribution du marché Archivage * Etapes optionnelles Processus de transmission des actes soumis au contrôle de légalité Transmission au contrôle de légalité*
- 17. 19 Macro processus de passation des marchés publics Identification du besoin Définition du besoin Validation du besoin Choix de la procédure Rédaction du DCEValidation du DCE Présentation à l’organe délibérant* Passage en Commission d’appel d’offre* Transmission au contrôle de légalité* Publication du marché Réception des offres Ouverture des plis Analyse des offres Publication de l’avis d’attribution Information candidats non retenus Notification candidat retenu Signature acte engagement Attribution du marché Archivage * Etapes optionnelles + Processus d’ouverture des données publiques Processus d’archivage des documents électroniques Archivage
- 18. Evolution des enjeux autour de la commande publique 20 • Besoin • Procédure • Tactique d’achat • Principes à respecter Enjeux essentiellement juridiques Dimension interne • Tissu économique • Emiettement • Politiques d’achat • Pilotage Enjeux économique et d’efficience de l’administration Dimension externe • Enjeux stratégiques • Fonctions achat • Mutualisation • Dématérialisation Tendance
- 19. Caractéristiques de la démat. dans le domaine de la commande publique 21 Unpérimètreprotéiforme •Mobilise de nombreux processus… •qui font appel à sous-processus… •qui alimentent d’autre processus Uncadrelégalquis’étoffe •Loi NOTRe •Ordonnance relative au développement de la facturation électronique •… •Des décrets d’application Desopportunités stratégiques Réingénierie des processus Politique achat & fonction achat Modernisation des échanges Pilotage des données financières Transparence de l’action publique
- 20. Comment se lancer ? 22 Enjeu stratégique Ce que veut faire l’organisation Enjeu opérationnel Ce que peut faire l’organisation Enjeu réglementaire Ce que doit faire l’organisation 1. Poser les enjeux 2. Positionner la commande publique dans ce triptyque et évaluer la maturité de l’organisation sur le sujet 3. Définir le périmètre d’intervention souhaité 4. Produire la feuille de route de la commande publique
- 21. Impacts sur le système d’information 23 Gestion des documents électroniques Intégration & urbanisation Acquisitions logicielles Plateformes de publication Profils d’acheteurs Applications métiers Interfaces Connecteurs Sécurité du SI
- 22. Démarche Nous vous accompagnons afin de faciliter vos prises de décision en amont de vos projets numériques. Projets au forfait Régie Missions de cadrage Schémas stratégiques et directeurs Préconisations de solutions 24 Feuille de route Consulting
- 23. Merci ! Retrouvez nous sur le salon Documation les 29 et 30 mars 2017 – Stand B23 www.sollan.com Des questions ? contact@sollan.com
Notes de l'éditeur
- Société franco-anglaise fondée en 2001 Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM). Sollan xxx l’ensemble des problématiques de la chaîne documentaire, de la dématérialisation à l’archivage, en passant par la gestion électronique de documents (GED) ou encore la production structurée (secteur de niche sur lequel Sollan a acquis une forte expertise notamment dans l'industrie avec des références comme Airbus Military, Editions Francis Lefebvre, etc.). {adapter selon le besoin du prospect avec les différentes expertises Sollan DAM, Moteurs de recherche, etc.}
- Dire pourquoi on a choisi ce thème en introduction : pbtq marché qui surgit toujours dans les projets de démat comptable Difficulté à produire des chiffres car pas de définition consensuelle du périmètre achat. Tout chiffre nécessite d’en définir précisément le périmètre. Sources : - 1 : Cairn, 2015 - 2 et 3 : REVUE DE DEPENSES RELATIVES À LA FONCTION ACHATS DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES avril 2016 - 4-7 : ministère de l’Économie – OEAP
- Reflète l’éclatement de l’administration territoriale de la France Chiffres de l’observatoire de la commande publique (citer sources précises)
- Malgré les efforts et les incitations depuis plus de 15 ans : taux faible
- Alléger le texte : pour dire le texte L’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics Transcrit la directive 2014/25/UE du 26 février 2014 Transcrit la directive 2014/24/UE du 26 février 2014 Abroge l’ancien code des marchés publics et pose les bases de la nouvelle réglementation applicable aux marchés publics Le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics Précise la nouvelle réglementation (modalités pratiques) Les administrations gèrent toujours des marchés réglementés par l’ancien Code des marchés publics => complexité supplémentaire Dispositif complété par ordonnance + décret sur les concessions : Ordonnance n° 2016-65 du 29 janvier 2016 relative aux contrats de concession Décret n° 2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession
- L’acheteur peut imposer la réponse électronique pour toutes les procédures formalisées (depuis 2010) La réponse électronique est obligatoire pour toutes les procédures formalisées dans le domaine informatique (depuis 2010) L’acheteur ne peut refuser les candidatures et les offres électronique Depuis 2012, pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT Depuis 2016, pour tous les marchés (article 40 du décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics ) la réponse électronique devient la règle, « toutes les communications et tous les échanges d’informations sont effectués par des moyens de communication électronique lorsqu’une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence envoyé à la publication » : A compter d’octobre 2017 pour les centrales d’achat (article 41 du décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics) A compter d’octobre 2018 pour les autres acheteurs (article 41 du décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics) Les candidatures et les offres n’ont plus à être signées Toutefois l'acheteur peut imposer la signature des offres s'il le prévoit dans le règlement de la consultation ou dans l'avis de publicité Article 53 du décret : Article 53 « I. - Les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents justificatifs et moyens de preuve que l'acheteur peut obtenir directement par le biais d'un système électronique de mise à disposition d'informations administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique, à condition que figurent dans le dossier de candidature toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace et que l'accès à ceux-ci soit gratuit
- Un acheteur public sur deux en Europe est français et une procédure sur deux en Europe est publiée en France. => frein à la démat. des procédures car émiettement, démarche de démat. à multiplier par le nombre d’acheteurs
- 1. Avant de lancer un projet de dématérialisation de la commande publique, l’organisation doit poser ses enjeux Enjeux réglementaires => ce sont les mêmes pour tout le monde : être conforme à la réglementation / ce qu’on doit faire Enjeux stratégiques => variables selon les missions des organisations et selon les projets d’administration (plan stratégique pluri annuel) / ce qu’on veut faire Enjeux opérationnels => variables selon les moyens et les ressources disponibles / ce qu’on peut faire Quelles contraintes réglementaires pèsent sur mon organisation ? De quelles ressources projet dispose-t-on en termes de RH, de budget ? Quelles opportunités offertes par la démat. correspondent le plus aux objectifs stratégiques de mon organisation ? Quelle est la situation actuelle au regard de la passation des marchés ? Quelles sont les procédures actuelles pour la passation des marchés ? Quel est leur taux de dématérialisation ? Quels sont les acteurs de la commande publique ? Quelle est le degré de centralisation et d’autonomie ? Suis-je assurée que la réglementation est respectée à toutes les étapes de la procédures ? Quelle est ma situation actuelle au regard des processus liés ? Qui en sont les acteurs ? Quels en sont les taux de dématérialisation ? Sont-ils efficients ? L’organisation actuelle de la commande publique permet-elle une politique d’achat efficiente ? Quel est l’écart entre l’existant et les différentes cibles potentielles ? 2. Identifier le potentiel de projets en lien avec la CP sur la base d’un état des lieux Identifier le potentiel de projets pour les processus connexes Identifier le potentiel pour un élargissement vers une transformation en profondeur de l’organisation (mise en place d’une fonction achat, refonte de la politique achat, pilotage des achats en lien avec les finances, ,..) et une potentielle évolution de la stratégie 3. Uniquement projets de démat en lien avec la CP, extension aux processus connexes, extension à une transformation organisationnelle voire stratégique Produire une feuille de route de dématérialisation