Dématérialisation des procédures de passation des marchés publics via COLEPS

1. Page 1
CONFERENCE ANNUELLE DES
RESPONSABLES DU MINISTERE DES
MARCHES PUBLICS
Contribution de la dématérialisation des procédures
à l’amélioration du contrôle des marchés
Présenté par :
Pascal Pierre AHANDA
C/DSI, Pi
REPUBLIQUE DU CAMEROUN
Paix – Travail – Patrie
----------
PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE
----------
MINISTERE DES MARCHES PUBLICS
REPUBLIC OF CAMEROON
Peace – Work – Fatherland
----------
PRESIDENCY OF THE REPUBLIC
----------
MINISTRY OF PUBLIC CONTRACTS

2. Plan de l’Exposé
I.Contexte et justification
I.Niveau de mise en œuvre de la transformation
digitale
Apport de la digitalisation dans le contrôle des
marchés publics
I.Conclusion
I
II
III
IV

3. Contexte et justification
I
 Marchés fictifs
 Chantiers abandonnés
 Malfaçons criardes
 Corruption
 Accroître la performance des MP ;
 Améliorer la gouvernance dans le
domaine des marchés publics ;
 Moderniser le système des MP.
Constats dans les Marchés Publics Volonté constante du Gouvernement
 Décret n°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics ;
 Décret n°2018/355 du 12 juin 2018 fixant les règles communes applicables aux marchés des EP.
Succession de réformes dont la plus récente est celle de 2018 à travers :
Organe chargé du Contrôle
externe des Marchés Publics
Levier indispensable pour assurer
l’intégrité, la confidentialité et
l’authenticité des informations sur les
marchés publics.
PROJET
APPLICATION

4. I.Contexte et justification
I.Niveau de mise en œuvre de la transformation
digitale
Apport de la digitalisation dans le contrôle des
marchés publics
I.Conclusion
I
II
III
IV

5. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.1 Du Projet E-PROCUREMENT
 Phasages du Projet
Phasage Descriptions fonctionnelles Durée Statut
I
- Programmation des marchés
- Publication des AAO
- Soumission des offres
- Réception des offres
- Dépouillement en ligne
- Reporting des résultats de l’évaluation
- Publication des résultats d’attribution
2014-2015
(1 an) ACHEVEE
II
- Génération des DAO à partir des modèles de DAO
-Examen des DAO par les commission compétentes
-Sophistication des fonctions de la première phase
-Prise en compte des CCCM, CER, Bailleurs, CF
-Signature des contrats en ligne
-Suivi de l’exécution des contrats
2021-2024
(3 ans) EN COURS
III
- Interopérabilité des systèmes
- Sophistication de la version 2 de COLEPS
- Version mobile de COLEPS
Après
2024
-

6. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.2 Démarche d’Opérationnalisation de COLEPS
Mise en place de l’environnement juridique
Démarrage de la Phase Pilote (5 ans)
– Augmentation progressive de l’échantillon (Ministères, EPA, CTD)
– Choix du mode de soumission (On/Off line) laissé aux MOMOD
– Mise en place d’un dispositif d’accompagnement et de coaching
2024 Opérationnalisation de COLEPS suivant 3 axes
– Repère FMI : Passation en ligne obligatoire (On Line) pour 11 MOMOD
Objectif : Passer 80% au moins en nombre et valeur de leurs marchés
– Niveau Central : Poursuite de la passation en ligne avec les autres MOMOD
Objectif : Passer 80% au moins de leurs marchés
– Niveau Régional : Passation en ligne pour les MOMOD des Chefs-Lieux de
Région
Objectif : Publier tous les avis d’appels d’offres en et passer 10% de leurs
marchés en ligne
2019
2018

7. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.3 Exploitation de la plateforme COLEPS
Année
Marchés
Programmés
MO/MOD
pilotes
Marchés à
passer en
ligne
AAO
Lancés
Marchés
Attribués
Taux
Publication Attribution
2019 5 439 15
(Passer 25%)
100 188 10 188% 5,3%
2020 6 263 50
(Passer 35%)
151 199 25 131% 13,5%
2021 7 796 60
(Passer 40%)
215 234 104 109% 48%
2022 8 058 65
(Passer 50)
215 226 110 105% 51%
2023 8 085 80
(Passer 80%)
444 289 139 65% 31%
– Acteurs formés : 3000
– MOMOD inscrits : 700
– Soumissionnaires inscrits : ~300
sur 1125 marchés identifiés pour la passation
en ligne:
- 1036 AAO ont été publiés en ligne (92%) ;
- ~ 400 marchés attribués en ligne (35%)

8. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.4 Mesures d’accompagnement des MOMOD
 Délivrance gratuite des Certificats électroniques à tous les MO/MOD
 Dotation de 49 MOMOD en matériels informatiques (PEPS/BM) ;
 Séminaires de formations (classique et à la demande) organisés ;
 Plateforme d’apprentissage à distance, guides utilisateurs et didacticiels sur
l’utilisation de COLEPS élaborés pour prise en main rapide.

9. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.5 De l’application FOLLOW UP PROCUREMENT
 Application informatique exclusivement réservé au suivi du contrôle de
la passation et de l’exécution des marchés publics ;
 Une conception - réalisation de la DRMAP-OU ;
 Principaux utilisateurs :
o Représentants MINMAP en CPM ;
o Contrôleurs de la passation ;
o Contrôleurs de l’exécution.
 Follow-Up Procurement
 Du représentant MINMAP en CPM (PF auprès MO) : Données et documents
générés pendant les phases de passation et d’exécution d’un marché ;
 Du contrôleur du MINMAP : Données et documents issues du contrôle.
Eléments attendus pour l’alimentation de la Base de Données :

10. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.5 De l’application FOLLOW UP PROCUREMENT
 4 régions opérationnelles (OU, CE, LT, EN)
 Exploitation
Constats :
- Faible niveau d’exploitation dans lés régions du CE, LT et EN
- Rapports d’activité de qualité produits par la DRMAP-OUEST

11. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.6 De la plateforme e-PBF
 Plateforme informatique de gestion du mécanisme de rémunération et
de paiement basé sur la performance (PBF) ;
 Principaux utilisateurs :
o ACMP, MO/MOD (Acheteurs de Performances)
o ARMP, MINMAP (Vérificateurs – Contre-vérificateurs)
o CIPM, CCCM, SIGAMP, CER (Prestataires)
Il vise à améliorer l’efficience et la pertinence des rémunérations des acteurs
impliqués dans la passation des marchés qui, s’entend désormais s’effectuer sur
la base des performances atteintes c’est-à-dire des résultats mesurables, tout en
tenant compte des contributions individuelles.
Le mécanisme PBF

12. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.6 De la plateforme e-PBF
 Réduire les délais de passation
 Améliorer la qualité de la passation
 Systématiser le contrôle et le suivi-évaluation
 Accroitre la motivation des acteurs
 Objectifs
 Contractualisation (Budgétisation, Business Plan, Contrat)
 Facturation (Déclaration livrables, facture Trim. et Sem.)
 Vérification et Contre-vérification
 Suivi des paiements
 Fonctionnalités offertes

13. Niveau de Mise en œuvre de la dématérialisation
II
II.6 De la plateforme e-PBF
 Arrêté n°0271/A/MINMAP/CAB du 27 septembre 2018
 Arrêté n°331/A/MINMAP du 06 juillet 2020 de l’ACMP ;
 8 MO/MOD pour la phase pilote (démarré le 1er août 2020) ;
 Exploitation
 3864 livrables produits pour les Commissions ; et
 1763 livrables produits pour les SCA et Experts,
 109 factures traités et validés pour un montant total de
1.849.367.936 FCFA
 Quelques chiffres
 Constats
 Amélioration des délais de passation auprès des 8 MO/MOD ;
 Amélioration de la qualité de la qualité de la passation;
 Réduction du nombre de sessions de commissions.

14. I.Contexte et justification
I.Niveau de mise en œuvre de la transformation
digitale
Apport de la digitalisation dans le contrôle des
marchés publics
I.Conclusion
I
II
III
IV

15. Apport de la digitalisation dans le contrôle des MP
III
 Le respect des 5 grands principes
cardinaux de la Commande Publique ;
 La réalisation effective et efficace des
projets.
 Objectifs du Contrôle
 Absence ou mise à disposition tardive de la documentation ;
 Difficulté d’accès à certaines archives ;
 Faible niveau de collaboration avec les maîtres d’ouvrage ;
 Longs temps de traitement des données issues du contrôle.
 Difficultés rencontrées
Garantir
 Collecte documentaire
 Descente sur le terrain
 Traitement des données
 Constat des écarts
 Production des rapports
 Démarche
La dématérialisation des procédures apparait par conséquent comme l’une des solutions

16. Apport de la digitalisation dans le contrôle des MP
III
1. COLEPS et FOLLOW-UP, outils de collecte des documents des marchés
• Journaux de Programmation des MP
• Avis et Dossiers d’Appels d’Offres
• Offres des soumissionnaires
• PV des différentes séances de CPM
• Rapport d’Analyse des Offres
• Informations sur les détails des marchés
• Fiches de report des Représentants
MINMAP en CPM ;
• Copies des Marchés et Avenants
• Différents Ordres de Services
• PV des différentes séances de CPM
• PV de réception des marchés
• Informations sur les détails des marchés
Contrôleur
MINMAP
Disponible en
temps réel
Accessible
partout
24/24
Garantit
intégrité et
traçabilité
Garantit la
Non-
Répudiation
Documents
de
contractualisation
et
d’exécution

17. Apport de la digitalisation dans le contrôle des MP
III
2. La dématérialisation comme support du contrôle qualité des marchés
 Contrôle des délais de procédures et PPM
 Alerte en cas de dysfonctionnement
 Génération des rapports de contrôle de la
qualité de la passation et de l’exécution
 Situation générale et détaillée des marchés
 Niveau de réalisation et de paiement
 Génération en temps réel des statistiques sur
la passation et l’exécution :
 taux des marchés signés suivant plusieurs
critères de recherche
 taux d’exécution des marchés
 taux de gré à gré
Contrôleur
MINMAP

18. Apport de la digitalisation dans le contrôle des MP
III
3. COLEPS et FOLLOW-UP, archives numériques des marchés publics
Contrôleur
MINMAP
Un seul
espace de
stockage
Unicité et
partage de
l’information
Droit
d’accès
authentifié
Gain de
temps
La transformation de l’information est simplifiée, sécurisée et rend efficace la
gestion des données sans en altérer l’intégrité.
Contrôleur
MINMAP
Contrôleur
MINMAP
=

19. Apport de la digitalisation dans le contrôle des MP
III
4. Risques et solutions proposées
 La résistance au changement
 l’inculture numérique
 La mobilité des personnels
 La faible logistique
1. Réviser le cadre juridique pour le rendre plus contraignant
2. Mettre en place une Unité spécifique de Gestion du Projet
3. Renforcer le dispositif d’accompagnement et d’assistance des Acteurs.
1. Mettre en place une stratégie pour une meilleure adhésion des personnels du
MINMAP.
2. Renforcer la logistique nécessaire à son utilisation (Connexion internet, …)
 Solutions
Risques
Coleps
Follow-Up

20. I.Contexte et justification
I.Niveau de mise en œuvre de la transformation
digitale
Apport de la digitalisation dans le contrôle des
marchés publics
I.Conclusion
I
II
III
IV

21. Conclusion
IV
Au regard de la disponibilité permanente des intrants nécessaires au contrôle dans
les 2 solutions présentées, la dématérialisation apparait comme un levier
indispensable visant à faciliter le contrôle pour des projets de qualité.
Toutefois, la contribution de la dématérialisation au Contrôle axé sur l’efficacité des
projets reste tributaire de la participation active des Acteurs concernés.
Le suivi digitalisé du contrôle permet au décideur de corriger à temps et même
d’anticiper les éventuels dysfonctionnements ou failles dans la passation ou
l’exécution d’un projet ;
Ce qui permet de prendre rapidement des mesures correctives conséquentes et
participe à renforcer l’efficacité dans la réalisation des projets.

22. MERCI DE VOTRE
AIMABLE ATTENTION