Directeur Province du Brabant Wallon

1. Gestion informatisée des finances provinciales
Province du Brabant Wallon
Hervé Pétré – Directeur Général Adjoint Le 22 juin 2017
Genval

2. 2
1. Calendrier du marché
2. Phases du marché
3. Pourquoi notre choix
4. Retour d’expérience

3. Calendrier du projet
• Fin 2013: décision de lancer un nouveau marché
• Avril 2014 – décembre 2014: marché accompagnement
• Octobre 2015: choix marché
• Mars 2016: clauses techniques + critères d’attribution
• Avril 2016 – juin 2016: sélection des soumissionnaires
• Juillet 2016 – décembre 2016: présentation – comparaison - attribution

4. Marché gestion informatisée : GRH – Finances provinciales
Marché composé de plusieurs phases
Phase 1
• Délimitation du
champs
• Recours à 2 lots
• Choix de la
procédure
Phase 2
• Contraintes de
sécurité,
confidentialité
et qualité
• Critères
d’attribution
• Fonctionnalités
générales
• Fonctionnalités
comptables
Phase 3
• Attribution
Phase 4
• Implémentation

5. Marché en un lot ou deux lots ?
Option 1 Option 2
Un lot Deux lots
Portée Comptabilité et budget.
Gestion des ressources
humaines.
Support et maintenance.
Infrastructure hébergée et
exploitation.
Lot 1:
Comptabilité et budget.
Support et maintenance lot 1.
Infrastructure lot 1.
Intégration avec lot 2.
Lot 2:
Gestion des ressources
humaines.
Support et maintenance lot 2.
Infrastructure lot 2.
Intégration avec lot 1.
Avantages Unicité de responsabilité.
Pas de personnel dédié à
l'exploitation à la Province.
Intégration naturelle des
volets fonctionnels.
Maintenance règlementaire
assurée par le prestataire.
Accroissement l'offre de
solutions, un soumissionnaire
pouvant être spécialisé dans
un seul volet fonctionnel.
Choix des solutions logicielles
les plus adaptées à chaque
domaine.
Inconvénients et points à
surveiller
Risque: Peu de
soumissionnaires potentiels.
Maîtrise de la solution par un
seul prestataire.
Coût total de la solution à
surveiller de ce fait.
Risque: Rejet mutuel de
responsabilité en cas de
problèmes entre applications.
Maître et coordination de
deux partenaires par la
Province.

6. Choix du type de procédure
Option 1 - L’appel d’offres ouvert
Option 2 - L’appel d’offres restreint avec appel à candidatures préalable et sélection qualitative des candidats
auxquels sera transmis le cahier spécial des charges, sur la base de leurs capacités financière, économique et
technique ;
 Sélection sur base de maîtrisent parfaitement la langue française et qu’ils aient une expérience probante de la mise
en œuvre de solution comptable et budgétaire d’une part et de gestion des ressources humaines (y compris le calcul
des salaires) dans le domaine public en Belgique et qu’ils soient à même de suivre l’évolution de la règlementation
en ces domaines et d’assurer la maintenance règlementaire de leurs solutions.
Option 3 - La procédure négociée avec publicité européenne
 Publication préalable d’un avis de marché
 Sélection qualitative des soumissionnaires sur la base des réponses reçues suite à la publication de l’avis de marché
 Négociation permettant d’ajuster les offres pour tenir compte des incertitudes. Cette procédure ne peut être utilisée
que si certaines des conditions stipulées à l’article 26 § 2 de la Loi du 15 juin 2006 (relative aux marchés publics et à
certains marchés de travaux, de fournitures et de services) sont remplies: « dans le cas d’un marché public de
services, dans la mesure où la nature de la prestation à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent
être établies avec une précision suffisante pour permettre la passation du marché par procédure ouverte ou
restreinte ». Auquel cas, il est nécessaire d’utiliser cette procédure, en la justifiant.

7. Marché gestion informatisée : GRH – Finances provinciales
Marché composé de plusieurs phases
Phase 1
• Délimitation du
champs
• Recours à 2 lots
• Choix de la
procédure
Phase 2
• Contraintes de
sécurité,
confidentialité
et qualité
• Critères
d’attribution
• Fonctionnalités
générales
• Fonctionnalités
comptables
Phase 3
• Attribution
Phase 4
• Implémentation

8. Caractéristiques techniques (30)
Coûts (30)
Ressources provinciales mobilisées (10)
Formation nécessaire (10)
Maintenance et garantie (10)
Méthodologie (5)
Exploitation en outsourcing (5)
Qualité de la solution (25)
Performance et sécurité (20)
Qualité du projet (20)
Impact en ressources humaines (10)
Coûts (35)
 Critère qualitatif: facilité d’utilisation
 Critère technique
 Critère méthodologique
 Critère RH
 Prix
Marché gestion informatisée
Critères d’atribution

9. Hébergement et sécurité
Performance
Gestion des accès
Reporting et extraction des données
Ergonomie et intégration
Reprise des données
Gestion électronique des documents
Transition en sortie de marché
Infrastructuredela
Province
Solutionbudgétaire
etcomptable
SolutionRessources
humaines
Infrastructuresous
laresponsabilitéde
l’adjudicataire
Connexionsécurisée
souslaresponsabilitéde
laprovince
Disponibilité: 99,5%, RPO = RTO = 2h
Temps de réponse transaction: 5 sec
SLA:
normal: 2h (acc) – 4h (réponse)
incidents: 1h
résolution problème: 8h
Intégration à terme de documents eCourrier
Traitement technique mais non fonctionnel
Structure fournie par la structure
Spécifications générales communes

10. Flux d’une dépense
attribution MP sans délégation
attribution MP avec délégation
dépense sans engagement préalable
dépense de personnel
avance de fonds
prélèvement d’office
Flux d’une recette
créance perçue par receveur spécial
créance non fiscale perçue par DF
créance fiscale perçue par DF
subvention perçue par DF
Intégration eCompte
Intégration frais de personnel
Gestion des stocks et inventaires
Gestion des prêts sociaux
Spécifications - Finances

11. Marché gestion informatisée : GRH – Finances provinciales
Marché composé de plusieurs phases
Phase 1
• Délimitation du
champs
• Recours à 2 lots
• Choix de la
procédure
Phase 2
• Contraintes de
sécurité,
confidentialité
et qualité
• Critères
d’attribution
• Fonctionnalités
générales
• Fonctionnalités
comptables
Phase 3
• Attribution
Phase 4
• Implémentation

12.  Comité d’accompagnement : suivi général de l'exécution
respect de calendrier,
analyse et réponse aux difficultés rencontrées,
validation de reporting adressés au Collège provincial
 Comité de pilotage par projet
suivi du planning,
échange d'informations,
validation des développements effectués,
report de questions vers le comité d'accompagnement
Implémentation : Pilotage

13. 13
1. Calendrier du marché
2. Phases du marché
3. Pourquoi notre choix
4. Retour d’expérience

14. 14
Forte expérience de la comptabilité sur deux Provinces Wallonnes en SAP
Déployée sur la plate-forme in-memory SAP Hana en utilisant une méthode
« agile »
Sur un cloud privé reconnu et sécurisé
Offrant une capacité de reporting en temps réel dans une interface conviviale
Le choix entre la continuité ou….
La proposition de valeur de NRB

15. 15
Vitesse : tout en mémoire centrale
Interface utilisateur moderne pour chaque type d’utilisateur
Reporting en temps réel accessible dans le transactionnel
Valeurs ajoutées de la nouvelle plate-forme S/4 Hana

16. 16
1. Calendrier du marché
2. Phases du marché
3. Pourquoi notre choix
4. Retour d’expérience

17. + Puissance
+ Richesse des fonctionnalités
+ Capacité d’évolution du logiciel
+ Capacité d’évolution de la gestion comptable
- Rapprochement des concepts
- Charge de travail
- Ajustement du pilotage
Implémentation : retour d’expérience
Conclusions