1. La GestionLa Gestion ÉÉlectroniquelectronique
de Documents (GED)de Documents (GED)
2. 11-- GED : dGED : dééfinition et avantagesfinition et avantages
22-- Principales fonctionnalitPrincipales fonctionnalitééss
33-- Composants matComposants matéériels et logicielsriels et logiciels
44-- DDéémonstrationsmonstrations
-- SolutionsSolutions DocubaseDocubase
-- SolutionSolution GedoxGedox
-- SolutionSolution PaperPortPaperPort
Plan dPlan d’’interventionintervention
3. En pratiqueEn pratique ……
Impossible de retrouver
ce document !
Tous les jours, dans tous les
bureaux du monde, c’est pareil !
4. Classiquement : le PapierClassiquement : le Papier
Nécessite une excellente organisation
Les limites du classement papier :
– deux personnes différentes
classent différemment
– Une même personne “risque”
de classer différemment aujourd’hui
et dans 6 mois.
– Un document “non-classé”
est inaccessible.
5. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier
La perte de productivité :
– Nombreuses manipulations, recherche et rangement
La perte de documents :
– Si document perdu, copie difficile à récupérer (quand
c’est possible)
Le manque de sécurité :
– Vos armoires sont-elles toujours en accès surveillé ?
Les coûts liés à la communication :
– Copie des pièces, affranchissement, envoie, appel
téléphonique de relance, …
La perte de temps pour faire des dossiers
précis
6. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier
Exemple : les coûts liés à la recherche et au
rangement
PME ayant 5 administratifs
- 12,00 € de l’heure/personne
- Qui recherchent chacune 10 documents par jour (2
minutes en moyenne)
5x10x2 = 100 minutes par jour liées à la recherche
Soit 1,6 heures/jour soit 1,6x12 = 19,20 €/jours
Soit 19,20x20 = 384,00 €/mois
TOTAL : 384,00 €/mois
7. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier
Exemple : les coûts liés à la communication
Société avec agences
TOTAL par agence : 80,00 €/mois
8. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier
Coûts horaire du travail
Frais d’expédition (poste, TNT, …)
Hausse
9. Les problLes probléématiques desmatiques des
entreprisesentreprises
Problématique « place » !
– La place devient limitée
– La recherche devient difficile
– Perte de documents
– Perte de temps et PERTE D’ARGENT
Problématique « Communication » :
– Information difficile à partager
– Recherche depuis plusieurs sites impossible
– Coûts liés aux échanges (poste, fax, temps)
– PERTE D’ARGENT
10. AujourdAujourd’’hui :hui :
““le Papier Numle Papier Numéériquerique””
Plus pratique à :
– Échanger,
– Classer
– Rechercher
– Conserver
Information Partagée :
– Réseau LAN
– Internet ou Intranet
12. La solution : la GED !La solution : la GED !
Documents Papier
Traitement sur Serveur GED
Recherche Recherche Recherche Recherche
Documents électroniques
Mails, fax, …
13. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’archivagearchivage
éélectroniquelectronique
Prix d’une connexion INTERNET
Prix des « serveurs »
Plate-forme de numérisation
(Multifonctions, scanners rapides, …)
Baisse
14. 11-- G.E.D. :G.E.D. : DDééfinitionfinition
C’est un ensemble d’outils et de technologies qui
permettent :
• de rationaliser le traitement des documents sous
une forme dématérialisée
• de fédérer l’ensemble de l’information produite ou
reçue par une organisation
• de faciliter la recherche et de partager l’accès
aux documents entre les différents services
• de réconcilier des documents avec d’autres
• de sécuriser l’ensemble des données
CC’’est un outil structurant !est un outil structurant !
15. Un expert-comptable pas comme les autres
Michel Besson est expert-comptable
au fin fond des Yvelines. Il habite un
petit village charmant, équipé de
l'ADSL... Son cabinet comptable a
quelque chose de particulier : il n'y a
pas de papier... On imagine toujours
un cabinet comptable submergé par
des océans de papier, de dossiers
rebondis, de classeurs débordants,
etc ... Et bien là non.
Au milieu : un scanner haut de
gamme et de 2 gros serveurs. Le tout
équipé d'un logiciel de GED et d'un
logiciel OCR (reconnaissance de
caractères). Ah, j'oubliais, il y a aussi
un logiciel de comptabilité ...
Tout cela fonctionne ensemble
depuis quelques années.
Blog de Jean-Michel Billaut
http://billaut.typepad.com/jm/200
5/02/michel_besson_u.html
16. Les avantages de la GEDLes avantages de la GED
Rassemble en un point central l'ensemble de l'information
produite ou reçue par une entreprise
Recherche plus simple et plus rapide des documents
Offre plus de liberté au niveau du classement
Permet à l’ensemble de vos collaborateurs, sur place ou sur un site
distant, de retrouver instantanément un document papier ou
électronique
Supprime les tâches de photocopies et de reclassement
Permet d’indexer, classer et diffuser automatiquement toutes les
pièces d’un dossier client (courrier, mail, dossiers clients,…)
Permet de gérer de façon électronique les circuits de validation (bon
de commande, factures, …)
Améliore très fortement la productivité de votre entreprise en
vous générant des économies
17. La GEDLa GED ::
Les utilisations dans lLes utilisations dans l’’entrepriseentreprise ??
Archivage du Courrier,
Archivage des Factures Clients/Fournisseurs,
Archivage des Dossiers Clients (Interventions,
Devis, Factures, Bons de Livraison, …),
Archivage des CV,
Archivage et diffusion des Revues de Presse,
Archivage pour veille technologique (documents
techniques, articles, thèses,…)
18. 22-- Principales fonctionnalitPrincipales fonctionnalitééss
L’acquisition des documents
L’indexation des documents
Le classement et le stockage des documents
La recherche et la consultation des documents
Sixétapeschronologiques
19. 33-- Les composants matLes composants matéérielsriels
et logiciels det logiciels d’’une GEDune GED
Le matériel (1)
Les Scanners de Production :
– Les Scanners sont des périphériques d'acquisition
de documents en vue de leur transformation sous
forme d'images numérisées.
20. Le choix du scannerLe choix du scanner
Les critères principaux
– Le format de numérisation des documents : A4, A3, A2, …
– La problématique des volumes et des flux
• Vitesse de numérisation en nombre de pages/minute
• Capacité des bacs de chargement et de réceptacle :
volume/jour
– La qualité de l’image (pour quoi sont faites les images ?) :
résolution mesurée en dpi
– L’entraînement du papier
– Le type d’acquisition : N&B, niveaux de gris, couleur
– La facilité d’exploitation et d’entretien
– Le coût d’achat et d’entretien
21. Les Scanners de ProductionLes Scanners de Production
Les principaux constructeurs de scanners de
production :
– CANON,
– FUJITSU,
– KODAK,
– BELL & HOWELL,
Les principaux protocoles d’interface logicielle :
norme de communication entre les applications et
les scanners.
– TWAIN, WIA, ISIS
– Interface vidéo propriétaire
22. Les Copieurs NumLes Copieurs Numéériquesriques
MultifonctionsMultifonctions
De plus en plus, on trouve des
copieurs numériques connectés
dans les entreprises pouvant
être utilisés comme imprimante,
et/ou comme scanner en
réseau.
Marques sur le marché :
TOSHIBA, CANON, XEROX,
RICOH, KYOCERA, KONICA,
…
23. Les composants matLes composants matéériels etriels et
logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED
Le matériel (2)
Le support de stockage :
– Un serveur de données (ou un PC faisant
office de serveur)
– Protection des menaces extérieures ou
intérieures (virus, mauvaises manipulations, ...)
– Administration de droits d’accès hiérarchisés
(lecture, écriture, modification, contrôle total)
– Relié via une passerelle aux logiciels Métier de
l’entreprise.
24. Les composants matLes composants matéérielsriels
et logiciels det logiciels d’’une GEDune GED
Les Logiciels (1)
Logiciel de Numérisation :
– Ce logiciel permet de numériser les documents
page par page, par lot, en choisissant la
résolution (p.e. 300 dpi) et le format de fichier
(p.e. PDF, TIFF, JPEG, …).
– Il peut être fourni avec le scanner ou acheté
séparément.
Capture des documents par numérisation.
25. Logiciel de reconnaissance optique de
caractères : OCR ou Optical Character Recognition
– Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la
traduction de groupes de points d'une image numérisée
en caractères exploitables par des programmes
informatiques.
– Il analyse l’image et reconstitue le fichier texte d’origine.
– Cette opération permet de reprendre le document dans
un traitement de texte ou d’en indexer le contenu.
Transformation de l’image en caractères
Les composants matLes composants matéériels etriels et
logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED
Les Logiciels (2)
26. Logiciel de reconnaissanceLogiciel de reconnaissance
de caractde caractèèresres
Les principaux moteurs OCR sur le marché :
– FineReader (Abbyy)
– OmniPage Pro (ScanSoft),
– ReadIRIS Pro (IRIS)
Le logiciel de reconnaissance de caractères ReadIris Pro
convertit les documents, coupures de presse, fax, photocopies,
photo numériques, … en un texte éditable tout en conservant
leur mise en page. Il recrée par exemple les tableaux et
colonnes du document original dans Word.
27. Logiciel de Reconnaissance Automatique de
Documents (RAD)
– Son objectif : identifier automatiquement le type de
document à partir de son image numérisée.
– Permet de trier automatiquement les documents à partir
d’un modèle prédéfini et de l’utilisation d’OCR ou d’ICR.
– Cette opération met en œuvre des technologies avancées
de reconnaissance de contenu par analyse graphique
ou localisation de mots-clés.
Reconnaissance de la nature du document.
Les composants matLes composants matéériels etriels et
logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED
Les Logiciels (3)
28. Logiciel de Lecture Automatique de Documents (LAD)
– Ensemble de technologies (OCR, RAD, ICR, …) utilisées pour lire,
indexer et stocker les données contenues dans un support physique
(papier, transparent, …)
– Préalable requis : qualité de l’image
– Informations reconnues :
• Caractères dactylographiés (interprétation des caractères
dactylographiés : OCR ou Optical Character Recognition)
• Cases à cocher, marques, cerclages (OMR ou Optical Mark
Recognition)
• Caractères manuscrits (ICR ou Intelligent Character Recognition).
• Codes à barres
Reconnaissance du contenu du document
Les composants matLes composants matéériels etriels et
logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED
Les Logiciels (4)
29. Logiciel de Gestion Électronique de Documents :
– Pour les Administrations, Collectivités, Grands
Groupes :
• Docubase, Gedox, DocuShare, CanonFile,
ZeDOC, ZyLabs, Capture,…
– Pour les PME-PMI, TPE :
• Docubase, Gedox, Novaxel, ArchiDoc,
AutoIndexIt, Documind Pro, Documentum,
…
Les composants matLes composants matéériels etriels et
logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED
Les Logiciels (5)
Classement et stockage des documents
30. DPI : Dots Per Inch ; unité de mesure linéaire de la résolution
d’un scanner (1 inch = 2,54 cm.)
GED : Gestion électronique des documents.
ICR : Reconnaissance intelligente de caractères (manuscrits.)
LAD : Lecture automatique de documents.
OCR : Reconnaissance optique de caractères (imprimés.)
OMR : Reconnaissance optique de marques (cases à
cocher.)
RAD : Reconnaissance automatique de documents.
VCD : Vidéo codage (correction, via l’image du document,
des données lues par OCR/ICR).
Glossaire
31. Choix d’une solution de GED
Application évolutive (ajout de modules)
Interaction avec d’autres logiciels (comptabilité,
logiciels Métier,…)
Être maître de la solution, tout doit être
paramétrable (ajout de critères sans
intervention du prestataire, évite des surcoûts
ultérieurs inutiles, …)
Application fullweb
33. Documents hétérogènes
Documents structurés :
– Même type d’informations au même endroit dans le document
– Exemples : formulaires pré-casés, coupons-réponses,
questionnaires, …
Documents semi-structurés :
– Même type d’informations, mais pas au même endroit dans le
document. La disposition de ces documents n’est pas fixe.
– Exemples : factures fournisseurs, bons de commande, …
Documents non-structurés :
– On ne connaît ni la disposition des informations, ni le contexte.
– Exemples : devis, courriers, …
34. Application n°1 : les factures Fournisseur
(documents semi-structurés)
Acquisition
des images
Stockage
(électronique)
Recherche et
consultation
Scanners
Fichiers
Fax
Traitement des
documents
Manuelle
Semi-automatique
Automatique
Reconnaissance et/ou indexation manuelle : Consiste à
présenter à un opérateur l’image de chaque document à archiver
et à lui faire saisir un certain nombre d’informations descriptives
de ce document : son type, une date, un numéro de client ou
d’adhérent, un numéro de facture, un numéro de page, …
Fonction
« Rechercher » de
Windows
Interface Métier
Interface GED
…
Répertoires
Windows
Application Métier
(CRM, ERP, …)
Application GED
…
Reconnaissance,
indexation, export
Docubase Content Management
2
2
Docubase
FORMS PRO
(1 module)
1
1
0-
Acquisition
des images :
Gestionnaire
des lots
35. Application n°2 : les formulaires
(documents structurés)
Acquisition
des images
Stockage
(électronique)
Recherche et
consultation
Scanners
Fichiers
Fax
Traitement des
documents
Manuelle
Semi-automatique
Automatique
Reconnaissance,
indexation,
validation, export
Répertoires
Windows
Applications Métier
(CRM, ERP, …)
Application GED
…
Fonction
« Rechercher » de
Windows
Interface GED
Interface Métier
…
1-
Reconnaissance
de documents :
trieur « RAD »
2-
Reconnaissance
de caractères :
Recog
3-
Contrôles des
données :
Vidéocodage
4-
Export des
données :
Export
5-
Fin du
traitement :
Validateur
Docubase FORMS PRO (6 modules) :
Docubase Content Management
1
2
21
0-
Acquisition
des images :
Gestionnaire
des lots
Option LAD
38. DOCUBASE THETIS FOR OFFICE
Intégration à la suite Microsoft Office
Classement à partir de l’explorateur Windows
Classement à partir des applications bureautiques
Scrutation automatique des répertoires
39. DOCUBASE THETIS FOR EMAIL
Classement des courriers électroniques et de leurs pièces
jointes :
– A partir des clients de messagerie
• Outlook,
• Lotus Notes
– Scrutation automatique de boîtes aux lettres
• MS Exchange, Lotus Domino, messageries POP3
40. Optimisez votre contrôle factures avec
CALYPSO.Invoice
Traiter tous les flux dès leur réception
Sécuriser les données lues
Optimiser le contrôle qualité
Intégrer les données dans l’application comptable
Conserver et exploiter les factures dématérialisées
Augmenter la productivité
DOCUBASE CALYPSO FOR INVOICE
Lecture Automatique de Documents de type semi structuré basée sur la
sémantique :
• Facture Fournisseurs, Décomptes CPAM et Mutuelles, RIB…
41. La solution Gedox
Documents Papier
Serveur GED
Recherche Recherche Recherche Recherche
Documents électroniques
Mails, fax, …
Solution
Gedox
(base de
données
ACCESS,
SQL,
ORACLE)
Navigateur Internet Navigateur
Internet
Navigateur
Internet
Navigateur
Internet
Internet, Intranet et Extranet
43. Quelles sont les sources deQuelles sont les sources de
documents ?documents ?
Les documents peuvent être :
des documents nativement électroniques : les
données sont directement créées de façon
numérique, et par définition, il n’existe pas de
document original papier.
des documents papier transformés par
numérisation en documents électroniques. Les
données sont dématérialisées (numérisées) à
partir d’un document papier original (lequel peut
être détruit ou archivé séparément).
Diapositive à supprimer…
44. 1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED
Fichiers
Intégrer des documents dans le
système GED
1a
1a
On peut intégrer dans le
système de GED des
documents électroniques
par nature issus des
applications informatiques
de l’entreprise :
sous forme d’états
sous format texte
sous toutes les autres formes
de fichier électronique
LL’’acquisition des documentsacquisition des documents
Diapositive à supprimer…
45. 1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED
Entrer des documents
dans le système GED
Acquérir par
numérisation1b
Il s’agit de tous les documents
que l’entreprise utilise et qui ne
sont pas des documents
électroniques.
Ils sont numérisés et
dématérialisés.
LL’’acquisition des documentsacquisition des documents
Diapositive à supprimer…
46. 2a – Organiser l’accès aux documents du système GED
Organiser l’accès aux documents
Indexer
2a
On doit pouvoir trouver
facilement et rapidement
les documents pour les utiliser
en fonction des besoins de
l’entreprise.
Il faut indexer les documents.
LL’’indexation des documentsindexation des documents
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47. 2b – Classer les documents dans une arborescence
2b
Classer dans une arborescence
Il faut ensuite
classer
les documents dans une
organisation de dossiers
informatiques qui
constitue l’arborescence
des dossiers et fichiers.
Le classement des documentsLe classement des documents
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48. 3 – Stocker les documents et les protéger
Les documents indexés et
classés sont
stockés
dans des serveurs de
stockage qui doivent être
protégés
des virus, des erreurs de
manipulation, etc.
Stocker et
protéger
les documents
3
Le stockage de lLe stockage de l’’informationinformation
Diapositive à supprimer…
49. 4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation
4
« Alimenter » les
bases de données de
l’organisation Tous les documents
indexés, classés et stockés
enrichissent
les bases de données
des applications logicielles
administratives, techniques,
commerciales et
comptables de l’entreprise.
La distribution de lLa distribution de l’’informationinformation
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50. 5 – Utiliser des documents
dans l’organisation
Utiliser les
documents dans
l’organisation
5
ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT
Pour pouvoir utiliser le
système GED, les salariés
de l’entreprise doivent
pouvoir chercher et
trouver facilement et
rapidement les différents
documents électroniques
en utilisant
des moteurs de
recherche.
La recherche de lLa recherche de l’’informationinformation
Diapositive à supprimer…
51. 6 - La décomposition du système GED – schéma complet
« Alimenter » les
bases de
données de
l’organisation
4
Acquérir par
numérisation1b
Intégrer et entrer des
documents dans le
système GED
Fichiers
1a
1a
ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT
Utiliser des
documents dans
l’organisation
5
2b
classer dans une
arborescence
Organiser l’accès
aux documents
Indexer et
2a
Stocker et
protéger les
documents
3
Diapositive à supprimer…
52. Papier
Documents non-
structurés
Documents
structurés
Documents
semi-structurés
Numérique
Reconnaissance des Documents
RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)
Identification et tri automatique des documents
Semi-manuelle
Serveurs
de données
Application
de GED
Applications
métier
Automatique
OCR / LAD
Capture des Documents
Scanner – Logiciel de numérisation
Acquisition des images numérisées
Manuelle
Autres
Documents
bureautiques
Mails États
Répertoires
Windows
Capture des Documents
Indexation Indexation
LAD : Lecture Automatique de Documents
Reconnaissance des
Documents
Classement et stockage
Diapositive à supprimer…