Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises: - Maitrisez le flux des documents - Améliorez leurs traçabilité - La fluidité de leur circulation et traitement - Augmentez la productivité au sein de votre entreprise Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014

1. Automatisation de la
gestion et de l'archivage
documentaire dans les
entreprises
Matinée de réflexions avec les acteurs de demain…
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La gestion des documents dans
nos entreprises
Il y a souvent plus de
coursiers que de travailleurs …

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La gestion des documents dans
nos entreprises
Les bureaux sont souvent
submergés par les documents
papiers ou électroniques …

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La gestion des documents dans
nos entreprises
L’archivage des documents est souvent un casse-tête …

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La gestion des documents dans
nos entreprises
En bref :
 Multiplication des déplacements entre les
bureaux
 Multiplication des sources de documents : e-
mail, courrier, note de service, mémo, document
papier ou électronique, etc.
 Difficulté d’archivage : cycle de vie,
métadonnées, classement…
 Contrôle de la circulation des documents
Baisse de la productivité

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Pourquoi et comment optimiser
la gestion documentaire ?

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Enjeux organisationnels :
- Réduire les coûts
Sans Gestion Electronique
des Documents
Avec Gestion Electronique
des Documents
- Consommable (encre,
papier, maintenance
matériel d’impression…)
- Service Archivage :
gestion du cycle de vie,
renseignement sur les
documents, recherche de
documents
- Temps !
- Infrastructure réseau
et serveur
- Formation des
administrateurs et des
utilisateurs

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Enjeux organisationnels :
- Maîtriser les flux des documents
papiers et électroniques
Interne ExterneGED
Redistribution vers la bonne destination

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Enjeux organisationnels :
- Améliorer la traçabilité des
documents
Stockage
Indexation
GED
Plus moyen de perdre le document sous la
pile de papier du bureau
Expéditeur, Destinataire,
Référence, date …
Métadonnées

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Enjeux organisationnels :
- Améliorer la fluidité de
circulation et de traitement
des documents
Partage de documents selon
les droits des utilisateurs
sur celui-ci

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Enjeux organisationnels :
- Améliorer la fluidité de
circulation et de traitement
des documents
Soumission
d’un document
Validation du
documentPossibilité de définir le processus de
validation d’un document, d’un
travail collaboratif selon des
groupes d’utilisateur prédéfini
Accord pour
envoie

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Enjeux organisationnels :
- Augmenter la productivité
Temps de rangement
Temps de recherche
Travail en groupe
Fluidité de l’information

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Ainsi que des enjeux
réglementaires
Norme de qualité implique :
 Rapidité
 Fiabilité
 Traçabilité
Contraintes légales d’archivage :
 Assurer l'authenticité d'un document
 Identifier l'auteur d'un document
 Stocker des documents pendant plusieurs années
 Prévenir la destruction accidentelle de documents

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Les principales options que vous
retrouverez
Dans les principales solutions de GED que sont :
 Alfresco
 Nuxeo
 Noesys
 Intelligid
 Elise
 Vdoc
 Ennov Doc
 novaxel
 …
Vous pourrez trouver les options :
 la numérisation multi-sources ou la numérisation par
lots de documents
 les fonctions de reconnaissance de caractères (OCR)
 les fonctions de Lecture et de Reconnaissance
Automatique de Document
 L'acquisition de masse de documents issus de
répertoires, de fax ou de photocopieurs multifonctions
 Classification et indexation automatiques des
documents bureautiques issus de Microsoft Office ainsi
que des courriels
Mais aussi des
options plus
exotiques :
 Les réseaux sociaux et du partage social
 Le micro-blogging
 Site & blog
 L’intégration à votre annuaire favoris LDAP ou Active Directory

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Processus d’intégration d’une
solution de GED
Une solution de GED ne s’intègre pas si facilement dans une
entreprise et dans les habitudes de tous. Pour cela, il faut suivre un
processus bien établi :
 Audit du système d’information
 Identification des acteurs du projet
 Définition de l’information qui doit alimenter le système GED,
inventaire des documents existants
 Etablissement d’un scénario de cycle de vie pour chaque type
de documents
 Mise en place progressive du nouveau système (cohabitation
avec l’ancien système)
 Acquisition, indexation, archivage et publication de
l’information
 Formation des utilisateurs
 Exploitation et maintenance

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Laissons place à la
démonstration …