Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.
Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009
Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier. L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.
Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009
Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier. L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Les archives du département de la Gironde, de la Ville de Bordeaux et de la Métropole de Bordeaux ont mis en place un système d'archivage mutualisé leur permettant de gérer leurs documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur conception initiale jusqu'à leur archivage. Ce système repose sur diverses applications logiciel libre prenant chacune en charge une partie du cycle de vie des documents (Alfresco pour la GED courante, Asalae pour l'archivage, etc.)
Dans le cadre de ce système, lors du passage d'un outil à l'autre, un grand nombre de métadonnées sont perdues et doivent donc être ressaisies. D'où l'idée de mettre en place un référentiel commun qui va constituer un pivot sur lequel s'appuient les autres outils, et qui va conserver et enrichir les métadonnées d'un document tout au long de son cycle de vie, au fil de ses passages d'une application à l'autre. Ces métadonnées sont, par exemple, le rangement dans des
plans de classement, les agents étant intervenus sur le document, les étapes du processus de validation, etc.)
Dans le cadre d'un marché public, Logilab développe le référentiel commun du système d'archivage pour le compte du Conseil Départemental de la Gironde, de la Métropole de Bordeaux et de la Ville de Bordeaux.
La présentation présente l'outil logiciel libre qui a vocation à être partagé avec d'autres institutions rencontrant une problématique similaire, mais également de revenir sur le projet lui-meme qui implique de nombreux acteurs et a été géré avec une méthode agile et divers outils innovants (MVP, UX Design, etc.)
Voir http://saem.e-bordeaux.org/projet-module-r%C3%A9f%C3%A9rentiel pour plus de détails.
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
Conférence Klee Group et Spark Archives au salon Documation 2012
WebTV : http://www.documation.tv
Blog : http://www.documation.net
Site : http://www.documation.fr
Salon : 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense
Quelques domaines de maturité des Logiciels LibresJibril Touzi
L'Administration de réseaux LAN (serveur Linux)
La Gestion Electronique et l’Archivage de Documents
(GED)
La messagerie d'entreprise et le travail collaboratif
Le portail intranet d'entreprise
La sauvegarde de données informatiques
La gestion de projets
La gestion bibliothécaire
Le Monitoring IT
La création de sites web Internet
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'informationPascal Romain
Présentation effectuée en 2013 dans le cadre de l'association PIN sur le cycle de vie de l'information et l'organisation des records dans les organisations
La Gouvernance Documentaire - SerdaLab March 2011Claude Super
L’objectif de cette enquête serdaLAB est de comprendre les difficultés en terme d’organisation documentaire auxquelles sont confrontées les entreprises, de tester le niveau de compréhension et de sensibilité à la gouvernance documentaire, d’analyser les besoins et les attentes sur ce sujet.
Comment se mettre en conformité avec le GDPR ?Pramana
Vous vous demandez quelles sont les contraintes imposées par le GDPR et comment mettre votre entreprise en conformité? Nous vous apportons quelques pistes dans cette formation.
IBM : Gouvernance de l\'Information - Principes & Mise en oeuvreNicolas Desachy
La gouvernance de l\'information devient primordiale dans un monde de plus en plus intelligent, interconnecté et instrumenté. IBM est présent à la fois par un savoir faire et une offre modulaire, intégrée et ouverte.
Tablettes & SmartPhones Windows 8, iOS, Android: Stratégie de protection de l...Microsoft Technet France
BYOD, Tablette Windows 8, iPad, SmartPhone Android !!!… L'explosion des nouveaux usages autour des SmartPhones et des Tablettes oblige les organisations à redéfinir le concept de protection de l’information afin d’éviter la fuite de données : La sécurité périmétrique traditionnelle s’efface petit à petit pour aboutir à l’utilisation de solutions de protection de l’information ciblant la donnée. Que vous utilisiez des Tablette Windows 8, des iPad, des tablettes Android, ou des SmartPhones, venez découvrir dans cette session comment protéger l’information de votre entreprise en intégrant l’ensemble de vos périphériques dans Active Directory, en utilisant des GPOs sur les systèmes iOS et Android, en déployant l’utilisation d’AD RMS sur l’ensemble de vos systèmes ou en utilisant des services de sécurité Cloud gratuits basés sur Azure.
Les archives du département de la Gironde, de la Ville de Bordeaux et de la Métropole de Bordeaux ont mis en place un système d'archivage mutualisé leur permettant de gérer leurs documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur conception initiale jusqu'à leur archivage. Ce système repose sur diverses applications logiciel libre prenant chacune en charge une partie du cycle de vie des documents (Alfresco pour la GED courante, Asalae pour l'archivage, etc.)
Dans le cadre de ce système, lors du passage d'un outil à l'autre, un grand nombre de métadonnées sont perdues et doivent donc être ressaisies. D'où l'idée de mettre en place un référentiel commun qui va constituer un pivot sur lequel s'appuient les autres outils, et qui va conserver et enrichir les métadonnées d'un document tout au long de son cycle de vie, au fil de ses passages d'une application à l'autre. Ces métadonnées sont, par exemple, le rangement dans des
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Una Guía Para los Educadores en los Estándares de Competencia para el Pensam...eraser Juan José Calderón
Una Guía Para los Educadores en los Estándares de Competencia para el Pensamiento Crítico
Estándares, Principios, Desempeño Indicadores y Resultados Con una Rúbrica Maestra en el Pensamiento Crítico
Comprendre le fonctionnement du lobbying en france et en Europe , des réseaux d'influences , des groupes de pressions, entre la transparence Européenne et l'opacité françaises privilèges des élus beaucoup de pain sur la planche ...quand le pouvoir des lobbyistes est plus important que celui des ministres comme Nicolas Hulot en france.
Code freeze, merges douloureux, installation et administration d'un serveur, sauvegardes fastidieuses, perte de données, branches coûteuses, obstacle au refactoring, cycles de build trop longs...
Ces mots sont-ils pour vous synonymes de Gestion de Configuration? Vous avez appris à vivre en couple avec un outil en ignorant volontairement ses défauts, mais ils se rappellent régulièrement à vous? Découvrez à travers des cas d'utilisation quotidiens comment Git sait se faire oublier et vous faire gagner beaucoup de temps.
Vous allez aimer cet outil avec une administration proche de zéro, ne nécessitant pas de backup, utilisable en moins de cinq minutes sur une clef usb, un simple disque partagé, en serveur ou en mode SAAS. Les équipes agiles, seront "accros" de l'outil sachant se faire oublier lors de refactoring de code massifs et permettant l'intégration continue sans serveur. Les équipes distribuées apprécieront les branches locales, le cherry-picking et les performances de git.
Vous êtes build manager en charge des branches et des code freezes? Désolé, vous venez de perdre votre job.
Consiste en la elección de una de las modalidades (Ciencias Naturales o Ciencias Sociales/Humanas) del Ciclo orientado (4°, 5° y 6° año) del Secundario.
Webinar : Reprenez le contrôle de votre capital informationnel avec EverteamEverteam
File Analysis, RGPD & Gouvernance de l'Information avec Bassam Zarkout et Noureddine Lamriri.
Vous connaîtrez tous les enjeux actuels liés à la gouvernance de l'information et vous apprendrez comment :
- Assurer la maîtrise de votre patrimoine informationnel
- Garantir la conformité réglementaire
- Réduire les coûts de gestion de l'information
- Mettre en oeuvre la gouvernance de l'informatio
- Gagner du temps dans la recherche et l'identification de votre information
En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez au quotidien, réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement de vos activités. Il est donc essentiel d’adopter une approche stratégique avec la documentation juridique inhérente au secteur de l’immobilier...
Synthèse du livre blanc sur les suites bureautiques et messagerielabdesusages
A l’heure des systèmes d’informations collaboratifs, des nouveaux modes de travail (télétravail, mobilité, partage, etc.) et des flux incommensurables d’informations à gérer, la suite bureautique et la messagerie constituent des points névralgiques demandant une symbiose parfaite avec l’ensemble de l’écosystème.
Parmi les évolutions essentielles des dernières années, le cloud computing est l’une des réponses aux défis des DSI. Celui-ci implique cependant une nouvelle approche de la gestion du SI et de nouveaux critères de choix qu’il s’agit d’analyser finement selon le contexte de l’organisation.
La consommation à l’usage, l’externalisation d’une partie de l’infrastructure et la cohérence des outils avec les applications métiers, la communication et la production collaborative deviennent des facteurs essentiels à prendre en compte.
Fiches des nominés au concours de GouvInfo : IAI awards 2015Perrein Jean-Pascal
Le second vote est ouvert et permettra de faire ressortir les enjeux majeurs pour chaque initiative. 6 nominés pourront être évalués :
Delphine MOUCHEL, DCNS – La démarche « JEDI » -J’Élabore, Décris, Insuffle
Bernard CHABOT, Accenture – Business-Driven Ontologies for Ontology-Driven Businesses
Didier PLEGAT, Vedalis – Social KM
Paul LAHMI, Sood – Identité numérique et fiabilité de l’information
Jannick LABATUT, Conseil Général du 93 – Centre de ressources KM
Maurice CALVO, Ostendi – Serveur de formulaires dynamiques dédié au métier
Leurs fiches sont enrichies avec une page de détails complémentaire, et nous vous demanderons de faire apparaitre les enjeux qui sont le mieux traités par chaque initiative. Si vous souhaitez télécharger le dossier, et voter pour les nominés, nous vous invitons à le faire à partir de ce lien : http://www.gouvinfo.net/cominfo/iai-awards/
Les votes seront ouverts jusqu’après les auditions qui se feront la journée du 27 janvier 2015 (inscription gratuites pour l’atelier du matin et/ou celui de l’atelier de l’après-midi).
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesEverteam
Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est :« Faut-il conserver tel ou tel document ? ». Pour bien appréhender l'importance de l'archivage dans vos entreprises et être conforme aux réglementations en vigueur, il est nécessaire de comprendre et assimiler le concept de cycle de vie d'un document ...
Les solutions de gestion électronique des documents se multiplient sur le marché pour répondre à un besoin croissant de souplesse et agilité dans les organisations, et à une multiplicité et complexité croissante des volumes et formats des documents. Les solutions classiques ne suffisent plus. Les entreprises ont besoin de solutions agiles, complètes, ergonomiques, ultra-intuitives, sur-mesure, légères,... L'innovation et la R&D intégrées nativement dans la solution Clarisse répondent à ces nouveaux besoins des entreprises. Clarisse va plus loin que la GED gratuite. Changez de regard sur le rôle et le potentiel des documents dans votre organisation. Solution GED gratuite à tester.
Eydissium gare numerique -ged - 06 juin 2019Pierre Brouard
Reconstituer un dossier fournisseur en quelques clics, partager et faire circuler des documents avec ses collaborateurs, les mettre à disposition de ses clients, fournisseurs et partenaires pour mieux échanger.
Ou bien encore automatiser la saisie des factures d’achat, contrôler le traitement et diffuser automatiquement les courriers dans les services. En entreprise, 25% du temps est passé en recherche d’informations,
alors venez découvrir pourquoi la dématérialisation des flux documentaires est un levier de productivité et un accélérateur de performance dans l'entreprise.
Big data, Intelligence artificielle, quelles conséquences pour les profession...Gautier Poupeau
Support du Webinaire organisé le 21 février par Ina Expert sur l'évolution du positionnement des professionnels de l'information dans les organisations face aux changements en cours que sont la montée en puissance des données au détriment du document, le big data et l'intelligence artificielle
Gouvernance des données - Pourquoi démarrer une gouvernance des données agile ?Zeenea
La gouvernance des données au 21 siècle est un concept, sans doute un peu ambigu, qui évolue très rapidement et est est défini de manière different selon le context, les personnes et les organisations.
Pour Zeenea, la gouvernance des données est l’élaboration des politiques et la supervision des informations de l’entreprise. La gouvernance des données aligne la qualité des données sur les mesures et l'acceptation commerciales, positionne les problèmes de données métiers comme étant interfonctionnels et garantit que les données soient gérées séparément de ses applications.
- Les différentes approches de la gouvernance des données -
En effet une gouvernance des données se pense donc sous deux approches : defensive et offensive.
>> Une approche defensive va mettre l’accent sur le contrôle des données.
>> Une approche offensive sur la flexibilité la facilitation et la creation de valeur par les données.
- Vers une gouvernance des données agile -
Dans le passé, la gouvernance des données signifiait sécurité des données et contrôle, alors qu'aujourd'hui l'accent est mis sur la valeur.
"La gouvernance doit viser à garantir que les données apportent une valeur ajoutée à l'entreprise, tout en lui permettant de tirer de la valeur à partir des données".
- Comment réussir une gouvernance des données agile -
Metadata Management : Pour réussir dans la gouvernance des données, vous devez réussir dans la gestion des métadonnées. Sans contexte, ces données mèneront à des mauvaises analyses et donc à de mauvaises décisions.
Automatisation - permet à vos responsables des données d'éviter le syndrome de la feuille blanche et, les affranchira de tâches fastidieuses et répétitives, augmentant ainsi l’adhésion du plus grand nombre à votre initiative de mise en place d’une gouvernance des données au sein de votre entreprise.
Une approche bottom up - Ceci signifie d'avoir une approche démocratique plutôt que hiérarchique et une autonomie des collaborateurs dans le choix des outils et la manière de s’organiser.
Itérative -Une gouvernance des données doit se construire étape par étape afin de correspondre au plus près au fonctionnement de l’entreprise.
Non-intrusive - Il s’agit de laisser la liberté à vos collaborateurs d’utiliser les outils les plus adaptés pour leurs usages, que ce soit pour générer ou accéder à des jeux de données.
Collaborative - Créer une démocratie de la donnée, où tous les employés peuvent accéder aux données de l’entreprise à grande échelle, signifie que les employés n'ont pas à attendre pour exécuter des projets qui peuvent ajouter de la valeur.
Téléchargez gratuitement notre livre blanc 👉http://bit.ly/2K4R2Ar
Découvrez le programme, les objectifs et les dates de notre formation 👉http://bit.ly/2wcWOI3
Pour en savoir plus sur Zeenea 👉 https://www.zeenea.com/
- analyse de la culture de l'entreprise en matière de reporting et des dispositifs en place,
- revue de la gouvernance,
- évaluation de la pertinence, de la fiabilité et de l'utilisation des indicateurs mis en place,
- évaluation de l'efficience des procédure de reporting (génération manuelle vs automatique, redondances...),
- mise en place d'un programme de gestion de la qualité des données,
- mise en place de "best practices" et de formation afin de créer une "culture data" dans l'entreprise,
Similaire à La gestion de l’information et de la connaissance (20)
1. La gestion de l’information et de la connaissance est aujourd’hui une fonction
cruciale de l’administration moderne. Elle relie, par les flux qu’elle contrôle et
organise, l’ensemble des structures, que celles-ci soient « métiers » ou
« support », qu’elles produisent ou consomment de la donnée électronique.
Naguère « GED », ce vaste périmètre fonctionnel répond aujourd’hui plus
volontiers au terme de Geide (« gestion électronique d'informations et de
documents de l'entreprise »), qu’il est ainsi important de situer au sein du
système d'information de l’entreprise.
Gestion électronique documentaire : constituant à l’époque un réel progrès, la
notion apparaît aujourd’hui réductrice et doit céder le pas au concept actuel, plus
large, d’organisation et de gestion des flux d’information de l’entreprise.
Copyright : Anne-Laure Maupoux 1
2. Contraintes juridiques et normatives
• Or, si l’acquisition d’un système de Geide était hier une décision stratégique du
dirigeant éclairé, ce dernier n’a aujourd’hui plus le choix. Gérer les contenus
électroniques de l’entreprise est devenu aujourd’hui une obligation juridique.
• Un autre aspect de la gestion des contenus est la conformité réglementaire de la
gestion des risques. Les contenus numériques sont de plus en plus utilisés devant
les tribunaux pendant les procédures, et les pouvoirs publics imposent
constamment de nouvelles réglementations et obligations.
• Ainsi, la totalité des documents produits lors du procès de la catastrophe maritime
de l’Érica l’ont été – y compris en séance – sous format électronique.
• Outre ces aspects légaux, les échanges (de données métiers notamment) doivent
s’opérer sous des formats et des protocoles précis : la Gestion de contenus
documentaire doit, ici encore, répondre à ses obligations envers nos partenaires.
• Enfin, la notion de risque (lié à une mauvaise gestion des contenus) doit être
considérée en fonction de son impact économique – ou plus généralement sur
l’efficience globale de l’activité :
• « 15 à 20% du chiffre d’affaires est dépensé à résoudre des problèmes induits par
de mauvaises données » (Source Gartner)
Copyright : Anne-Laure Maupoux 2
3. La gestion des contenus : un défi à relever
• L’un des défis majeurs d’un système de Geide est de pouvoir gérer des contenus non structurés. En
effet, comme dans la majorité des entreprises, elle comporte de nombreuses entités qui utilisent
des systèmes hétérogènes, non interopérables (voire non interconnectables) pour héberger les
contenus non structurés créés au cours de leurs activités quotidiennes. Ces documents peuvent
être des fichiers Microsoft PowerPoint, des images numérisées, des feuilles de calcul, des
graphiques, des vidéos, des e-mails et des fichiers ZIP.
• De plus, ces documents ou données sont habituellement stockés sur des disques réseaux
partagés, des sites Web, des portables personnels, des applications spécifiques, des sites FTP ou
encore sur des serveurs ou des appli-cations hébergés.
• « 80% des informations numérisées dans une administration classique sont constituées par des
données non structurées telles que documents, e-mails et images. Ces contenus augmentent de 50%
par an. » - (Source : revue InformationWeek)
•
• Ces systèmes disparates et fragmentés entraînent la duplication des contenus et du travail et en
rendent quasiment impossible toute réutilisation efficace pour d’autres usages. De plus, la
dispersion de ces contenus dans plusieurs endroits les rend très difficiles à partager à travers
l'ensemble de l'entreprise ou même à l'extérieur de son réseau interne, avec ses
clients, partenaires ou fournisseurs.
• « 40% du temps d’un employé travaillant dans un bureau est passé à essayer de gérer et de
réemployer des données non structurées » - (Source : Gartner)
• Les coûts d'impression, de diffusion et d'expédition représentent un autre défi de la gestion des
contenus.
Copyright : Anne-Laure Maupoux 3
4. Une gestion documentaire non maîtrisée.
Chaque étape du cycle comporte un risque
Copyright : Anne-Laure Maupoux 4
5. Principaux enjeux liés à la mise en
place d’un système de Geide
• maîtriser les flux de documents papiers et électroniques,
• améliorer la fluidité en matière de circulation et de traitement de l’information,
• augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus et
réduire les coûts de stockage,
• soutenir et développer le partage et la mutualisation d’informations,
• permettre la traçabilité de l’information et garantir la pérennité, l’intégrité et la sécurité des
documents et de leur contenu, tout au long de leur cycle de vie,
• répondre aux contraintes légales (fonction de preuve),
• répondre aux exigences en matière de normes de qualité (processus / données).
•
• En somme, une Geide répondant à ces exigences pourrait être illustrée de la façon suivante :
Une gestion des contenus unifiée :
chaque étape de la vie du document
est elle-même un cycle maîtrisé
Copyright : Anne-Laure Maupoux 5
6. Référentiel, traçabilité, sécurité
• Pour compléter la description d’un futur système de gestion documentaire, on doit enfin citer
certaines de ses « briques », ou, pour le formuler autrement, certains des services qu’il sera
en mesure d’apporter aux entités utilisatrices :
• le système de Geide assurera la gestion de ses référentiels (Thésaurus, plan de
classement, base de connaissance, etc.). Ceux-ci doivent répondre à des normes
précises, pour que le système qui s’y réfère soit lui même homologué,
• la traçabilité des documents gérés dans ce système de Geide est également un besoin fort. Si
cet aspect paraît évident dans les applications de courrier, il est moins apparent, mais tout
aussi utile, dans les fonctions d’archivage, de contrôle d’accès,
• la sécurité est sous-jacente à toute les fonctionnalités de la Geide : la consultation des
documents doit obéir aux règles d’accès en vigueur ; les documents dont la conservation est
une obligation légale doivent donc être entourés des mesures garantissant leur
disponibilité, face aux différentes menaces : naturelles (incendie, perte, etc.) mais aussi
malveillantes (vol, destruction).
• Ce dernier aspect, la sécurité, est fortement structuré par les contraintes juridiques évoquées
au début de ce document : la Geide doit comporter les mécanismes irréfutables (en termes
techniques autant que légaux) garantissant l’intégrité des documents détenus. De nombreux
domaines sont désormais concernés par ces aspects : ressources humaines
(certificats, déclarations, attestations électroniques), signature et authentification, activités
budgétaires et financières (factures, marchés publics …) ou encore métiers (normes
documentaire, licences, visas, etc.).
Copyright : Anne-Laure Maupoux 6