Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entrepriseCOMPETITIC
Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entrepriseCOMPETITIC
Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Comment conceptualiser et implanter un plan de classification et un calendrie...NadjaDesRoches
Projet d'intervention réalisé au Musée d'art contemporain des Laurentides.
Voici les étapes suivies pour la conceptualisation et l'implantation d'un Guide de gestion des documents dans un organisme dont la gestion documentaire était déficiente et sans uniformité.
La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.
Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES).
05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)
Une méthodologie de classement d'un dossier d'archives utile notamment pour la préparation du concours de chargé d'études documentaires du ministère de la Culture.
Une norme pour identifier et expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives (en vue de faciliter leur accès, la recherche et d’échanger les informations). Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Les éléments d'indexation dans la DTD-EADDanis Habib
Une présentation élaborée par un groupe de travail sur la DTD-EAD que j'avais récupéré pour une formation sur l'indexation : quels sont les éléments d'indexation utilisés dans la DTD-EAD?
La gestion documentaire est définie selon la norme AFNOR comme un processus qualité qui définit les règles du cycle de vie des documents (nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le management de son organisation.
Les 4 étapes de la GED #1 par Pyctora. Ce 1er épisode vous presente la gestion electronique de documents.
Une premiere phase vers la dématerialisation.
Initiation au systèmes d'information : définition - composantes et rôles - finalités - dimensions et usages.
Intégration des S.I au sein des entreprises
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Gestion intégrée des documents papiers et électroniquesSEGIC
Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.
Analyse archivistique : étape essentielle de la description archivistique, qui consiste à présenter, sous une forme normalisée, concise et précise, les informations d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents.
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Comment conceptualiser et implanter un plan de classification et un calendrie...NadjaDesRoches
Projet d'intervention réalisé au Musée d'art contemporain des Laurentides.
Voici les étapes suivies pour la conceptualisation et l'implantation d'un Guide de gestion des documents dans un organisme dont la gestion documentaire était déficiente et sans uniformité.
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Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES).
05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)
Une méthodologie de classement d'un dossier d'archives utile notamment pour la préparation du concours de chargé d'études documentaires du ministère de la Culture.
Une norme pour identifier et expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives (en vue de faciliter leur accès, la recherche et d’échanger les informations). Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Les éléments d'indexation dans la DTD-EADDanis Habib
Une présentation élaborée par un groupe de travail sur la DTD-EAD que j'avais récupéré pour une formation sur l'indexation : quels sont les éléments d'indexation utilisés dans la DTD-EAD?
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Une premiere phase vers la dématerialisation.
Initiation au systèmes d'information : définition - composantes et rôles - finalités - dimensions et usages.
Intégration des S.I au sein des entreprises
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Gestion intégrée des documents papiers et électroniquesSEGIC
Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.
Analyse archivistique : étape essentielle de la description archivistique, qui consiste à présenter, sous une forme normalisée, concise et précise, les informations d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents.
The companies which are successful today take advantage of the most modern tools, the ones that optimize the return on investment and adapt well to the business environment.
Document management plays in this case a central role. It is, thus, essential for a modern institution to organize its activities via sophisticated archiving systems.
In such cases, information related to business events and ongoing activities is complete and available at all times. Commercial procedures are more efficient while customer satisfaction improves.
Atelier optimiser son espace de travail et ses documents administratifsOrganiZen Laure Dufourg
Intervention d'OrganiZen, conseil en organisation personnelle, pour Entreprendre au Féminin Ille-et-Vilaine sur le thème de l'aménagement du poste de travail et la gestion des documents administratifs
Gestion documentaire d’un grand projet par l’exemple du CHUM, un projet en soi!PMI-Montréal
Julie Leblanc, Danielle Dufour and Jean Martel, CHUM et SNC-Lavalin
On dit souvent que la gestion de projet se résume à 90% de communication…Le PMBOK prévoit un chapitre spécialement pour ce domaine de connaissance : « La gestion des communications d’un projet ».La diffusion de l’information prend toute sa place pour les parties prenantes d’un projet qui désirent disposer rapidement d’une quantité souvent impressionnantes d’informations en temps voulu.
Dans le cadre du méga projet du type du CHUM, nos conférenciers (ères) vous présenteront quels médias ont mis en place pour les processus de collecte, de récupération et de diffusion de l’information.
A few design patterns for Responsive Design.
Sources:
- http://www.lukew.com/ff/entry.asp?1514
- http://bradfrostweb.com/blog/web/responsive-nav-patterns/
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.
Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009
La Gouvernance Documentaire - SerdaLab March 2011Claude Super
L’objectif de cette enquête serdaLAB est de comprendre les difficultés en terme d’organisation documentaire auxquelles sont confrontées les entreprises, de tester le niveau de compréhension et de sensibilité à la gouvernance documentaire, d’analyser les besoins et les attentes sur ce sujet.
Livre blanc : Le Document au coeur de la Collaboration - Mars 2014Nextmodernity
Un livre blanc écrit par Richard Collin et Marc De Fouchécour, associés Nextmodernity, avec le soutien de BOX.com. Parution Mars 2014.
« Alors que les entreprises prennent de plus en plus conscience de la valeur que peut apporter la collaboration de leurs employés et le traitement d’une information numérisée devenue pléthorique, elles éprouvent, aujourd’hui encore, beaucoup de difficultés à les mettre en œuvre.
Pour conjuguer efficacement l’information et les talents créateurs de valeur, les plateformes de partage de l’information en ligne renversent notre rapport à l’information et nous font basculer d’une logique de propriété à une logique d’accès. Elles apportent ainsi des solutions techniques qui permettent de réunir les collaborateurs autour des contenus, au bureau comme en mobilité, avec un PC, un smartphone ou une tablette. Il reste à créer l’expérience de cette nouvelle collaboration en sortant des habitudes acquises pour considérer que les documents ne prennent de la valeur que s’ils sont enrichis par l’utilisation qu’on en fait et le contexte de travail dans lesquels on les utilise. Il sera alors possible de passer d’une logique séquentielle du travail à une véritable collaboration basée sur le partage des informations, des contextes et des compétences. »
L'intelligence économique doit etre un Etat d'Esprit ! A l'ére de l'information il ne saurait etre possible de pardonner au Manager de ne pas savoir ! Savoir est la premiére tache du Manager ! La pratique de l'intelligence économique devient incontournable !
Ce support vise à permettre d'avoir une vue large de ce qu'est l'intelligence économique, de poser les fondamentaux et permettre toutes les possibilités d'approfondissement !
CDI/CCC - Documentation et ressources : les enjeux du numériqueElie ALLOUCHE
Centre de documentation et d'information/Centre de connaissance et de culture
Documentation et ressources : les enjeux du numérique
1. Périmètre du numérique et médiations
2. CDI/CCC et démarches pédagogiques
3. CDI/CCC et « recréation » du manuel scolaire
4. CDI/CCC et outils de gestion de ressources
Système d'aide à l’indexation et à la recherche d’information sur le webespenel
L'explosion des sources d’information et le développement des outils d’accès à l’information en particulier les accès à distance font que le problème aujourd’hui n’est plus l’absence d’information mais plutôt sa pertinence. Plusieurs étapes sont nécessaires pour aboutir à la fois à une représentation fiable des sources d’information, mais aussi, à une bonne formulation des besoins des utilisateurs. Certaines des étapes qui constituent l'activité de pilotage du processus de recherche d’information deviennent de plus en plus complexes et un outil d’aide à la décision devient une nécessité, particulièrement dans les étapes d'analyse, de conception de scénario, de cheminement et d’exploitation, d'évaluation des différents cas possibles et de réutilisation de cas précédents pour en traiter de nouveaux
Big data, Intelligence artificielle, quelles conséquences pour les profession...Gautier Poupeau
Support du Webinaire organisé le 21 février par Ina Expert sur l'évolution du positionnement des professionnels de l'information dans les organisations face aux changements en cours que sont la montée en puissance des données au détriment du document, le big data et l'intelligence artificielle
Une belle présentation de Babacar LO sur l'Intelligence Économique en support de mon cours IFAG Réunion sur la Veille Stratégique en entreprise - Babacar LO - Consultant Intelligence Digitale Babacar LO - Consultant Intelligence Digitale Blog: www.babacarlo.com Twitter: @Assadikh
LinkedIN: www.linkedin.com/in/babacarlo/
Didactique de l’Information-Documentation, des modèles, des concepts et un p...FADBEN
[Muriel FRISCH - Maître de conférences en Sciences de l’Education - Université de Lorraine / ESPE - Laboratoire LISEC E.A. 2310 - Equipe Tech&Co]
De nombreux « modèles » peuvent être convoqués en Information-Documentation. Beaucoup d’entre eux s’inscrivent dans une « logique de modèles à étapes », expression que nous expliciterons. Consciemment ou inconsciemment ils induisent après leur exposition en formation des formes d’application, de reproduction. Certains répondent également à une « logique prescriptive », expression que nous définirons également, courant parfois le risque d’une dérive de formatage. Ces modèles sont-ils pour autant des « modèles didactiques » ? Il nous faut appréhender un champ de validité plus large que celui « des démarches types », « des modèles à étapes », « des modèles prescriptifs » en dépassant la conception de « modèles à appliquer ». « Le modèle a aussi (et surtout ?) un rôle heuristique : en raison de l’approche nouvelle qu’il autorise, son emploi d’un champ du savoir à un autre dégage des perspectives jusqu’alors inexplorées », nous pouvons ainsi aborder la question de « modèles didactiques » à construire, et, composés d’un ensemble d’éléments en interaction.
En rapport avec la thématique du Congrès «Enseigner-apprendre l’information-documentation ! Approches didactiques et démarches pédagogiques pour développer la culture de l’information des élèves» ; dans le contexte de convergence entre Information-Documentation, Culture de l’Information et Education aux Média et à l’Information (EMI) évoqué dans l’argumentaire et dans le cadre de nos recherches en didactique de l’Information-Documentation, nous proposons dans cette communication une réflexion soumise à la discussion au sein de la communauté professionnelle et scientifique autour de trois entrées. La première consiste à observer certains « modèles » issus de sources variées qui peuvent être conçus comme référent à reproduire. La seconde consiste à caractériser ce que l’on peut entendre par didactique de l’Information-Documentation aujourd’hui, notamment en tenant compte du concept d’info-diversité émergeant au cours de nos recherches. Les enseignants, les apprenants sont confrontés à différents types d’information (information brute, information traitée, information durable…) ; différentes natures d’information (physique, logique, analogique, numérique…) ; différents supports d’information, différentes formes d’information, différents formats d’information… Ils doivent gérer une variété de contextes d’information. Notre dernier chantier de recherche a contribué à élaborer des critères d’intelligibilité de la pratique enseignante en construction dans le rapport à cette « info-diversité ». La troisième porte sur l’élaboration de matrices curriculaires dynamiques, qui tiennent compte d’une progression des apprentissages, du développement de l’individu et de formes «d’efficacité réflexive». [...]
Capitalisation d'expériences pour l'indexation et la recherche d'information ...espenel
Dans un environnement économique hautement concurrentiel, l'entreprise qui veut rester compétitive doit sans cesse repenser son organisation, mobiliser ses compétences et revoir sa stratégie. Cela nécessite une plus grande coopération entre les acteurs, un renforcement de la communication ainsi qu'une capitalisation des connaissances et des processus d'action. Cette évolution suppose également la mise en place d'un dispositif de recherche d'information dans une mémoire d'entreprise hétérogène distribuée via le Web ou un Intranet. La constitution de ce patrimoine s'appuie généralement sur différentes sources d'information et nécessite une prise en compte du niveau d'expertise des différents acteurs. Dans ce contexte, la GED (Gestion Electronique de Documents) constitue un composant technologique essentiel de la capitalisation de la connaissance et de l'intelligence collective. Notre démarche consiste donc à modéliser et à concevoir un système de recherche d'information capable de rendre cette mémoire accessible indépendamment des acteurs qui l'ont créée et de manière pertinente par rapport à un contexte d'intérêt donné.
Quelques domaines de maturité des Logiciels LibresJibril Touzi
L'Administration de réseaux LAN (serveur Linux)
La Gestion Electronique et l’Archivage de Documents
(GED)
La messagerie d'entreprise et le travail collaboratif
Le portail intranet d'entreprise
La sauvegarde de données informatiques
La gestion de projets
La gestion bibliothécaire
Le Monitoring IT
La création de sites web Internet
Les logiciels Libres - Quels avantages ? Quels inconvénients ?
Comparatif Windows / Linux (présentation faite en 2009, mise à jour partiellement en 2012)
Great Lakes Consulting - Zimbra and AlfrescoJibril Touzi
Bujumbura - Présentation très rapide des solutions de messagerie d'entreprise avec Zimbra et de Gestion Electronique de Documents avec Alfresco à la Régie des Services Aéronautiques de Bujumbura
Gestion documentaire et utilité de la gestion électronique de documents
1. Assemblée Nationale du Burundi
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Tél. : +257 22276746 –
Gestion documentaire et
gestion électronique de documents
Par Jibril Touzi – Email: Jtouzi@gmail.com
Great Lakes Consulting – Tél.: +257 22276746
Bujumbura, le 19 novembre 2012
2. Objectifs de la présentation
La gestion documentaire dans une administration
◦ Les différents types d'information
◦ Asseoir un archivage efficace
◦ Etablir un plan de classification méthodique
◦ Mettre en place un système d'archivage
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
efficient.
La gestion électronique de documents
◦ Qu’est-ce que la GED ?
◦ L’existant : le Papier
◦ Intégration de la GED dans l’organisation
◦ Mise en œuvre de la GED et ses enjeux
◦ Les quatre étapes de la GED
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3. Partie 1 - Plan
Quelques définitions et concepts-clés
Qu’est-ce qu’un document/information ?
Classification de document/information
Rôle de l’information
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Qualités d’un bon document/information
Tél. : +257 22276746 –
Origines de l’information
Le cycle de vie des documents
L’organisation de son bureau de travail;
Exemple de classement
Le Classement efficace pour optimiser l’archivage;
Objectifs d’un bon classement et archivage
Le classement papier et ses limites
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4. Quelques définitions
ARCHIVE : Ensemble des documents produits ou reçus par
tout organisme (publique ou privé) ou personne (physique ou
morale) dans l’exercice de son activité.(
Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 en France)
ARCHIVAGE : Ensemble des actions et tâches concourant à
la pérennité technique et intellectuelle des documents
cepglconsulting@gmail.com
authentiques. Ensemble des pratiques, moyens et outils,
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permettant aux éléments éligibles d’être identifiés et survivre
aux générations humaines et technologiques qui les manipulent,
en restant capables de produire tout leurs effets, pour les
durées requises. (Norme ISO 15489)
METADONNEE : Les métadonnées désignent les
informations associées à l’objet au moment du versement pour
en permettre la description, la recherche, la gestion technique,
la pérennisation, l’application des droits d’accès et de
communicabilité etc.
INFORMATION : « Elément de connaissance susceptible
d’être représenté à l’aide de conventions pour être conservé,
traité ou communiqué » (journal officiel , 28 octobre 1980). 4
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5. Concepts-clés
Document: Dans son acception courante un
document est généralement défini comme le support
physique d'une information. Plus précisément on peut
le définir comme un ensemble de données
informatives présentes sur un support, sous une forme
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
permanente et lisible par l’homme ou par une machine
(permanent par opposition à volatil. (wikipedia)
La documentation évoque l’idée d’enseignement
donc de l’information et de communication comprise
dans tout apprentissage.
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6. Qu’est-ce que l’information
L’information est un connaissance inscrite (enregistrée) sous
forme écrite ( imprimée ou numérisée, orale ou audiovisuelle » Y.F.
Le COADIC, (1994)
L’information est l’action d’informer et l’objet sur lequel porte
cette action.
« Une information est une connaissance communiquée par un
cepglconsulting@gmail.com
message transmis par un individu à un autre individu. L’information
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implique donc la communication, c'est-à-dire un échange
d’informations entre deux ou plusieurs personnes. »
Actuellement, nous vivons un monde dominée et dirigée par
l’information dite société de l’information, cependant, l’information
est devenue une matière première au même titre que le capital, les
ressources humaines les matières premières pour les entreprise.
Celui qui dispose une information à jour, aura une meilleur prise e
décisions face à ses concurrents.
Aucune entreprise, école , institution ne peut vivre ou survivre , se
développer sans disposer de l’information et des moyens de la
recevoir, de le traiter et de la transmettre.
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7. Classification de l’information
L'information est désormais perçue comme une ressource
indispensable dans tous les secteurs de l'activité humaine,
politiques, économiques, administratifs et culturels.
Sa gestion (création, collecte, stockage, traitement et
diffusion) connaît depuis quelques années une véritable
révolution, sous la pression des nouvelles technologies.
cepglconsulting@gmail.com
De plus en plus de documents scientifiques et techniques
Tél. : +257 22276746 –
sont numérisés et deviennent, par conséquent, exploitables
par ordinateur.
Les méthodes de traitement et de représentation des textes
s'en trouvent bouleversées: la langue, véhicule prioritaire de
la communication, est au centre des préoccupations des
spécialistes des sciences de l'information. Entre les industries
de l'information et les industries de la langue, se tissent de
nombreux liens .
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8. Le rôle de l'information
L'information est :
à la base de la décision : elle est nécessaire pour
prendre les meilleures décisions.
Facteur d'efficacité : une bonne circulation de
l'information dans l'entreprise est indispensable.
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Facteur de motivation : pour les salariés, être bien
informés des choix de la direction peut leur
permettre de se sentir mieux intégrés dans la vie
de l'entreprise, de mieux comprendre le sens de
leurs efforts nécessaires à la bonne marche de
l'entreprise
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9. Les qualités d'une bonne information
Pour qu'une information puisse être exploitée dans une entreprise ou dans la
prise de décision ; elle doit respecter un certain nombre de qualités à savoir :
◦ La pertinence : c'est-à-dire qu'elle doit répondre à l'attente de celui qui
la recherche. L'information non pertinente accroît inutilement le volume
d'informations à traiter et au final fait perdre du temps ;
◦ La fiabilité : l'information doit donner une représentation exacte de
l'objet ou de la situation ou du moins une représentation acceptable.
cepglconsulting@gmail.com
Fiable sous-entend qu'elle doit être :
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- vraie : conforme à la réalité ou très proche de celle-ci
- précise : une description relativement précise de la réalité
- à jour : une information périmée est inutile et encombrante
◦ La disponibilité : si elle est trop longue à obtenir, elle fait perdre du temps
dans la prise de décision.
◦ Le coût raisonnable : la recherche d'information peut coûter plus cher
qu'elle ne rapporte.
L’information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de décision
de l’entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre en œuvre de
façon cohérente la stratégie et les tactiques nécessaires à l’atteinte des
objectifs définis par l’entreprise dans le but d’améliorer sa position dans son
environnement concurrentiel.
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10. Origines de l’information
Le cheminement de l'information dans une entreprise peut être
représenté de la façon suivante :
L'information interne : il s'agit des rapports (études de marché,
visites, foire exposition, etc..) des fichiers (clients, fournisseurs,
partenaires, etc..), de notes (de service, de presse, etc..), de
documents (comptables, commerciaux, bancaires,...).L'ensemble de
ces documents produisent un énorme stock d'informations qui
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permet de créer une base de données (financières, commerciales,
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techniques,...).
L'information externe : elle peut provenir :
◦ soit de l'environnement proche (clients, fournisseurs, banques,
administration, organismes professionnels, etc.)
◦ - soit de l'environnement plus lointain : toute la documentation que
l'entreprise peut recueillir à travers les journaux, les revues, les
ouvrages économiques ou juridiques, mais aussi internet.
La diffusion de l'information pose des problèmes techniques (ordinateur,
photocopieur, réseaux, etc.) mais aussi financiers (coûts des
supports). La diffusion soulève aussi le problème de la sécurité de
l'information (protéger l'information contre les fuites, les
malveillances, le piratage, les vols de données, les virus,...)
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11. Tél. : +257 22276746 –
cepglconsulting@gmail.com
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Cycle de vie des documents
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12. L’organisation de son bureau de travail
◦ Eloignez tout ce qui pourrait nuire à votre
concentration au travail,
◦ Tout dispositif encombrant puisque non ou
rarement utilisable peut être évité,
◦ Une circulation aisée avec la possibilité de
cepglconsulting@gmail.com
communication
Tél. : +257 22276746 –
◦ Largeur de passage suffisantes pour accéder à son
poste de tr, aux éléments de rangement,
◦ Couleurs agréable (mur, sol et mobilier)
◦ Couleur claire pour mur et plafond et couleur
mâte et satin
13. Tél. : +257 22276746 –
cepglconsulting@gmail.com Exemple d’organisation
14. Classement efficace pour optimiser l'archivage
Ne confondez pas classification et classement
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique
les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer
facilement et rapidement l’information recherchée.
La classification désigne le système intellectuel qui sous-tend le classement
physique des documents
Les principaux utilisateurs des classifications sont les spécialistes des sciences de
la nature, les documentalistes, les archivistes, les bibliothécaires et les
cepglconsulting@gmail.com
philosophes.
Tél. : +257 22276746 –
Plan de classement : cadre méthodique établi pour le classement quotidien des
dossiers au sein du service. Il doit être logique, simple, précis et évolutif et
permettre de retrouver rapidement le document recherché.
Principes de classement - Un bon classement doit être :
Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),
Applicable à tous les documents,
Valable pour tout le personnel,
Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).
Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les
documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une
information ne portent pas toujours de même données.
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15. Exemple de classement
Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit
régulièrement de fournisseurs éventuels. Il divisera la documentation
reçue en grands groupes ou sujets à savoir :
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16. Objectifs d’un bon classement et archivage
Retrouver rapidement et dans leur totalité les
documents dont on a besoin.
En cas de litige, produire des preuves juridiques
pouvant appuyer les prétentions des parties en
cause.
cepglconsulting@gmail.com
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Laisser aux générations futures un moyen et un
outil permettant de saisir concrètement les
principes de fonctionnement de l’administration
(processus de décisions, élaboration des
documents).
17. Archivage papier :
Atouts & inconvénients
Le « papier » ou tout autre support analogique tel que calque, carton, polyester,
pelure, tirage ou pellicule photographique, etc... est le support traditionnel de
l'archivage dans nos sociétés basées sur l'écrit.
Support relativement fragile et périssable demandant des constantes
d’hygrométrie et de température, il reste la référence par sa simplicité pour bon
nombre d’entreprises, malgré les locaux et agencements qu’il nécessite..
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
Ses atouts :
Ayant Valeur probante s’il s’agit de l’original, Consultable sans aucun matériel
intermédiaire (pas de micro-ordinateur ni de visionneuse) et Reproductible
Ses désavantages :
L’archivage papier n’existe qu’en un seul exemplaire
Il est sensible aux conditions de conservation, il peut se dégrader dans le temps
Il est volumineux et encombrant , les procédures de consultations peuvent
s’avérer fastidieuses,
Il nécessite de grands espaces de stockage, avec des rayonnages, des armoires,
des systèmes de sécurité anti incendie, etc. Lors de la consultation un risque de
déclassement voire de perte peut se produire
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18. Partie 2 :: La Gestion Electronique de
Partie 2 La Gestion Electronique de
Documents (GED)
Documents (GED)
1.Qu’est-ce que la GED ?
cepglconsulting@gmail.com
2.L’existant : le Papier
Tél. : +257 22276746 –
3.Intégration de la GED dans l’entreprise
4.Mise en œuvre de la GED et ses enjeux
5.Les quatre étapes de la GED
19. Qu’est-ce que la Gestion Électronique des
Documents ?
La Gestion Électronique d'Informations et de Documents Existants
est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de
dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents.
La Gestion des Documents, nouvelle pierre angulaire
cepglconsulting@gmail.com
des stratégies des PME et administrations
Tél. : +257 22276746 –
Au sein d’une organisation le choix de gérer ses documents ou
pas relève dorénavant de la stratégie d’entreprise.
Elle s’adapte bien aux administrations car l’organisation du
travail et les circuits de validation de l’information sont moins
lourds dans les petites structures.
20. En Pratique
Les utilisateurs voudraient retrouver leurs informations par
des mots-clés ou par des concepts.
Seulement, dans la pratique, les Entreprises ne peuvent pas
consacrer de tels budgets pour la saisie des données.
Structurer l’information en base de données « Ad-Hoc » est
cepglconsulting@gmail.com
extrêmement coûteux.
Tél. : +257 22276746 –
Impossible de
retrouver ce document !
Tous les jours, dans tous les bureaux du monde,
c ’est pareil !!!
21. LES FAITS
90%de l’information est
sous forme papier
Le papier est inflexible !!!
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
23. Classiquement : le Papier
Nécessite une excellente organisation
Coût de gestion élevé
Maintenance importante
cepglconsulting@gmail.com
Consomme beaucoup de temps humain...
Tél. : +257 22276746 –
Que faire face à l’augmentation exponentielle
de la masse d’information à gérer ?
Inadéquation de cette solution
24. Classiquement : le Papier (suite)
Les limites du classement papier :
◦ deux personnes différentes classent
différemment ;
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
◦ Une même personne “risque” de classer
différemment aujourd’hui et dans 6 mois ;
◦ Un document “non-classé” est inaccessible.
25. Qu’est-ce que la gestion électronique
des documents ?
La gestion électronique des documents ou GED est
l’ensemble des outils, des matériels et des
technologies logicielles qui permettent :
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
d’acquérir*,
de stocker,
d’organiser,
et de distribuer
de gérer,
des documents sous forme électronique.
électronique
26. Quelles sont les sources de
documents ?
Les documents peuvent être :
desdocuments électroniques par
nature.
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
desdocuments papier transformés par
numérisation en documents
électroniques.
27. 1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED
Intégrer des documents dans
le système GED On peut intégrer dans le
système de GED des
documents électroniques
par nature issus des
applications informatiques
de l’entreprise :
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
sous forme d’états
1a
sous format texte
1a sous toutes les autres
formes de fichier
Fichiers
électronique
28. 1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED
Entrer des
documents dans le
Il s’agit de tous les
système GED documents que
l’entreprise utilise et
qui ne sont pas des
documents
électroniques.
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
1b Acquérir par
numérisation
Ils sont numérisés et
dématérialisés.
29. cepglconsulting@gmail.com Exemple d’intégration de la GED
Tél. : +257 22276746 –
L’art de retrouver les documents avec 98% de gain de place,
98% de temps gagné.
30. L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE EST DISTINCT DE LA GED
Un système de GED Un SAE
Permet la modification des documents Empêche la modification de
et la production de plusieurs versions documents
Empêche la destruction de documents
Permet la destruction des documents
en dehors d’un contrôle strict soumis
cepglconsulting@gmail.com
par leurs auteurs
à validation
Tél. : +257 22276746 –
Comprend obligatoirement un
Peut comporter la gestion de délais de
contrôle rigoureux des délais de
conservation
conservation
Peut comprendre une structure Comprend obligatoirement un plan
organisée de stockage sous le contrôle de classement géré par
des utilisateurs l’administrateur du système
Peut faciliter les tâches quotidiennes
Est à priori dédié à la gestion
mais est surtout destiné à la
quotidienne des documents pour la
constitution d’un fond sécurisé des
conduite des affaires.
documents.
31. La GED à l’Assemblée Nationale - pourquoi ?
Pour partager les documents en réseau ;
Pour maîtriser les flux des innombrables documents papiers et
électroniques reçus quotidiennement dans les organisations ;
Pour retrouver instantanément un contrat papier, un courrier, un
bon de livraison ;
cepglconsulting@gmail.com
Pour avoir une traçabilité maximale des courriers entrants et
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sortants ;
Pour augmenter les gains de productivité en réduisant le temps
consacré au traitement des processus ;
Pour ne plus avoir de soucis d’archives ;
Pour ne plus dépendre d’autres collaborateurs pour accéder aux
documents disponibles ;
Pour supprimer la manutention et le stockage de tous les papiers ;
Pour répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.
32. BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)
Exemple de calculs de coûts
Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans l'entreprise 20 jours par mois
Organisation
Comparatif sur les coûts GED
papier
Comparatif sur le coût des recherches
Chaque employé recherche chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne des recherches 3 mn 0,5 mn
Temps de recherche/jour/employé 60 mn 10 mn
cepglconsulting@gmail.com
Temps de recherche/jour 5 heures 50 mn
Tél. : +257 22276746 –
Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 75 € 12,50 €
Coût mensuel pour 5 salariés 1 500 € 250 €
Gain financier avec la GED 1 250 €
Comparatif sur le coût de stockage
Chaque employé sauvegarde chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne de sauvegarde par document 0,5 mn 0,5 mn
Temps de sauvegarde/jour/employé 10 mn 10 mn
Chaque employé classe chaque jour 20 docs 20 docs
Durée moyenne de classement par document 3 mn 0,5 mn
Temps de classement/jour/employé 60 mn 10 mn
Temps de sauvegarde+classement/jour/employé 70 mn 20 mn
Temps total pour 5 employés 5 heures 50 mn 1 heure 40 mn
Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 87 € 25 €
Coût mensuel pour 5 salariés 1 740 € 500 €
Gain financier avec la GED 1 240 €
33. BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE
DOCUMENTS (GED) (*)
Exemple de calculs de coûts
Organisation
Comparatif sur les coûts GED
papier
Comparatif sur le coût des équipements
Seront gérés par mois 20 000 docs 20 000 docs
Coût du support de stockage/document 0,03 € 0,0076 €
Coût mensuel (support de stockage) 600 € 152 €
cepglconsulting@gmail.com
Coût d'un m2 de bureau/mois 30 € 30 €
Tél. : +257 22276746 –
Capacité de stockage/m2 20 000 docs 400 000 docs
surface de bureau nécessaire/an 12 m2 0,6 m2
Coût immobilier/mois 360 € 18 €
960 € 170 €
Coût mensuel (support stockage + immobilier)
Gain financier avec la GED 790 €
Total
4 200 € 920 €
Coût mensuel (recherche, stockage, équipements)
Gain financier avec la GED/mois 3 280 €
Gain financier avec la GED/an 39 360 €
(*) Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans l'entreprise 20 jours par mois
34. Quelle GED ?
La GED administrative : elle permet de procéder au classement de documents
administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande,
formulaires, devis…) sous forme de fichiers numérisés qui pourront être
éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise.
La GED bureautique : elle regroupe le plus souvent l’offre de progiciels de
cepglconsulting@gmail.com
travail collaboratif permettant d’échanger des documents et de les lire dans leur
Tél. : +257 22276746 –
format d’origine (Word, Excel…).Ces documents sont centralisés et consultables
par tout le personnel de l’entreprise via intranet ou internet.
La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous
types (texte, image, sons, interactif…) selon des critères propres au
fonctionnement de l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de
puissants moteurs de recherche aux fonctions plus ou moins élaborées (plein texte,
multicritères, index, thèmes…).
35. Mettre en œuvre un système de GED
La GED est une méthode de travail à laquelle il faut se plier pour réussir
à mener un projet dans son intégralité.
Il semble donc difficile d’envisager ce type de travail sans que les
collaborateurs acceptent de s’impliquer pleinement dans le projet et ce
cepglconsulting@gmail.com
type de gestion particulière.
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Bien des leviers sont à lever :
Le partage de connaissances (knowledge management) ;
L’apprentissage ;
La gestion des conflits…
La formation est un élément déterminant de la réussite de l’ensemble du
projet.
36. Mettre en œuvre un système de GED
Pour mettre en place une GED il faut bien connaître sa propre organisation.
Cette mise en place est liée à une bonne connaissance du cycle de vie des
documents pour avoir un fonctionnement optimal de l’application.
Dans le cycle de vie on inclut des notions telles que :
cepglconsulting@gmail.com
Tél. : +257 22276746 –
Fréquence d’accès au document ;
Nombre d’utilisateurs y accédant simultanément ;
Durée de vie en modification ;
Durée de vie en consultation ;
Durée de vie légale, délai de forclusion ;
Nombre de documents par jour (ou autre fréquence) ;
Transformation des documents…
37. Les Formats de Fichiers
Documents de texte (Word, PDF …)
Images (GIF, JPG, TIFF, PNG…)
Enregistrements sonores (Wave, RealAudio, MP3,
WMA…)
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Tél. : +257 22276746 –
Vidéos (AVI, Quicktime, RealVideo, Flash, WMV…)
Pages Web (HTML, CGI, ASP, PHP…)
38. Tél. : +257 22276746 –
cepglconsulting@gmail.com Les étapes
39. L’archivage de vos documents
électroniques
Les systèmes de classement :
◦ Par champ :
Date (année, mois,…) ;
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Tél. : +257 22276746 –
Type de documents (Courrier entrant, courrier sortant,
rapports,…) ;
Ordre chronologique (numéro chrono).
◦ Arborescence Windows (dossiers, sous-dossiers,…)
41. Les Logiciels faisant partie d’une GED
Logiciel de reconnaissance de caractères : ROC
reconnaissance optique de caractères
Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la traduction de
groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec
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l'enrichissement typographique associé) exploitables par des
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programmes informatiques.
Les principaux moteurs ROC sur le marché :
◦OmniPage Pro
◦FineReader
◦ReadIRIS
42. La GED : les utilisations possible à
l’Assemblée Nationale
Gestion des courriers entrants/sortants
Gestion des rapports et publications;
Gestion des documents à destination des députés
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Gestion des contrats;
Gestion et Archivage des factures ;
Travail collaboratif sur les documents;
Gestion et Archivage des CV reçus ;
Archivage et diffusion des revues de presse ;
Etc.
On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature . Ce sont tous les documents issus des applications informatiques de l’entreprise : sous forme d’états ( états comptables : balance, journaux, grand livre, bulletins de salaires ; documents commerciaux : factures clients, bons de commande et de livraison) ; sous format texte (courriers, rapports, notes, etc.) ; sous toutes les autres formes de fichier électronique natif (photographie, image, son, courrier électronique, etc.)
Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Pour pouvoir faire entrer ces documents dans le système de GED, il faut les « dématérialiser » c’est-à-dire transformer ces documents papier en documents électroniques. Cette transformation se réalise en utilisant un scanner qui va permettre de numériser le document papier pour en faire un fichier image. Cette opération est aussi appelée « acquisition » par numérisation . Après la numérisation, on peut transformer l’image obtenue en texte en utilisant un logiciel de reconnaissance de caractères ou OCR . Ceci permet de reprendre le document sur traitement de textes ou d’en indexer* le contenu.