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Présentation Gestion Electronique de Documents (Alfresco)
La présentation porte sur un système de gestion électronique et d'archivage de documents (GED) mis en place à l'Assemblée nationale du Burundi, soulignant ses bénéfices tels que la réduction des coûts et l'amélioration de l'efficacité. Il aborde également les problèmes de partage de documents via Windows et les avantages d'une GED, notamment la sécurité, la gestion des versions et l'organisation des flux de travail. Enfin, le document décrit les fonctionnalités de la solution déployée et les différents modes d'accès aux documents.
Présentation Gestion Electronique de Documents (Alfresco)
- 1. Great Lakes Consulting Présentationd’un système de Gestion Électronique et d’Archivage de Documents (GED) et Démonstration de la solution déployée Assemblée Nationale du Burundi Mardi 20 novembre 2012, 09h-10h 09h- BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 2. Plan de laprésentation Qu'est- Qu'est-ce que la GED ? Les faits Bénéfices d’une GED dans une administration La problématique du partage Windows Choix du système installé Quelques références Principaux modes d’accès aux documents Différents rôles dans le système Opérations possibles sur les documents Démonstration BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 3. Qu'est- Qu'est-ce que la GED ? Outil logiciel qui permet de gérer l'ensemble des documents d'une entreprise. Capture, Publication, Stockage, Gestion, Archivage. BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 4. Les faits 90% del’information est sous forme papier Le papier est inflexible !!! Trop d’information “tue” l’information Comment classer ? Où chercher ? BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 5. Bénéfices de laGED Comparatif sur les coûts pour une entreprise de 5 salariés qui travaillent 25 jours par Organisation GED mois au Burundi avec une moyenne de salaire de 700.000 Fbu papier Comparatif sur le coût des recherches Chaque employé recherche chaque jour 20 docs 20 docs Durée moyenne des recherches 3 mn 0,5 mn Temps de recherche/jour/employé 60 mn 10 mn Temps de recherche/jour 5 heures 50 mn Coût quotidien (salaire horaire de 5 000 BIF) 25 000 BIF 4 167 BIF Coût mensuel pour 5 salariés 125 000 BIF 20 830 BIF Gain financier avec la GED 104 170 BIF Comparatif sur le coût de stockage Chaque employé sauvegarde chaque jour 20 docs 20 docs Durée moyenne de sauvegarde par document 0,5 mn 0,5 mn Temps de sauvegarde/jour/employé 10 mn 10 mn Chaque employé classe chaque jour 20 docs 20 docs Durée moyenne de classement par document 3 mn 0,5 mn Temps de classement/jour/employé 60 mn 10 mn Temps de sauvegarde+classement/jour/employé 70 mn 20 mn Temps total pour 5 employés 5 heures 50 mn 1 heure 40 mn Coût quotidien (salaire horaire de 5000 BIF) 29 167 BIF 8 333 BIF Coût mensuel pour 5 salariés 145 835 BIF 41 666 BIF Gain financier avec la GED 104 169 BIF BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 6. La problématique avec le partage Windows Pas de sécurité rattachée aux documents Nécessité d'implémenter un standard de nommage Perte de temps lors des recherches Pas de gestion des versions => les documents ont tendance à être dupliqués et à se retrouver à des endroits différents Pas de workflows d'approbation => il y a le risque de voir des documents supprimés ou publiés accidentellement Pas adapté à la numérisation BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 7. Le choix dusystème installé Un système pour organiser et faciliter la création collaborative de documents, ou de tout type de contenu La capacité à effectuer le suivi du contenu durant tout son cycle de vie, et conserver la liste des changements effectués par tous les utilisateurs. Le partage de contenu, la sécurité, la gestion de version, la gestion du cycle de vie, les circuits de validation, la collaboration, la notification par mail, les tableaux de bord Accès – Client Web Alfresco, FTP, WebDAV, CIFS (partage réseau), NFS – Aucune installation sur le poste client. BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 8. Quelques utilisateurs dusystème BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 9. Opérations possibles sur les documents Opérations standards (créer, copier, coller, déplacer, supprimer, etc.) Prise et relâchement de verrou (Check in/check out) Gestion de versions Indexage et recherches intelligentes Transformation de contenu (ex : génération automatique de pdfs) BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 10. Mode d'accès auxdocuments Via le navigateur web (HTTP) Via un disque dur monte en réseau : CIFS (Common Internet File System) Via Webdav (Web-Based Distributed Authoring and Web- Versioning) - http://serveur:8080/alfresco/webdav Via FTP (File Transfer Protocol) BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 11. Les différents rôlesdans le système Lecteur Éditeur Contributeur Collaborateur Coordinateur Propriétaire BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org
- 12. Merci pour votreattention!!! Passons à la… … démonstration ! BP 3388 Buja - Tél. : +257 22 27 67 46 - Email : cepglconsulting@gmail.com – http://glc.eu5.org