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La gestion des archives avec Alfresco

  • 1. Jeanne Darche <jeanne_darche@ssss.gouv.qc.ca> Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides Yannick Richard <yannick.richard@savoirfairelinux.com> Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsable de gestion documentaire
  • 2. ● Présentation Alfresco ● Fonctionnalités de base ● Module de Records Management ● Démonstration Alfresco RM Programme
  • 4. ● Fondé en 2005 par John Newton et John Powell ● Les avantages d'Alfresco : ● Compatibilité multiple ● Forte communauté ● Intégration et respect des standards ● Interopérabilité avec d'autres applications ● Large éventail de partenaires ● Alliances technologiques à travers le monde ● Extensions ● Personnalisation Alfresco RM Histoire
  • 7. Alfresco RM Références au Québec / Canada / International
  • 8. ● Alfresco Edition Communautaire Version avec les dernières fonctionnalités Support de la communauté ● Alfresco One Entreprise Souscription au support / temps de réponse garanti Clustering (haute disponibilité) Offre de support par l'intermédiaire de partenaires locaux (francophones) Administration via l'interface graphique Intégration avec Salesforce Connecteurs spécifiques additionnels (Oracle, MS SQL, ...) Alfresco RM Produits
  • 9. Module de Records Management
  • 12. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Gestion de la conservation et du sort final des enregistrements ● Intégré aux catégories du plan de classification ● Possibilité de définir plusieurs étapes : ● Cutoff – Déclasser ● Transfer - Transférer ● Retain - Conserver ● Destroy - Destruction Règles de conservation
  • 13. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Evènements manuels ● Définies par un utilisateur avec les permissions adéquates ● Peuvent être intégrés aux règles de conservation ● Déclenchés par tout utilisateur habilité ● Evènements système ● Action lancée automatiquement (limiter, transférer, etc …) ● Possible d'ajouter de multiples évènements Evènements
  • 14. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Recherches sur ● Contenu du record et ses métadonnées ● Les règles de conservation ● Valeurs calculées (par ex : dates) ● Statut du record ● Résultats configurables ● Paramétrage de la vue (par ex : colonnes sélectionnées, valeurs à afficher, ... ● Sauvegarde des types de recherches et génération des rapports Recherches
  • 15. Alfresco RM Module Alfresco RM ● Suivi de toutes les actions avec l'audit ● Filtrage par ● Événement ● Utilisateur ● Date ● Les traces d'audit peuvent être archivées et déclarées en tant que record Audit et traçabilité
  • 16. Alfresco RM Module Alfresco RM Gestion RM ''en place'' Automatisation du remplissage des métadonnées Structuration par moteur de règles
  • 17. Alfresco RM Module Alfresco RM Gestion RM « en place »
  • 18. Alfresco RM Module Alfresco RM Automatisation et structuration par moteur de règles
  • 19. Alfresco RM Module Alfresco RM Site « Records Management » Site Contrats Site Factures Site Ressources Humaines
  • 20. Alfresco RM Module Alfresco RM Site « Records Management »
  • 21. Alfresco RM Module Alfresco RM Site « Records Management » Période de rétention Edition / version Déclaration comme document d'archives Déclasser CréationActivité Temps Disposition finale : Conservation Transfert Destruction Cycle de vie d'un document
  • 25. ● Cette présentation s'appuie sur des exemples ou des noms de personnes fictifs Alfresco RM Avertissement
  • 26. Alfresco RM Jacques SablierJacques Sablier DirecteurDirecteur Silvia Moretto Archiviste Eric Dufour Chargé de projet
  • 28. Alfresco RM Site Contrats Site Gestion d'Archivage Electronique Projet 123456 1. Soumission 2. Feuilles de temps 3. Factures 4. Autres documents 5. Courriels 1000 - Administration Documents d'archives en attente non classés 2000 – Affaires législatives et juridiques 3000 - Gestion des ressources humaines 4000 - Gestion des ressources financières 5000 - Gestion des ressources matérielles 6000 - Communications
  • 29. Alfresco RM Analyse du processus « Contrat »
  • 30. Alfresco RM Analyse du flux documentaire « RH »
  • 31. Alfresco RM Plan de la démonstration ● Présentation RM ● Processus contrat ● Flux documentaire RH ● Cas pratique Déclassement/Destruction
  • 32. Jeanne Darche <jeanne_darche@ssss.gouv.qc.ca> Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides Yannick Richard <yannick.richard@savoirfairelinux.com> Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsable de gestion documentaire Questions?

Notes de l'éditeur

  1. Merci de noter vos questions à la fin de chaque partie!!!!!!!!!!!!!!!! La présentation va se faire dans un environnement windows pour montrer l&amp;apos;edition online avec IE et la synchronisation du bureau avec Alfresco
  2. John Newton est un des cofondateurs de Documentum (societe commerciale historique dans la gestion de contenu) Compatible avec de nombreux OS, serveur d&amp;apos;applications et BD intégration et respect des standards : seul produit open-source dans la catégorie ECM du Magic Cadrant de Gartner au côté de Microsoft, IBM et OpenText Seul vendeur avec un produit open-source dans la magic quadrant Large éventail de partenaires pour l&amp;apos;implantation dont fait partie à titre de francophone SFL.
  3. Alfresco est positionné comme «visionnaire» dans la catégorie ECM depuis les dernières 5 années. Seul vendeur avec un produit open-source dans la magic quadrant Présence dans le quadrant visionnaire due : Standards ouverts Interopérabilité avec d&amp;apos;autres applications avec CMIS Forte communauté Large éventail de partenaires pour l&amp;apos;implantation Alliances technologiques à travers le monde (CRM, WCM, capture) Implication en mode infonuagique, le mode hybride et les solutions mobiles
  4. La gestion des documents Mode d&amp;apos;acces aux documents Operations possibles sur les documents Mode de stockage des donnees
  5. La gestion des documents Mode d&amp;apos;acces aux documents Operations possibles sur les documents Mode de stockage des donnees
  6. La gestion des documents Mode d&amp;apos;acces aux documents Operations possibles sur les documents Mode de stockage des donnees
  7. Lien avec le support / partenaire francophone
  8. On peut afouter des metadonnées additionnels à un enregistrement pour : des pdf des scans des photos numériques des pages web des métadonnées personnalisées
  9. Transition d&amp;apos;une état à un autre basé sur un évenement ou une date On peut définir des évenements personnalisés dans l&amp;apos;espace d&amp;apos;administration dusite rm Au Québec, cut off= déclasser et non limiter Les archivistes utilisent déclasser , transférer, détruire et archiver (perpétuel)
  10. Automatisation des métadonnées et déclaration automatique
  11. Gestion en place Pas besoin de maitriser des plans de classement complexes Déclaration depuis n&amp;apos;importe quel endroit Accès facilité aux fichiers Plus besoin de conserver une «copie pour soi»
  12. Déclaration automatisée Intégration dans les processus de l&amp;apos;entreprise Définition de règles Masquer la complexité du RM aux utilisateurs Meilleure maîtrise des enregistrements
  13. Plan multi-niveaux Records Series – Séries Records Categories – Catégories Record Folders – Dossiers Métadonnées métier personnalisées C&amp;apos;est sur les catégories que sont appliqués le calendrier de conservation pour les répertoires ou les documents Souplesse / pas de limitation
  14. La présentation qui suit va faire intervenir des organisations ou des personnes dont le nom vous est peut-etre familier. Cependant, toute ressemblance ou similitude avec des personnages et des faits existants ou ayant existé ne saurait être que coincidence fortuite
  15. La présentation qui suit va faire intervenir des organisations ou des personnes dont le nom vous est peut-etre familier. Cependant, toute ressemblance ou similitude avec des personnages et des faits existants ou ayant existé ne saurait être que coincidence fortuite