Le document présente Alfresco Workdesk comme une solution de gestion de cas, visant à automatiser les tâches répétitives et à améliorer la visibilité sur les processus complexes impliquant plusieurs acteurs. Il met en avant les limites des approches classiques et propose une interface unique pour une gestion adaptée aux besoins organisationnels, avec des exemples concrets d'utilisation dans diverses entreprises. En résumé, Alfresco Workdesk permet une gestion efficace et rapide des processus, des contenus, et des rôles professionnels.

1. Alfresco Workdesk
Le Case Management
par Alfresco

2. Le Case Management
Introduction

3. Le Case Management
(ou « Gestion de cas »)
• Un “cas” est un projet, une transaction, un service ou
une réponse qui est « ouvert » puis « fermé » sur
une période donnée, dans le but d’obtenir une
solution à un problème, une réclamation, une
demande ou tout autre activité parfois complexe.
• Il implique généralement plusieurs personnes à
l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, avec des
relations variées entre elles. Il porte sur des
contenus et documents multiples.
Source : AIIM

4. Motivations
• Automatiser les taches répétitives
• Améliorer le respect des processus et la conformité
• Mobiliser les acteurs sur les taches auxquelles ils
apportent une forte valeur ajoutée uniquement.
• Fluidifier les échanges
• Permettre une visibilité à 360˚ sur les cas gérés
• Consolider les silos d’information en un point unique
Source : AIIM

5. Est-ce que tout
est un cas ?
(non, mais presque)

6. Processus appliqués
au contenu critique
de l’entreprise
Demandes de crédit
Demandes d’indemnisation
Facturation client
Documents légaux
Gestion de la relation client
Fusion-Aquisition
Reporting financier
Formulaires employés
…

7. Beaucoup d’acteurs
Beaucoup de contenus
De nombreuses étapes

8. Contrats
Correspondance
Lettres
Mémos
Fax
Emails
Procédures

9. L’approche GED classique
• Classement
• Enrichissement
• Controle d’accès
• Processus
• Suivi de versions
• Traçabilité
• Recherche Commentaires
Document
Rendus
Dossier
Version
Sécurité
Verrou Propriétés
Rôles

10. Les limites de l’approche classique
• Classement peu adapté à la
gestion de cas.
• Pas de vue globale sur
l’ensemble des constituants d’un
dossier.
• Contrôle d’accès qui prend mal
en compte les rôles et les
changements d’organisation.
• Silos d’information /
information disséminée
Facture
Contrat
Demande
Dossier X
Dossier
?

11. L’approche Workdesk

12. Pourquoi une solution dédiée ?
1. Ne pas avoir à (re)développer une
solution pour adresser chaque besoin
orienté CM.
2. Fournir en standard la couverture
fonctionnelle nécessaire à la majorité
des cas.
3. Pouvoir adapter rapidement les solutions
aux changements de processus

13. L’approche Workdesk
1. Une gestion de rôles calquée sur ceux
de l’entreprise
• Par opposition aux droits d’accès classiques
2. Répertoires virtuels et vues
• Les utilisateurs accèdent à toute l’information dont ils
ont besoin, au moment où ils en ont besoin, à
travers une interface unique.
3. De la CONFIGURATION, pas du code
• Adaptation de Workdesk aux processus internes

14. Facile d’accès
Alfresco Workdesk
• Depuis tout navigateur
• Accessible (norme 508)
Alfresco Office Workdesk
• Depuis le poste de travail
• MS Word, Adobe Acrobat, etc.
Alfresco Mobile Workdesk
• Depuis les tablettes iOS

15. Alfresco Workdesk
BPM
RH
Droitsd‘accès
Rolesorientésmétier
ModuleeFile(RH)
Clients
Finance
Autre système
Vision
métier
Utilisateurs
ModuleeFile(facturation)ModuleeFile(Réclamations)ModuleBPMInstancesdifférentes
Convertir la technique en métier
Organisation
technique

16. Entrepot ECM
historique
Application
historique
Un cas d’usage particulier : la migration
Migration
Progressive

17. Retour d’expérience

18. Réduction des couts
Réduction du temps de traitement
Amélioration de la satisfaction
client et utilisateur

19. L’une des 5 plus grandes
entreprise de l’internet
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des documents liés aux
processus de Fusion-Acquisition
Cas d’usage Alfresco Workdesk
Une compagnie d’assurance
Suisse
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des demandes
d’indemnisation
Une entreprise U.S du domaine
de l’énergie
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des workflows associés
aux projets complexe (conformité).
La branche investissement de
l’une des 5 plus grandes
banques mondiales
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des affaires dans plus de
pays.
Gestion externalisée de
processus pour une banque
Allemande
Utilisation de Workdesk pour
automatiser la prise en compte de
centaines de processus
La plus grande banque de dépôt
en Allemagne
Utilisation de Workdesk pour gérer
les dossiers de crédits, en liaison
avec un outil ECM propriétaire.

20. Alfresco Workdesk délivre encore plus de valeur
encore plus vite que précédemment
Du cout
Du temps
• Evite les personnalisations trop fortes
basées sur Alfresco Share
• Réduction de la complexité
d’implémentation
• Limitation du risque projet
• Des projets mise en place plus
rapidement

21. Questions?

22. Démonstration

23. Alfresco Workdesk en résumé
• Des applications aux
processus variés sur une
instance unique.
• Amélioration de l’efficacité
des utilisateurs lors de leurs
taches quotidiennes, en lien
avec leur role.
• Dossiers virtuels pour une
vue orientée métier.
• Utilisation d’une plateforme
Alfresco standard.
• Mise en œuvre rapide

24. What is your
business-critical
content challenge?

25. Bonus

26. Quel outil pour quel besoin ?
Processus ou contenu ?

27. Est-ce que votre besoin est orienté
Processus
Efficacité des processus
Réduction des couts
Satisfaction client
Conformité
Contenu
Productivité
Circulation de l’information
Agilité
Diffusion
Intégrations multiples

28. •Orienté processus
Gérez votre file d’attente, vos cas
clients, de manière encadrée.
•Orienté contenu
Parcourir, rechercher, collaborer,
organiser, partager, sur-mesure.

29. Difference to Alfresco Share
Workdesk, Office Workdesk Alfresco Share
Description
Suite of applications for the creation of
business critical content centric applications
(using several different ECM repositories)
General purpose clients for Alfresco
Main concept
Applications for different user groups are
created by a combination of configuration and
business roles. Development framework for
customer specific enhancements.
Different user groups can access content (and
simple processes) organized in "sites". Users
have different access rights grouped in roles.
Main purpose
Business Applications, Transactional Content
management, eFile-management, Case
Management
Collaboration, Document Management
Main Benefit
Fast realization of customer specific business
application with no or little coding.
Fast realization of collaboration sites with pre-
defined document model and user roles.
Examples
Customer folders, human resources
application, claims management, contract
management, invoice verification, custom
applications
Creation of marketing material, collecting
information, project documentation, temporary
document storage