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Le Case Management
par Alfresco
Le Case Management
Introduction
Le Case Management
(ou « Gestion de cas »)
• Un “cas” est un projet, une transaction, un service ou
une réponse qui est « ouvert » puis « fermé » sur
une période donnée, dans le but d’obtenir une
solution à un problème, une réclamation, une
demande ou tout autre activité parfois complexe.
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l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, avec des
relations variées entre elles. Il porte sur des
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Motivations
• Automatiser les taches répétitives
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apportent une forte valeur ajoutée uniquement.
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gestion de cas.
• Pas de vue globale sur
l’ensemble des constituants d’un
dossier.
• Contrôle d’accès qui prend mal
en compte les rôles et les
changements d’organisation.
• Silos d’information /
information disséminée
Facture
Contrat
Demande
Dossier X
Dossier
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L’approche Workdesk
Pourquoi une solution dédiée ?
1. Ne pas avoir à (re)développer une
solution pour adresser chaque besoin
orienté CM.
2. Fournir en standard la couverture
fonctionnelle nécessaire à la majorité
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3. Pouvoir adapter rapidement les solutions
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L’approche Workdesk
1. Une gestion de rôles calquée sur ceux
de l’entreprise
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2. Répertoires virtuels et vues
• Les utilisateurs accèdent à toute l’information dont ils
ont besoin, au moment où ils en ont besoin, à
travers une interface unique.
3. De la CONFIGURATION, pas du code
• Adaptation de Workdesk aux processus internes
Facile d’accès
Alfresco Workdesk
• Depuis tout navigateur
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• Depuis le poste de travail
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BPM
RH
Droitsd‘accès
Rolesorientésmétier
ModuleeFile(RH)
Clients
Finance
Autre système
Vision
métier
Utilisateurs
ModuleeFile(facturation)ModuleeFile(Réclamations)ModuleBPMInstancesdifférentes
Convertir la technique en métier
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technique
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historique
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Un cas d’usage particulier : la migration
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entreprise de l’internet
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des documents liés aux
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Suisse
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des demandes
d’indemnisation
Une entreprise U.S du domaine
de l’énergie
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des workflows associés
aux projets complexe (conformité).
La branche investissement de
l’une des 5 plus grandes
banques mondiales
Utilisation de Workdesk pour la
gestion des affaires dans plus de
pays.
Gestion externalisée de
processus pour une banque
Allemande
Utilisation de Workdesk pour
automatiser la prise en compte de
centaines de processus
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en Allemagne
Utilisation de Workdesk pour gérer
les dossiers de crédits, en liaison
avec un outil ECM propriétaire.
Alfresco Workdesk délivre encore plus de valeur
encore plus vite que précédemment
Du cout
Du temps
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basées sur Alfresco Share
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d’implémentation
• Limitation du risque projet
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processus variés sur une
instance unique.
• Amélioration de l’efficacité
des utilisateurs lors de leurs
taches quotidiennes, en lien
avec leur role.
• Dossiers virtuels pour une
vue orientée métier.
• Utilisation d’une plateforme
Alfresco standard.
• Mise en œuvre rapide
What is your
business-critical
content challenge?
Bonus
Quel outil pour quel besoin ?
Processus ou contenu ?
Est-ce que votre besoin est orienté
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•Orienté processus
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clients, de manière encadrée.
•Orienté contenu
Parcourir, rechercher, collaborer,
organiser, partager, sur-mesure.
Difference to Alfresco Share
Workdesk, Office Workdesk Alfresco Share
Description
Suite of applications for the creation of
business critical content centric applications
(using several different ECM repositories)
General purpose clients for Alfresco
Main concept
Applications for different user groups are
created by a combination of configuration and
business roles. Development framework for
customer specific enhancements.
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Alfresco workdesk introduction_fr

  • 1. Alfresco Workdesk Le Case Management par Alfresco
  • 3. Le Case Management (ou « Gestion de cas ») • Un “cas” est un projet, une transaction, un service ou une réponse qui est « ouvert » puis « fermé » sur une période donnée, dans le but d’obtenir une solution à un problème, une réclamation, une demande ou tout autre activité parfois complexe. • Il implique généralement plusieurs personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, avec des relations variées entre elles. Il porte sur des contenus et documents multiples. Source : AIIM
  • 4. Motivations • Automatiser les taches répétitives • Améliorer le respect des processus et la conformité • Mobiliser les acteurs sur les taches auxquelles ils apportent une forte valeur ajoutée uniquement. • Fluidifier les échanges • Permettre une visibilité à 360˚ sur les cas gérés • Consolider les silos d’information en un point unique Source : AIIM
  • 5. Est-ce que tout est un cas ? (non, mais presque)
  • 6. Processus appliqués au contenu critique de l’entreprise Demandes de crédit Demandes d’indemnisation Facturation client Documents légaux Gestion de la relation client Fusion-Aquisition Reporting financier Formulaires employés …
  • 7. Beaucoup d’acteurs Beaucoup de contenus De nombreuses étapes
  • 9. L’approche GED classique • Classement • Enrichissement • Controle d’accès • Processus • Suivi de versions • Traçabilité • Recherche Commentaires Document Rendus Dossier Version Sécurité Verrou Propriétés Rôles
  • 10. Les limites de l’approche classique • Classement peu adapté à la gestion de cas. • Pas de vue globale sur l’ensemble des constituants d’un dossier. • Contrôle d’accès qui prend mal en compte les rôles et les changements d’organisation. • Silos d’information / information disséminée Facture Contrat Demande Dossier X Dossier ?
  • 12. Pourquoi une solution dédiée ? 1. Ne pas avoir à (re)développer une solution pour adresser chaque besoin orienté CM. 2. Fournir en standard la couverture fonctionnelle nécessaire à la majorité des cas. 3. Pouvoir adapter rapidement les solutions aux changements de processus
  • 13. L’approche Workdesk 1. Une gestion de rôles calquée sur ceux de l’entreprise • Par opposition aux droits d’accès classiques 2. Répertoires virtuels et vues • Les utilisateurs accèdent à toute l’information dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, à travers une interface unique. 3. De la CONFIGURATION, pas du code • Adaptation de Workdesk aux processus internes
  • 14. Facile d’accès Alfresco Workdesk • Depuis tout navigateur • Accessible (norme 508) Alfresco Office Workdesk • Depuis le poste de travail • MS Word, Adobe Acrobat, etc. Alfresco Mobile Workdesk • Depuis les tablettes iOS
  • 16. Entrepot ECM historique Application historique Un cas d’usage particulier : la migration Migration Progressive
  • 18. Réduction des couts Réduction du temps de traitement Amélioration de la satisfaction client et utilisateur
  • 19. L’une des 5 plus grandes entreprise de l’internet Utilisation de Workdesk pour la gestion des documents liés aux processus de Fusion-Acquisition Cas d’usage Alfresco Workdesk Une compagnie d’assurance Suisse Utilisation de Workdesk pour la gestion des demandes d’indemnisation Une entreprise U.S du domaine de l’énergie Utilisation de Workdesk pour la gestion des workflows associés aux projets complexe (conformité). La branche investissement de l’une des 5 plus grandes banques mondiales Utilisation de Workdesk pour la gestion des affaires dans plus de pays. Gestion externalisée de processus pour une banque Allemande Utilisation de Workdesk pour automatiser la prise en compte de centaines de processus La plus grande banque de dépôt en Allemagne Utilisation de Workdesk pour gérer les dossiers de crédits, en liaison avec un outil ECM propriétaire.
  • 20. Alfresco Workdesk délivre encore plus de valeur encore plus vite que précédemment Du cout Du temps • Evite les personnalisations trop fortes basées sur Alfresco Share • Réduction de la complexité d’implémentation • Limitation du risque projet • Des projets mise en place plus rapidement
  • 23. Alfresco Workdesk en résumé • Des applications aux processus variés sur une instance unique. • Amélioration de l’efficacité des utilisateurs lors de leurs taches quotidiennes, en lien avec leur role. • Dossiers virtuels pour une vue orientée métier. • Utilisation d’une plateforme Alfresco standard. • Mise en œuvre rapide
  • 25. Bonus
  • 26. Quel outil pour quel besoin ? Processus ou contenu ?
  • 27. Est-ce que votre besoin est orienté Processus Efficacité des processus Réduction des couts Satisfaction client Conformité Contenu Productivité Circulation de l’information Agilité Diffusion Intégrations multiples
  • 28. •Orienté processus Gérez votre file d’attente, vos cas clients, de manière encadrée. •Orienté contenu Parcourir, rechercher, collaborer, organiser, partager, sur-mesure.
  • 29. Difference to Alfresco Share Workdesk, Office Workdesk Alfresco Share Description Suite of applications for the creation of business critical content centric applications (using several different ECM repositories) General purpose clients for Alfresco Main concept Applications for different user groups are created by a combination of configuration and business roles. Development framework for customer specific enhancements. Different user groups can access content (and simple processes) organized in "sites". Users have different access rights grouped in roles. Main purpose Business Applications, Transactional Content management, eFile-management, Case Management Collaboration, Document Management Main Benefit Fast realization of customer specific business application with no or little coding. Fast realization of collaboration sites with pre- defined document model and user roles. Examples Customer folders, human resources application, claims management, contract management, invoice verification, custom applications Creation of marketing material, collecting information, project documentation, temporary document storage