La gestion documentaire, définie par la norme AFNOR, optimise le cycle de vie des documents en définissant des règles de nommage, de stockage et d'archivage. Pour éviter le désordre, il est crucial de structurer les répertoires, de nommer les fichiers de manière cohérente, et de respecter certaines normes afin de faciliter la recherche d'informations. Enfin, il est recommandé de centraliser les règles de gestion documentaire au sein de l'organisation pour une meilleure application.

1. Août 2014 – Hélène Marmelo
Gestion
Documentaire
@HeleneMarmelo

2. Gestion Documentaire
La gestion documentaire est définie selon la
norme AFNOR comme un processus qualité qui
définit les règles du cycle de vie des documents
(nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le
management de son organisation.

3. Le cycle de vie des documents
Utiles à des fins de
management
À détruire A conserver
 archivage règlementaire,…
Devenus inutiles à des fins
de management

4. Comment est rangée votre
documentation numérique?
ou
 Sans règle, une logique de départ STRUCTUREE ne tient
pas dans le temps et devient vite FOUILLIS
Structurée Fouillis

5. Comment mettre
de l’ordre dans
ma
documentation
numérique?
Le fouillis est générateur de stress et fait
perdre du temps !

6. Respecter certaines règles !
Gestion
Documentaire
Cycle de vie
Trier
Archiver
Nommer
Structurer
Centraliser
Partager
Respecter
Améliorer

7.  Pour pouvoir être conservée, toute information doit être
stockée sous forme de fichier sur un support physique. La
mémoire vive de l'ordinateur ne permet pas de conserver
l'information !
 Pour faciliter l’exploitation et la recherche de ces fichiers,
quel soit votre espace de stockage :
Espaces de stockage
Clé USBOrdinateur Disque dur externe
Les espaces en ligne cloud comme :
 les règles sont les mêmes !!!!
……..

8. Trier l’existant et archiver
 Créez un répertoire «atraiter »
 Faites glisser TOUS vos documents dedans
 Quand vous en avez besoin, allez chercher le document
qui est dans votre répertoire « atraiter »
 Déplacez le (ne le copiez pas!) à l’endroit, nouvellement
créé avec un nom qui respecte les règles de nommage
fixées dans votre organisation.
 Au bout de quelque temps votre répertoire sera rempli
de vieilleries dont vous pouvez constater que vous n’avez
pas l’usage
 Archivez-les, jetez-les , comme vous voulez.
 Créer un répertoire «99-archives »
 Déplacez y tous vos documents qui ne sont plus de
référence mais dont vous voulez garder l’historique

9. Une arborescence logique et maîtrisée
 Avant d’enregistrer des fichiers ou des documents, il
convient de préparer un réceptacle structuré dans
lequel on pourra facilement chercher et retrouver ses
documents
 Votre espace de stockage est comme une grande
armoire, contenant des tiroirs, lesquels peuvent aussi
contenir des sous-tiroirs, etc….
 Nous les appelons des dossiers, sous-dossiers…

10. Arborescence et répertoires
Ne pas créer plus de 3 niveaux de répertoires
00-Clic-en-berry
 01-Clients
 elmondo
 Clooney
 Zapata
 02-Finances
 01-Comptabilité
 01-Achats
 02-Ventes
 03-Banques
On ne devrait jamais dépasser un total de 10 dossiers par
niveau, sous peine d’avoir plus tard à perdre du temps
pour retrouver ses données !
 Ne voir que maximum 10 dossiers permet de gagner du
temps et de mémoriser ses dossiers.
N2
N1
N3
N2
N1

11. Nommer les répertoires
Choisir un nom clair et représentatif du contenu.
 Cela paraît une évidence, mais les termes choisis pour nommer
les dossiers doivent correspondre aux fichiers qui y résideront…
dans le cas contraire, attendez-vous à perdre beaucoup de temps
lorsque vous devrez retrouver un document.
Si vous souhaitez avoir toujours le même ordre de tri à
l’affichage de vos dossiers ou sous-dossiers, il faudra les
numéroter de 00 à 99…
 les plus petits étant ceux que vous utilisez le plus fréquemment
dans le cas contraire, ils seront par défaut triés et affichés
par ordre alphabétique.
Le nombre maximum de caractères autorisé par Windows
pour composer votre arborescence de la racine au nom du fichier
est limité à 255 caractères.

12. Nommer les documents
Ne pas mettre d’espace, pas de ponctuation, pas de
caractères spécifiques ni accentués
 Les caractères spéciaux comme , ; . : ! ? / " # [ ] > < %
* @ = & ^ ( ) ‘’ « ? / ! % $ ö â ) @ è ê ä ç etc.… sont prohibés,
ils ne sont pas compris par Windows.
Utiliser un tiret ou tiret bas (underscore _) pour séparer
les mots.
Utiliser un nombre constant de caractères pour les chiffres
en insérant un "0" placé au début afin de faciliter le
classement et donner un ordre logique à l'affichage.
Choisir un nom de fichier significatif mais court.
 penser aux autres personnes qui auront accès au fichier
ou à vous dans quelques années

13. Le classement chiffré et daté
Pour le classement Chiffré
 utiliser un nombre constant de chiffres (2 caractères)
Pour le classement Daté
 adopter les formats date AAAAMMJJ (20140316) ou
AAAA_MM_JJ (2014_03_16), compatibles ISO 8601
Norme internationale très utilisée en informatique
pour la puissance des algorithmes de recherche
Emplacement de la date: il s'agit de décider pour chaque série de
documents s'il est plus judicieux, pour des raisons pratiques, de
placer la date en début du nom de fichier ou à la fin, juste avant le
statut du document

14. Le classement fonctionnel
Pour le classement Fonctionnel
 utiliser un préfixe significatif (2 à 3 caractères)
• FAC : Facture
• CLI : Client
• DEV : Devis
• TDB : Tableau de bord
• MOD : Modèle
• PR : Procédure
• LST : Liste
• ETU : Etudes
• CDC : Cahier des charges
• PRJ : Projet
• CTR: Contrat
• CR : Compte Rendu
• ODJ : Ordre du jour
• …….

15. Le statut des documents
 Le statut c’est la qualification de l'état de finalisation
du document, de travail, provisoire, en cours, ou de
référence, validé.
Mentionner le statut du document dans le nom du fichier,
ajouter un numéro de version, ou un datage, pour éviter de
créer deux fichiers différents ayant le même nom.
Le statut doit être la dernière information avant l'extension du
fichier (.pdf, .doc, .jpg par ex).
 P ou (en cours) pour un document de travail ou provisoire
 V ou (AAAAMMJJ) pour une version définitive de référence
 Pour les documents de travail, penser à sauvegarder des
versions intermédiaires à fréquence régulière: par exemple
chaque fin de mois

16. Centraliser – Partager
 Ecrire les règles de votre organisation qui
doivent être applicables et connues de tous
(centraliser et stocker ces règles) comme vos
autres documents.
 Communiquer et expliquer les règles
 Définir des modèles de documents
(rapports, compte-rendu, . . .)

17. Respecter - Améliorer
Désigner un superviseur responsable
du maintien des règles.
Etendre les règles à toutes les
fonctions, auditer, mesurer.

18. Fin
Merci de votre attention
@HeleneMarmelo