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Méthodologie pour classer
un dossier d’archives
(exemple : l’épreuve du concours de CHED)
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2016
Nature de l’épreuve
Épreuve n°2 (4 heures/coefficient 4) : À partir de
documents remis au candidat, au choix (selon l’option
choisie lors de l’inscription par le candidat), élaboration
d'un dossier de documentation, ou traitement d'un
dossier d'archives, accompagné d'une note justifiant
la méthode choisie (objectifs, contenus, niveaux et
conditions d'utilisation du dossier, justification des
principes de tri, de classement ou de description retenus),
ou traitement d'un dossier de régie d’œuvres.
durée : 4 h
coefficients : 2 pour le dossier et 2 pour la note
note éliminatoire : < 5/20
2006
2011
PLAN
• Définitions et recommandations.
• Prendre connaissance de l'ensemble des
documents.
• Identifier les grands ensembles de documents.
• Les tris et les éliminations.
• Le classement matériel et l'analyse des dossiers
et/ou des pièces.
• Le choix du classement approprié.
• L'organisation du plan de classement
-->La rédaction de la note de synthèse.
Les grandes catégories de documents
• Les dossiers à caractère administratif
• Les dossiers à caractère technique ou scientifique
• Les dossiers judiciaires ou supposés comme tels
• Les dossiers relatifs à l’histoire de l’art
• Les documents à caractère biographique
• La correspondance
• Les cahiers, carnets de travail, récépissés,
prospectus, etc.
• Les dossiers de travail : notes de travail et de lecture
• Les dossiers d’articles et d’ouvrages
• Les notes en tout genre
• Les documents hors format ou sur support spécifique
• etc.
Définition de la pièce
La pièce est la plus petite unité de description,
indivisible à la fois matériellement et
intellectuellement (feuillet simple ou double,
plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre…).
Une pièce est rarement isolée...
Quelques définitions
Définition du dossier
Ensemble de documents constitués soit
organiquement par le producteur
d’archives pour la conduite ou le
traitement d'une affaire, soit par
regroupement logique lors du
classement dans le service d'archives.
Définition de la
série organique
Division organique identifiée par
l’archiviste lors de son classement, qui
constitue en un ensemble de dossiers
maintenus groupés parce qu’ils résultent
d’une même activité, se rapportent à une
même fonction ou à un même sujet, ou
revêtent une même forme. On parle aussi
de documents sériels.
Définition du fonds
Ensemble de documents de toute nature
constitué de façon organique par un
producteur dans l'exercice de ses activités
et en fonction de ses attributions. Cette
notion s'oppose à celle de collection (qui
est une réunion artificielle de documents en
fonction de critères communs liés à leur contenu
ou à leur support et dont la juxtaposition est le
fruit de la volonté ou du hasard).
Conséquence
Pour l’épreuve, il est important de donner des informations
précises à chacune des unités décrites et ajustées au niveau de
description sur lequel on demande de travailler et les éléments
de description seront établis à un niveau de description
déterminé.
Ainsi, il sera inutile de donner des renseignements détaillés sur
le contenu d’un dossier si l’on se situe au niveau de la
description du fonds lui-même dont dépend ce dossier (idem
pour la description d’une pièce).
De plus, les informations seront réparties selon un plan de
classement qui identifie bien les différents niveaux de
description et qui structure et organise ce petit instrument de
recherche.
répertoire numérique
Instrument de recherche ayant pour niveau de description le
dossier ou l’article et donnant pour chacun sa cote, ses dates
extrêmes et un intitulé aussi court que possible.
répertoire numérique détaillé
Instrument de recherche ayant pour niveau de description le
dossier ou l’article et donnant pour chacun sa cote, ses dates
extrêmes et une analyse développée au-delà de l’intitulé.
Répertoire numérique
Répertoire numérique détaillé
exemples
répertoire numérique
2 O 1-4 Commune de Saint-Martin, 1805-1937.
1. Personnel, 1848-1925.
2. Mairie, écoles, 1800-1931.
3. Église, presbytère, cimetière, 1868-1897.
répertoire numérique détaillé
2 O 1 Personnel. Dossiers individuels. 1848-1925.
2 O 2 Mairie, écoles. - Mairie, reconstruction : plans (1800-
1900), correspondance (1882-1899); extension : procès-
verbal d’adjudication des travaux (1933-1934). École de
filles, aménagement : plans et correspondance (1929-1931).
Inventaire sommaire
Inventaire analytique
inventaire sommaire
Instrument de recherche donnant une analyse succincte
de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou
d’une collection.
inventaire analytique
Instrument de recherche donnant une analyse détaillée
de toutes les pièces d’un fonds ou d’une collection.
exemples
inventaire sommaire
1 H 1. Abbaye de Saint-Jean : privilèges.
1. Confirmation des possessions de l ’abbaye par Honorius III
(1218). 2. Confirmation de la bulle précédente par Innocent IV
(1245). 3-4. Privilèges accordés par Innocent IV pour ceux qui
participeront à la reconstruction de la chapelle (1245).
inventaire analytique
1H1. 1. 1218 n. st., 2 février, Rome, Palais du Latran.
Honorius III confirme à l ’abbé et aux frères de Saint-Jean les
châteaux, villes et terres ainsi que les droits qu ’ils possèdent
dans le diocèse de Langres. Parch. lat. La bulle manque.
1.- Le classement
2.- Les grandes catégories de
documents
En archivistique, le classement est l'
ensemble des
opérations, tant matérielles qu'
intellectuelles qui aboutit à
organiser les différents documents contenus dans un dossier
et pour ensuite rédiger l'instrument de recherche permettant
de les retrouver.
Classement : définition
Le classement doit avant tout respecter les unités
documentaires que représentent les grandes catégories de
documents à décrire (en application du principe du respect des fonds).
Décrire un dossier d’archives consiste donc à présenter
intellectuellement et matériellement une unité de
description faite pour en donner une identification exacte et
unique en expliquant le contexte d’origine et en permettre
l’exploitation administrative et historique.
Principe général numéro 1
La règle de conduite, est celui du « respect du
fonds » (dans l’exemple de l’épreuve du concours, il
s’agit du respect du groupe documentaire réuni ici
pour l’occasion).
Conséquence : on ne mélangera pas des documents de
provenances différentes (dans l’exemple de l’épreuve du
concours, faites aussi attention aux pièces qui n’ont rien à
voir avec le thème général).
Conséquence : organisez votre « espace de classement »
(un peu comme dans votre bureau).
Principe général numéro 2
Le bureau, en effet, est le lieu de travail et aussi le
lieu de naissance et de vie des archives en devenir.
Conséquences : a) le bureau est le lieu de la
production des documents (en archivistique on parle
de « date de création » par un « producteur ») ; b)
le bureau s’intègre dans un environnement
administratif précis (en archivistique on parle de
« d’action administrative ») dont l’activité est une
production documentaire (en archivistique on parle
de « typologie documentaire»)
Conséquence générale
Le classement sera fait par unité « productrice »
qui peut être, selon les cas, une personne, une
famille ou une institution.
Le classement aboutira à une présentation, sous une
forme concise et précise, des informations d'ordre
historique et diplomatique contenues dans un
document ou dans un ensemble de documents selon
son producteur, sa date, son action administrative
et sa typologie documentaire.
Prendre connaissance de
l'ensemble du fonds
1.-Avant d'entreprendre les opérations matérielles de
classement, il est impératif, de prendre connaissance de
l'ensemble des pièces.
2.-Cette première approche des documents doit se faire au
moment de la lecture générale ou lorsque le surveillant de la
salle demande à chacun de vérifier le nombre de ses pièces.
3.-Les pièces portent souvent un titre ou une indication
permettant de se faire une première idée de leur contenu.
4.-Ensuite parcourir rapidement les pièces une à une et leur
attribuer un titre et un numéro provisoires, qui peuvent être
porté au crayon en évidence sur la pièce.
5.-A ce stade, on ne procède à aucun tri, à aucune élimination,
à aucune modification de l'élément de base que constitue le
dossier.
Identifier les grands
ensembles de documents (1/4)
1.-Il est ensuite possible de constituer des «tas» par grands
ensembles de documents et de procéder à un tri pièce à pièce.
2.-Très rapidement en effet, certaines pièces apparaissent comme
ayant une forme ou un objet commun: correspondance, notes, un
même «producteur», etc. Autant d'ensemble de documents qui
constituent autant de «tas».
3.-Chaque «tas» ainsi constitué est sommairement identifié au
moyen, par exemple, d'une fiche de posée dessus ou relié par un
trombone.
Mais où trouver
la place
pour la constitution
des «tas»?
Identifier les grands
ensembles de documents (2/4)
4.-Cette première opération de ventilation achevée, on peut
procéder à un examen plus approfondi de chacun des «tas».
Cet examen, pièce à pièce permet de déterminer de façon
plus précise les grandes articulations du dossier et peut amener
à transférer une pièce d'une pile à une autre, voire à créer un
ou plusieurs nouveaux «tas».
5.- En effet lorsqu'il apparaît, au premier abord, difficile de
placer une pièce sur telle ou telle pile, il est préférable d'en
constituer une nouvelle, quitte à la faire disparaître ensuite.
6.- Dans la plupart des cas, pas de panique! les questions en
suspens se résolvent au fur et à mesure qu'on avance dans le
travail matériel de classement.
Identifier les grands
ensembles de documents (3/4)
7.- C'est un travail long et minutieux, mais indispensable si
on veut permettre non seulement la consultation des
documents, mais aussi leur compréhension.
En effet le but ultime du classement est bien, malgré les
lacunes possibles, d'offrir une image de la logique,
administrative et intellectuelle, qui a conduit à l'élaboration des
dossiers.
Dans un tel cas, il faut noter soigneusement tous les
éléments qui pourraient permettre une meilleure identification,
voire une meilleure intelligence des documents : provenance
(en-tête des lettres ou des enveloppes par exemple), proximité
de telle et telle pièce, dates des documents, etc.
Identifier les grands
ensembles de documents (4/4)
8. C'est aussi à ce stade que se font les éliminations des
pièces qui n’ont aucun rapport avec le dossier.
Toutefois, la plus grande prudence est toujours requise. Il
faut en effet éviter d’écarter une pièce, qui, après un examen
plus attentif, ne peut être considérée comme telle :
•ainsi une enveloppe (numérotée 98) pourrait être rapprochée d’une
lettre (numérotée 21 par exemple) et, de plus, s’il s’agit d’une
correspondance avérée, cette enveloppe peut comporter des éléments
permettant de dater celle ci. Il faut donc (et impérativement),
conserver l’enveloppe avec la lettre et en faire une analyse commune;
•autre exemple d’un imprimé dont on trouve une mention dans une
note devra être conservé à sa place dans le «tas» correspondant.
Le classement interne (1/2)
•L'étape suivante est constitué par le classement proprement
dit. Ce classement interne des dossiers est effectué
successivement pour chacun des «tas» représentant
chacune des grandes catégories de documents.
•A ce stade, chacun des «tas» est considéré comme une
unité, bien qu'il puisse toujours y avoir transfert d'un dossier
d'un «tas» à un autre, s'il s'avère avoir été mal placé au
départ. L'ordre suivi pour le traitement des «tas» n'a pas
grande importance pour l’instant mais il est préférable
toutefois de les classer chronologiquement (cf. vie d’un document).
•A ce stade, classer aussi la correspondance (voir plus loin les
différents types de classement de la correspondance).
Le classement interne (2/2)
On profite de ce classement interne pour glaner des
renseignements qui viendront compléter la note de synthèse
(commencer à la rédiger dès cet instant, au brouillon).
On reviendra sur la note de synthèse mais si on juge que telle information nous
sera utile alors ne pas hésiter à le recopier in extenso.
Une question peut se poser pour certains documents dont le
support exige (on le sait) des conditions de conservation
particulières, comme les photographies, les cartes postales, les
films, les calques, etc., mais qui (et on le sait aussi) font partie
intégrante du dossier…devront-ils être conservés à part alors
qu’ils y figurent intellectuellement --> dans ce cas, le préciser
dans la note de synthèse.
Le plan de classement (1/2)
•Une fois les opérations matérielles de classement achevées
pour chacun des grands ensembles de documents, classement
qui s'accompagne donc de l'analyse des documents, on a une
idée précise à la fois du contenu et de l'intérêt de chacun de
ces ensembles (les fameux «tas»).
•Il est alors possible de réfléchir à l'organisation finale de ces
matériaux et, donc au plan de classement. En effet, même s'il
est parfois, et même souvent, possible de se faire une idée d'un
plan de classement éventuel dès les premières opérations de tri,
il est absolument nécessaire d'attendre l'achèvement complet
du classement pour arrêter le plan de classement définitif.
•On conçoit d'abord ce plan de classement de façon
intellectuelle, sur le papier, éventuellement à partir des fiches
rédigées au cours du classement, avant d'organiser les pièces
elles-mêmes suivant l'ordre prévu par le plan.
Le plan de classement (2/2)
Lorsque le classement a été fait par grandes masses
documentaires, le choix du plan de classement se résume
souvent au choix de l'ordre dans lequel doivent se succéder ces
différents ensembles mais il est nécessaire de le rédiger.
Pour un exemple de plan de classement, voir la diapositive
suivante.
On peut aussi choisir de mettre en valeur, en la plaçant en tête,
telle ou telle catégorie de documents particulièrement
intéressante ou particulièrement volumineuse.
Quelque soit le plan finalement adopté, il vous sera
éventuellement demandé d’expliquer votre choix dans
l'introduction (ou la note de synthèse).
Exemple de classement d’un
dossier de cabinet d’architectes
1.- CONSTITUTION DE L'AGENCE
2.- FONCTIONNEMENT DE L'AGENCE
3.- PATRIMOINE
4.- DOSSIERS D'AFFAIRES
Commandes publiques
Commandes privées
Études et projets
5.- FINANCES
Relations avec les banques
Impôts et taxes
6.- COMPTABILITE
Comptabilité générale
Comptabilité annexe
7.- PERSONNEL
Dossiers du personnel
Mouvements du personnel
Salaires et cotisations
Conventions relatives au
personnel
Formation professionnelle
8.- CONTENTIEUX
9.- BIBLIOTHEQUE
10.- ARCHIVES PERSONNELLES
ET FAMILIALES
Les grandes catégories
de documents
Dans un dossier d'archives, les documents se présentent rarement
comme des pièces isolées. Cependant, les pièces d'un dossier ont
pour point commun soit la forme des documents (correspondance...)
soit un même objet (comptabilité...).
On peut rencontrer dans un dossier d'archives :
Des documents à caractère administratif
Des documents à caractère judiciaire
Des documents à caractère militaire
Des documents techniques
Des documents à caractère biographique
Des documents figurés
Des documents sur support spécifique
De la correspondance
etc., la liste est très longue...
Ce qu’il convient de faire
Dans tous les cas, il convient :
1) d’identifier le document (nom du document ou autres noms
utilisés, définition et fonction du document, etc.),
(exemple : acte de naissance)
2) de prêter attention à la forme du document, aux caractères
externes (exemple : l’acte de naissance a été toujours manuscrit puis cases pré-
imprimés, le scribe se contente de remplir les cases, puis dactylographié ou pré-
imprimé dans les années 1920 et internes (cet acte est rédigé en français et dans le
cas des actes en langue étrangère, il peut être traduit)
3) d’identifier le service producteur (ici c'est le service de l'état civil d'une
commune qui rédige les actes de naissance).
……………
Même exercice avec l’acte de mariage, le passeport, un certificat (exemple celui de
nationalité française), une transcription d'un document, un décret (exemple de
naturalisation), etc.
Exemples de documents
Dans un dossier de juge de paix on trouvera : une notice individuelle,
son acte de naissance, l’extrait du casier judiciaire, le certificat constatant sa
situation militaire, le certificat de bonnes vie et mœurs, le certificat de
jouissance des droits civils, civiques et politiques, etc.), des lettres de
recommandation (de parlementaires, députés, préfets, ministres, etc.), des
pièces imprimées (journaux, coupures de presse).
Dans les dossiers de commandes, acquisitions et affectations des
œuvres d'art par l'État, on trouvera un arrêté d'acquisition, un arrêté
d'attribution (avec la date de l’arrêté d’attribution, le nom de l’auteur, le
bénéficiaire, etc.).
Dans les papiers du parquet (saisis chez Fouquier-Tinville) on trouvera :
des dénonciations anonymes, des mandats d’arrêts, des procès-verbaux
d’arrestations et d’interrogatoires des individus arrêtés, des procès-verbaux
d’apposition des scellés, des actes d’accusation, des assignations à
comparaître, des mémoires justificatifs manuscrits et/ou imprimés, des
pièces justificatives (certificats de non-émigration, attestations de bonne
conduite, certificats de résidence et de civisme, extraits de baptême,
passeports, quittances, titres de famille, etc.), des feuilles du mouvement des
détenus, des rapports des concierges des maisons d’arrêts...
Exemples de typologie
acte de société, affiche, agenda, arrêté du maire, arrêté ministériel, arrêté préfectoral, atlas, avant-
projet, avant-projet définitif, avant-projet sommaire, avis, brevet d'invention, bréviaire, brochure
(s'emploie pour désigner toutes sortes de dépliants, plaquettes... ), bulle pontificale, bulletin de paie,
bulletin de salaire, bulletin de vote, bulletin municipal, bulletin paroissial, cahier de doléance, cahier
des charges, calendrier, caricature (s'emploie pour les documents figurés), carnet de santé (désigne le
carnet médical d'un individu), carte, carte à jouer, carte de membre, carte de travail, carte de vœu,
carte d'électeur, carte d'identité, carte postale, carton d'invitation, cartulaire, catalogue, certificat,
chanson (correspond à la fois au texte des paroles et aux partitions musicales), charte (s'emploie pour
les documents solennels médiévaux et d'Ancien Régime), circulaire, communiqué de presse, compte
administratif, compte de gestion, compte financier, compte rendu, contrat, contrat d'apprentissage,
copie d'examen, correspondance, coupure de presse, déclaration, déclaration de douane, déclaration
de revenus, déclaration de succession, déclaration fiscale, délibération, devis, diplôme, discours,
document de séance, document figuré (s'emploie à l'exclusion des affiches, des cartes, des cartes
postales, des photographies et des plans), documentation, dossier de candidature, dossier de carrière,
dossier de pension, dossier de presse (au sens de dossier constitué à l'attention de la presse), dossier
de procédure, dossier individuel, dossier médical, exploit d'huissier, facture, faire-part, fichier,
jugement, laissez-passer, liste électorale, liste nominative, livret militaire, loi, main courante, mandat
de paiement, mémoire, menu, microforme, minute juridictionnelle, minute notariale, missel, note, note
de service, ordonnance, ordre de recouvrement, organigramme, ouvrage imprimé, partition musicale,
passeport, permis de construire/de démolir, pétition, photographie (négatif, tirage…), pièce comptable,
pièce justificative de dépenses, pièces comptables, pièces de procédure, placard, placet, plan, plan
d'urbanisme, plumitif d'audience, poème, procès-verbal , profession de foi, questionnaire d'enquête,
quittance, rapport (de gendarmerie, de police, d'expertise …), règlement (d'entreprise, intérieur…),
revue de presse, rôle, sceau, sentence, statistique, tableau statistique, télégramme, testament, texte
officiel, thèse, timbre, tract, traité diplomatique, transcription hypothécaire, warrant...
Comment classer un ensemble
matériellement important de documents
Exemple : la correspondance
Remarque très importante : la correspondance ne prend son
sens que par son appartenance à une pièce (-->ne pas la
séparer de son contexte et ne pas faire une «collection» de lettres).
Mais si la correspondance forme un ensemble cohérent, alors
on peut appliquer plusieurs types de classement.
Ordre alphabétique des correspondants (outre le nombre total
de lettres, on indiquera les nom et prénom des
correspondants, les dates extrêmes, etc.).
Dans le cas d'un classement chronologique outre le nombre
total de lettres, on indiquera le titre de l'événement, les dates
extrêmes et éventuellement un index des correspondants
qu’on fera figurer en annexe.
La description/l’analyse/etc.
Le classement est l’opération préalable à une
présentation, sous une forme concise et précise, des
informations d'ordre historique et diplomatique
contenues dans un document ou dans un ensemble
de documents selon son producteur, sa date, son
action administrative et sa typologie
documentaire...ce qu’on appelle en archivistique la
description, l’analyse, etc.
Les principes fondamentaux
de rédaction de l’analyse
L’analyse doit être :
• fiable, concise et homogène.
• intelligible : la description doit correspondre
au contenu, comprise par tous et ne pas
être sujette à interprétation.
• complète : elle doit donner un élément
d’information pertinent pour chacun des
articles décrits.
Les éléments constitutifs de l’analyse archivistique
 Quoi?
 Où?
 Comment?
 Avec quoi?
 Par qui?
 Quand?
De quoi s’agit-il ?
Où se situe l’objet ?
Comment l’objet est-il traité ?
(et que lui arrive-t-il ?)
Avec quels documents l’objet
et l’action sont-ils illustrés ?
(l’analyse archivistique doit être répondre aux questions suivantes)
Par qui l’action est-elle
mise en œuvre ?
Quand l’objet et l’action
ont-ils pris place ?
1. L’objet = de quoi s’agit-il?
Thème ou sujet, concret ou abstrait, sur lequel
s’exerce l’activité de la personne physique
ou morale à l’origine des documents
rassemblés dans le dossier (producteur).
1. L’objet = de quoi s’agit-il?
Exemples
Activités : économie, tourisme, industrie, transport,
circulation,…
Évènements : fêtes et cérémonies, voyages officiels,
manifestations, délits, crises économiques, accident du
travail, sinistres, guerre,…
Objet physique : école,…
Objets complexes : urbanisme, sécurité sociale,
environnement,…
Personne morale : ministère,…
Phénomènes permanents, naturels ou non : nuisance,
inondations,…
Situations juridiques : occupation des sols, nationalité, prix,
…
Situations physiques : structures agricoles,…
Zone géographique : quartier urbain, secteur sauvegardé,
parc national,…
3. Action sur l’objet = Comment l’objet est-
il traité? Que lui arrive t-il? Quelle est
l’activité administrative dont résulte
l’existence de documents rassemblés dans
un dossier.
2. Localisation = où se situe l’objet?
Donne des précisions sur le lieu de l’objet
Exemples d’actions
Actions concrètes
•sur les choses : achat de terrain, construction, entretien,
réparation,…
•sur les personnes : audience, décoration, vaccination,
incarcération, inhumation, enseignement,…
•sur les situations : aménagement rural, assainissement,…
•sur les événements : lutte contre les épidémies, lutte contre les
incendies, lutte contre les inondations,…
•sur les procédures administratives : publicité des actes
administratifs,…
Actions abstraites
réglementation, contrôle, autorisation, interdiction, agrément,
organisation, préparation, programmation, financement,…
Autres « Actions »
abolition, abstention, acquisition, adhésion, adjudication, agrément,
aménagement, appel d'offres, arpentage, assiette, assignation,
assurance, autorisation, caution, cession, classement,
commissionnement, communication, concession, conciliation,
construction, contrôle, contrôle budgétaire, contrôle de gestion,
contrôle de légalité, contrôle de sécurité, contrôle fiscal, contrôle
sanitaire, coopération, coordination, délégation, dénomination,
désignation, destruction, dissolution, enquête, enquête publique,
entretien, équipement matériel, évacuation, évaluation, exécution
budgétaire, exploitation commerciale, financement, fonctionnement,
garantie d'emprunt, gestion comptable, gestion du personnel,
immatriculation, indemnisation, informatisation, inspection, location,
numérisation, organisation, placement, préparation budgétaire,
prévention, programmation, promotion, protection, recensement,
recours hiérarchique, recouvrement, recrutement, réglementation,
réquisition, restauration, tarification, tutelle administrative, tutelle
financière…
5. L’agent = par qui?
Quel est l’auteur de l’action
administrative dont résulte
l’existence des documents
rassemblés dans le dossier
Est-il différent du producteur?
6. Nature du classement =
Comment les documents
sont-ils classés?
 ordre chronologique
 ordre alphabétique
 ordre numérique
 ordre méthodique
7. Dates extrêmes = quand?
 Quand l’objet et l’action ont-ils
pris place?
 Les dates du document le plus
ancien et du document le plus
récent.
Mais….
Parmi toutes ces informations,
seuls l’objet
et les dates extrêmes
doivent être indiqués de
façon systématique
Et….
Le niveau de détail de l’analyse
doit être évalué en fonction de
la nature, de l’intérêt et de la
complexité des documents.
Analyse d’un article
Éléments Réponse à la
question
Exemple
Cote Fonds, numéro du dossier 134 W 30
Objet /
Intitulé
De quoi s’agit-il ? Objet physique : école, pont, terrain, rivière, cours d’eau, canaux
Personne morale : Ministère, Chambre de commerce et d’industrie
Zone géographique : parc national, quartier
Évènements : fêtes, guerre, voyages officiels, manifestations
Situations physiques : structures agricoles
Situations juridiques : prix, nationalité, occupation des sols
Objets complexes : urbanisme, sécurité sociale, environnement
Localisation Où se situe l’objet ? Pays : France. … Départements : Somme…..Ville : Amiens, etc.
Action sur
l’objet
Comment l’objet est-il traité ?
Que lui arrive-t-il ?
Par qui l’action est-elle mise
en œuvre ?
Actions concrètes : achat, construction, entretien
Actions abstraites : jugement, réglementation, programmation,
interdiction, contrôle, financement
Agents : ministères, préfectures, municipalités, conseil général, etc.
Typologie
documentaire
Avec quels documents
(pièces) l’objet et l’action
sont-ils illustrés ?
Textes de lois, procès-verbal, rapport, mémoire, correspondance,
photographies, tableaux statistiques, circulaire, arrêté municipal,
permis d’exploitation, discours, liste, communiqué de presse
Nature du
classement
Comment les pièces sont-elles
classées ?
Ordre numérique, alphabétique, chronologique, géographique
Dates
extrêmes
Quand l’objet et l’action ont-
ils pris place ?
1950-1980 ou s. d. (sans date) ou [1950] si date reconstituée
1976, 1980, 1989
[1867]-1900, XVIIIe
siècle, XIXe
-XXe
siècles, etc. ou vers 1960
Forme simple de l’analyse
Cote Objet, action : typologie.
Dates extrêmes
255 W 1 Préfecture du Rhône, réorganisation :
notes, instructions, organigramme,
correspondance.
1925-1936
Exemples d’analyses archivistiques
Objet : Typologie.
Dates extrêmes
Commission de surveillance de la prison
départementale de Lons-le-Saunier : registres des
délibérations.
1816-1827
Objet. – Action.
Dates extrêmes
Rouen, quartier Sainte-Thérèse. – Réhabilitation.
1956-1965
Forme simple de l’analyse
Cote Intitulé.- Action : typologie.
Dates extrêmes
3 O 5 Mairie.- Reconstruction : plans.
1895-1900
3 O 6 École.-Aménagement : cahier des charges.
1930-1936
Exemples d’analyses archivistiques
Objet. – Action (dates). Autre action (dates).
Dates extrêmes
Gymnase. – Construction (1958-1963). Extension (1983)
1958-1983
Objet principal (ou intitulé). – Objet secondaire :
typologie.
Dates extrêmes
11e RI. – Officiers et sous-officiers chargés du
recrutement : états nominatifs
1856-1859
Objet. – Action : typologie.
Dates extrêmes
Personnel de la mairie. – Attribution de la médaille du
travail : liste des bénéficiaires.
1983
Forme complexe de l’analyse
Intitulé.- Action : typologie (dates extrêmes).
Action : typologie (dates extrêmes).
Dates extrêmes
Mairie.-Reconstruction : plans (1895-1900).
Extension : procès-verbal d’adjudication des
travaux (1933-1934).
1895-1934
Analyse du dossier
numéro 1
Soirée artistique et tombola au profit des
chômeurs de la commune. – Organisation :
arrêté du préfet de police, programme, liste des
numéros gagnants de la tombola, compte de
résultat, correspondance.
1927
Analyse du dossier
numéro 2
Logement occupé par Mme Lequet et appartenant
à Mme veuve Lechêne (4, rue Fondouze). –
Enquête de salubrité et assainissement : avis
de la commission d’hygiène publique et de
salubrité, arrêté du maire, certificat
d’exécution des travaux, correspondance.
1923
Les autres éléments de l’épreuve
On peut aussi vous demander une description + ou -
détaillée des documents, mais selon les années,
d'autres éléments peuvent être demandés, en plus
de la « note de synthèse » (contexte historique,
sommaire, bibliographie, sources complémentaires,
index, etc.), passons-les en revue :
Le contexte historique
Le sommaire
La bibliographie et les sources
complémentaires.
L'index et les annexes
La note de synthèse
Peut parfois être assez substantielle et même atteindre, dans certains
cas, plusieurs dizaines de pages, a plusieurs finalités :
•donner des informations qui peuvent aider le lecteur (le jury) à mieux
comprendre les documents que lui propose l'inventaire et rendre son
travail plus facile
•retracer l'historique du groupe documentaire proposé, sa
constitution, la date et les conditions de son entrée dans le service s’il
est indiqué (don, achat, legs, dation, etc.)
•ses éventuelles vicissitudes avant ou après son entrée
•présenter les principes de classement choisis et, dans certains cas,
les justifier
•indiquer précisément les éliminations qui ont pu être effectuées dans
le dossier «les pièces aberrantes»
•donner le mode d'utilisation de l'instrument de recherche proposé et
préciser les conditions de communication du fonds aux chercheurs
«indiquer l’intérêt pour l’Histoire» (concours 2006)
Le sommaire, la bibliographie,
les sources complémentaires.
Le sommaire présente, les principales articulations de
l'inventaire ; il permet d'avoir une vue synoptique de la
composition du fonds.
Quand on le peut, il peut être très utile d'indiquer une
bibliographie (très sommaire) et/ou les sources
complémentaires, c'est-à-dire les fonds d'archives
conservés sur place, dans d'autres établissements de
conservation ou chez des particuliers, dont la consultation peut
compléter ou éclairer les documents.
L’index
Il est souvent demander de munir la copie d'un
index, qui se présente comme une liste
alphabétique unique réunissant au moins les noms
de personnes et les noms de lieux. Chacune des
références renverra au numéro de la pièce. L'index a
l'avantage de faciliter la recherche.
En revanche, il est plus délicat d'établir un index des
matières abordées dans l'inventaire.
L'index peut être simple ou hiérarchisé, en fonction
du volume et de la complexité du dossier traité.
L’index est généralement « normalisé »
Définition d’une norme
 Texte qui énonce des principes, des règles,
types et modèles.
 Pas d’obligation à l’utiliser si un texte
législatif ne la mentionne pas.
 Son application confère une cohérence des
savoir-faire d’un métier, une uniformisation
nationale voire internationale, un échange
facilité.
Structures de normalisation
 Structures internationales
 ISO, Technical Committee 46 (Information et documentation)
 Conseil international des Archives (CIA-ICA) / Comité des
standards de description (CDS)
 Structures nationales
France :
 Commission « Information et documentation » (CG 46)
de l’AFNOR (Association française de normalisation)
 Direction des Archives de France --> (SIAF)
Les normes
de la description archivistique
• Natalis de Wailly (1841) (identification du
producteur et respect des fonds)
 Norme ISAD (G) (1994, 2000)
 Norme ISAAR (CPF) (1996)
 Normes ISDF et ISDIAH (2008)
→ Modèle conceptuel pour la description archivistique
RiC (Records in Contexts) en septembre 2016
La description archivistique
On appelle description archivistique la
présentation intellectuelle et matérielle d’une
unité archivistique, faite pour en donner une
identification exacte et unique, en expliquer le
contexte d’origine et en permettre l’exploitation
administrative ou historique. Cette description
est régie par la norme ISAD(G)
Les règles
de la description archivistique
 la description se fait à plusieurs niveaux
 la description se fait du général au particulier
 à chaque niveau de classement correspond un
niveau de description
 les informations sont adaptées au niveau de
description
 les descriptions doivent être liées entre elles
 une même information ne doit pas être répétée
Objet de la norme ISAD (G)
 Fournit les lignes directrices pour la
description archivistique à plusieurs niveaux,
sans redondance.
 Facilite la recherche et l’échange
d’informations sur les archives.
 Applicable indépendamment de la forme ou
du support matériel des documents.
 Ne définit ni les formats d’édition ni les
moyens utilisés pour présenter ces éléments.
Les présupposés de la norme
La norme doit être utilisée
en respectant les principes suivants :
 Description du général au particulier
 Fournir uniquement les renseignements appropriés
au niveau décrit
 Relier chaque description à celle de l’unité de
description immédiatement supérieure
 Éviter la répétition des informations dans les
descriptions archivistiques reliées
hiérarchiquement
Les éléments de description
Éléments de description d’une notice de
description archivistique
(regroupés en 7 zones)
 Zone d’identification
 Zone du contexte
 Zone du contenu
 Zone des conditions d’accès et d’utilisation
 Zone des sources complémentaires
 Zone des notes
 Zone de contrôle de la description
Les normes de la description
archivistique
ZONE D'IDENTIFICATION
 Référence
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de description (quantité, volume ou dimension)
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archivistique
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originaux
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Se documenter
Suivre les questions d'archives (ou culturelles au
sens large) dans l'actualité et aussi les blogs
d’archives, etc., et connaître la loi du 15 juillet 2008.
Consultez aussi toutes sortes de revues de
généalogie ainsi que le forum de discussion "archives
de France", page d'accueil de la liste :
https://sympa.culture.fr/sympa/info/archives-de-france
Il est aussi conseillé d'utiliser des exemples tirés de
son expérience professionnelle.
Lire aussi les rapports du jury des concours
précédents.
Se documenter sur la toile
• Ne pas négliger les sites des AN et des AD, qui
donnent des infos - et des idées.
• Publications du Conseil international des
Archives (ICA) http://www.ica.org/fr
/publications
L'ICA, organisation non gouvernementale, a pour mission de promouvoir la
préservation et l'accès aux archives dans le monde entier, au moyen de la
coopération internationale. Ces buts sont de promouvoir la préservation,
le développement et l'utilisation du patrimoine archivistique mondial. Il
réunit les institutions nationales d'archives, les associations professionnelles
d'archivistes, les Archives régionales, locales ou celles d’organismes publics
et privés. Il accueille aussi des archivistes à titre individuel (1400 membres
institutionnels dans 190 pays et plus de 200 archivistes à titre individuel)
L’association des Archivistes français (AAF)
http://www.archivistes.org/
Fondée en 1904, l’Association des archivistes français regroupe
plus de 1200 adhérents, professionnels des archives du secteur
public comme du secteur privé.
Elle se définit comme un organe permanent de réflexion, de
formation en matière d’archivistique.
Elle organise également de nombreux colloques et journées
d’études ainsi que des formations continues des professionnels
des archives (les stages, généralistes ou spécifiques, portent sur
la théorie archivistique, la connaissance des institutions et les
différentes techniques et actions mises en œuvre dans les
services d’archives : près de 7000 stagiaires depuis 1984)
Le Portail international archivistique
francophone (PIAF)
http://www.piaf-archives.org/
module 01 - Les Archives : pour quoi? pour qui? par qui?
module 02 - Notions générales d'archivistique
module 03 - Législation et réglementation archivistiques. Déontologie professionnelle
module 04 - Gestion des documents actifs / Traitement des archives courantes
module 05 - Gestion des documents semi-actifs/ traitement des archives intermédiaires
module 06 - Traitement des archives définitives
module 07 - Gestion et archivage des documents numériques
module 08 - Préservation et restauration
module 09 - Reproduction par microfilmage et numérisation
module 10 - Bâtiments et locaux d'archives
module 11 - Communication des archives
module 12 - Valorisation des archives
module 13 - Création et gestion d’un service d’archives
Textes réglementaires relatifs à l’analyse
archivistique et aux instruments de recherche
Instructions du SIAF (en ligne sur le site du SIAF)
 Note d’information DITN/RES/2007/008, Indexation, état de la question
 Circulaire DITN/RES/2005/005, Normalisation de la description archivistique
 Instruction DITN/RES/2003-001 du 17 octobre 2003 sur "Guide de(s) sources
et guides de recherche. Modélisation"
 Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994, Traitement des archives
contemporaines. Indexation. Instruments de recherche
 Circulaire AD 98-8 du 18 décembre 1998. Instruction sur le classement et la
cotation des archives dans les services d'archives départementales
 Circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979. Instruction sur le traitement des
documents des archives départementales postérieurs au 10 juillet 1940
 Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983. Instruction sur le traitement des archives
communales
Le point bonus
Démarquez-vous des autres candidats !
Le jury a toujours quelques points « en réserve » pour
les copies qui sortent du lot...
Exploitez cette opportunité !
Exemples : une lettre d’Edgar Quinet dans un lot de
correspondances sur le sujet « expédition Morée » ; la
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Méthodologie classement dossier archives

  • 1.  Méthodologie pour classer un dossier d’archives (exemple : l’épreuve du concours de CHED)  2016
  • 2. Nature de l’épreuve Épreuve n°2 (4 heures/coefficient 4) : À partir de documents remis au candidat, au choix (selon l’option choisie lors de l’inscription par le candidat), élaboration d'un dossier de documentation, ou traitement d'un dossier d'archives, accompagné d'une note justifiant la méthode choisie (objectifs, contenus, niveaux et conditions d'utilisation du dossier, justification des principes de tri, de classement ou de description retenus), ou traitement d'un dossier de régie d’œuvres. durée : 4 h coefficients : 2 pour le dossier et 2 pour la note note éliminatoire : < 5/20
  • 5. PLAN • Définitions et recommandations. • Prendre connaissance de l'ensemble des documents. • Identifier les grands ensembles de documents. • Les tris et les éliminations. • Le classement matériel et l'analyse des dossiers et/ou des pièces. • Le choix du classement approprié. • L'organisation du plan de classement -->La rédaction de la note de synthèse.
  • 6. Les grandes catégories de documents • Les dossiers à caractère administratif • Les dossiers à caractère technique ou scientifique • Les dossiers judiciaires ou supposés comme tels • Les dossiers relatifs à l’histoire de l’art • Les documents à caractère biographique • La correspondance • Les cahiers, carnets de travail, récépissés, prospectus, etc. • Les dossiers de travail : notes de travail et de lecture • Les dossiers d’articles et d’ouvrages • Les notes en tout genre • Les documents hors format ou sur support spécifique • etc.
  • 7. Définition de la pièce La pièce est la plus petite unité de description, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre…). Une pièce est rarement isolée... Quelques définitions
  • 8. Définition du dossier Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives.
  • 9. Définition de la série organique Division organique identifiée par l’archiviste lors de son classement, qui constitue en un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme. On parle aussi de documents sériels.
  • 10. Définition du fonds Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection (qui est une réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard).
  • 11. Conséquence Pour l’épreuve, il est important de donner des informations précises à chacune des unités décrites et ajustées au niveau de description sur lequel on demande de travailler et les éléments de description seront établis à un niveau de description déterminé. Ainsi, il sera inutile de donner des renseignements détaillés sur le contenu d’un dossier si l’on se situe au niveau de la description du fonds lui-même dont dépend ce dossier (idem pour la description d’une pièce). De plus, les informations seront réparties selon un plan de classement qui identifie bien les différents niveaux de description et qui structure et organise ce petit instrument de recherche.
  • 12. répertoire numérique Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier ou l’article et donnant pour chacun sa cote, ses dates extrêmes et un intitulé aussi court que possible. répertoire numérique détaillé Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier ou l’article et donnant pour chacun sa cote, ses dates extrêmes et une analyse développée au-delà de l’intitulé. Répertoire numérique Répertoire numérique détaillé
  • 13. exemples répertoire numérique 2 O 1-4 Commune de Saint-Martin, 1805-1937. 1. Personnel, 1848-1925. 2. Mairie, écoles, 1800-1931. 3. Église, presbytère, cimetière, 1868-1897. répertoire numérique détaillé 2 O 1 Personnel. Dossiers individuels. 1848-1925. 2 O 2 Mairie, écoles. - Mairie, reconstruction : plans (1800- 1900), correspondance (1882-1899); extension : procès- verbal d’adjudication des travaux (1933-1934). École de filles, aménagement : plans et correspondance (1929-1931).
  • 14. Inventaire sommaire Inventaire analytique inventaire sommaire Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection. inventaire analytique Instrument de recherche donnant une analyse détaillée de toutes les pièces d’un fonds ou d’une collection.
  • 15. exemples inventaire sommaire 1 H 1. Abbaye de Saint-Jean : privilèges. 1. Confirmation des possessions de l ’abbaye par Honorius III (1218). 2. Confirmation de la bulle précédente par Innocent IV (1245). 3-4. Privilèges accordés par Innocent IV pour ceux qui participeront à la reconstruction de la chapelle (1245). inventaire analytique 1H1. 1. 1218 n. st., 2 février, Rome, Palais du Latran. Honorius III confirme à l ’abbé et aux frères de Saint-Jean les châteaux, villes et terres ainsi que les droits qu ’ils possèdent dans le diocèse de Langres. Parch. lat. La bulle manque.
  • 16. 1.- Le classement 2.- Les grandes catégories de documents
  • 17. En archivistique, le classement est l' ensemble des opérations, tant matérielles qu' intellectuelles qui aboutit à organiser les différents documents contenus dans un dossier et pour ensuite rédiger l'instrument de recherche permettant de les retrouver. Classement : définition Le classement doit avant tout respecter les unités documentaires que représentent les grandes catégories de documents à décrire (en application du principe du respect des fonds). Décrire un dossier d’archives consiste donc à présenter intellectuellement et matériellement une unité de description faite pour en donner une identification exacte et unique en expliquant le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative et historique.
  • 18. Principe général numéro 1 La règle de conduite, est celui du « respect du fonds » (dans l’exemple de l’épreuve du concours, il s’agit du respect du groupe documentaire réuni ici pour l’occasion). Conséquence : on ne mélangera pas des documents de provenances différentes (dans l’exemple de l’épreuve du concours, faites aussi attention aux pièces qui n’ont rien à voir avec le thème général). Conséquence : organisez votre « espace de classement » (un peu comme dans votre bureau).
  • 19. Principe général numéro 2 Le bureau, en effet, est le lieu de travail et aussi le lieu de naissance et de vie des archives en devenir. Conséquences : a) le bureau est le lieu de la production des documents (en archivistique on parle de « date de création » par un « producteur ») ; b) le bureau s’intègre dans un environnement administratif précis (en archivistique on parle de « d’action administrative ») dont l’activité est une production documentaire (en archivistique on parle de « typologie documentaire»)
  • 20. Conséquence générale Le classement sera fait par unité « productrice » qui peut être, selon les cas, une personne, une famille ou une institution. Le classement aboutira à une présentation, sous une forme concise et précise, des informations d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents selon son producteur, sa date, son action administrative et sa typologie documentaire.
  • 21. Prendre connaissance de l'ensemble du fonds 1.-Avant d'entreprendre les opérations matérielles de classement, il est impératif, de prendre connaissance de l'ensemble des pièces. 2.-Cette première approche des documents doit se faire au moment de la lecture générale ou lorsque le surveillant de la salle demande à chacun de vérifier le nombre de ses pièces. 3.-Les pièces portent souvent un titre ou une indication permettant de se faire une première idée de leur contenu. 4.-Ensuite parcourir rapidement les pièces une à une et leur attribuer un titre et un numéro provisoires, qui peuvent être porté au crayon en évidence sur la pièce. 5.-A ce stade, on ne procède à aucun tri, à aucune élimination, à aucune modification de l'élément de base que constitue le dossier.
  • 22. Identifier les grands ensembles de documents (1/4) 1.-Il est ensuite possible de constituer des «tas» par grands ensembles de documents et de procéder à un tri pièce à pièce. 2.-Très rapidement en effet, certaines pièces apparaissent comme ayant une forme ou un objet commun: correspondance, notes, un même «producteur», etc. Autant d'ensemble de documents qui constituent autant de «tas». 3.-Chaque «tas» ainsi constitué est sommairement identifié au moyen, par exemple, d'une fiche de posée dessus ou relié par un trombone. Mais où trouver la place pour la constitution des «tas»?
  • 23. Identifier les grands ensembles de documents (2/4) 4.-Cette première opération de ventilation achevée, on peut procéder à un examen plus approfondi de chacun des «tas». Cet examen, pièce à pièce permet de déterminer de façon plus précise les grandes articulations du dossier et peut amener à transférer une pièce d'une pile à une autre, voire à créer un ou plusieurs nouveaux «tas». 5.- En effet lorsqu'il apparaît, au premier abord, difficile de placer une pièce sur telle ou telle pile, il est préférable d'en constituer une nouvelle, quitte à la faire disparaître ensuite. 6.- Dans la plupart des cas, pas de panique! les questions en suspens se résolvent au fur et à mesure qu'on avance dans le travail matériel de classement.
  • 24. Identifier les grands ensembles de documents (3/4) 7.- C'est un travail long et minutieux, mais indispensable si on veut permettre non seulement la consultation des documents, mais aussi leur compréhension. En effet le but ultime du classement est bien, malgré les lacunes possibles, d'offrir une image de la logique, administrative et intellectuelle, qui a conduit à l'élaboration des dossiers. Dans un tel cas, il faut noter soigneusement tous les éléments qui pourraient permettre une meilleure identification, voire une meilleure intelligence des documents : provenance (en-tête des lettres ou des enveloppes par exemple), proximité de telle et telle pièce, dates des documents, etc.
  • 25. Identifier les grands ensembles de documents (4/4) 8. C'est aussi à ce stade que se font les éliminations des pièces qui n’ont aucun rapport avec le dossier. Toutefois, la plus grande prudence est toujours requise. Il faut en effet éviter d’écarter une pièce, qui, après un examen plus attentif, ne peut être considérée comme telle : •ainsi une enveloppe (numérotée 98) pourrait être rapprochée d’une lettre (numérotée 21 par exemple) et, de plus, s’il s’agit d’une correspondance avérée, cette enveloppe peut comporter des éléments permettant de dater celle ci. Il faut donc (et impérativement), conserver l’enveloppe avec la lettre et en faire une analyse commune; •autre exemple d’un imprimé dont on trouve une mention dans une note devra être conservé à sa place dans le «tas» correspondant.
  • 26. Le classement interne (1/2) •L'étape suivante est constitué par le classement proprement dit. Ce classement interne des dossiers est effectué successivement pour chacun des «tas» représentant chacune des grandes catégories de documents. •A ce stade, chacun des «tas» est considéré comme une unité, bien qu'il puisse toujours y avoir transfert d'un dossier d'un «tas» à un autre, s'il s'avère avoir été mal placé au départ. L'ordre suivi pour le traitement des «tas» n'a pas grande importance pour l’instant mais il est préférable toutefois de les classer chronologiquement (cf. vie d’un document). •A ce stade, classer aussi la correspondance (voir plus loin les différents types de classement de la correspondance).
  • 27. Le classement interne (2/2) On profite de ce classement interne pour glaner des renseignements qui viendront compléter la note de synthèse (commencer à la rédiger dès cet instant, au brouillon). On reviendra sur la note de synthèse mais si on juge que telle information nous sera utile alors ne pas hésiter à le recopier in extenso. Une question peut se poser pour certains documents dont le support exige (on le sait) des conditions de conservation particulières, comme les photographies, les cartes postales, les films, les calques, etc., mais qui (et on le sait aussi) font partie intégrante du dossier…devront-ils être conservés à part alors qu’ils y figurent intellectuellement --> dans ce cas, le préciser dans la note de synthèse.
  • 28. Le plan de classement (1/2) •Une fois les opérations matérielles de classement achevées pour chacun des grands ensembles de documents, classement qui s'accompagne donc de l'analyse des documents, on a une idée précise à la fois du contenu et de l'intérêt de chacun de ces ensembles (les fameux «tas»). •Il est alors possible de réfléchir à l'organisation finale de ces matériaux et, donc au plan de classement. En effet, même s'il est parfois, et même souvent, possible de se faire une idée d'un plan de classement éventuel dès les premières opérations de tri, il est absolument nécessaire d'attendre l'achèvement complet du classement pour arrêter le plan de classement définitif. •On conçoit d'abord ce plan de classement de façon intellectuelle, sur le papier, éventuellement à partir des fiches rédigées au cours du classement, avant d'organiser les pièces elles-mêmes suivant l'ordre prévu par le plan.
  • 29. Le plan de classement (2/2) Lorsque le classement a été fait par grandes masses documentaires, le choix du plan de classement se résume souvent au choix de l'ordre dans lequel doivent se succéder ces différents ensembles mais il est nécessaire de le rédiger. Pour un exemple de plan de classement, voir la diapositive suivante. On peut aussi choisir de mettre en valeur, en la plaçant en tête, telle ou telle catégorie de documents particulièrement intéressante ou particulièrement volumineuse. Quelque soit le plan finalement adopté, il vous sera éventuellement demandé d’expliquer votre choix dans l'introduction (ou la note de synthèse).
  • 30. Exemple de classement d’un dossier de cabinet d’architectes 1.- CONSTITUTION DE L'AGENCE 2.- FONCTIONNEMENT DE L'AGENCE 3.- PATRIMOINE 4.- DOSSIERS D'AFFAIRES Commandes publiques Commandes privées Études et projets 5.- FINANCES Relations avec les banques Impôts et taxes 6.- COMPTABILITE Comptabilité générale Comptabilité annexe 7.- PERSONNEL Dossiers du personnel Mouvements du personnel Salaires et cotisations Conventions relatives au personnel Formation professionnelle 8.- CONTENTIEUX 9.- BIBLIOTHEQUE 10.- ARCHIVES PERSONNELLES ET FAMILIALES
  • 31. Les grandes catégories de documents Dans un dossier d'archives, les documents se présentent rarement comme des pièces isolées. Cependant, les pièces d'un dossier ont pour point commun soit la forme des documents (correspondance...) soit un même objet (comptabilité...). On peut rencontrer dans un dossier d'archives : Des documents à caractère administratif Des documents à caractère judiciaire Des documents à caractère militaire Des documents techniques Des documents à caractère biographique Des documents figurés Des documents sur support spécifique De la correspondance etc., la liste est très longue...
  • 32. Ce qu’il convient de faire Dans tous les cas, il convient : 1) d’identifier le document (nom du document ou autres noms utilisés, définition et fonction du document, etc.), (exemple : acte de naissance) 2) de prêter attention à la forme du document, aux caractères externes (exemple : l’acte de naissance a été toujours manuscrit puis cases pré- imprimés, le scribe se contente de remplir les cases, puis dactylographié ou pré- imprimé dans les années 1920 et internes (cet acte est rédigé en français et dans le cas des actes en langue étrangère, il peut être traduit) 3) d’identifier le service producteur (ici c'est le service de l'état civil d'une commune qui rédige les actes de naissance). …………… Même exercice avec l’acte de mariage, le passeport, un certificat (exemple celui de nationalité française), une transcription d'un document, un décret (exemple de naturalisation), etc.
  • 33. Exemples de documents Dans un dossier de juge de paix on trouvera : une notice individuelle, son acte de naissance, l’extrait du casier judiciaire, le certificat constatant sa situation militaire, le certificat de bonnes vie et mœurs, le certificat de jouissance des droits civils, civiques et politiques, etc.), des lettres de recommandation (de parlementaires, députés, préfets, ministres, etc.), des pièces imprimées (journaux, coupures de presse). Dans les dossiers de commandes, acquisitions et affectations des œuvres d'art par l'État, on trouvera un arrêté d'acquisition, un arrêté d'attribution (avec la date de l’arrêté d’attribution, le nom de l’auteur, le bénéficiaire, etc.). Dans les papiers du parquet (saisis chez Fouquier-Tinville) on trouvera : des dénonciations anonymes, des mandats d’arrêts, des procès-verbaux d’arrestations et d’interrogatoires des individus arrêtés, des procès-verbaux d’apposition des scellés, des actes d’accusation, des assignations à comparaître, des mémoires justificatifs manuscrits et/ou imprimés, des pièces justificatives (certificats de non-émigration, attestations de bonne conduite, certificats de résidence et de civisme, extraits de baptême, passeports, quittances, titres de famille, etc.), des feuilles du mouvement des détenus, des rapports des concierges des maisons d’arrêts...
  • 34. Exemples de typologie acte de société, affiche, agenda, arrêté du maire, arrêté ministériel, arrêté préfectoral, atlas, avant- projet, avant-projet définitif, avant-projet sommaire, avis, brevet d'invention, bréviaire, brochure (s'emploie pour désigner toutes sortes de dépliants, plaquettes... ), bulle pontificale, bulletin de paie, bulletin de salaire, bulletin de vote, bulletin municipal, bulletin paroissial, cahier de doléance, cahier des charges, calendrier, caricature (s'emploie pour les documents figurés), carnet de santé (désigne le carnet médical d'un individu), carte, carte à jouer, carte de membre, carte de travail, carte de vœu, carte d'électeur, carte d'identité, carte postale, carton d'invitation, cartulaire, catalogue, certificat, chanson (correspond à la fois au texte des paroles et aux partitions musicales), charte (s'emploie pour les documents solennels médiévaux et d'Ancien Régime), circulaire, communiqué de presse, compte administratif, compte de gestion, compte financier, compte rendu, contrat, contrat d'apprentissage, copie d'examen, correspondance, coupure de presse, déclaration, déclaration de douane, déclaration de revenus, déclaration de succession, déclaration fiscale, délibération, devis, diplôme, discours, document de séance, document figuré (s'emploie à l'exclusion des affiches, des cartes, des cartes postales, des photographies et des plans), documentation, dossier de candidature, dossier de carrière, dossier de pension, dossier de presse (au sens de dossier constitué à l'attention de la presse), dossier de procédure, dossier individuel, dossier médical, exploit d'huissier, facture, faire-part, fichier, jugement, laissez-passer, liste électorale, liste nominative, livret militaire, loi, main courante, mandat de paiement, mémoire, menu, microforme, minute juridictionnelle, minute notariale, missel, note, note de service, ordonnance, ordre de recouvrement, organigramme, ouvrage imprimé, partition musicale, passeport, permis de construire/de démolir, pétition, photographie (négatif, tirage…), pièce comptable, pièce justificative de dépenses, pièces comptables, pièces de procédure, placard, placet, plan, plan d'urbanisme, plumitif d'audience, poème, procès-verbal , profession de foi, questionnaire d'enquête, quittance, rapport (de gendarmerie, de police, d'expertise …), règlement (d'entreprise, intérieur…), revue de presse, rôle, sceau, sentence, statistique, tableau statistique, télégramme, testament, texte officiel, thèse, timbre, tract, traité diplomatique, transcription hypothécaire, warrant...
  • 35. Comment classer un ensemble matériellement important de documents Exemple : la correspondance Remarque très importante : la correspondance ne prend son sens que par son appartenance à une pièce (-->ne pas la séparer de son contexte et ne pas faire une «collection» de lettres). Mais si la correspondance forme un ensemble cohérent, alors on peut appliquer plusieurs types de classement. Ordre alphabétique des correspondants (outre le nombre total de lettres, on indiquera les nom et prénom des correspondants, les dates extrêmes, etc.). Dans le cas d'un classement chronologique outre le nombre total de lettres, on indiquera le titre de l'événement, les dates extrêmes et éventuellement un index des correspondants qu’on fera figurer en annexe.
  • 36. La description/l’analyse/etc. Le classement est l’opération préalable à une présentation, sous une forme concise et précise, des informations d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents selon son producteur, sa date, son action administrative et sa typologie documentaire...ce qu’on appelle en archivistique la description, l’analyse, etc.
  • 37. Les principes fondamentaux de rédaction de l’analyse L’analyse doit être : • fiable, concise et homogène. • intelligible : la description doit correspondre au contenu, comprise par tous et ne pas être sujette à interprétation. • complète : elle doit donner un élément d’information pertinent pour chacun des articles décrits.
  • 38. Les éléments constitutifs de l’analyse archivistique  Quoi?  Où?  Comment?  Avec quoi?  Par qui?  Quand? De quoi s’agit-il ? Où se situe l’objet ? Comment l’objet est-il traité ? (et que lui arrive-t-il ?) Avec quels documents l’objet et l’action sont-ils illustrés ? (l’analyse archivistique doit être répondre aux questions suivantes) Par qui l’action est-elle mise en œuvre ? Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?
  • 39. 1. L’objet = de quoi s’agit-il? Thème ou sujet, concret ou abstrait, sur lequel s’exerce l’activité de la personne physique ou morale à l’origine des documents rassemblés dans le dossier (producteur).
  • 40. 1. L’objet = de quoi s’agit-il? Exemples Activités : économie, tourisme, industrie, transport, circulation,… Évènements : fêtes et cérémonies, voyages officiels, manifestations, délits, crises économiques, accident du travail, sinistres, guerre,… Objet physique : école,… Objets complexes : urbanisme, sécurité sociale, environnement,… Personne morale : ministère,… Phénomènes permanents, naturels ou non : nuisance, inondations,… Situations juridiques : occupation des sols, nationalité, prix, … Situations physiques : structures agricoles,… Zone géographique : quartier urbain, secteur sauvegardé, parc national,…
  • 41. 3. Action sur l’objet = Comment l’objet est- il traité? Que lui arrive t-il? Quelle est l’activité administrative dont résulte l’existence de documents rassemblés dans un dossier. 2. Localisation = où se situe l’objet? Donne des précisions sur le lieu de l’objet
  • 42. Exemples d’actions Actions concrètes •sur les choses : achat de terrain, construction, entretien, réparation,… •sur les personnes : audience, décoration, vaccination, incarcération, inhumation, enseignement,… •sur les situations : aménagement rural, assainissement,… •sur les événements : lutte contre les épidémies, lutte contre les incendies, lutte contre les inondations,… •sur les procédures administratives : publicité des actes administratifs,… Actions abstraites réglementation, contrôle, autorisation, interdiction, agrément, organisation, préparation, programmation, financement,…
  • 43. Autres « Actions » abolition, abstention, acquisition, adhésion, adjudication, agrément, aménagement, appel d'offres, arpentage, assiette, assignation, assurance, autorisation, caution, cession, classement, commissionnement, communication, concession, conciliation, construction, contrôle, contrôle budgétaire, contrôle de gestion, contrôle de légalité, contrôle de sécurité, contrôle fiscal, contrôle sanitaire, coopération, coordination, délégation, dénomination, désignation, destruction, dissolution, enquête, enquête publique, entretien, équipement matériel, évacuation, évaluation, exécution budgétaire, exploitation commerciale, financement, fonctionnement, garantie d'emprunt, gestion comptable, gestion du personnel, immatriculation, indemnisation, informatisation, inspection, location, numérisation, organisation, placement, préparation budgétaire, prévention, programmation, promotion, protection, recensement, recours hiérarchique, recouvrement, recrutement, réglementation, réquisition, restauration, tarification, tutelle administrative, tutelle financière…
  • 44. 5. L’agent = par qui? Quel est l’auteur de l’action administrative dont résulte l’existence des documents rassemblés dans le dossier Est-il différent du producteur?
  • 45. 6. Nature du classement = Comment les documents sont-ils classés?  ordre chronologique  ordre alphabétique  ordre numérique  ordre méthodique
  • 46. 7. Dates extrêmes = quand?  Quand l’objet et l’action ont-ils pris place?  Les dates du document le plus ancien et du document le plus récent.
  • 47. Mais…. Parmi toutes ces informations, seuls l’objet et les dates extrêmes doivent être indiqués de façon systématique
  • 48. Et…. Le niveau de détail de l’analyse doit être évalué en fonction de la nature, de l’intérêt et de la complexité des documents.
  • 49. Analyse d’un article Éléments Réponse à la question Exemple Cote Fonds, numéro du dossier 134 W 30 Objet / Intitulé De quoi s’agit-il ? Objet physique : école, pont, terrain, rivière, cours d’eau, canaux Personne morale : Ministère, Chambre de commerce et d’industrie Zone géographique : parc national, quartier Évènements : fêtes, guerre, voyages officiels, manifestations Situations physiques : structures agricoles Situations juridiques : prix, nationalité, occupation des sols Objets complexes : urbanisme, sécurité sociale, environnement Localisation Où se situe l’objet ? Pays : France. … Départements : Somme…..Ville : Amiens, etc. Action sur l’objet Comment l’objet est-il traité ? Que lui arrive-t-il ? Par qui l’action est-elle mise en œuvre ? Actions concrètes : achat, construction, entretien Actions abstraites : jugement, réglementation, programmation, interdiction, contrôle, financement Agents : ministères, préfectures, municipalités, conseil général, etc. Typologie documentaire Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ? Textes de lois, procès-verbal, rapport, mémoire, correspondance, photographies, tableaux statistiques, circulaire, arrêté municipal, permis d’exploitation, discours, liste, communiqué de presse Nature du classement Comment les pièces sont-elles classées ? Ordre numérique, alphabétique, chronologique, géographique Dates extrêmes Quand l’objet et l’action ont- ils pris place ? 1950-1980 ou s. d. (sans date) ou [1950] si date reconstituée 1976, 1980, 1989 [1867]-1900, XVIIIe siècle, XIXe -XXe siècles, etc. ou vers 1960
  • 50. Forme simple de l’analyse Cote Objet, action : typologie. Dates extrêmes 255 W 1 Préfecture du Rhône, réorganisation : notes, instructions, organigramme, correspondance. 1925-1936
  • 51. Exemples d’analyses archivistiques Objet : Typologie. Dates extrêmes Commission de surveillance de la prison départementale de Lons-le-Saunier : registres des délibérations. 1816-1827 Objet. – Action. Dates extrêmes Rouen, quartier Sainte-Thérèse. – Réhabilitation. 1956-1965
  • 52. Forme simple de l’analyse Cote Intitulé.- Action : typologie. Dates extrêmes 3 O 5 Mairie.- Reconstruction : plans. 1895-1900 3 O 6 École.-Aménagement : cahier des charges. 1930-1936
  • 53. Exemples d’analyses archivistiques Objet. – Action (dates). Autre action (dates). Dates extrêmes Gymnase. – Construction (1958-1963). Extension (1983) 1958-1983 Objet principal (ou intitulé). – Objet secondaire : typologie. Dates extrêmes 11e RI. – Officiers et sous-officiers chargés du recrutement : états nominatifs 1856-1859 Objet. – Action : typologie. Dates extrêmes Personnel de la mairie. – Attribution de la médaille du travail : liste des bénéficiaires. 1983
  • 54. Forme complexe de l’analyse Intitulé.- Action : typologie (dates extrêmes). Action : typologie (dates extrêmes). Dates extrêmes Mairie.-Reconstruction : plans (1895-1900). Extension : procès-verbal d’adjudication des travaux (1933-1934). 1895-1934
  • 55. Analyse du dossier numéro 1 Soirée artistique et tombola au profit des chômeurs de la commune. – Organisation : arrêté du préfet de police, programme, liste des numéros gagnants de la tombola, compte de résultat, correspondance. 1927
  • 56. Analyse du dossier numéro 2 Logement occupé par Mme Lequet et appartenant à Mme veuve Lechêne (4, rue Fondouze). – Enquête de salubrité et assainissement : avis de la commission d’hygiène publique et de salubrité, arrêté du maire, certificat d’exécution des travaux, correspondance. 1923
  • 57. Les autres éléments de l’épreuve On peut aussi vous demander une description + ou - détaillée des documents, mais selon les années, d'autres éléments peuvent être demandés, en plus de la « note de synthèse » (contexte historique, sommaire, bibliographie, sources complémentaires, index, etc.), passons-les en revue : Le contexte historique Le sommaire La bibliographie et les sources complémentaires. L'index et les annexes
  • 58. La note de synthèse Peut parfois être assez substantielle et même atteindre, dans certains cas, plusieurs dizaines de pages, a plusieurs finalités : •donner des informations qui peuvent aider le lecteur (le jury) à mieux comprendre les documents que lui propose l'inventaire et rendre son travail plus facile •retracer l'historique du groupe documentaire proposé, sa constitution, la date et les conditions de son entrée dans le service s’il est indiqué (don, achat, legs, dation, etc.) •ses éventuelles vicissitudes avant ou après son entrée •présenter les principes de classement choisis et, dans certains cas, les justifier •indiquer précisément les éliminations qui ont pu être effectuées dans le dossier «les pièces aberrantes» •donner le mode d'utilisation de l'instrument de recherche proposé et préciser les conditions de communication du fonds aux chercheurs «indiquer l’intérêt pour l’Histoire» (concours 2006)
  • 59. Le sommaire, la bibliographie, les sources complémentaires. Le sommaire présente, les principales articulations de l'inventaire ; il permet d'avoir une vue synoptique de la composition du fonds. Quand on le peut, il peut être très utile d'indiquer une bibliographie (très sommaire) et/ou les sources complémentaires, c'est-à-dire les fonds d'archives conservés sur place, dans d'autres établissements de conservation ou chez des particuliers, dont la consultation peut compléter ou éclairer les documents.
  • 60. L’index Il est souvent demander de munir la copie d'un index, qui se présente comme une liste alphabétique unique réunissant au moins les noms de personnes et les noms de lieux. Chacune des références renverra au numéro de la pièce. L'index a l'avantage de faciliter la recherche. En revanche, il est plus délicat d'établir un index des matières abordées dans l'inventaire. L'index peut être simple ou hiérarchisé, en fonction du volume et de la complexité du dossier traité. L’index est généralement « normalisé »
  • 61. Définition d’une norme  Texte qui énonce des principes, des règles, types et modèles.  Pas d’obligation à l’utiliser si un texte législatif ne la mentionne pas.  Son application confère une cohérence des savoir-faire d’un métier, une uniformisation nationale voire internationale, un échange facilité.
  • 62. Structures de normalisation  Structures internationales  ISO, Technical Committee 46 (Information et documentation)  Conseil international des Archives (CIA-ICA) / Comité des standards de description (CDS)  Structures nationales France :  Commission « Information et documentation » (CG 46) de l’AFNOR (Association française de normalisation)  Direction des Archives de France --> (SIAF)
  • 63. Les normes de la description archivistique • Natalis de Wailly (1841) (identification du producteur et respect des fonds)  Norme ISAD (G) (1994, 2000)  Norme ISAAR (CPF) (1996)  Normes ISDF et ISDIAH (2008) → Modèle conceptuel pour la description archivistique RiC (Records in Contexts) en septembre 2016
  • 64. La description archivistique On appelle description archivistique la présentation intellectuelle et matérielle d’une unité archivistique, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique. Cette description est régie par la norme ISAD(G)
  • 65. Les règles de la description archivistique  la description se fait à plusieurs niveaux  la description se fait du général au particulier  à chaque niveau de classement correspond un niveau de description  les informations sont adaptées au niveau de description  les descriptions doivent être liées entre elles  une même information ne doit pas être répétée
  • 66. Objet de la norme ISAD (G)  Fournit les lignes directrices pour la description archivistique à plusieurs niveaux, sans redondance.  Facilite la recherche et l’échange d’informations sur les archives.  Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.  Ne définit ni les formats d’édition ni les moyens utilisés pour présenter ces éléments.
  • 67. Les présupposés de la norme La norme doit être utilisée en respectant les principes suivants :  Description du général au particulier  Fournir uniquement les renseignements appropriés au niveau décrit  Relier chaque description à celle de l’unité de description immédiatement supérieure  Éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement
  • 68. Les éléments de description Éléments de description d’une notice de description archivistique (regroupés en 7 zones)  Zone d’identification  Zone du contexte  Zone du contenu  Zone des conditions d’accès et d’utilisation  Zone des sources complémentaires  Zone des notes  Zone de contrôle de la description
  • 69. Les normes de la description archivistique ZONE D'IDENTIFICATION  Référence  Intitulé / analyse  Dates  Niveau de description  Importance matérielle et support de l'unité de description (quantité, volume ou dimension)
  • 70. Les normes de la description archivistique ZONE DU CONTEXTE  Nom du producteur  Histoire administrative/Notice biographique  Historique de la conservation  Modalités d'entrée
  • 71. Les normes de la description archivistique ZONE DU CONTENU ET DE LA STRUCTURE  Présentation du contenu  Évaluation, tris et éliminations, sort final  Accroissements  Mode de classement
  • 72. Les normes de la description archivistique ZONE DES CONDITIONS D'ACCÈS ET D'UTILISATION  Conditions d’accès  Conditions de reproduction  Langue et écriture des documents  Caractéristiques matérielles et contraintes techniques  Instruments de recherche
  • 73. Les normes de la description archivistique ZONE DES SOURCES COMPLÉMENTAIRES  Existence et lieu de conservation des originaux  Existence et lieu de conservation de copies  Sources complémentaires  Bibliographie
  • 74. Les normes de la description archivistique ZONES DES NOTES ET DU CONTRÔLE DE LA DESCRIPTION  Notes de l’archiviste  Règles ou conventions  Date(s) de la description
  • 75. Se documenter Suivre les questions d'archives (ou culturelles au sens large) dans l'actualité et aussi les blogs d’archives, etc., et connaître la loi du 15 juillet 2008. Consultez aussi toutes sortes de revues de généalogie ainsi que le forum de discussion "archives de France", page d'accueil de la liste : https://sympa.culture.fr/sympa/info/archives-de-france Il est aussi conseillé d'utiliser des exemples tirés de son expérience professionnelle. Lire aussi les rapports du jury des concours précédents.
  • 76. Se documenter sur la toile • Ne pas négliger les sites des AN et des AD, qui donnent des infos - et des idées. • Publications du Conseil international des Archives (ICA) http://www.ica.org/fr /publications L'ICA, organisation non gouvernementale, a pour mission de promouvoir la préservation et l'accès aux archives dans le monde entier, au moyen de la coopération internationale. Ces buts sont de promouvoir la préservation, le développement et l'utilisation du patrimoine archivistique mondial. Il réunit les institutions nationales d'archives, les associations professionnelles d'archivistes, les Archives régionales, locales ou celles d’organismes publics et privés. Il accueille aussi des archivistes à titre individuel (1400 membres institutionnels dans 190 pays et plus de 200 archivistes à titre individuel)
  • 77. L’association des Archivistes français (AAF) http://www.archivistes.org/ Fondée en 1904, l’Association des archivistes français regroupe plus de 1200 adhérents, professionnels des archives du secteur public comme du secteur privé. Elle se définit comme un organe permanent de réflexion, de formation en matière d’archivistique. Elle organise également de nombreux colloques et journées d’études ainsi que des formations continues des professionnels des archives (les stages, généralistes ou spécifiques, portent sur la théorie archivistique, la connaissance des institutions et les différentes techniques et actions mises en œuvre dans les services d’archives : près de 7000 stagiaires depuis 1984)
  • 78. Le Portail international archivistique francophone (PIAF) http://www.piaf-archives.org/ module 01 - Les Archives : pour quoi? pour qui? par qui? module 02 - Notions générales d'archivistique module 03 - Législation et réglementation archivistiques. Déontologie professionnelle module 04 - Gestion des documents actifs / Traitement des archives courantes module 05 - Gestion des documents semi-actifs/ traitement des archives intermédiaires module 06 - Traitement des archives définitives module 07 - Gestion et archivage des documents numériques module 08 - Préservation et restauration module 09 - Reproduction par microfilmage et numérisation module 10 - Bâtiments et locaux d'archives module 11 - Communication des archives module 12 - Valorisation des archives module 13 - Création et gestion d’un service d’archives
  • 79. Textes réglementaires relatifs à l’analyse archivistique et aux instruments de recherche Instructions du SIAF (en ligne sur le site du SIAF)  Note d’information DITN/RES/2007/008, Indexation, état de la question  Circulaire DITN/RES/2005/005, Normalisation de la description archivistique  Instruction DITN/RES/2003-001 du 17 octobre 2003 sur "Guide de(s) sources et guides de recherche. Modélisation"  Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994, Traitement des archives contemporaines. Indexation. Instruments de recherche  Circulaire AD 98-8 du 18 décembre 1998. Instruction sur le classement et la cotation des archives dans les services d'archives départementales  Circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979. Instruction sur le traitement des documents des archives départementales postérieurs au 10 juillet 1940  Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983. Instruction sur le traitement des archives communales
  • 80. Le point bonus Démarquez-vous des autres candidats ! Le jury a toujours quelques points « en réserve » pour les copies qui sortent du lot... Exploitez cette opportunité ! Exemples : une lettre d’Edgar Quinet dans un lot de correspondances sur le sujet « expédition Morée » ; la publication récente par le Conseil international des archives (ICA) d’un modèle conceptuel pour la description archivistique RiC (Records in Contexts) ; etc.