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Classement et analyse des
archives historiques :
notions fondamentales
Cette œuvre est mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons
Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage dans les mêmes conditions 3.0 France.
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Les archives historiques (1)
 Les archives historiques sont toujours le produit d’une activité
et doivent toujours être contextualisées
 Constituent :
 des preuves utiles à la connaissance du passé
 la mémoire des institutions, des sociétés et des individus
 sont conservées sans limitation de durée
 leur forme et leur support sont divers : texte papier, texte
numérique, photographie argentique, photographie numérique,
sceaux, lithographie, vidéo…
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Les archives historiques (2)
 Sont le résultat d’une évaluation :
 De la qualité des documents : qualité des contenus (synthèse de
préférence), qualité de la forme (date, marques d’authenticité)
 Qui nécessite une bonne connaissance du contexte de production
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 Qui peut s’appuyer sur les circulaires du Service interministériel des
Archives de France
 Qui résulte d’une vision subjective de l’archiviste
 Qui résulte d’une valeur historique qui peut s’acquérir dans le temps
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Histoire de la description archivistique
(1)
 Instruments de recherche sont au cœur de la recherche
historique : « clé du trésor » (M. Duchein)
 Dès le XIXe siècle, l’administration centrale rappelle que leur
rédaction doit être rigoureuse et appliquée :
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1830 que les analyses devaient prendre une forme précise et
invariable ; elles devaient être brèves.
 En 1867, une instruction dit de « proportionner les analyses à
l’importance du sujet ».
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Histoire de la description archivistique
(2)
 circulaire du 20 juin 1987 préconise la substitution de
l’indexation à l’analyse archivistique
 Circulaire du 5 sept. 1994 rétablit l’équilibre : description et
indexation sont complémentaires – voir la circulaire
 Informatisation des services d’archives dans les années 1990-
2000 conduit à la nécessaire harmonisation = ISAD (G) publiée
en 1994 – voir la norme
5
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Le respect des fonds
 Fonds d’archives :
 ensemble de documents de toute nature, constitué de façon organique par un
producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.
 Principe de respect des fonds (1841, Léon Gadebled et Natalis de Wailly) :
 respect de la provenance :
 les documents provenant d’un même établissement, famille, individu sont
rangés ensemble sans être mélangés à d’autres. C’est le contraire du
rangement par matière.
 respect de l’intégrité du fonds :
 le fonds d’archives est maintenu dans sa composition originelle : « rien n’est
enlevé (sauf autorisation), rien n’est ajouté »
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Les étapes préalables
Le tri
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Définition « archivistique »
 Opération de mise en ordre intellectuel et physique d’archives
historiques, réalisée en application du principe de respect des
fonds et ayant pour objet de permettre des recherches dans les
documents ainsi classés
 Il comprend :
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c) s’informer sur le fonds (1)
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de ses activités, son organisation interne, son ressort
géographique…
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similaire
13
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c) s’informer sur le fonds (2)
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Archives, les archives privées d’architectes, n°190-191, 2000
 LE GOFF, Armelle. Les archives des associations : approche
descriptive et conseils pratiques. Paris : La documentation française,
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 HIDELSHEIMER, Françoise. Le traitement des archives
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 « Le classement des archives des personnes et des familles » par
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Le tri
15
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16
+
Conservation intégrale ou
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 La conservation intégrale pour :
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 La conservation par échantillonnage :
 connaître au préalable le mode de classement original des dossiers (chronologique,
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 méthode statistique ou numérique : conservation d’un pourcentage de dossier sur la
quantité de départ (1 sur 10, 10% d’une masse totale), destruction du reste
 méthode alphabétique : conservation systématique des noms dont la lettre commence
par tel ou tel lettre, destruction du reste
 méthode chronologique : conservation systématique des années dont le dernier chiffre
correspond à tel ou tel numéro, destruction du reste
 méthode géographique : conservation systématique de dossiers provenant de telle ou
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17
+
La suite
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18
+
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 le tri interne :
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fonds privés
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l’État)
19
+
L’analyse et le plan de
classement
a) La collation
b) L’élaboration du plan de classement
ç) La rédaction de l’analyse archivistique
d) Le reclassement matériel
20
+
a) collationner les documents
 Collationner = vérifier les documents et faire une première
description en respectant leur ordre originel : constituer les fiches de
description au fur et à mesure de leur analyse
1 2 3 1 Registre des procès-verbaux,
1920-26
2 Comptabilité. Liquidation des
dépenses, 1936-1940
3 Plan de construction de l’école
(1926-1928)
21
+
b) concevoir le plan de classement
 Élaborer le plan de classement à partir des fiches de description
 Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de
trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres :
 On regroupe dans une même classe des documents ayants des
caractéristiques communes selon une logique organique :
 Provenance (respect des fonds)
 Processus d’activité
 Chronologie
 Thématique
 On commence par le général pour aller vers le particulier
 On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du
premier niveau de titre
22
+
c) Rédiger des analyses archivistiques
 analyse (AFNOR) : opération qui consiste à présenter sous une
forme concise et précise des données caractérisant l’information
contenue dans un document ou un ensemble de document.
 l’unité d’analyse est un document autonome (pièce isolée), un dossier,
une série de dossiers ou de registre
 Elle doit :
 refléter complètement la réalité du/des documents,
 être compréhensible par tous,
 être dépourvue d’ambiguïté.
 Elle consiste à :
 à retirer d’un fonds/document sa « substantifique moelle »
 contextualiser le document d’archives
 Voir diaporama sur la description pour plus de précisions
23
+
d) reclasser le fonds
 Classer les fiches selon le plan choisi
 Si répertoire numérique :
 procéder au reclassement matériel des documents et dossiers
 coter les dossiers
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recherche (se reporter au diaporama sur la description
archivistique
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Classement et analyse archivistique

  • 1. + Classement et analyse des archives historiques : notions fondamentales Cette œuvre est mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage dans les mêmes conditions 3.0 France.
  • 2. + Les archives historiques (1)  Les archives historiques sont toujours le produit d’une activité et doivent toujours être contextualisées  Constituent :  des preuves utiles à la connaissance du passé  la mémoire des institutions, des sociétés et des individus  sont conservées sans limitation de durée  leur forme et leur support sont divers : texte papier, texte numérique, photographie argentique, photographie numérique, sceaux, lithographie, vidéo… 2
  • 3. + Les archives historiques (2)  Sont le résultat d’une évaluation :  De la qualité des documents : qualité des contenus (synthèse de préférence), qualité de la forme (date, marques d’authenticité)  Qui nécessite une bonne connaissance du contexte de production des documents  Qui peut s’appuyer sur les circulaires du Service interministériel des Archives de France  Qui résulte d’une vision subjective de l’archiviste  Qui résulte d’une valeur historique qui peut s’acquérir dans le temps 3
  • 4. + Histoire de la description archivistique (1)  Instruments de recherche sont au cœur de la recherche historique : « clé du trésor » (M. Duchein)  Dès le XIXe siècle, l’administration centrale rappelle que leur rédaction doit être rigoureuse et appliquée :  en 1850, Michelet préconise le « formulaire ». Il rappelait déjà en 1830 que les analyses devaient prendre une forme précise et invariable ; elles devaient être brèves.  En 1867, une instruction dit de « proportionner les analyses à l’importance du sujet ». 4
  • 5. + Histoire de la description archivistique (2)  circulaire du 20 juin 1987 préconise la substitution de l’indexation à l’analyse archivistique  Circulaire du 5 sept. 1994 rétablit l’équilibre : description et indexation sont complémentaires – voir la circulaire  Informatisation des services d’archives dans les années 1990- 2000 conduit à la nécessaire harmonisation = ISAD (G) publiée en 1994 – voir la norme 5
  • 6. + Le respect des fonds  Fonds d’archives :  ensemble de documents de toute nature, constitué de façon organique par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.  Principe de respect des fonds (1841, Léon Gadebled et Natalis de Wailly) :  respect de la provenance :  les documents provenant d’un même établissement, famille, individu sont rangés ensemble sans être mélangés à d’autres. C’est le contraire du rangement par matière.  respect de l’intégrité du fonds :  le fonds d’archives est maintenu dans sa composition originelle : « rien n’est enlevé (sauf autorisation), rien n’est ajouté »  respect de l’ordre originel (ou respect interne) :  c’est l’ordre donné par le producteur (≠ logique d’exploitation historique) 6
  • 7. + Le classement Les étapes préalables Le tri L’analyse et le plan de classement
  • 8. + Définition « archivistique »  Opération de mise en ordre intellectuel et physique d’archives historiques, réalisée en application du principe de respect des fonds et ayant pour objet de permettre des recherches dans les documents ainsi classés  Il comprend :  le tri des documents et la destruction des pièces « non historiques »  l’analyse contextualisée des dossiers  la conception d’un plan de classement  Il obéit au principe de respect de fonds et aux recommandations de la norme ISAD(G)  Il aboutit à :  la cotation et au rangement des documents  la rédaction de l’instrument de recherche 8
  • 9. + Etapes préalables au classement d’un fonds a) Attribuer une série du cadre de classement au fonds b) Choisir l’instrument de recherche c) s’informer sur le fonds 9
  • 10. + a) attribuer une série du cadre de classement  Cadre de classement différents pour les Archives nationales, archives départementales ou archives communales  de A à Z : séries closes accueillant des documents produits avant 1940 (AD) ou 1983 (AN) – classement à la fois thématique/provenance  W : série ouverte accueillant des documents produits après 1940 (AD) ou 1983 (AC) – classement continu par ordre d’arrivée (des versements) 10
  • 11. + b) choisir l’instrument de recherche ?  Les instruments synthétiques  Pour les sources internes au service  État des fonds  État des versements  Etat des inventaires  Pour les sources internes et externes au services  Guide de sources par thématique  Guide de recherche  Guide par service d’archives  Guide des fonds 11
  • 12. + b) choisir l’instrument de recherche  Les instruments analytiques :  Le répertoire numérique (détaillé ou pas)  Le répertoire méthodique : sa logique est indépendante de l’ordre des cotes  L’inventaire analytique : analyse à l’acte  Autres possibilités : inventaire-index, catalogue analytique (fons photographique), inventaire sommaire analytique 12
  • 13. + c) s’informer sur le fonds (1)  Se documenter sur le producteur : connaître la nature exacte de ses activités, son organisation interne, son ressort géographique…  Prendre connaissance de l’ensemble du fonds : collationner les IR précédents (ou bordereaux de versement)  S’informer auprès des autres services d’archives pour connaître leurs expériences dans le traitement d’un fonds similaire 13
  • 14. + c) s’informer sur le fonds (2)  Faire une recherche bibliographique sur les expériences de classement :  Exemples :  Manuel d’archivistique. Paris : Imprimerie nationale, 1970  « Principes de classement et instruments de recherche au centre d’archives de l’Ifa », par Sonia GAUBERT, dans La Gazette des Archives, les archives privées d’architectes, n°190-191, 2000  LE GOFF, Armelle. Les archives des associations : approche descriptive et conseils pratiques. Paris : La documentation française, 2001  HIDELSHEIMER, Françoise. Le traitement des archives personnelles, familiales et associatives. Paris : Ed. Christiant, 1990, 94p.  « Le classement des archives des personnes et des familles » par DUCROT, Ariane dans La Gazette des archives, 1998, n°182-183, p.208-209 14
  • 16. + Les critères de la valeur patrimoniale d’un document  la qualité de l’information :  dans sa forme : authenticité (statut d’original ou de copie), intégrité  dans son contenu : fiabilité, exploitabilité, complétude, compréhensibilité, intérêt symbolique ou sentimental  dans sa portée juridique, administrative, technique, financière  Le contexte de production et d’utilisation des documents :  Intérêt de l’activité de l’unité d’organisation  Importance du sujet dans le contexte géographique, historique, politique, sociologique, démographique, chronologique  rareté  Le coût de la conservation : volume, support, coût de stockage, valeur d’achat 16
  • 17. + Conservation intégrale ou échantillonnage  La conservation intégrale pour :  Les documents synthétiques relatifs à la prise de décision des instances et à la contractualisation à fort impact  Les documents statistiques et récapitulatifs  La conservation par échantillonnage :  connaître au préalable le mode de classement original des dossiers (chronologique, alphabétique, numérique)  méthode statistique ou numérique : conservation d’un pourcentage de dossier sur la quantité de départ (1 sur 10, 10% d’une masse totale), destruction du reste  méthode alphabétique : conservation systématique des noms dont la lettre commence par tel ou tel lettre, destruction du reste  méthode chronologique : conservation systématique des années dont le dernier chiffre correspond à tel ou tel numéro, destruction du reste  méthode géographique : conservation systématique de dossiers provenant de telle ou telle zone, destruction du reste  méthode qualitative : conservation systématique des dossiers présentant un intérêt particulier (médiatique, sociologique…), destruction du reste  méthode basée sur l’importance matérielle : conservation des gros dossiers, destruction des petits 17
  • 18. + La suite  … sur le diaporama de la description archivistique 18
  • 19. + Le tri interne et la destruction  le tri interne :  enlever les copies en multiples exemplaires  enlever les brouillons  la destruction des dossiers :  validation par le service versant, le maire pour des archives déposées par les communes, le propriétaire des archives pour les fonds privés  validation du directeur des AD (contrôle scientifique et technique de l’État) 19
  • 20. + L’analyse et le plan de classement a) La collation b) L’élaboration du plan de classement ç) La rédaction de l’analyse archivistique d) Le reclassement matériel 20
  • 21. + a) collationner les documents  Collationner = vérifier les documents et faire une première description en respectant leur ordre originel : constituer les fiches de description au fur et à mesure de leur analyse 1 2 3 1 Registre des procès-verbaux, 1920-26 2 Comptabilité. Liquidation des dépenses, 1936-1940 3 Plan de construction de l’école (1926-1928) 21
  • 22. + b) concevoir le plan de classement  Élaborer le plan de classement à partir des fiches de description  Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres :  On regroupe dans une même classe des documents ayants des caractéristiques communes selon une logique organique :  Provenance (respect des fonds)  Processus d’activité  Chronologie  Thématique  On commence par le général pour aller vers le particulier  On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du premier niveau de titre 22
  • 23. + c) Rédiger des analyses archivistiques  analyse (AFNOR) : opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de document.  l’unité d’analyse est un document autonome (pièce isolée), un dossier, une série de dossiers ou de registre  Elle doit :  refléter complètement la réalité du/des documents,  être compréhensible par tous,  être dépourvue d’ambiguïté.  Elle consiste à :  à retirer d’un fonds/document sa « substantifique moelle »  contextualiser le document d’archives  Voir diaporama sur la description pour plus de précisions 23
  • 24. + d) reclasser le fonds  Classer les fiches selon le plan choisi  Si répertoire numérique :  procéder au reclassement matériel des documents et dossiers  coter les dossiers  Procéder à la rédaction de l’introduction de l’instrument de recherche (se reporter au diaporama sur la description archivistique 24