Le document expose 14 actions essentielles pour la mise en place d'un programme de gestion des documents au sein d'une entreprise, nécessitant une connaissance approfondie de ses activités et contraintes. Parmi ces actions, on trouve la constitution d'une équipe de gestion, l'analyse des fonctions et des systèmes existants, la définition d'une politique de gestion des documents, ainsi que la formation des acteurs concernés. L'objectif est d'assurer une conservation efficace et conforme des documents tout en répondant aux exigences légales et organisationnelles.

1. RECORDS MANAGEMENT
D’ENTREPRISE
Actions à mener pour conduire un
programme de records management
Réalisé par :
Khalifa Ababacar TALL
Archiviste – Records manager
Septembre 2015

2. INTRODUCTION
Plusieurs actions sont nécessaires pour mettre en place un
système de records management. Elles forment un tout
cohérent dont l’efficacité dépend d’une bonne
connaissance de l’entreprise, de ses activités, de ses
documents et de son environnement. Pour un
programme réussi, nous proposons ces 14 actions
suivantes :

3. 1) Constituer une équipe composée des
représentants de la direction et des services quel
que soit leur niveau dans la hiérarchie. Cette
équipe est dirigée par le records manager qui
assure les rôle de pilote, de coordination et de
contrôle du projet.

4. 2) Identifier les missions de l’entreprise, son mandat,
ses attributions, ses objectifs et son environnement
légal, réglementaire, économique et politique. Pour
y arriver, il s’agira de :
- Consulter les textes portant création de
l’entreprise, les textes réglementaires qui fixent
l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise
- s’entretenir avec les dirigeants et les
responsables de tâches administratives

5. 3) Identifier et analyser les fonctions et les activités
de l’entreprise :
- Consulter les textes portant création de
l’entreprise, les textes réglementaires qui fixent
l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise
- Analyser la documentation de l’entreprise
(organigramme, rapports annuels, etc.)
- S’entretenir avec les dirigeants et les
responsables de tâches administratives

6. 4) Étudier les systèmes d’archivage et les systèmes
d’information existants :
- Pour vérifier s’ils répondent aux exigences de
conservation et de communication des documents
- Pour évaluer leurs points forts et leurs points
faibles

7. 5) Identifier les contraintes auxquelles le projet doit
faire face :
- Organisationnelles (organisation interne de
l’entreprise, réticence des agents aux
changements, formation et accompagnement des
agents)
- Techniques (disponibilité du matériel technique
et des logiciels nécessaires pour la gestion des
documents)
- Financières (mobilisation des moyens financiers
pour la mise en œuvre du projet)
- En ressources humaines (implication des
agents dans la mise œuvre du projet, recrutement
du personnel à faire fonctionner le système)

8. 6) Élaborer la politique du records management qui
comprend :
- Les objectifs - mettre à la disposition de
l’entreprise les documents engageants dans des
délais réduits, satisfaire les exigences de
conservation, réduire les risques juridiques et
financiers
- Les stratégies – s’appuyer du soutien de la
direction, sensibiliser et former les acteurs de
l’entreprise, les associer au projet, faire l’état des
lieux de l’organisation et de la conservation au sein
de l’entreprise, détecter les forces et les faiblesses
de celles-ci -
- Les normes – les normes à respecter à savoir :
ISO 15489, OAIS, MoReq2 et ICA-Req -
- Les procédures de création des documents,
de transfert , de communication et d’élimination

9. 7) Recenser les différentes catégories de documents
produits ou reçus par l’entreprise quels que soient
leur support (papier ou électronique). Cette
opération s’appuie largement sur la collaboration
des services producteurs. Elle consistera à :
- Faire une liste des documents et dossiers
- Déterminer la DUC et la DUA de chaque
catégorie de document
- Identifier les documents à intégrer dans le
système au regard de leur valeur de preuve et
d’information (les documents essentiels et vitaux)

10. 8) Classer les documents dans un plan de
classement organisé de manière logique suivant la
structure hiérarchique des activités de l’entreprise :
- S’entretenir avec les acteurs de l’entreprise
pour normaliser le vocabulaire à utiliser pour
chaque activité

11. 9) Sélectionner les documents à intégrer dans le
système de records management. Pour ce faire, il
faudra :
- prendre en compte le besoin d’information de
l’entreprise, de ses partenaires et de ses clients
- Se conformer aux textes réglementant la
conservation des documents
- évaluer les risques juridiques et financiers liés
à l’inexistence ou à la non-disponibilité du
document

12. 10) Définir les modalités de conservation, de tri et
d’élimination dans un calendrier de conservation.
Pour ce faire, il s’agira de :
- déterminer la DUC de chaque catégorie de
documents avec l’aide des services producteurs
- Déterminer la DUA de chaque catégorie de
documents en s’appuyant sur les prescriptions
légales ou, à défaut, sur la durée normale des
procédures
- Choisir les supports de conservation suivant la
durée de conservation des documents
- Fixer le sort final des documents au terme de
leur délai de conservation

13. 11) Intégrer les documents dans le système de
records management qui consiste à :
- Enregistrer les documents dans le système
avec un identifiant unique pour chaque document
ou dossier assorti de métadonnées
- Rattacher le document au plan de classement
(suivant l’activité dont il procède)
- Indexer le document en utilisant un langage
commun à l’entreprise
- Stocker les documents sur des supports qui
garantissent leur intégrité, leur authenticité, leur
fiabilité et leur exploitabilité
- Déterminer les personnes autorisées à
accéder aux documents archivés et dans quelles
circonstances

14. 12) Tester et déployer le système au niveau de
l’entreprise :
- Choisir un service pilote pour y tester le
système
- Après test, étendre le système dans tous les
services de l’entreprise

15. 13) Procéder au contrôle et à l’audit du système :
- Pour s’assurer de sa conformité avec les
normes de l’organisme
- Pour vérifier la valeur de preuve des
documents archivés dans le système
- Pour améliorer les performances du système

16. 14) Former les acteurs de l’entreprise à travers des
séminaires, des cours de formation, des
présentations informatiques, des remises de fiches
ou de guides pratiques, etc. Cette formation aura
pour but de :
- Faire comprendre aux acteurs le rôle et les
avantages du système
- Expliquer les politiques, les procédures et les
normes du records management

17. POUR ALLER PLUS LOIN
 Association vaudoise des archivistes. Manuel pratique de gestion des
documents :
 Mettre en place les principes de Records management dans les
communes vaudoises.
 Lausanne : AVA, 2011, p. 67.
 Groupe métiers AAF-ADBS. Comprendre et pratiquer le records
management : Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques
archivistiques françaises. Documentaliste-Sciences de l'Information [en
ligne]. Vol. 42, n°2, 2005, p. 106-116. Disponible sur :
www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2005-2-
page-106.htm
 ISO. Information et documentation – “Records management” - Partie 1 :
Principes directeurs. ISO 15489. Genève : ISO. 2001, p. 18.

 ISO. Information et documentation – “Records management” - Partie 2 :
Guide pratique. ISO 15489. Genève : ISO. 2001, p. 27.