La conférence Documation 2012 aborde l'importance de la gouvernance documentaire et de l'information (d&i) en entreprise, soulignant le besoin d'un interlocuteur unique pour gérer ces aspects. Elle met en lumière les enjeux liés à la gestion des documents, la nécessité d'une gouvernance efficace et les responsabilités d'un Document & Information Manager (d&im) dans le cadre de la stratégie organisationnelle. Le document expose également les étapes pour établir une gouvernance documentaire adéquate et promouvoir les bonnes pratiques au sein de l'entreprise.

1. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Pourquoi et comment bâtir une gouvernance
documentaire et de l’information dans l’entreprise ?
De l’importance d’un interlocuteur unique pour
les Documents & Informations (D&I)
Présentée par M. Philippe BLOT-LEFEVRE
Vice-Président de la
Fédération Internationale des
DOCUMENT & INFORMATION MANAGER (D&IM)
www.documation.fr
www.documation.net
www.documation.tv

2. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Les fondateurs
Jean-Pierre Blanger
Directeur R&D Ricoh
Membre Aproged – Clusif
Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management)
Fondateur Hub2b – Académie I.E.
Jean-Louis de la Salle
Consultant MPS (Managed Print Services)
Fondateur Aurea – Photizo - Lyra
Alexis Blum
Consultant Editique
Membre Xplor
www.documation.fr
www.documation.net
www.documation.tv

3. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Les motivations
Pourquoi et comment un D&IM ?
• Parce que
• Coût de la Gestion des documents de 1% à 3% du CA
• 4 entreprises sur 10 ont une GD en place
• 6 entreprises sur 10 laissent la GD aux directions opérationnelles
• 6 cadres sur 10 n’ont pas conscience de l’importance de la GD
• Seuls 35% des cadres considèrent la GD comme un avantage stratégique
• Seules 41% des entreprises ont une GD sécurisant leurs D&I
• Comment
• Groupe de travail Aproged – Xplor France
• Objectif: la Gouvernance documentaire
et la création de la fonction D&IM
www.documation.fr
www.documation.net
www.documation.tv

4. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
Le profil D&IM
• Périmètre
• Informations
• Documents
• Position
• Participe au comité de direction
• Mission
• Maîtrise d'ouvrage de l'information et de la documentation
• Rôle horizontal mais central et fédérateur
• Cohérence des différentes actions
• Assistance à maîtrise d'œuvre
• Informatique
• Externalisation documentaire
• Objectifs
• Disponibilité des informations et des documents, et de leur droit d’usage, au bon
moment au bon endroit,
• Garantie des fonds documentaires
• Responsabilisation des acteurs
• Analyse des risques
• Garantie de la valeur probante au niveau nécessaire
www.documation.fr
www.documation.net
www.documation.tv

5. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
• Analyser la situation
• Les dysfonctionnements • Créer le fonds documentaire
• Les flux • Le référentiel
• Les processus • Les processus
• Les besoins • Les guides exprimant les bonnes pratiques
• L'existant (organisation, juridique, SI, outils)
• Participer à toute action
• Organiser la veille comprenant un volet documentaire
• Aider à la décision gouvernance
• Juridique et contractuelle
• L'urbanisation du Système d'Information
• Normative • Les contrats, les commandes …
• Technique • Les projets
• La sécurité, la confiance
• Les formations
• Fédérer un réseau interne • …
• De correspondants pour actions
• Des compétences de tous les métiers
concernés D&I dans l'entreprise • Suivre les processus
• Contrôler des indicateurs
• Bâtir et proposer • Organiser les audits
• Une politique documentaire
• Une politique d'archivage
• Une cohérence des documents et des • Formation
informations du SI • Définir les formations nécessaires
• La responsabilisation des acteurs • Promouvoir les actions D&IM
www.documation.fr
www.documation.net
www.documation.tv

6. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012
La fi-D&IM vous remercie
pour votre attention
www.documation.fr
www.documation.net
www.documation.tv