Vasseur Van de Walle Forum 2016

1. Forum AAF, Troyes
1er
avril 2016
Accompagner le changement
Thomas Van de Walle
Edouard Vasseur

2. Présentation du contexte

3. Pourquoi appelait-on la garde rapprochée de l'empereur
achéménide « les Immortels » ?
Les archives et la conduite du
changement
Réponse : parce que dès que
l'un d'entre eux meurt ou
devient inapte au combat, il
est immédiatement remplacé.
→ Moralité : persister sur le
long terme, c'est s'adapter en
permanence : c'est conduire
un changement.

4. Définir mon changement : la méthode
Deleuze
On ne veut jamais quelque chose tout
seul...
Ex : « Je veux manger une glace ».
… on veut quelque chose dans un
agencement.
Ex : « Je veux manger une glace, et qu'il fasse beau, et
être assis dans un parc, avec un ami, et avoir l'esprit
tranquille parce que j'ai terminé de préparer ma
présentation pour l'AAF ».
Qu'en retenir ?
•
Les acteurs et ce que j'attends d'eux
•
Ce qui est de ma responsabilité
•
Ce qui dépasse le cadre de ma responsabilité mais
m’est nécessaire
•
Ce qui dépasse le cadre de mon projet

5. Outil
Accueil de l’outil
Conduite du changement : deux visions
Changement
Outil
Accueil de l’outil
Vision
restrictive
Vision
élargie

6. - +
Vous êtes ici
Vous voulez aller quelque part sur cet arc
La direction
Les petits pas
Vu autrement

7. Retour d’expérience Mindef

8. Présentation du contexte : quel est le changement
attendu ?
Contexte :
•
2005 : création du SHD
•
2006-2007 : audit de modernisation sur l’archivage
conduit par la DGME
•
2011 : publication d’une nouvelle politique d’archivage
ministérielle
Principaux objectifs de cette politique ministérielle :
•
Disposer d’un texte à un niveau « compréhensible » par
les acteurs ministériels
•
Affirmer le caractère unique des archives, papier comme
numérique
•
Responsabiliser les services en réaffirmant leur rôle dans
la gestion des archives (politique de RM)
•
Affirmer le positionnement des archivistes dans la
définition de la politique de gestion de l’information des
services
•
Contractualiser les relations entre les services
producteurs et le SHD

9. Une occasion : le lancement d’une étude
d’urbanisation des SI
Deux points de départ :
•
Le cadrage du projet d’archivage
électronique
•
2009-2010 : lancement du projet
ArchiPél
•
2011 : cadrage du projet via une AMOA
•
La révision du plan d’occupation des sols
SI :
•
2 zones se chevauchant : Management
de l’information (EMA), Archives,
bibliothèques-documentation, musées
(SGA/DMPA)
Une interrogation des acteurs de la chaîne
SIC du Mindef :
•
Archivage/stockage : quelle différence ?
•
Archivage/management de
l’information : quelle différence ?
•
Quels processus derrière le métier
d’archivage ?
=> Une décision des instances SIC : lancer

10. Comment s’est passé ce travail d’urbanisation ?
Objectif :
•
Modélisation du processus métier associé à la fonction archivage
Calendrier :
•
2012-2013 : analyse du métier et 1e version de la modélisation
•
2015 : révision de la modélisation après démarche de simplification
Acteurs :
•
DGSIC : 1 urbaniste
•
DMPA et SHD : équipe projet « archivage électronique »
Méthodologie :
•
« Défrichage » des processus DGSIC-DMPA
•
Proposition par l’urbaniste d’une modélisation avec aller-retour avec la
DMPA
•
Discussion avec les archivistes du SHD
Contraintes :
•
Couvrir tout la fonction archives
•
S’appliquer à la fois au SHD et aux services d’archives spécialisés

11. Le produit

12. En quoi cet outil a-t-il contribué à la conduite du
changement ?
Un outil pour
faire passer des
messages à
différents types
d’acteurs :
•
Les services
producteurs
•
La chaîne SIC
•
… mais aussi les
archivistes

13. Messages pour les services producteurs (1)
Vous êtes les
1ers acteurs de
la fonction
archives via
votre politique
de
management/g
estion de
l’information
Les archivistes
ont un rôle à
jouer en la
matière
=> Records
management

14. Messages pour les services producteurs (2)
Ce message a
été répété lors
de la mise à
jour du Plan
d’occupation
des sols des SI
du ministère,
avec la création
dans la zone
AB-DM d’un
Quartier
fonctionnel
dédié au RM
l
QF Acquisition des fonds et des
collections
l
QF Records management
l
QF Traitements intellectuels des fonds
et des collections
l
QF Traitements matériels des fonds et
des collections
l
QF Conservation des fonds et des collections
l
QF Production d’information spécialisée
l
QF Gestion des prestations et services d’accès aux fonds et collections
l
3 l
4
l
5
l
6
l
7
l
BF Veille de l’information
l
BF Synthèse d’informations spécialisées
l
BF Elaboration d’outils de recherche
l
BF Gestion des publications spécialisées
l
BF Recherche spécialisée
l
BF Assistance à la recherche
l
BF Gestion des communication et des
prêts
l
BF Médiation culturelle
l
BF Gestion des accès et des inscriptions l
BF Consultation locale et distante
l
BF Conservation curative des fonds et des
collections
l
BF Migration de support
l
BF Pérennisation de l’information
l
BF Récolement des fonds et des
collections
l
BF Maîtrise des conditions de stockage
l
BF Conservation de la valeur probante
l
BF Conversion de format
l
BF
Localisation
l
BF Exécution
des
éliminations
l
BF
Conditionneme
nt et marquage
l
BF Gestion de
l’espace de
stockage
l
BF Gestion
des
documents
engageants
l
BF Gestion
des
éliminations
l
BF Suivi des
chartes
d’archivage
l
BF Gestion du
cycle de vie des
documents
l
2
l
BF Gestion des versements
l
BF Gestion
des achats
l
BF Gestion des
dons, dépôts,
legs, dations et
revendications
l
1
l
BF Description
l
BF Classification
l
BF Indexation

15. Message pour la chaîne SIC (1)
L’archivage ne
se réduit pas
au stockage !

16. Message pour la chaîne SIC (2)
L’archivage ne
se réduit pas
au stockage ! StockageConservation
Organiser
l’information pour
qu’elle soit
exploitable sur le
long terme et gérer
son cycle de vie
Contrôler que
l’information reste
exploitable et à
défaut prendre les
mesures
appropriées
(transcodage
restauration,
reconstruction …)
Réserver l’espace et
s’assurer, hors
considération sur le
contenu, que les
paquets donnés
restent dans l’état
initial
ORGANISER et
STRUCTURER
pour EXPLOITER
GARANTIR
L’EXPLOITABILITE
DANS LE TEMPS
FOURNIR UN
CONTENEUR
ADAPTE
Archivage

17. Et pour les archivistes ?
Bilan :
•
Un moment d’introspection sur
leur métier et la manière d’en
parler aux autres
•
Une interrogation sur la place des
différentes fonctions mises en
œuvre au sein d’un service
d’archives : cas du classement
•
L’affirmation d’une chaîne de
valeur de la fonction archives
Autres gains :
•
Élaboration de la directive sur
l’archivage des systèmes
d’information et mise en œuvre
de la démarche d’archivage

18. Retour d’expérience AN

19. Le changement dans le contexte des
Archives nationales
●
Le Département de l’archivage électronique
et des archives audiovisuelles
•
Un service spécialisé, assez isolé
•
L’héritier du service Constance
●
Les relations entre Missions et Archives
nationales
●
La nécessité d'une vue partagée sur le
« changement » et la manière de l'aborder

20. Recours à la modélisation

Représenter des processus « métier »
existants
•
En collectant l’information auprès des acteurs
•
En utilisant des procédés « techniques » (BPMN)
●
Puis projeter des processus cibles
●
Pour échanger sur une base précise avec
différents interlocuteurs (archivistes,
décideurs, informaticiens)

21. Un exemple...

22. Apports de la modélisation
●
Connaissance du processus et des
acteurs
●
Partage avec les acteurs et les décideurs
de ces processus
●
Partage d’un périmètre d’action
●
Identification des actions à mener dans
différents domaines
•
Applicatif
•
Organisationnel
•
Formation

23. Installer une maîtrise d'usage

24. Groupes de travail, expérimentations
et cas d'usages
●
2014 - 2015
•
Deux groupes de travail distincts
•
Le concret par l'expérimentation
•
Le concret par les cas d'usages
●
2d semestre 2015 :
•
Des ateliers communs AN-Missions
•
Sur 3 thèmes : verser, gérer, accéder
•
Centrés sur les besoins des usagers de la
future plate-forme

25. Apport des groupes de travail
●
Meilleure connaissance des acteurs et de leurs
besoins
●
Implication des acteurs AN et Missions
●
Implication des décideurs
●
Identification d’actions à mener sur d’autres
plans que le plan applicatif
●
Cadrage des besoins fonctionnels
●
Un jalon pour les étapes suivantes
(développements en Agile, vision d’un
écosystème)

26. Le changement, c'est tout le temps
●
Poursuite des travaux avec les utilisateurs
●
Poursuite des expérimentations
●
Poursuite des recueils de cas d'usages
●
Poursuite des modélisations
●
Association renforcée des usagers (démarche Agile)

27. Tentative de conclusion

28. Quelques conclusions personnelles
•
Un chantier qui commence par une vision préalable de l’objectif que l’on
veut atteindre (et non réductible à la mise en place d’un outil)
•
Des actions à mettre en œuvre auprès des utilisateurs jamais assez
anticipées
•
Faire feu de tout bois, notamment sur le choix des outils à utiliser, sans a
priori
•
Une adaptation permanente pour ceux qui conduisent le chantier, à
l’écoute des acteurs et sans les contraindre
•
Se protéger, en se donnant des limites et en plaçant chacun devant ses
responsabilités
•
Cent fois sur le métier, remettez votre ouvrage