Le projet Décalcq vise à gérer et rendre disponibles les archives scientifiques du CRILCQ, en préservant le patrimoine documentaire de la recherche en sciences humaines à travers la numérisation et la mise en valeur des données. Il propose l'utilisation d'Alfresco comme solution moderne pour gérer les archives, avec des outils adaptés pour soutenir les chercheurs et favoriser la collaboration. Les défis incluent la préservation à long terme des fonds numériques et la gestion documentaire dès la création des documents de recherche.

1. DÉCALCQ
archives scientifiques et
environnement de recherche en SHS
René Audet, professeur (U. Laval) et directeur du projet
Dave Dumontier, archiviste, projet DÉCALCQ
Dave Létourneau, technicien en informatique, projet DÉCALCQ

2. Contexte :
recherche en SHS
‣ Centre de recherche interuniversitaire sur la littérature et la
culture québécoises (CRILCQ) : U. Laval, U. Montréal,
UQAM
‣ projets de recherche d’équipe
‣ documentation résiduelle importante (volumineuse et riche)
‣ énoncé d’intention de prendre en charge ce « patrimoine
scientifique »

3. Double besoin du CRILCQ
Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles
‣ archives = documentation intermédiaire

5. Double besoin du CRILCQ
Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles

6. Double besoin du CRILCQ
Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles
‣ que faire de ces retailles
de la recherche ?
• pérenniser (traitement archivistique,
numérisation)
• rendre disponibles (catalogage,
diffusion numérique)

7. Double besoin du CRILCQ
Besoin 2 : outiller les chercheurs
‣ processus de recherche souvent apparentés
‣ tradition de bricolage/débrouillardise technologique
‣ visée : favoriser un environnement numérique de recherche
• uniformisation des outils, des processus
• support aux chercheurs, aux équipes
‣ visée sous-jacente : favoriser la bascule en statut « archive »

8. Projet DÉCALCQ
‣ Deux besoins spécifiques,
mais un seul projet
‣ Avenue proposée : projet DÉCALCQ
(Dépôt électronique et vitrine de
consultation des archives en
littérature et culture québécoises)

9. DÉCALCQ : schéma des processus
Archives : papier Nouveaux projets
média de recherche
numériques (collaboration)
Traitement archivistique
Création de nouveaux
documents numériques
Numérisation
Entrée des métadonnées
Dépôt numérique : Alfresco (données/fichiers + métadonnées)
Navigation Mots-clés / Mise en valeur
arborescente facettes d’ensembles

10. Besoin de départ : prise en charge des
archives scientifiques du CRILCQ
‣ Défis :
• Pas de gestion documentaire
• Documents dispersés
• Pas d'inventaire de l'ensemble
des archives
• Diversité des supports et des
logiciels (disquettes, CD-ROM,
bandes magnétiques, etc.)

11. Solutions
(défis de prise en charge)
‣ Priorité : prise en charge des archives de recherche
« patrimoniales » du Centre (projets de recherche terminés)
‣ Inventaire physique des archives
‣ Application du principe du respect des fonds :
regroupement des archives par projet de recherche
‣ Structuration des ensembles documentaires : traitement
archivistique et description (RDDA) des fonds d'archives
‣ Archéologie numérique

12. Fonds d'archives numérisés,
choix d'une approche
‣ Approche choisie : préservation numérique
à long terme du patrimoine scientifique
‣ Défis :
• Risque de perte de l'information accrue
(obsolescence des supports, des formats, etc.)
• Préservation de l'intégrité des fonds (plutôt que
l’intégrité individuelle des documents)
• Recherche dans les fonds numériques

13. Solutions
(défis de l’approche)
‣ Utilisation de formats recommandés pour la conservation
à long terme, format de données interopérables, formats
ouverts, etc.
• Conformité du système d'information aux normes en matière de
gestion et de préservation des documents numériques sur le
long terme : modèle OAIS
• Utilisation de métadonnées standardisées : Dublin Core qualifié
• Dublin Core : difficultés d'interprétation des éléments dans la
pratique (ex. : source vs identifiant bibliographique)
• Application du modèle RDDA dans le développement du modèle
de données

14. Défis à venir :
gestion documentaire
‣ Prise en charge des documents de recherche dès le
moment de leur création (pour faciliter la bascule en
statut « archives »)
‣ Définition des paramètres de gestion documentaire
‣ Raffinement du calendrier de conservation institutionnel :
respect des orientations générales, spécialisation en
fonction des besoins en recherche du CRILCQ

15. Infrastructure : besoins essentiels
‣ Stocker un grand nombre de
documents
‣ Manipuler plusieurs types de
documents
‣ Utiliser un modèle de données
flexible et adapté
‣ Permettre la gestion fine des
droits d'accès

16. Infrastructure : autres besoins
‣ Permettre de faire de la gestion documentaire
‣ Permettre l'extension des fonctionnalités
‣ Offrir une interface conviviale et adaptée
‣ Être simple d'utilisation
‣ Ne pas nécessiter beaucoup de développement
‣ Être accessible et abordable

17. Solutions potentielles
‣ Solution maison = suicide/bourbier
‣ Potentiellement onéreux
‣ Solutions propriétaires difficilement extensibles
‣ Ne respectant pas toujours les standards
‣ Nécessitant des développements importants
‣ Solutions complexes ou couvrant trop large

18. Solution choisie : Alfresco
‣ Répond à tous les besoins initiaux
‣ Solution moderne de l'ère du web
‣ Solution libre ayant une communauté active
‣ Respectant les standards
‣ Grandes possibilités d’inter-connectivité
‣ Pratiquement utilisable « out of the box »

19. Alfresco : autres avantages
‣ Collaboration avec Alfresco Share
• Wikis, forums, blogs, calendriers, listes de données, tags,
commentaires, etc.
• Consultation des contenus en ligne
‣ Interfaces CIFS et FTP (disque réseau)
‣ Interfaces Web Services et REST
‣ Extension relativement simple avec JavaScript

20. Fonctionnel à ce jour...
‣ Un site Share par fonds
‣ Les documents sont décrits à l'aide d'un modèle de
données respectant le Dublin Core qualifié
‣ L'organisation des documents est décrite avec un modèle
de données RDDA (en cours)
‣ Personnalisation de base de l'interface des détails des
documents (affichage et saisie)

21. Infrastructure,
à venir
‣ Plus de personnalisation et optimisation de l'interface de
saisie des métadonnées
‣ Fonctionnalités de traitement par lot
‣ Implantation de la gestion documentaire
‣ Création d'un portail de consultation entièrement
indépendant et adapté aux futurs usagers

22. Conclusion
‣ Beaucoup de développements à venir
• intégration concrète dans des équipes
• utilisation du dépôt numérique pour consultation
‣ Nécessité de revenir aux principes fondamentaux
(usages, standards, acquis)
‣ Dialogue constant (soumettre l’informatique aux besoins,
adapter l’archivistique aux usages courants)

23. Merci de votre attention...
Laboratoire Ex situ. Études littéraires et technologie
http://ex-situ.info — @labexsitu
‣ René Audet
rene.audet@lit.ulaval.ca — @reneaudet
‣ Dave Dumontier dave.dumontier@crilcq.ulaval.ca
‣ Dave Létourneau
dave.letourneau@crilcq.ulaval.ca