Le document présente la migration vers des logiciels libres au sein de l'Agence universitaire de la Francophonie (AUF), soulignant ses avantages économique et technique. Trois axes principaux de travail sont abordés : technique, formation et communication, avec un accent sur le renforcement des compétences des employés et l'encouragement d'une culture collaborative. La réussite de cette initiative dépend d'une bonne planification, d'une analyse des besoins et de la volonté de croire au changement.

1. Le libre sur le poste de travail ?
OUI, c'est possible !
Christophe Villemer
christophe.villemer@auf.org
christophe@villemer.org

2. Le Plan
• L'AUF en deux mots
• La plan stratégique
• Le contexte de la migration
• Les 3 axes de travail
• Problèmes rencontrés
• Facteurs clés de succès
• Qu'en retenir ?
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3. L'AUF en deux mots
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• La plus importante association d'universités au
monde (686 établissements dans 81 pays)
• L'opérateur unique de la Francophonie pour
l'enseignement supérieur et la recherche
• Fondée en 1961, son Siège se trouve sur le
campus de l'Université de Montréal
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4. L'AUF en deux mots
2/2
Contribue à la construction et à la consolidation
d’un espace scientifique en français en :
• favorisant la coopération scientifique
• formant des futurs acteurs du développement
• soutenant la recherche et l’excellence
• partageant l’expertise
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5. La diversité
comme réalité
Une organisation multiculturelle et polycentrée :
• 437 agents de plus de 40 nationalités
• 64 sites dans 38 pays :
– 2 Services centraux (Paris & Montréal)
– 9 Bureaux régionaux
– 5 Instituts de formation
– 38 Campus numériques francophones
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6. Une politique logicielle
« libre & durable »
« appliquons à nous même ce que nous
préconisons pour nos membres »
• Standardisation logicielle
• Maîtrise des coûts d'achats de licences
• Utilisation de formats de données ouverts
• Mise à disposition d'outils de travail modernes
• Respect de la propriété intellectuelle
• Efficience des fonds publics
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7. Une politique logicielle
« libre & durable »
qui prévoit notamment l'utilisation de :
• Mozilla Firefox comme navigateur web
• Thunderbird comme client de messagerie
• OpenOffice.org comme suite bureautique
✔ Ubuntu comme poste de travail
Politique saluée aux trophées des “Lutèces d'Or” dans la
catégorie « Stratégie de mise en œuvre des logiciels
libres » lors de “Paris Capitale du Libre” en juin 2006.
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8. OpenOffice.org ?
• Atouts techniques
• Documents normalisés
• Uniformisation de la version utilisée
• Multiplateforme (XP, MacOS, Linux)
• Aspects financiers directs et indirects
• 350.000 $ d'économies directes
• Maintenance facilitée
• Pas de gestion de licences
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9. OpenOffice.org ?
• Aspects macroéconomiques (fonds publics)
• L'argent investi (services) autour du produits
génère de l'activité localement
• Licences payées aux éditeurs génèrent peu de
richesses en Francophonie
• Aspects durables
• Utilisation des standards (ODF)
• Pérennité de l'information
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10. Le contexte
de la migration
• 2 types de contraintes (techniques, humaines)
➔ Un environnement technique maîtrisé
➔ Un contexte organisationnel spécifique
... riche, diversifié mais source de contraintes :
 Milieu universitaire (à dominante français...)
 Force des habitudes
 Politique d'exceptions
Finalement …
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11. … Un constat
sans concessions
• De compétences bureautiques faibles
• De mauvaises habitudes de travail
• Inefficacité, perte de temps, etc...
+ une gestion du changement
– une problématique technique
➔ 1 objectif stratégique
➔ 3 axes de travail (technique, formation, comm.)
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12. Objectif stratégique
Faire du changement un levier de progrès pour
l'organisation :
• Renforcer les compétences bureautiques
• Proposer des bonnes pratiques
• Standardiser les documents (modèles)
• Innover avec une communauté de pratique
• Le tout à budget constant
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13. 3 axes de travail
• TECHNIQUE
➔ Analyse du périmètre fonctionnel
➔ Portabilité et interopérabilité
• FORMATION
➔ Ateliers spécifiques
➔ Support et accompagnement
• COMMUNICATION
➔ Officielle (verticale) et de proximité (horizontale)
➔ Conscientisée sur les enjeux
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14. L'axe Technique
• Ériger des bonnes pratiques et règles d'usages
des formats de documents (interne / externe)
• Analyse du périmètre fonctionnel
• Identifier les points de blocages (.xls)
• Conversion des documents maîtres
• Portage des macros partagées
• Proposer de nouveaux fichiers modèles (odf)
• Promouvoir “API” avec le système d'information
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15. L'axe Formation
la stratègie - 1/5
➔ Faire du changement un levier de progrès pour
l'organisation :
• Développer les compétences bureautiques
• Rendre les agents plus efficace au quotidien
• Sans pour autant augmenter les coûts de la
formation continue (budget constant)
• Tirer l'expérience des erreurs passées
• Créer une communauté de pratique
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16. L'axe Formation
approche globale - 2/5
➔ Associer les Ressources Humaines
• Bilan des évaluations individuelles
• Analyse des demandes de formation
• Coordination de l'offre de formation
➔ Identifier les acteurs clés et les impliquer
➔ Former ces formateurs internes (« référents »)
➔ Assurer la formation à l'interne
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17. L'axe Formation
du sur-mesure - 3/5
Assurer la formation à l'interne
Lundi 23 mars Mardi 24 mars Mercredi 25 mars Jeudi 26 mars Vendredi 27 mars
Rez-de-chaussée Rez-de-chaussée Salle du 2e étage Rez-de-chaussée Rez-de-chaussée
9h00 Mise en page et Création d'une base Tableaux et images
impression de données dans Writer
9h30 dans Calc
• Ateliers spécifiques
Mise en page Création de
et styles formulaires
10h00 d'un document
• Sur-mesure
10h30
11h00 Calculs : formules et Création d'une Outils de recherche
fonctions présentation avec documentaire
• Cycles courts 11h30
12h00
Impress
Faire une veille avec
• Théorie / Pratique
les flux RSS
12h30
13h00
• Innover 13h30
14h00
• « Vendredis OOo »
Création et utilisation Saisie: menus
Analyse de données:
de fichier déroulants et
14h30 filtres et tris Modèles Publipostage et validation de
Analyse de données: données
étiquettes
15h00 pilote de données
(équivalent du
tableau croisé
15h30 dynamique)
16h00
16h30 17

18. L'axe Formation
le support - 4/5
● Le support comme acteur du changement
➔ Du support classique au « support 2.0 »
➔ Vers la communauté de pratique
● Organiser le « Support 1.0 » (papier, mail, web)
● Mise à dispositions de livres de référence
● assistance-openoffice@auf.org
● Espace documentaire sur l'intranet :
● Mise à disposition des supports de formation
● Bonnes pratiques, liens web, FAQ...
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19. L'axe Formation
le support - 5/5
● Organiser le « Support 2.0 » (communauté)
• Créer une communauté de pratique
• Identifier les acteurs clés : les « référents OOo »
• Responsabiliser les leaders, impliquer, valoriser
• Animer le groupe de « référents »
• Liste de discussion-openoffice@auf.org (courriel)
• Animer la communauté
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20. L'axe Communication
• Faire une communication « vraie »
• Ne pas cacher les problèmes
• Ne pas sur-vendre le produit
• Officielle / verticale : importance du sponsor
• Conscientiser les agents sur les enjeux
• Ne pas négliger la communication horizontale
➔ La communauté : vecteur de la communication
entre utilisateurs
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21. Problèmes rencontrés
Une satisfaction : Rien d'insurmontable !
• Peu de vrais problèmes techniques
➔ Importance de l'analyse préalable
• Toute une résistance au changement
➔ Qui cache souvent autre chose...
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22. Quelques conseils...
Car on apprend toujours de ses erreurs...
• Ne pas focaliser sur l'outil
• Bien cibler la formation sur le métier
• Ne pas conserver MS Office en parallèle...
• Cibler les utilisateurs « bloquants »
• L'exemple vient d'en haut !
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23. Les facteurs clés
de succès
Une migration centrée sur la personne et non
sur le produit !
– formations ciblée sur le métier
– « correspondants » efficaces et investis
– support réactif aux problèmes
➔ Valorisation de l'individu dans sa maîtrise de
l'outil
➔ L'utilisateur ressort plus compétent, plus efficace
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24. Que retenir ?
Le libre sur le poste de travail ?
Oui, c'est possible !
• Bien planifier
• Bien analyser les besoins et l'existant
• Croire au changement
• En profiter pour unifier les procédures
• En profiter pour développer les compétences
• En profiter pour innover
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25. Questions ?
Merci de votre attention !
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