1. Implantation d’un nouveau systèmeImplantation d’un nouveau système
de gestion de bibliothèque à l’ULgde gestion de bibliothèque à l’ULg
Paul Thirion, François Renaville, Frédérick VanhoornePaul Thirion, François Renaville, Frédérick Vanhoorne
Université de Liège (ULg), Réseau des BibliothèquesUniversité de Liège (ULg), Réseau des Bibliothèques
Stage CUD 2007Stage CUD 2007 –– mercredi 7 mars 2007mercredi 7 mars 2007

2. Quelques questions pourQuelques questions pour
que l’Aventure ne soit pasque l’Aventure ne soit pas
aventureuse …aventureuse …
 Le pourquoi…Le pourquoi…
 Les bases…Les bases…
 La taille..La taille..
 Les acteurs mobilisés…Les acteurs mobilisés…
 Les standards et fonctionnalités…Les standards et fonctionnalités…
 Le lieu d’implantation…Le lieu d’implantation…
 L’organisation et l’implantation…L’organisation et l’implantation…

3. Le pourquoi…Le pourquoi…
Analyse des besoinsAnalyse des besoins
 Quelles frustrations ?Quelles frustrations ?
– OPAC peu convivial, pas d’accès WebOPAC peu convivial, pas d’accès Web
– Possibilités de recherche peu élaboréesPossibilités de recherche peu élaborées
– Pas dePas de MyLibraryMyLibrary (panier, export de notices, DSI…)(panier, export de notices, DSI…)
– Pas de catalogues virtuelsPas de catalogues virtuels
– Très peu de statistiques exploitablesTrès peu de statistiques exploitables
– Pas d’interfaçage possible avec BD centralesPas d’interfaçage possible avec BD centrales
– Pas de gestion des URLPas de gestion des URL
– Pas d’interopérabilité (Z39.50), pas de possibilité d’importPas d’interopérabilité (Z39.50), pas de possibilité d’import
– ……
 Système lourd, incomplet et peu évolutif qui neSystème lourd, incomplet et peu évolutif qui ne
répond plus aux exigences de la bibliothèquerépond plus aux exigences de la bibliothèque

4. Le pourquoi…Le pourquoi…
Analyse des besoinsAnalyse des besoins
 Quels objectifs, quelles fonctions, quelles intégrations ?Quels objectifs, quelles fonctions, quelles intégrations ?
– A catégoriser au niveau du cahier des charges:A catégoriser au niveau du cahier des charges:
 Indispensables (E)Indispensables (E)
 Souhaitables et utiles (S)Souhaitables et utiles (S)
 « Gadget » et questions (Q)« Gadget » et questions (Q)
– A analyser en détail via des groupes de travail :A analyser en détail via des groupes de travail :
 Analyse financièreAnalyse financière
 Aspects techniquesAspects techniques
 Catalogage + Marc21Catalogage + Marc21
 Comptabilité + SAPComptabilité + SAP
 Gestion des périodiquesGestion des périodiques
 Gestion usagersGestion usagers
 Interface usagersInterface usagers
 Open LinkingOpen Linking
 Reprise des donnéesReprise des données

5. Les bases…Les bases…
Analyse de l’existantAnalyse de l’existant
 SIGB actuelSIGB actuel
– Possibilité d’exportation des donnéesPossibilité d’exportation des données
– Fichiers à récupérer (format, nombre et qualité)Fichiers à récupérer (format, nombre et qualité)
 Trois catalogues :Trois catalogues :
– Catalogue 1 : format UNIMARC, 1000000 notices, qualité OKCatalogue 1 : format UNIMARC, 1000000 notices, qualité OK
– Catalogue 2 : format UNIMARC, 11000 notices, qualité bof etCatalogue 2 : format UNIMARC, 11000 notices, qualité bof et
pauvrepauvre
– Catalogue 3 : fichier xls, 7200 notices, qualité OK, mais pauvreCatalogue 3 : fichier xls, 7200 notices, qualité OK, mais pauvre
 Fichier des usagers : moins de 1500, peu d’infosFichier des usagers : moins de 1500, peu d’infos
 Autorités : nonAutorités : non
 Intégration de catalogues différents, cf. nouvelleIntégration de catalogues différents, cf. nouvelle
organisation des bibliothèques de l’Universitéorganisation des bibliothèques de l’Université

6. Les bases…Les bases…
Analyse de l’existantAnalyse de l’existant
 Interopérabilité avec DB centrales : autres systèmes de l’UniversitéInteropérabilité avec DB centrales : autres systèmes de l’Université
qui pourraient/devraient entrer en interactionqui pourraient/devraient entrer en interaction
– système comptable,système comptable,
– bases de données des étudiants et du personnelbases de données des étudiants et du personnel
 Ressources humaines et compétences disponibles/mobilisables: faitRessources humaines et compétences disponibles/mobilisables: fait
en interne, pas d’appui complémentaireen interne, pas d’appui complémentaire
 Moyens financiers mobilisables: aval des Autorités en 2004Moyens financiers mobilisables: aval des Autorités en 2004
 Aspects techniques actuelsAspects techniques actuels
– Matériel disponible : insuffisantMatériel disponible : insuffisant  nouveaunouveau
– Réseau informatique : okRéseau informatique : ok
– Accès Internet : okAccès Internet : ok

7. Les acteurs mobilisés…Les acteurs mobilisés…
 S’assurer du soutien institutionnelS’assurer du soutien institutionnel
– Dégager les moyens nécessaires,Dégager les moyens nécessaires,
– Dépasser les blocages institutionnels,Dépasser les blocages institutionnels,
– Mettre en interaction des services différents : bibliothèques,Mettre en interaction des services différents : bibliothèques,
service informatique, responsables des DB, responsables duservice informatique, responsables des DB, responsables du
système comptablessystème comptables
 Chef de projet compétent ET reconnu : trioChef de projet compétent ET reconnu : trio
 Établir des accords avec les compétences externesÉtablir des accords avec les compétences externes
mobilisables (service informatique, coopération,mobilisables (service informatique, coopération,
fournisseur…)fournisseur…)
 Création de groupes de travail pour les différents aspects quiCréation de groupes de travail pour les différents aspects qui
interagiront avec les personnes concernées dans et hors desinteragiront avec les personnes concernées dans et hors des
bibliothèquesbibliothèques

8. La taille…La taille…
 Nombre de bibliothèques concernées :Nombre de bibliothèques concernées :
– Un réseau de bibliothèquesUn réseau de bibliothèques
 4 grandes bibliothèques se composant de sections (20 sections)4 grandes bibliothèques se composant de sections (20 sections)
 9 CDA (non « productifs »)9 CDA (non « productifs »)
– Un réseau académiqueUn réseau académique
 Partenariat avec FUSAGx (en lien avec les politiquesPartenariat avec FUSAGx (en lien avec les politiques
institutionnelles)institutionnelles)
 Nouveaux partenaires possibles (projet régional)Nouveaux partenaires possibles (projet régional)
 Nombre de notices concernées : plus de 1000000 au départ;Nombre de notices concernées : plus de 1000000 au départ;
+/- 3000 notices par mois --> +/- 160 par jour+/- 3000 notices par mois --> +/- 160 par jour
 Nombre d’accès professionnels simultanés : 40Nombre d’accès professionnels simultanés : 40
 Nombre d’utilisateurs : illimitéNombre d’utilisateurs : illimité

9. Les standards etLes standards et
fonctionnalités…fonctionnalités…
 Normes ? Format ?Normes ? Format ?
– Marc 21Marc 21
 Format internationalFormat international
 Comme les autres universités belgesComme les autres universités belges
 Possibilités d’échangesPossibilités d’échanges
 Quasi aucunes compétences initialesQuasi aucunes compétences initiales
 Harmonisations internes de certaines opérations :Harmonisations internes de certaines opérations :
 Révision des normes de catalogage (AACR2)Révision des normes de catalogage (AACR2)
 Révision des règles de circulationRévision des règles de circulation
 Choix technologiquesChoix technologiques
– Système d’exploitation : serveur Linux ; client professionnel surSystème d’exploitation : serveur Linux ; client professionnel sur
WindowsWindows
– Gestionnaire de base de données : OracleGestionnaire de base de données : Oracle

10. Les standards etLes standards et
fonctionnalités…fonctionnalités…
 De baseDe base
– CatalogageCatalogage
 OuvragesOuvrages
 Mémoires et thèsesMémoires et thèses
 Titres de périodiquesTitres de périodiques
 Articles/tirés à part : de temps en temps ; chapitres d’ouvrage : rarementArticles/tirés à part : de temps en temps ; chapitres d’ouvrage : rarement
 Autres outils électroniques (base de données….) : pas encore commencéAutres outils électroniques (base de données….) : pas encore commencé
 CartesCartes
 Documents électroniques (e-journaux, e-books ; gratuits comme payants!)Documents électroniques (e-journaux, e-books ; gratuits comme payants!)
 Vidéos, DVD, K7, CD-ROM…Vidéos, DVD, K7, CD-ROM…
– IndexationIndexation
 LibreLibre
 Sur base de fichiers d’autorité : non encore implémentéSur base de fichiers d’autorité : non encore implémenté
– RechercheRecherche
 OPACOPAC
 Recherche professionnelleRecherche professionnelle
– CirculationCirculation
 Gestion des utilisateursGestion des utilisateurs
 Prêts – retourPrêts – retour
 Rappels et avis de courtoisieRappels et avis de courtoisie

11. Les standards etLes standards et
fonctionnalités…fonctionnalités…
 ComplémentairesComplémentaires
– Importation de notices : par lot ou à la pièceImportation de notices : par lot ou à la pièce
– Bulletinage : non encore implémentéBulletinage : non encore implémenté
– Statistiques : en cours d’implémentationStatistiques : en cours d’implémentation
– Système de réservationSystème de réservation
– ComptabilitéComptabilité
 Gestion des amendesGestion des amendes
 Système comptable complexe (budget, …) : non encore implémentéSystème comptable complexe (budget, …) : non encore implémenté
– Génération de sous-produitsGénération de sous-produits
 Listes de nouveautés statiques/dynamiques : non encore implémentéListes de nouveautés statiques/dynamiques : non encore implémenté
 Catalogues à la demande : autres catalogues belgesCatalogues à la demande : autres catalogues belges
 Fiches bibliographiques : historique de recherche, format de sauvegardeFiches bibliographiques : historique de recherche, format de sauvegarde
 Exportation vers des outils de bureautiqueExportation vers des outils de bureautique
– Prêt inter-bibliothèques (ILL) : en cours de restructuration, pas lié à SIGBPrêt inter-bibliothèques (ILL) : en cours de restructuration, pas lié à SIGB
– Intégration avec d’autres systèmes informatiques : Ldap OK, SAP en coursIntégration avec d’autres systèmes informatiques : Ldap OK, SAP en cours
– « My Library »« My Library »
– Portail : en cours d’implémentationPortail : en cours d’implémentation
– Open linking (SFX)Open linking (SFX)
– Contrôle d’accèsContrôle d’accès
– Prêt en self service : non encore implémentéPrêt en self service : non encore implémenté
– « Ask a librarian » : en réflexion« Ask a librarian » : en réflexion

12. Le lieu d’implantation…Le lieu d’implantation…
Système installé…Système installé…
– au sein des services informatiques deau sein des services informatiques de
l’Universitél’Université
 Nécessité d’une excellente coopérationNécessité d’une excellente coopération
 Nécessité d’une claire répartition des rôlesNécessité d’une claire répartition des rôles
– Service info : back up et hardwareService info : back up et hardware
– Bibliothèque : gestion de la base, etc.Bibliothèque : gestion de la base, etc.

13. L’organisation etL’organisation et
l’implantation…l’implantation…
 Suivi et détail des opérations :Suivi et détail des opérations :
– Chefs de projet : trioChefs de projet : trio
– Comité de pilotage : 1 responsable par groupe de travail :Comité de pilotage : 1 responsable par groupe de travail :
 Catalogage : rédaction d’un manuel, rappel des normes, débriefing,Catalogage : rédaction d’un manuel, rappel des normes, débriefing,
formation continuéeformation continuée
 Migration : reprise des données, contrôle de qualité, quellesMigration : reprise des données, contrôle de qualité, quelles
améliorations en plus?améliorations en plus?
 OPAC : analyse des besoins, suggestions de modifs, réalisation (?),OPAC : analyse des besoins, suggestions de modifs, réalisation (?),
nom?nom?
 Bulletinage : analyse des besoins, mise en place de procéduresBulletinage : analyse des besoins, mise en place de procédures
 Acquisitions : gestion financière, interfaçage avec SAPAcquisitions : gestion financière, interfaçage avec SAP
– Réunions régulières + Forum de discussion. Danger isolementRéunions régulières + Forum de discussion. Danger isolement
 Groupes construits avec l’aval du Comité de Direction desGroupes construits avec l’aval du Comité de Direction des
bibliothèquesbibliothèques
 Répartition précise des droits/responsabilités. DifficultésRépartition précise des droits/responsabilités. Difficultés

14. L’organisation etL’organisation et
l’implantation…l’implantation…
 Il faut tout planifier !Il faut tout planifier !
– Tout au début…Tout au début…
 Rédaction d’un cahier des chargesRédaction d’un cahier des charges
 Analyse en détail, demande de détailsAnalyse en détail, demande de détails
– Démarrage et iDémarrage et implantation…mplantation…
 Définition des responsabilités, mise en place deDéfinition des responsabilités, mise en place de
groupes techniques traitant d’aspects particuliersgroupes techniques traitant d’aspects particuliers
(normes de catalogage…)(normes de catalogage…)
 Découverte de l’outil. Premiers contactsDécouverte de l’outil. Premiers contacts
 Reprise des données (6 jeux de test : 6 mois!)Reprise des données (6 jeux de test : 6 mois!)
 Paramétrage des différents modules (catalo,Paramétrage des différents modules (catalo,
circulation, bulletinage, acquisitions)circulation, bulletinage, acquisitions)

15. L’organisation etL’organisation et
l’implantation…l’implantation…
 Développements informatiques (interfaçage, OPAC)Développements informatiques (interfaçage, OPAC)
 Formation des équipesFormation des équipes
 Phasage de l’implantation (surtout pas tout en mêmePhasage de l’implantation (surtout pas tout en même
temps !)temps !)
 Modifications organisationnelles (détachement…)Modifications organisationnelles (détachement…)
– Planning évolutifPlanning évolutif
nombreuses adaptations (cf. migrations). Implantation :nombreuses adaptations (cf. migrations). Implantation :
10 mois10 mois

16. L’organisation etL’organisation et
l’implantation…l’implantation…
 LancementLancement
Lorsqu’on est sûr d’avoir tout testé et de contrôler l’outil:Lorsqu’on est sûr d’avoir tout testé et de contrôler l’outil:
 Informer les usagers (plan de com)Informer les usagers (plan de com)
 Mise en production effectiveMise en production effective
 Former les usagersFormer les usagers
 Après le lancementAprès le lancement
– Formation continuée des usagers et professionnelsFormation continuée des usagers et professionnels
– Amélioration constante de l’outilAmélioration constante de l’outil

17. L’organisation etL’organisation et
l’implantation…l’implantation…
 « Dangers humains »« Dangers humains »
– Projet chronophageProjet chronophage
– Exigeant point de vue compétencesExigeant point de vue compétences
– Risque de burn outRisque de burn out
– Tensions entre collèguesTensions entre collègues
– ……??

18. L’organisation etL’organisation et
l’implantation…l’implantation…
 Gains humains !Gains humains !
– Défi peu commun à relever (rare)Défi peu commun à relever (rare)
– Envie d’aller plus loinEnvie d’aller plus loin
– Développement des compétencesDéveloppement des compétences
– Découverte de nouveaux horizons, nouvelleDécouverte de nouveaux horizons, nouvelle
vision des chosesvision des choses
– Liens plus forts entre collèguesLiens plus forts entre collègues

19. Quelle aventure !Quelle aventure !
 Même si presque (!) tout avait été pensé, ilMême si presque (!) tout avait été pensé, il
restait des aléas, des imprévus, desrestait des aléas, des imprévus, des
contretemps auxquels il a fallu faire face !contretemps auxquels il a fallu faire face !