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Approche théorique
S. Kennel
Plan de travail
Enjeux
Fonctions
Méthodes
Outils
Introduction : nos missions
Missions et nouveaux dispositifs
Une obligation d’implication
 Le devoir de l’accès à l’information : c’est la mission des
professionnels de l’information que de faciliter et
démocratiser l’accès à l’information pertinente et validée,
utile et utilisable par tous.
 L’optimisation des services et produits : il est important de
rentabiliser et valoriser l’ensemble des informations
disponibles, et collectées par l’expert.
Ajustement et patience
 Des outils en devenir et des dispositifs à ajuster : les outils
disponibles évoluent très vite, il faut être en veille
technologique perpétuelle. Les doublons entre outils et
dispositifs sont fréquents et pas toujours inutiles, il faut être
capable de bien analyser le besoin et de mettre en place
une bonne stratégie de diffusion de l’information et de mise
en place de services, s’adapter en continu à la demande
tout autant qu’à l’offre d’information existante et savoir
accompagner l’usager : disponibilité, empathie et réactivité.
Le portail d’information
II
Définitions etDéfinitions et
fonctionsfonctions
Contexte et besoin
Informations en ligne (Internet/intranet/
…) =
Trop d’informations : problème de la
sélection, de l’évaluation (fiabilité,
actualité, pertinence)
Trop d’outils : problème de la
manipulation, de la maîtrise de ces outils
> Compenser le manque de compétences
et/ou le manque de temps de l’usager
Définition
Un portail d’information est un point
d’accès unique, adapté et facilité, à
un ensemble cohérent de ressources
en ligne validées par un expert.
L’accès à ces ressources sera
structuré, et pourra être décrit et
commenté.
Fonctions (1)
Agrégation de contenu :
collecte experte d’informations (liens) validées
sources internes et externes
Organisation de contenu :
structuration hiérarchique et cohérente (classement)
des informations
accès par rubriques, thésaurus ou moteur de
recherche)
Description de contenu :
résumé
lien
évaluation
Fonctions (2)
Personnalisation et adaptation :
contenu ciblé
gestion des profils
services adaptés
Communication et travail collaboratif :
alimentation mutualisée du portail
commentaire et évaluation collaborative des références et
documents proposés
Services à valeur ajoutée :
actualité du domaine (événements, publications) et du portail
(mises à jour)
service de questions-réponses et de veille à la demande
diffusion sélective de l’information
forum
Le portail d’information
IIII
Eléments de méthodeEléments de méthode
Existant
Besoins
Cibles
Moyens
Objectifs
AnalyseAnalyse
Contenus
Arborescences
Ergonomie
ModélisationModélisation
Outils
Développement
Recherche
Traitement
RéalisationRéalisation
Mise en ligne
Alimentation
Produits
Services
Evaluation
PublicationPublication
des
des
Mise en œuvreMise en œuvre
Cahier
Cahier
chargescharges
Etapes de la création du projet
I - L’analyse stratégique
L’analyse est un préalable nécessaire qui doit
permettre un audit de l’existant en matière
de mise à disposition de l’information,
prenant compte des facteurs matériels,
techniques, humains et politiques, une
identification des besoins et des publics
visés. De cette analyse préalable doit
déboucher une stratégie d’information qui
définira les orientations du projet : objectifs,
moyens mis en œuvres.
I - L’analyse stratégique
Existant et concurrence
Quelle est l’offre déjà existante dans la structure
(site internet, intranet, réseau, etc.) avec laquelle
il va falloir articuler le projet ?
Quelles sont les informations, supports
d’informations existants (bibliographies,
catalogues, lettre d’actualités, etc.) et offre de
médiation (veille, mise à disposition…) qu’on va
devoir transposer ?
Existe-t-il des dispositifs ou services équivalents
(sites internet, portails, publications, etc.) qui
rendent inutile le projet ?
Quels sont les idées à récupérer ?
Quelle consultation, quelle circulation de l’info,
quelles pratiques informationnelles ?
I - L’analyse stratégique
Besoins
De l’institution : circulation de l’information,
sécurité des informations accédées, volonté
de capitaliser la connaissance, réduction des
coûts.
Des usagers : facilité d’accès (hors temps et
lieu), efficacité (multiplication des accès à
l’information), richesse de l’information,
autonomie de l’accès et gain de temps.
I - L’analyse stratégique
Cibles
public identifié (thématique ou
communauté)
règle ergonomique de la compétence
minimum
I - L’analyse stratégique
Objectifs
Valoriser l’information
Faciliter l’accès : simplicité de l’outil,
filtrage
Réduire les coûts et le temps d’accès
Garantir la qualité de l’information
(actualité, pertinence, fiabilité)
I - L’analyse stratégique
Moyens et contraintes
Techniques, logiciels, humains : pour le
développement et l’alimentation, le suivi et pour
l’accès par l’usager.
 Equipements (serveur, machine pour la publication,
postes de consultation), logiciels (de développement
web, outils collaboratifs),
 Moyens humains (acteurs et fonctions, calendrier,
formation)
Hiérarchiques, juridiques :
 Validation et contrôle
 Droit de l’information : question par exemple des liens :
ouvrir dans une nouvelle fenêtre, toujours permettre
d’identifier l’auteur, demander l’autorisation.
II – La modélisation
Fond et forme
Contenus
 Critères de sélection
 Métadonnées ajoutées (résumé, auteurs,
date de mise à jour, etc.)
 Types de documents : documents externes
et/ou internes, formats
Arborescence
 Rubriques et sous rubriques
Interface graphique
III – La publication et le suivi
Mises à jour
Fréquence
Modalités
Valorisation
Communication (newsletter, alertes)
Activité et réactivité
Evaluation
Outils statistiques
Enquêtes
Le portail d’information
IIIIII
Exemples et modèlesExemples et modèles
Quelques exemples (1)
Base de donnée en santé publique
http://www.bdsp.tm.fr/
Portail d’information pour la jeunesse
http://www.jeunesse.gouv.fr/
CISMEF
http://www.chu-rouen.fr/ssf/santspe.html
CEREQ
http://portail.cereq.fr/masc25/
Bibliothèque de Lyon
http://www.bm-lyon.fr/index.htm
La médiathèque de Troyes
http://www.mediatheque-agglo-troyes.fr/bmtroyes/
Quelques exemples (2)
Page d’accueil de la médiathèque de l’ESC
de Lille
http://mediatheque.esc-lille.fr/
Sources pour élèves
http://www.lecdi.net/jean-monnet/
Portails Netvibes
Presse :
http://www.netvibes.com/kiosquelycee#La_Une
Médiathèque :
http://www.netvibes.com/mediatheque77#Prese
ntation
Symbaloo
Accueil : http://www.symbaloo.com/fr/#
Société Kenso
Accueil
Mise à jour : 24 octobre 2006
1295 visites depuis le 2 septembre 2004
Les guides
Les ressources
Les services
Les infos
Accéder à internet
Moteurs
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La base documentaire
Les dictionnaires et
encyclopédies
Les signets
Les bases de données
Les archives
…
Guide de la
recherche
d’information
Rédiger une
bibliographie
Préparer un
dossier
Evaluer un site ou
une page internet
…
FAQ
Service Questions-Réponses
Prestations documentaires
…
Actualités du SI
Projets
Le journal
Les clubs
…
Intranet Kenso > SI > Accueil
SI Règlement
Le centre : plan
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Actualités en bref…
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A propos du droit d’auteur… lire
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Lettre’infos n°5 … lire la suite
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RESSOURCES
GUIDES
INTERNET
LETTRE’INFO
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Nouveautés
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Coups de coeur
Ecrire en ligne
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FAQ
Service Questions-Réponses
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Intranet doc. Intégrant un portail
II – Cibles et contenus
IntranetIntranet
ExtranetExtranet
InternetInternet
personnel-clients/usagers-partenairespersonnel-clients/usagers-partenaires
clients/usagers-partenaires-internautesclients/usagers-partenaires-internautes
SERVICES
INFORMATIONS
PRODUITS PEDAGOGIQUES
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PRODUITS DE COMMUNICATION
PortailPortail
d’infos,d’infos,
intranetintranet
doc.doc.
équipe– hiérachie-usagers interneséquipe– hiérachie-usagers internes
RESSOURCES
Le portail d’information
IIIIII
Articuler les outils etArticuler les outils et
dispositifsdispositifs
Site internet
Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients
 Valoriser
 Communiquer
 Informer
 Publier
 Logiciels de
publication
(Dreamweaver,
FrontPage,
Nvu, autres)
 CMS (SPIP,
Joomla, etc.)
 Vitrine de
l’organisme
 Publication
d’informations
structurées sur
un thème
 Informations
tout public
 Discours
" maison"
 Technologies
intégrables
(BDD, RSS,
Forum,
formulaires,
etc.)
 Maîtrise
technique
nécessaire
 Hébergement
 Dynamique à
maintenir
 Webmestre
nécessaire
 A articuler avec
intranet/
extranet et
blogs
Intranet
Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients
 Informer
 Former
 Communiquer
 Echanger
 Publier
 Logiciels de
publication
(Dreamweaver,
FrontPage,
Nvu, autres)
 CMS (SPIP,
Joomla, etc.)
 Informations
opérationnelles
 Actualités
 Ressources
 Aides
 Informations sur
l‘établissement
 Communication
interne et adm.
 Ressources
humaines
 Portail doc.
 Communauté
d’appartenance
 Outil de travail
 Mémoire
 Valorisation
 Ressources
 Actualité
 Personnalisat°
 Technologies
intégrables
(BDD, RSS,
Forum,
formulaires…)
 Capitalisation
des
connaissances
 Articulation
avec ENT et
site
 Dynamique à
maintenir
 Webmestre
nécessaire
 Maîtrise
technique
nécessaire
Extranet
Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients
 Informer
 Former
 Communiquer
 Echanger
 Logiciels de
publication
(Dreamweaver,
FrontPage,
Nvu, autres)
 CMS (SPIP,
Joomla, etc.)
 Idem que
l’intranet mais
sans restriction
de lieu
 Accès
permanent à
l’école
 Elargissement
de la
communauté
(parents,
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 Eclatement des
limites spatiales
et temporelles
(ou
inconvénient ?)
 Non respect de
l’égalité d’accès
à l’information
(sphère
scolaire/privée)
 Articulation
avec ENT
 Dynamique à
maintenir
 Webmestre
nécessaire
 Maîtrise
technique
nécessaire
 Hébergement
 Sécurité
Logiciel documentaire
] Stratégies de communication > dispositifs > logiciel documentaire
Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients
 Répertorier
 Agréger
 Accès aux
ressources
(GEIDE)
 Progiciels
(BCDI, PBM,
autres)
 Outils maison
(Access, PHP,
autre)
 Gestion des
ressources
documentaires
 Recherche
documentaire
 Accès ciblé
 Usage
pédagogique :
formation à la
recherche
 Efficacité,
rapidité,
richesse de la
recherche
d’information et
de la gestion
 Facilité d’accès
par rapport aux
moteurs de
recherche
Portail d’information
Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients
 Informer
 Agréger
 Mettre à
disposition des
ressources
 Module portail
d’un logiciel
documentaire
 Netvibes
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BDD
 Logiciels de
publication
(Dreamweaver,
FrontPage,
Nvu…)
 CMS (SPIP,
Joomla,..)
 Agrégation
d’hyperliens
structurés,
évalués et
décrits sur une
thématique ou
pour un public
identifié
 Recherche et
accès,
alimentation
 Accès unique,
cohérent,
adapté et
facilité à
l’information
 Actualisation
des liens
 A articuler
avec autres
répertoires
(catalogue,
favoris,
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Fil RSS
Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients
 Agréger
 Informer
 Partager
 Codes
spécifiques
 Agrégation
d’informations
provenant de
sources
différentes sur
une même
page
 Connaissance
du dispositif,
sources de
syndication
 Veille
automatique
 Veille
thématique
 Service à
l’usager
 A intégrer aux
autres
dispositifs
 Lisibilité
 Mise en place
pas toujours
facile
Plate-forme collaborative
Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients
 Produire
collectivement
 Echanger
 Logiciels
spécifiques ou
CMS ou Wikis
 Echanges de
documents
 Production
collective de
documents
 Concertation
synchrone
 Travail
collaboratif et à
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Portails d'information

  • 3. Introduction : nos missions Missions et nouveaux dispositifs Une obligation d’implication  Le devoir de l’accès à l’information : c’est la mission des professionnels de l’information que de faciliter et démocratiser l’accès à l’information pertinente et validée, utile et utilisable par tous.  L’optimisation des services et produits : il est important de rentabiliser et valoriser l’ensemble des informations disponibles, et collectées par l’expert. Ajustement et patience  Des outils en devenir et des dispositifs à ajuster : les outils disponibles évoluent très vite, il faut être en veille technologique perpétuelle. Les doublons entre outils et dispositifs sont fréquents et pas toujours inutiles, il faut être capable de bien analyser le besoin et de mettre en place une bonne stratégie de diffusion de l’information et de mise en place de services, s’adapter en continu à la demande tout autant qu’à l’offre d’information existante et savoir accompagner l’usager : disponibilité, empathie et réactivité.
  • 4. Le portail d’information II Définitions etDéfinitions et fonctionsfonctions
  • 5. Contexte et besoin Informations en ligne (Internet/intranet/ …) = Trop d’informations : problème de la sélection, de l’évaluation (fiabilité, actualité, pertinence) Trop d’outils : problème de la manipulation, de la maîtrise de ces outils > Compenser le manque de compétences et/ou le manque de temps de l’usager
  • 6. Définition Un portail d’information est un point d’accès unique, adapté et facilité, à un ensemble cohérent de ressources en ligne validées par un expert. L’accès à ces ressources sera structuré, et pourra être décrit et commenté.
  • 7. Fonctions (1) Agrégation de contenu : collecte experte d’informations (liens) validées sources internes et externes Organisation de contenu : structuration hiérarchique et cohérente (classement) des informations accès par rubriques, thésaurus ou moteur de recherche) Description de contenu : résumé lien évaluation
  • 8. Fonctions (2) Personnalisation et adaptation : contenu ciblé gestion des profils services adaptés Communication et travail collaboratif : alimentation mutualisée du portail commentaire et évaluation collaborative des références et documents proposés Services à valeur ajoutée : actualité du domaine (événements, publications) et du portail (mises à jour) service de questions-réponses et de veille à la demande diffusion sélective de l’information forum
  • 9. Le portail d’information IIII Eléments de méthodeEléments de méthode
  • 11. I - L’analyse stratégique L’analyse est un préalable nécessaire qui doit permettre un audit de l’existant en matière de mise à disposition de l’information, prenant compte des facteurs matériels, techniques, humains et politiques, une identification des besoins et des publics visés. De cette analyse préalable doit déboucher une stratégie d’information qui définira les orientations du projet : objectifs, moyens mis en œuvres.
  • 12. I - L’analyse stratégique Existant et concurrence Quelle est l’offre déjà existante dans la structure (site internet, intranet, réseau, etc.) avec laquelle il va falloir articuler le projet ? Quelles sont les informations, supports d’informations existants (bibliographies, catalogues, lettre d’actualités, etc.) et offre de médiation (veille, mise à disposition…) qu’on va devoir transposer ? Existe-t-il des dispositifs ou services équivalents (sites internet, portails, publications, etc.) qui rendent inutile le projet ? Quels sont les idées à récupérer ? Quelle consultation, quelle circulation de l’info, quelles pratiques informationnelles ?
  • 13. I - L’analyse stratégique Besoins De l’institution : circulation de l’information, sécurité des informations accédées, volonté de capitaliser la connaissance, réduction des coûts. Des usagers : facilité d’accès (hors temps et lieu), efficacité (multiplication des accès à l’information), richesse de l’information, autonomie de l’accès et gain de temps.
  • 14. I - L’analyse stratégique Cibles public identifié (thématique ou communauté) règle ergonomique de la compétence minimum
  • 15. I - L’analyse stratégique Objectifs Valoriser l’information Faciliter l’accès : simplicité de l’outil, filtrage Réduire les coûts et le temps d’accès Garantir la qualité de l’information (actualité, pertinence, fiabilité)
  • 16. I - L’analyse stratégique Moyens et contraintes Techniques, logiciels, humains : pour le développement et l’alimentation, le suivi et pour l’accès par l’usager.  Equipements (serveur, machine pour la publication, postes de consultation), logiciels (de développement web, outils collaboratifs),  Moyens humains (acteurs et fonctions, calendrier, formation) Hiérarchiques, juridiques :  Validation et contrôle  Droit de l’information : question par exemple des liens : ouvrir dans une nouvelle fenêtre, toujours permettre d’identifier l’auteur, demander l’autorisation.
  • 17. II – La modélisation Fond et forme Contenus  Critères de sélection  Métadonnées ajoutées (résumé, auteurs, date de mise à jour, etc.)  Types de documents : documents externes et/ou internes, formats Arborescence  Rubriques et sous rubriques Interface graphique
  • 18. III – La publication et le suivi Mises à jour Fréquence Modalités Valorisation Communication (newsletter, alertes) Activité et réactivité Evaluation Outils statistiques Enquêtes
  • 19. Le portail d’information IIIIII Exemples et modèlesExemples et modèles
  • 20. Quelques exemples (1) Base de donnée en santé publique http://www.bdsp.tm.fr/ Portail d’information pour la jeunesse http://www.jeunesse.gouv.fr/ CISMEF http://www.chu-rouen.fr/ssf/santspe.html CEREQ http://portail.cereq.fr/masc25/ Bibliothèque de Lyon http://www.bm-lyon.fr/index.htm La médiathèque de Troyes http://www.mediatheque-agglo-troyes.fr/bmtroyes/
  • 21. Quelques exemples (2) Page d’accueil de la médiathèque de l’ESC de Lille http://mediatheque.esc-lille.fr/ Sources pour élèves http://www.lecdi.net/jean-monnet/ Portails Netvibes Presse : http://www.netvibes.com/kiosquelycee#La_Une Médiathèque : http://www.netvibes.com/mediatheque77#Prese ntation Symbaloo Accueil : http://www.symbaloo.com/fr/#
  • 22. Société Kenso Accueil Mise à jour : 24 octobre 2006 1295 visites depuis le 2 septembre 2004 Les guides Les ressources Les services Les infos Accéder à internet Moteurs Métamoteurs Annuaires La base documentaire Les dictionnaires et encyclopédies Les signets Les bases de données Les archives … Guide de la recherche d’information Rédiger une bibliographie Préparer un dossier Evaluer un site ou une page internet … FAQ Service Questions-Réponses Prestations documentaires … Actualités du SI Projets Le journal Les clubs … Intranet Kenso > SI > Accueil SI Règlement Le centre : plan Horaires EquipeLE CENTRE Actualités en bref… Inauguration… lire la suite Nouvelles acquisitions… lire la suite A propos du droit d’auteur… lire la suite Exposition virtuelle… lire la suite Lettre’infos n°5 … lire la suite Auteur de cette page : Sophie Kennel Contacter le webmestre : Machin Truc SERVICES A PROPOS ARCHIVES INFOS RESSOURCES GUIDES INTERNET LETTRE’INFO PLAN Rechercher dans les pages SI… - Les projets Nouveautés Festival Coups de coeur Ecrire en ligne … FAQ Service Questions-Réponses Prestations documentaires … Nouveautés Festival Coups de coeur Ecrire en ligne … Guide de la recherche d’information Rédiger une bibliographie Préparer un dossier Evaluer un site ou une page internet … FAQ Service Questions-Réponses Prestations documentaires … Nouveautés Festival Coups de coeur Ecrire en ligne … Accéder à internet Moteurs Métamoteurs Annuaires La base documentaire Les dictionnaires et encyclopédies Les signets Les bases de données Les archives … Guide de la recherche d’information Rédiger une bibliographie Préparer un dossier Evaluer un site ou une page internet … FAQ Service Questions-Réponses Prestations documentaires … Nouveautés Festival Coups de coeur Ecrire en ligne … Intranet doc. Intégrant un portail
  • 23. II – Cibles et contenus IntranetIntranet ExtranetExtranet InternetInternet personnel-clients/usagers-partenairespersonnel-clients/usagers-partenaires clients/usagers-partenaires-internautesclients/usagers-partenaires-internautes SERVICES INFORMATIONS PRODUITS PEDAGOGIQUES PRODUITS DOCUMENTAIRES PRODUITS DE COMMUNICATION PortailPortail d’infos,d’infos, intranetintranet doc.doc. équipe– hiérachie-usagers interneséquipe– hiérachie-usagers internes RESSOURCES
  • 24. Le portail d’information IIIIII Articuler les outils etArticuler les outils et dispositifsdispositifs
  • 25. Site internet Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients  Valoriser  Communiquer  Informer  Publier  Logiciels de publication (Dreamweaver, FrontPage, Nvu, autres)  CMS (SPIP, Joomla, etc.)  Vitrine de l’organisme  Publication d’informations structurées sur un thème  Informations tout public  Discours " maison"  Technologies intégrables (BDD, RSS, Forum, formulaires, etc.)  Maîtrise technique nécessaire  Hébergement  Dynamique à maintenir  Webmestre nécessaire  A articuler avec intranet/ extranet et blogs
  • 26. Intranet Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients  Informer  Former  Communiquer  Echanger  Publier  Logiciels de publication (Dreamweaver, FrontPage, Nvu, autres)  CMS (SPIP, Joomla, etc.)  Informations opérationnelles  Actualités  Ressources  Aides  Informations sur l‘établissement  Communication interne et adm.  Ressources humaines  Portail doc.  Communauté d’appartenance  Outil de travail  Mémoire  Valorisation  Ressources  Actualité  Personnalisat°  Technologies intégrables (BDD, RSS, Forum, formulaires…)  Capitalisation des connaissances  Articulation avec ENT et site  Dynamique à maintenir  Webmestre nécessaire  Maîtrise technique nécessaire
  • 27. Extranet Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients  Informer  Former  Communiquer  Echanger  Logiciels de publication (Dreamweaver, FrontPage, Nvu, autres)  CMS (SPIP, Joomla, etc.)  Idem que l’intranet mais sans restriction de lieu  Accès permanent à l’école  Elargissement de la communauté (parents, partenaires)  Eclatement des limites spatiales et temporelles (ou inconvénient ?)  Non respect de l’égalité d’accès à l’information (sphère scolaire/privée)  Articulation avec ENT  Dynamique à maintenir  Webmestre nécessaire  Maîtrise technique nécessaire  Hébergement  Sécurité
  • 28. Logiciel documentaire ] Stratégies de communication > dispositifs > logiciel documentaire Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients  Répertorier  Agréger  Accès aux ressources (GEIDE)  Progiciels (BCDI, PBM, autres)  Outils maison (Access, PHP, autre)  Gestion des ressources documentaires  Recherche documentaire  Accès ciblé  Usage pédagogique : formation à la recherche  Efficacité, rapidité, richesse de la recherche d’information et de la gestion  Facilité d’accès par rapport aux moteurs de recherche
  • 29. Portail d’information Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients  Informer  Agréger  Mettre à disposition des ressources  Module portail d’un logiciel documentaire  Netvibes  Interface web BDD  Logiciels de publication (Dreamweaver, FrontPage, Nvu…)  CMS (SPIP, Joomla,..)  Agrégation d’hyperliens structurés, évalués et décrits sur une thématique ou pour un public identifié  Recherche et accès, alimentation  Accès unique, cohérent, adapté et facilité à l’information  Actualisation des liens  A articuler avec autres répertoires (catalogue, favoris, sitographies)
  • 30. Fil RSS Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients  Agréger  Informer  Partager  Codes spécifiques  Agrégation d’informations provenant de sources différentes sur une même page  Connaissance du dispositif, sources de syndication  Veille automatique  Veille thématique  Service à l’usager  A intégrer aux autres dispositifs  Lisibilité  Mise en place pas toujours facile
  • 31. Plate-forme collaborative Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients  Produire collectivement  Echanger  Logiciels spécifiques ou CMS ou Wikis  Echanges de documents  Production collective de documents  Concertation synchrone  Travail collaboratif et à distance  Efficacité du processus  Capitalisation des connaissances  Gain de temps  Mutualisation  Absence de relationnel  Dérives et codes de communication