Dubois Vionnet Forum 2016

1. Assurer la qualité des données électroniques
tout au long de leur cycle de vie
L’exemple du Canton du Valais (Suisse)
Forum des archivistes, Troyes
30 mars 2016

2. 2
Programme de la présentation
1. Contexte général
2. Gestion du cycle de vie sous forme électronique
3. Expériences pratiques de mise en œuvre
4. Bilans et retours d’expérience

3. CONTEXTE GÉNÉRAL
Partie 1
3

4. 4
Les Archives de l’Etat du Valais
Collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur les
documents d’archives appartenant à l’Etat, produits par
l’Administration cantonale, ainsi que tout document
concernant l’histoire du Valais et la société valaisanne
Conseiller et soutenir les producteurs d’archives
(Administration cantonale, communes et privés) dans la
gestion de leurs documents et de leurs archives

5. 5
L’Administration cantonale valaisanne
> Environ 3’000 collaborateurs
> Environ 40 services

6. GESTION DU CYCLE DE VIE
SOUS FORME ÉLECTRONIQUE
Partie 2
6

7. Le cycle de vie des documents
Le records continuum
7

8. Le cycle de vie des documents
Les «briques» de la gestion électronique
8

9. La «brique» ECM
Objectif = introduction d’un outil de records management
électronique au sein de l’Administration cantonale
valaisanne
Etapes importantes
• octobre 2008: rapport «Concept du cycle de vie du document
électronique au sein de l’Administration cantonale»
• décembre 2008: nomination d’un comité de pilotage
• mars 2009: rapport du groupe de travail prévoyant le déploiement
du système au sein de l’Administration cantonale
• 2009: décision de ne pas octroyer les crédits nécessaires au
déploiement du système
• mai 2010: décision d’informatiser le processus de préparation, de
traitement et de notifications du Conseil d’Etat (Gouvernement)
9

10. Projets ECM aboutis ou en cours
Dématérialisation de processus d’activités
• processus décisionnel du Conseil d’Etat (2011)
• processus de validation des dossiers soumis à la signature des chefs de
département (2013-2014)
Mise en place d’un système de records management électronique
• Chancellerie d’Etat (2012-2013)
• Service parlementaire (2012-2013)
• Etat-major du Département de la santé, des affaires sociales et de la culture (2013)
• Service cantonal de l’agriculture (2013-2014)
• Service de la culture (2013-2014)
• Service des registres fonciers et de la géomatique (2014-2015)
• Service des forêts et du paysage (2014-2016)
Développements spécifiques
• Chancellerie d’Etat: module «CheRec» (suivi des dossiers de recours)
• Service des registres fonciers et de la géomatique : module «LEX» (suivi de
dossiers)
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11. La «brique» plate-forme de pérennisation
Objectif = mise en place d’une plate-forme répondant au
modèle de référence OAIS pour assurer la conservation à long
terme des données numériques de l’Administration cantonale
Etapes importantes
• août 2006: rapport sur la numérisation au sein du Service de la
culture
• mars 2009: rapport définissant la politique de numérisation et de
conservation des données électroniques au sein du Service
• juin 2009: validation du manuel du numérisation du Service
• juin 2009 - avril 2011: projet «gestion et stockage de masse des
documents numériques» au sein du Service de la culture
• mai 2011: mise en production de la plate-forme de pérennisation
et d’archivage
• octobre 2014: stratégie de préservation numérique 2014-2018
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12. La plate-forme de pérennisation
Mise en production le 1er mai 2011
30 TB de données actuellement hébergées
Typologie des données conservées à long terme
• collections numériques et numérisées du Service de la
culture
• dépôt des publications officielles des autorités cantonales
• archives électroniques des unités administratives de l’Etat
du Valais qui utilisent le système ECM
• dossiers des ouvrages d’art exécutés du Service des routes,
transports et cours d’eau
• pièces justificatives des registres fonciers
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13. La «brique» Matterhorn METS Profile
Objectif = définition d’un standard d’échange répondant à
la fois aux normes internationales en vigueur et à l’objectif
de maintien de la qualité des archives électroniques sur le
long terme
Développement d’un profil sur la base des standards
METS et PREMIS dans le cadre des projets d’archivage
électronique
Profil intégrant les normes archivistiques de l’ICA (EAD,
EAC) pour la description des archives
Profil enregistré auprès de la Bibliothèque du Congrès le
29 novembre 2012
13

14. EXPÉRIENCES PRATIQUES DE
MISE EN ŒUVRE
Partie 3
14

15. Conduire un projet…
15
La gestion du cycle de vie des documents électroniques
passe avant tout par des projets concrets sur le terrain

16. Méthode de gestion de projet
16
Guide de gestion des
documents publié en
juin 2014
Documents
disponibles en ligne :
https://www.vs.ch/web/culture/guid
e-de-gestion-des-documents-et-
des-archives-pour-l-administration-
cantonale

17. Etapes d’un projet de gestion des documents
Définition et planification du projet
Analyse de la situation existante
Elaboration des outils de gestion des documents
Configuration de l’outil ECM
Formation des collaborateurs-trices
Utilisation quotidienne du système
Suivi et améliorations du système
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18. Définition et planification du projet
But
• Définir un projet global de gestion des documents et en
planifier les étapes
Difficultés rencontrées
• Absence de répondant-e désigné-e systématiquement dans
les unités administratives
• Difficultés à sensibiliser la hiérarchie sur les enjeux
• Difficultés à faire comprendre l’impact global de la gestion
des documents (gestion de l’information quel que soit son
support)
• Difficultés à planifier des calendriers réalistes (manque de
ressources)
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19. Analyse de la situation de départ
But
• Analyser les pratiques existantes de l’unité administrative en
matière de gestion des documents
Difficultés rencontrées
• Degré de maturité très différent selon les unités
administratives
• Complexité des systèmes existants (notamment outils
informatiques) pour des non-spécialistes
• Etape potentiellement chronophage, en particulier pour le
recensement de la production documentaire
• Impossibilité d’intégrer l’ensemble des collaborateurs-trices
à cette étape
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20. Elaboration des outils de gestion
But
• Créer les outils utiles à la gestion des documents sous
forme papier et électronique (référentiel de classement et de
gestion)
Difficultés rencontrées
• Nécessité d’adapter les outils de classement à chaque unité
• Révisions parfois longues avant d’arriver à une solution
(risques «d’épuisement» du projet à cette étape)
• Impossibilité d’intégrer l’ensemble des collaborateurs-trices
à cette étape
20

21. Configuration de l’outil ECM
But
• Configurer l’outil ECM qui servira de socle à la gestion des
documents sous forme électronique
Difficultés rencontrées
• Nécessité de formation des archivistes à l’utilisation de l’outil
• Problèmes techniques de l’outil, hors du champ de
compétences des archivistes
• Nécessité de considérer l’outil ECM comme un outil parmi
d’autres et non commune une «solution miracle»
• Adapter l’outil aux besoins et éviter d’en faire un «coffre-
fort» figé se superposant aux autres outils de l’unité
administrative
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22. Formation des collaborateurs-trices
But
• Former les collaborateurs-trices au nouveaux outils de
gestion des documents
Difficultés rencontrées
• Résistance au changement de certaines personnes
• Niveau de compétences initial très variable pour l’utilisation
des outils informatiques
• Formations aujourd’hui essentiellement centrées sur les
aspects techniques (utilisation de l’outil ECM)
• Etapes potentiellement chronophages en termes de
ressources et d’organisation pour les Archives
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23. Utilisation quotidienne du système
But
• Suivre les opérations quotidiennes liées à la gestion des
documents (classement, éliminations, versements, etc.)
Difficultés rencontrées
• Impossibilité de pouvoir contrôler toutes les opérations
• Contacts plus ou moins réguliers selon les unités
administratives
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24. Suivi et amélioration du système
But
• Adapter et améliorer régulièrement les outils de gestion des
documents mis en place
Difficultés rencontrées
• Travail constant qui nécessite un fort investissement de la
part des Archives
• Nécessité d’être réactif
• Savoir faire des compromis sur les exigences initiales du
système
• Rythme des besoins de révision parfois compliqué à définir
entre les Archives et l’unité administrative
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25. BILANS ET RETOURS
D’EXPÉRIENCE
Partie 4
25

26. Situation initiale des Archives
Au début des années 2000:
Manque d’intérêt des archivistes pour la gestion des
documents et des archives administratives, malgré des
exigences légales affirmées
Politique clairement orientée vers la collecte des fonds
privés (personnes physiques et morales) et des fonds
d’archives communales, bourgeoisiales et paroissiales
Absence de compétences et d’outils adaptés aux besoins
de la gestion des documents, en particulier sous forme
électronique
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27. Situation initiale de l’Administration cantonale
Au début des années 2000:
Pas de tradition établie en matière de gestion des
documents
Besoins pourtant clairement avérés
27

28. Situation actuelle des Archives
En 2016:
Contacts réguliers et suivis avec la majorité des unités de
l’Administration cantonale
Implication des Archives dans de nombreux projets de
gestion des documents sous forme papier et électronique
Collaboration efficace avec les autres spécialistes du
domaine au sein de l’Administration (informaticiens,
spécialistes des processus, chefs de projets, etc.)
Compétence reconnue des Archives en matière de
conservation à long terme des documents et données
électroniques
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29. Situation actuelle de l’Administration cantonale
En 2016:
Soutien des Archives disponible: archivistes contacts,
Guide de gestion des documents, formations
Versements aux Archives de la très grande majorité des
fonds anciens de l’Administration cantonale
Grande implication des unités administratives dans la
préparation de leurs versements
Mise en place de directives internes en matière de gestion
des documents par certaines unités
Mise en place progressive d’outils de gestion des
documents sous forme électronique (projet ECM)
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30. Les facteurs de succès
Approche globale de la problématique: gestion du cycle
de vie dans son ensemble, quel que soit le support
Approche orientée «client» plutôt que «directive»
Patience: presque 7 ans d’élaboration pour le Guide de
gestion des documents
Persévérance: implication constante dans les projets,
malgré les difficultés et échecs, travail de suivi
Réactivité et proactivité: savoir saisir ou créer les
opportunités (ex: projet ECM)
Approche multi-canaux: guide et outils, formations,
présence sur le terrain, implication dans des groupes de
travail, communication, etc.
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31. Quelques truismes archivistiques
La gestion des documents et de leur cycle de vie implique
des projets concrets dans lesquels le facteur humain joue
un rôle essentiel
Malgré l’automatisation, il sera toujours nécessaire de
former les gens à la bonne gestion des documents
La publication de guides et recommandations n’est pas
l’aboutissement du travail, mais son point de départ
L’intervention des services d’archives tout au long du
cycle de vie ne peut pas simplement se décréter, mais
doit se gagner sur le terrain, lors de projets concrets
Avoir une politique de gestion des documents c’est bien,
la mettre en œuvre, c’est mieux et surtout possible
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32. Avez-vous des questions ?
32

33. Archives de l’Etat du Valais (AEV)
www.vs.ch/aev
archives@admin.vs.ch
Tél: 0041 27 606 46 00
Fax: 0041 27 606 46 04
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