L'information est aujourd’hui hybride : les documents papier côtoient de plus en plus les données numériques. L’archivage dans vos communes doit s’adapter à cette situation.
Notre entreprise, riche de quinze ans d’expérience, a travaillé pour plus de deux cents communes de toute la Suisse. Nous maîtrisons non seulement la gestion de vos archives papier, mais aussi la gestion et la conservation à long terme de vos données numériques. Nous offrons une solution complète, intuitive et abordable d’archivage électronique, docuteam cosmos (http://cosmos.docuteam.ch/).
Support de la présentation faite en ligne le 16 juin 2020 par :
Gilliane Kern, conseillère en gestion documentaire chez docuteam
Nathalie Guillod-Falconet, responsable de l'équipe gestion d’archives chez docuteam
Programme :
- Présentation de l'entreprise docuteam
- La gestion de l'information et des archives aujourd'hui - papier et électronique
- Traitement de l'arriéré et des vracs : le travail de l'archiviste
- Dématérialisation de l'administration : les principes de la gestion documentaire
- Conclusion et discussion
https://www.docuteam.ch/2020/07/13/archivage-pour-les-communes-presentation-en-ligne/
Une norme pour identifier et expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives (en vue de faciliter leur accès, la recherche et d’échanger les informations). Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Une norme pour identifier et expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives (en vue de faciliter leur accès, la recherche et d’échanger les informations). Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
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- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
La gestion documentaire est définie selon la norme AFNOR comme un processus qualité qui définit les règles du cycle de vie des documents (nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le management de son organisation.
Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entrepriseCOMPETITIC
Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Ce cours s'intéresse à une partie du traitement documentaire : l'indexation. Il s'est adressé à des étudiants en CAPES Documentation. Les résumés ne sont pas abordés dans ce cours.
Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier. L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Les éléments d'indexation dans la DTD-EADDanis Habib
Une présentation élaborée par un groupe de travail sur la DTD-EAD que j'avais récupéré pour une formation sur l'indexation : quels sont les éléments d'indexation utilisés dans la DTD-EAD?
structuration des métadonnées de pérennisationPascal Romain
Présentation dans le cadre de l'association PIN abordant la question des métadonnées dans le modèle OAIS et des différents schémas ou concepts de représentation de l'information dans le contexte de l'archivage électronique
Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES).
05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)
Rétro-escalade sur la notion de cycle de vie. En 2015 nous avions dressé un état des lieux de la notion de cycle de vie avec l’article Cinquante nuances de cycle de vie : quelles évolutions possibles principalement en catégorisant une cinquantaine de schémas conceptuels en fonction des aires culturelles ainsi que l’origine de certaines théories comme celle d’Yves Pérotin pour les « trois âges ».
Depuis, plusieurs champs de recherche ont pu être approfondis en fonction de nos expériences respectives et nous nous proposons de les partager sous deux facettes :
Le cycle de vie dans le champ du records management – gestion des documents d’activité dans une perspective historique au travers de l’expérience du système de « registry » de la Société des Nations et son héritage dans les outils numériques contemporains. Ce système, mis en place de 1919 à nos jours (et encore en service dans certaines organisations internationales), permet l’enregistrement des courriers (et des dossiers associés) afin de centraliser l’information, la rendre homogène et lisible dans un contexte multilingue. Les dossiers du « registry » de la SDN constituent l’essentiel des archives qui sont parvenues jusqu’à nous. Le projet de numérisation du fonds SDN par la Bibliothèque de l’ONU révèle un point de vue original sur l’application du cycle de vie.
Par ailleurs les politiques publiques contemporaines s’intéressent à la modélisation du cycle de vie et nous présenterons deux exemples : de « nouveaux modèles » de cycles de vie provenant de l’expérience fédéraliste suisse (normes eCH) et au Grand-Duché du Luxembourg.
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- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
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Le cycle de vie dans le champ du records management – gestion des documents d’activité dans une perspective historique au travers de l’expérience du système de « registry » de la Société des Nations et son héritage dans les outils numériques contemporains. Ce système, mis en place de 1919 à nos jours (et encore en service dans certaines organisations internationales), permet l’enregistrement des courriers (et des dossiers associés) afin de centraliser l’information, la rendre homogène et lisible dans un contexte multilingue. Les dossiers du « registry » de la SDN constituent l’essentiel des archives qui sont parvenues jusqu’à nous. Le projet de numérisation du fonds SDN par la Bibliothèque de l’ONU révèle un point de vue original sur l’application du cycle de vie.
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DÉCALCQ : archives scientifiques et environnement de recherche en SHSRené Audet
Présentation de René Audet, Dave Dumontier et Dave Létourneau, dans le cadre du Symposium de l'Association des archivistes du Québec (section Montréal) et le CRIM / Centre de recherche informatique de Montréal. http://www.archivistes.qc.ca/spip.php?page=article-15&id_article=61
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018
Les données de l’administration à travers le temps ou comment valoriser un pa...eGov Innovation Center
A l'occasion de l'eGov Innovation Day 2014 - DONNÉES DE L’ADMINISTRATION, UNE MINE (qui) D’OR(t) - Alain Dubois présente Les données de l’administration à travers le temps ou comment valoriser un patrimoine qui sommeille en partie.
Le CETIC organisait le mardi 24 novembre 2015 à 14h une après-midi dédiée au Big Data. Cet événement prenait place au sein de la programmation de la Big Data Week 2015, consacrée aux retours d'expérience du Big Data. J'Robert Viseur introduisait l'après-midi avec la présentation d'une première version d'une cartographie des prestataires belges / wallons en Big Data.
Les archives RTBF - de la documentation à la gestion de l'information Florian Delabie
Présentation effectuée le 12 mars 2015 à la Fédération Wallonie Bruxelles dans le cadre des téléconférences Québec-Belgique sur la Gestion de l'information
Arkhênum propose depuis début 2014 son expertise en numérisation et valorisation sur le territoire Suisse. Découvrez avec ce document les clients qui nous font confiance et quelles prestations nous avons réalisées pour eux.
Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'informationPascal Romain
Présentation effectuée en 2013 dans le cadre de l'association PIN sur le cycle de vie de l'information et l'organisation des records dans les organisations
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Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesEverteam
Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est :« Faut-il conserver tel ou tel document ? ». Pour bien appréhender l'importance de l'archivage dans vos entreprises et être conforme aux réglementations en vigueur, il est nécessaire de comprendre et assimiler le concept de cycle de vie d'un document ...
Jabes 2011 - Patrimoine : numériser et mutualiser - "CNRS : L'institut de rec...ABES
Jabes 2011 - Patrimoine : numériser et mutualiser - "CNRS : L'institut de recherche et d'histoire des textes", Gilles Kagan, institut de recherche et d'histoire des textes - CNRS, dans le cadre des Journées Abes 2011
3. Implantation et clientèle
Bureau et siège de l’entreprise à Baden (AG)
Bureau romand à Yverdon-les-Bains (VD)
• Nous comptons à ce jour 500 clients dans toute la
Suisse
• 40% dans le privé, 60% dans le secteur public
• Dans tous les domaines d’activités
• De taille et de nature très variées
3
5. Domaines d’activité
Structurer et conserver l’information
5
Gestion de l’information
• Analyse, conception et
implémentation de la
gestion du cycle de vie
de l’information (records
management, GEVER)
• Soutien dans le choix de
systèmes de GED
Analyse, conseil
Informatique appliquée
aux archives
• Conception,
développement,
intégration et maintien
des outils d‘archivage à
long terme
Conseil / Informatique
Gestion d’archives
• Évaluation et traitement
d’archives analogiques et
numériques
• Numérisation de
documents d’archives
• Gestion d’archives (prise
en charge) à long terme
• Valorisation des archives
Conseil / Traitement
6. La gestion de l'information et des archives
aujourd’hui…
papier et électronique
6
35. Merci beaucoup de votre attention !
Gilliane Kern
Conseillère en gestion documentaire
g.kern@docuteam.ch
Nathalie Guillod-Falconet
Responsable de l’équipe gestion d’archives
n.guillod@docuteam.ch
T : +41 21 510 21 81
www.docuteam.ch
35
Notes de l'éditeur
Mesdames, Messieurs, bienvenus à ce webinaire consacré à l’archivage dans les communes, le premier que nous présentons sous cette forme en Suisse romande. En effet, à situation particulière, mesures particulières, nous avons choisi cette année de ne pas vous convier à une conférence publique mais à une présentation en ligne.
Nous espérons que cette formule vous plaira et nous permettra d’amorcer un contact constructif et stimulant.
Ce webinaire sera animé par Gilliane Kern, responsable romande pour la gestion de l’information et par moi-même, Nathalie Guillod-Falconet, responsable romande pour la gestion d’archives.
docuteam est une entreprise suisse active depuis plus de quinze ans dans la gestion de l’information et des archives.
Notre entreprise, bilingue, est active dans toute la Suisse et compte une trentaine d’employés : 25 personnes à notre siège à Baden et 10 personnes dans nos bureaux romands à Yverdon-les-Bains.
Notre activité nous a permis à ce jour de répondre aux demandes de près de 500 clients, dont plus de la moitié, actifs dans le secteur public. Cela dit, notre clientèle est très variée, de par la nature des activités, l’organisation des activités, mais aussi la taille des structures, les objectifs, les ressources, etc.
Ce panel de clients très large, nous a permis d’acquérir une grande expérience et expertise dans notre domaine de compétence.
Et ainsi docuteam peut vous accompagner aujourd’hui sur toutes les questions et tous les aspects relatifs au cycle de vie de l’information. A partir du moment où vous créez un dossier, produisez de l’information, qu’il soit sur support papier ou au format numérique, voire un dossier hybride, jusqu’au moment où ce dossier, clôturé, arrive au terme de sa durée légale de conservation et peut être soit détruit soit archivé à long terme.
Et pour vous soutenir dans la gestion de vos ressources documentaires tout au long de ce cycle de vie, nous mettons à votre disposition trois équipes qualifiées aux profils et compétences variés et complémentaires :
Equipe de gestion de l’information : des conseillers-ères en gestion de l’information qui interviennent en amont et vous aide à organiser et canaliser votre production documentaire et à acquérir les principes d’une bonne gouvernance de l’information ; -> Gilliane Kern
Equipe informatique : des archivistes informaticien-ne-s, des spécialistes des données et des informaticien-ne-s qui élaborent et développent les outils spécifiques nécessaires à la gestion de vos dossiers et de vos données et assurent la conservation à long terme de vos archives électroniques ; -> Baden
Equipe de gestion d’archives : des archivistes scientifiques et des agent-e-s en information documentaire qui prennent en charge vos archives papier et électronique, les évaluent, les trient, les décrivent et les archivent pour leur conservation pérenne ; -> Nathalie Guillod-Falconet
Le but étant pour nous que vous puissiez gagner du temps, gagner en efficacité, optimiser la gestion de vos ressources documentaires et être en conformité avec les exigences légales en matière d’archives, de transparence, mais aussi de protection des données et de confidentialité.
Société documentaire hybride :
Certains documents existent encore en format papier, et ont également été scannés,
Beaucoup ont été créés ou reçus en format électronique, parfois imprimés, parfois non, parfois dans un système centralisé, parfois dans les messageries des personnes (courriels),
De plus en plus de bases de données (applications métier) sont également utilisées : l’information a de la valeur, mais n’est plus imprimée (exemple du contrôle de la population)
Il n’est pas toujours facile de s’y retrouver.
Outils existent actuellement pour travailler à distance (discussions, partage, travail collaboratif), la situation de crise que nous avons vécu en ce début d’année nous a montré qu’il est techniquement possible de poursuivre nos activités en télétravail, mais on a aussi vu que les administrations plus dématérialisées ont pu accéder plus facilement aux documents qu’elles gèrent.
Mais des outils seuls ne peuvent rien si on n’a pas une bonne organisation de ses documents. Le but reste de retrouver l’information pertinente au bon moment (et de protéger l’accès à l’information sensible), quelque soit le choix des outils utilisés. Des outils techniques performants seront vite débordés si on ne les paramètre pas correctement dès le début pour avoir une gestion de l’information raisonnée sur le long terme.
Présentation sur les deux aspects des archivistes (le double regard de Janus, la divinité à deux visages des archivistes) :
Traitement de l’arriéré et des vracs (archivage proprement dit)
Principes de la gestion documentaire (classement et conservation en amont)
C’est le travail de l’équipe romande de gestion d’archives, qui intervient donc sur la partie finale du cycle de vie. Une fois les dossiers clôturés par les services ou les personnes responsables, il arrive souvent qu’ils ne fassent plus l’objet d’attention ; ils restent sur les serveurs, dans les bureaux ou les locaux d’archives, en attendant qu’un jour quelqu’un prenne le temps de les évaluer pour soit les détruire soit les archiver pour la conservation à long terme, en fonction de leur valeur légale, juridique, historique, patrimoniale. Mais les communes ayant rarement les moyens d’assurer ce suivi, la mémoire et la traçabilité d’une partie de ces dossiers se perd au fil du temps.
Et il résulte de cette accumulation de dossiers et de données un arriéré d’archives et un important vrac numérique, qui ne sont plus maîtrisés et au traitement desquels personne n’ose plus s’atteler.
Cette situation est problématique à plusieurs égards :
la non-conformité avec les exigences légales et réglementaires en matière d’archives
les difficultés logistiques et d’infrastructure liées à une mauvaise gestion des espaces de travail, des locaux de conservation physique et des serveurs
la perte d’information : des dossiers dont on ignore le contenu, la valeur et l’utilité
la perte de temps : l’impossibilité de retrouver et de donner accès à l’information
la perte de savoir et d’expérience, au gré des réorganisations et des mutations
Une première étape de travail, essentielle, consiste souvent en une phase d’évaluation de cette arriéré d’archives ou de ce vrac numérique : cette opération nous permet de ventiler les dossiers en deux lots, l’un voué à la destruction, l’autre destiné à être conservé à long terme.
Nous nous appuyons, pour décider du sort de vos dossiers, sur les règles de conservations édictées par les archives cantonales, qui donnent pour chaque type de document des durées de conservation légale et des sorts finaux. Généralement cette étape nous permet de proposer à l’élimination la moitié des dossiers conservés, parfois davantage.
Toutes les décisions que nous prenons sont consignées dans des bordereaux d’élimination et de versement. Le bordereau d’élimination doit être validé par l’autorité communale avant que les dossiers puissent être détruits confidentiellement, pour que la Commune puisse garder une trace de la vie des dossiers destinés à être détruits et ainsi répondre aux exigences cantonales [exemple Grande Béroche, NE]. De même nous préparons un bordereau de versement qui vient, quant à lui, sanctionner le transfert des dossiers clôturés vers les archives, ce qui implique légalement, que ces dossiers deviennent alors des archives soumises à la Loi cantonale sur les archives (ou LARch).
Dans nos bureaux, nous travaillons avec une société spécialisée dans la destruction confidentielle et avons plusieurs bennes que nous verrouillons dans nos bureaux et qui sont reprises par le prestataire et emmenées directement dans les centres de déchiquetage.
Une fois détruits les dossiers n’ayant plus d’utilité légale ou administrative et pas de valeur historique, nous nous occupons des dossiers papier destinés à l’archivage définitif qui sont alors transportés par nos soins dans nos locaux. Le travail dans nos locaux nous permet de vous garantir un traitement de qualité dans des conditions de travail optimales, dans nos infrastructures physiques et techniques sécurisées, avec l'appui d'une équipe de spécialistes en interne, une plus grande facilité de supervision et de collaboration.
Puis, une fois traitées, les archives sont alors ramenées dans vos locaux, puisque nous ne faisons pas de stockage d’archives.
Commence alors le travail de traitement des archives historiques ou définitives : nous procédons à un tri plus fin des documents, à leur réorganisation intellectuelle selon un plan de classement pertinent (souvent sur la base d’un ancien inventaire ou d’un plan de classement existant que nous reprenons…
… et rédigeons l’inventaire de vos archives suivant les normes professionnelles en vigueur, généralement dans notre outil docuteam curator, une base de données informatique de gestion d’archives développée par notre équipe IT.
Tout au long de ce travail de traitement et de description, vous pouvez, de votre côté, accéder à l’inventaire de vos archives et prendre connaissance des dossiers qui constituent vos archives définitives. En effet, notre outil curator est accessible pour vous en tout temps via notre un portail web sécurisée, docuteam webgate, accessible grâce à un identifiant. Ce portail permet à terme également d’offrir un accès public à vos inventaires, afin que vos administrés et toute personne intéressée puissent prendre connaissance du contenu des archives de votre commune.
Mais, nous travaillons également avec d’autres outils de gestion d’archives professionnels, comme c’est le cas pour certaines communes vaudoises, qui utilisent AtoM (Access to Memory), qui offre les même fonctionnalités et les mêmes possibilités de publication en ligne des inventaires et des données numérisées ou numériques.
Dernière étape du traitement de vos archives enfin, nous reconditionnons les dossiers dans du matériel professionnel prévu pour l’archivage à long terme, garantissant des conditions optimales de conservation.
Les données numériques destinées à l’archivage à long terme sont de la même manière préparées, c’est-à-dire rassemblées dans des paquets, afin d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la viabilité, avant de procéder à leur archivage, à savoir leur transfert vers un coffre-fort de stockage électronique. Toutes ces étapes étant menées grâce à docuteam cosmos, la solution d’archives électronique, développée par docuteam.
Après ces deux étapes, évaluation de l’arriéré puis traitement des dossiers, les résultats sont déjà probants : comme je l’ai dit, souvent la moitié, voire plus, des dossiers accumulés au fil des ans peut être détruite, la réduction du volume initial est donc considérable. Et par ailleurs grâce à l’inventaire de vos archives et à leur traitement, vous êtes en conformité avec les exigences légales en matière d’archives, vous avez une vision plus claire de vos ressources documentaires, vous pouvez mieux les gérer, y accéder plus facilement et retrouver les dossiers dont vous avez besoin, vous gagnez de la place, enfin vous garantissez la pérennité de vos archives papier et numériques.
La porte s’ouvre alors pour des travaux de valorisation, par exemple de numérisation de certains fonds qui présentent un intérêt ou une valeur notables, que vous souhaitez mettre en valeur, publier ou communiquer. Il y a en effet de vrais trésors dans les archives communales, qui présentent un intérêt notable en matière de recherches généalogique, histoire locale, histoire du patrimoine bâti ou naturel, etc.
Nous avons par exemple, pour l’une de nos communes, numérisé une très belle collection de photographies datant de la fin du 19e siècle, libres de droit, que nous avons publiées sur Wikimédia Commons (utilisables donc dans l’encyclopédie Wikipédia), dont une partie a été utilisée par le Commune pour réaliser un calendrier distribué à tous les administré-e-s.
Au terme de ce processus de remise à niveau, vous avez toutes les cartes en main pour assurer à cette ressource fondamentale et précieuse que sont vos archives, de bonnes conditions de conservation et d’exploitation à l’interne comme à l’externe. Et si ce suivi se poursuit à intervalle régulier, alors la bonne gestion des archives est garantie.
Comment diminuer la production de vracs documentaires et d’arriérés non traités ? En gérant l’information dès sa production, d’autant plus si elle est numérique.
Importance de l’archiviste/conseiller-ère en gestion documentaire en amont de la production :
Accompagnement pour contrôler dès la production la valeur de l’information (copies),
sa conservation (espaces/systèmes, délais, éliminations),
et les responsabilité de leur gestion au moyen de règles.
Métaphore du magasin :
Rayons des fruits et légumes frais
Rayon des boîtes de conserve
Rayon des surgelés
Rayon des boissons
Rayon des alcools, cigarettes et sacs de poubelle taxés
Nécessité d’avoir une vision d’ensemble de ce qui est proposé à quel endroit, car les conditions de conservation et les dates de péremption peuvent varier (c’est le plan de classement)
Nécessité de contrôler la validité de chaque produit (boîte de conserve, sac de surgelé, fruits frais) de façon régulière (ce sont les «flux» et «stocks» de dossiers), de supprimer ou donner ce qui n’est plus valable
Nécessité de contrôler l’accès à certains types de produits (interdits aux moins de 18 ans, produits protégés dans des congélateurs, …)
Les dossiers ne sont pas répertoriés dans le plan de classement, mais on peut en montrer quelques exemples au besoin (ici le dossier «Gaston Lagaffe» dans la rubrique «Naturalisation» du plan de classement).
Les dossiers vont hériter des règles de conservation et d’accès définies pour les rubriques.
Idem avec l’outil ArchiClass développé par l’Office des archives de l’État de Neuchâtel et mis à disposition des communes neuchâteloises (et aussi ailleurs sur demande).
Dans le système de fichiers, autant les positions et rubriques du plan de classement (partie «fixe») que les dossiers (partie «mobile») apparaissent comme une arborescence avec des icônes jaunes. Ce n’est pas idéal, il faut jouer avec d’autres éléments comme par exemple le nommage du plan de classement vs les dossiers et/ou avec le blocage des parties du plan de classement en lecture seule.
Dans un système de gestion électronique des documents (GED), le plan de classement n’apparaît pas en temps que tel, c’est une métadonnée auquel sont rattachés les dossiers d’affaire. Ces dossiers héritent donc des règles de conservation définies au niveau des rubriques, mais cela est invisible pour l’utilisateur-trice lambda.
Les documents (papier, électronique, données d’une application métier, maquettes, …)
Les dossiers (élément de plus en plus virtuel, qualifié par un identifiant commun qui permet de conserver le contexte de production)
Le plan de classement avec les règles de conservation pour piloter tout cela
Pour qu’une telle démarche soit appliquée, besoin d’un soutien clair de la direction (par exemple les autorités communales) et de définir des règles communes (un cadre normatif) :
Politique/Directive au niveau stratégique qui décrit les intentions, les principes généraux et les responsabilités en matière de gestion documentaire et d’archivage
Procédures spécifiques (manuels, marches à suivre, …) au niveau opérationnel décrivant les différentes façons concrètes de procéder
=> Besoin d’avoir quelqu’un qui pilote et contrôle l’utilisation des différents outils
Une fois qu’ils ne sont plus nécessaire pour l’accomplissement des activités, que faire des données et documents produits de façon électronique (système de GED, de fichiers, médias sociaux,…) ?
Le même traitement que des dossiers traditionnels papier : les trier (évaluation pour les éliminer ou les verser aux archives), récupérer et enrichir les métadonnées (description), valider les formats des données, les migrer et créer des paquets («reconditionnement» ou «ingest»), les stocker dans des espaces de conservation adéquat, et les mettre à disposition des utilisateurs-trices (accès, communication). Le tout dans le respect des normes internationales et nationales existantes.
docuteam propose un produit dans le cloud pour l’archivage électronique des communes : docuteam cosmos. docuteam se charge de la maintenance des outils et structures de préservation, les archivistes se chargent de remplir et vérifier ces dépôts électroniques.
Nous espérons avec cette présentation que vous avez pu vous faire une idée plus concrète du travail des archivistes, ce que nous faisons et ce qu’il faut prévoir pour améliorer le partage et la conservation d’informations de valeur dans les communes.
Un grand merci pour votre participation et pour votre écoute. Nous aurions aimé que nos interactions puissent être plus spontanées et directes mais sommes déjà très heureuses d’avoir pu vous présenter notre travail et nos prestations à l’occasion de ce webinaire.
Nous nous tenons évidemment à votre entière disposition pour un premier contact de vive voix, voire une première visite dans vos administrations pour discuter avec vous de vos besoins et de vos attentes.
Vous trouverez sur notre site web nos coordonnées personnelles et de nombreuses informations sur nos prestations, nos clients, notre culture d’entreprise et nos équipes. N’hésitez pas à y aller.
Nous espérons vous avoir donné des clés pour appréhender cette problématique de la gestion de l’information et des archives et entrevoir des solutions pour répondre aux défis qui sont les vôtres dans vos administrations.
Au plaisir de vous rencontrer prochainement, merci encore pour votre présence aujourd’hui. Meilleures salutations à toutes et à tous.