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Module : Tenue et archivage des documents fonciers
Renforcement des capacités
des Agents des membres des Commissions Foncières au Niger
Hassan Djibril
Expert en Système d’Information Géographique
appliqué au foncier
Niamey, Niger
Skype: djipson9
N.B: Toute reproduction de ce cours est interdite sans accord
préalable de l'auteur
1
2
Introduction
1. Objectifs d’apprentissage
2. Cadre juridique du dossier rural
3. Présentation du dossier rural
4. Enregistrement et archivage du dossier rural
Conclusion
Plan du module
Module structuré en quatre (4) sections Durée globale du module : 2 heures 30 minutes
3
Considéré comme l’un des principaux acteurs ruraux au Niger, les membres des commissions foncières ont régulièrement
besoin de formations continues sur la tenue du dossier rural. Cette formation leur permet d’améliorer et d’assurer la qualité
de l’enregistrement et d’actualisation des actes fonciers dans le dossier rural.
Le contenu indicatif de la formation comprend au moins :
La tenue du dossier rural de la commune;
La tenue des autres documents (titres, contrats et attestations de droits);
L’archivage des documents fonciers.
Par section, l’approche de formation permettra au formateur :
1. D’attirer l’attention des participants sur l’importance pour les requérants, la Cofob, la Cofocom et la Cofodép de
conserver les actes délivrés. En effet, les contestations interviennent bien souvent immédiatement ou des années après
la transaction, au moment de partage d’héritages par exemple. Une trace écrite permet de vérifier ce qui a vraiment été
convenu entre les deux parties au moment de la délivrance de l’acte de transfert définitif ou de transaction temporaire.
2. D’inviter les participants à partager leurs connaissances sur les cas de remises en cause des propriétés jusqu’à ce qu’on
tire des conclusions pertinentes.
Introduction
4
Objectif d’apprentissage
• Amener les participants à saisir l’importance de formaliser, sur document, toute transaction
foncière.
• Amener les participants à maitriser comment les actes sont inscrits dans les registres,
inventoriés et classés dans les dossiers ruraux (classeurs) de la Cofob, de la Cofocom et
de la Cofodép.
Objectif et méthode du module
Compétences acquises
A l’issu de cette leçon, les participant doivent être en mesure d’enregistrer et rechercher un
document ou acte foncier dans le dossier rural sous forme analogique et numérique
Prérequis
Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la compétence sur
l’établissement des documents fonciers au niveau local. Elle requiert également un niveau
basique sur les logiciels Word et Excel.
5
Objectif et méthode de la section du module :
Objectif d’apprentissage
• Amener les participants à comprendre les principaux fondements juridiques du dossier
rural, ainsi que des documents et actes fonciers qu’il contient.
• Amener les participants à maitriser le rôle des institutions et des autorités en charge du
dossier rural, de même que les procédures de leur établissement et classement.
• Méthode : introduction magistrale, jeu de rôle, échanges, discussions.
1. Cadre juridique du dossier rural
Compétences acquises
A l’issu de cette leçon, les participant doivent être en mesure de connaître les fondements
juridiques du dossier rural et de l’importance de sa tenue.
Prérequis: Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la
compétence sur l’établissement des documents fonciers au niveau local.
6
Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers
Le dossier rural peut être défini comme un classeur contenant les différents documents et
actes fonciers qui portent l’enregistrement de tous les faits fonciers déclarés auprès des
Commissions foncières, au niveau de la base (village ou tribu), de la commune et du
département. Il peut être analogique ou numérique.
Le Dossier rural fait partie des outils de mise en œuvre du Code Rural. Il est institué et
décrit par les articles 130 à 134 de l’ordonnance n° 93-015 du 2 mars 1993 portant
principes d’orientation du Code Rural et le décret n° 97-367/PRN/MAG/EL du 2 octobre
1997 déterminant les modalités d’inscription des droits fonciers au Dossier rural.
C’est le principal outil de sécurisation des ressources naturelles, aussi bien individuelles
que partagées. qa4eo.org
7
Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers
Ordonnance n° 93-015 du 2 mars 1993 fixant les principes d’orientation
de Code Rural
Article 130 : Il est institué dans chaque commune ou arrondissement un
Dossier rural comprenant deux documents distincts :
• Un document graphique d'ensemble de l'espace rural sur lequel figure,
après reconnaissance faite par la Commission Foncière, l'assiette des
droits fonciers
• Un fichier constitué par les fiches individuelles ouvertes chacune au
nom des titulaires des droits. Ces fiches doivent indiquer l'identité
complète de ceux-ci.
Article 131 : Le Dossier rural est tenu et conservé sous l'autorité du Sous-
Préfet ou du Maire par le Secrétaire permanent municipal ou
d'arrondissement du Code Rural.
8
Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers
Article 132 : À l'issue de la procédure de reconnaissance des droits
fonciers, la Commission Foncière procède à leur matérialisation sur le
document graphique et à l'établissement des fiches individuelles.
Toute modification du contenu des droits fonciers est mentionnée sur les
fiches individuelles concernées par le Secrétaire permanent municipal ou
d'arrondissement après avis conforme de la Commission foncière.
L'initiative de cette mention nouvelle appartient aux parties intéressées.
Article 133 : Chaque inscription au Dossier rural donne lieu à la délivrance
d'une attestation au requérant.
Les déclarations faites par le requérant aux fins d'une inscription au
Dossier rural ou d'une modification de celle-ci relèvent de sa responsabilité
personnelle.
Article 134 : L'attestation d'inscription au Dossier rural ne constitue pas un
titre de propriété mais la preuve écrite de l'existence d'un droit foncier. Elle
est opposable aux tiers.
9
Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers
Décret n°97-367/PRN/MAG/EL du 2 octobre 1997 déterminant les modalités d’inscription des droits
fonciers au Dossier rural
Article Premier : Le Dossier Rural institué à l'article 130 de l'Ordonnance N°93-015 du 2 mars 1993
susvisée est régie par les dispositions du présent décret.
Article 2 : Les titulaires des droits sur les ressources naturelles objet de l'Ordonnance N°93-015 du 2
mars 1993 fixant les Principes d'Orientation du Code Rural peuvent demander leur inscription au
Dossier Rural.
Article 3 : Peuvent solliciter, auprès des Commissions Foncières l'inscription de leur droit sur les
ressources naturelles, les personnes physiques, les personnes morales de droits publics et les
personnes morales de droits privés.
Article 4 : Les droits susceptibles d'inscription au Dossier Rural peuvent être individuels ou collectifs.
Article 5 : L'ensemble des ressources naturelles renouvelables en milieu rural sont susceptibles
d'inscription au Dossier Rural ainsi que les transactions qui s'y rapportent.
Article 6 : En cas de transfert de l'usage ou la jouissance d'une ressource naturelle rurale à un tiers
conformément aux dispositions de l'article 19, alinéa 2 de l'Ordonnance N°93-015 du 2 mars 1993,
fixant les Principes d'Orientation du Code Rural, la Commission foncière inscrit d'office ce droit au
Dossier Rural.
10
Objectif et méthode de la section du module :
Objectif d’apprentissage :
• Amener les participants à connaître le dossier rural, notamment sa nature (classeur), sa
composition et les modalités d’inscription des transferts ou transactions à enregistrer afin de mettre
à jour cet outil de gestion foncière.
• Amener les participants à maitriser le rôle des institutions et des autorités en charge du dossier
rural, de même que les procédures de leur établissement et classement.
• Méthode : introduction magistrale, jeu de rôle, échanges, discussions, travaux pratiques.
2. Présentation du dossier rural
Compétences acquises
A l’issu de cette leçon, les participant doivent être en mesure de distinguer les différents documents
et actes fonciers, puis d’assurer adéquatement leur classement.
Prérequis: Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la compétence sur
l’établissement des documents fonciers au niveau local. Elle requiert également un niveau basique
sur les logiciels Word et Excel.
11
Présentation du dossier rural
Le Dossier rural est tenu par les Commissions
foncières communales et les Commissions
foncières départementales. Les Commissions
foncières de base archivent simplement les actes
délivrés et les transcrivent dans un registre.
Il est composé de :
• Un registre des actes fonciers listant chaque
transaction par type d’actes établis et par
année,
• Un dossier pour les ressources individuelles
rassemblant tous les actes établis classés par
ordre alphabétique de nom de propriétaire.
• Un registre des actes établis sur les ressources
partagées et d’un dossier pour les ressources
partagées comportant une fiche par ressource
partagée.
12
Présentation du dossier rural
Dossier des ressources individuelles
Le dossier des ressources individuelles rassemble tous les actes établis classés par ordre alphabétique de nom de propriétaire.
A chaque acte sont joints tous les documents ayant permis sa délivrance et notamment les procès-verbaux de publicité foncière. Pour les
titres de propriété, les concessions rurales, les attestations de droit d’usage prioritaire ou les ressources partagées sont jointes également
la carte de la ressource situant le site dans son environnement physique et le limitant par une matérialisation des points d’angles et
particuliers.
Au niveau de la Cofocom et de la Cofob, l’acte peut être accompagné d’un croquis à main levée selon les compétences en cartographie
disponibles au niveau de la Commission foncière.
13
Présentation du dossier rural
Registres
Le dossier rural doit comporter au moins deux registres. Un premier registre pour les
ressources individuelles et un second registre pour les ressources partagées. Un
troisième registre peut être envisagé pour lister les autres documents fonciers (études,
procès, compte rendu, …).
Dossier des ressources partagées
Le dossier des ressources partagées doit comporter une fiche par ressource partagée
à laquelle est jointe :
 Les procès-verbaux de sécurisation de la ressource,
 Les procès-verbaux de publicité foncière,
 Les procès-verbaux de contrôle de mise en valeur,
 Les arrêtés de sécurisation des ressources partagées,
 Les contrats de concessions rurales,
 Les attestations de droit d’usage prioritaire,
 Les autorisations de fonçage de puits,
 Les conventions locale.
14
Présentation du dossier rural et croquis ou cartes attachés
Les droits individuels et collectifs peuvent faire l’objet d’une inscription au
Dossier rural. Tous les actes établis par les Commissions foncières, quel
que soit leur nature, doivent être enregistrés au Dossier rural et
accompagnés d’un croquis, un plan ou une carte.
En pratique, les Cofob ne disposant pas bien souvent de compétences en
GPS, doivent joindre un croquis réalisé à main levée en indiquant les
mesures et les voisins.
Quant aux SP Cofocom, ils doivent être à mesure de géoréfrencer et
accompagner les actes avec les coordonnées géographiques et leurs
métadonnées accompagnées d’un croquis.
Les SP Cofodef doivent réaliser la carte avant l’enregistrement de chaque
acte foncier dans le dossier rural.
15
Objectif et méthode de la section du module :
Objectif d’apprentissage
• Amener les participants à connaître les méthodes et modalités pratiques d’inscription des
actes sur les registres, ainsi que les modalités techniques de leur archivage.
• Amener les participants à maitriser les techniques et bonnes pratiques pour enregistrer et
archiver les documents et actes fonciers.
• Méthode : introduction magistrale, travaux pratiques sur le remplissage de registre de
vente et de dossier rural.
3. Enregistrement des actes et archivage au dossier rural
Compétences acquises
A l’issu de cette leçon, les participants doivent être en mesure d’enregistrer et archiver
correctement les actes.
Prérequis: Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la
compétence sur l’établissement des documents fonciers au niveau local.
16
Enregistrement des actes et archivage au dossier rural
Après enregistrement dans le dossier rural, La Cofocom transmet les copies des actes à la Cofodép qui doit faire le même exercice
Archivage
Classement Conservation
Transmission au niveau hiérarchique
Transmettre deux copies à la Cofocom
Transmission d’une copie au chef du
canton
Transcription dans le registre
Remise d’un exemplaire à l’intéressé
Conservation d’un exemplaire dans la
caisse
Il faut noter que cette procédure ne correspond pas exactement à la procédure décrite dans le décret n° 97-
367/PRN/MAG/EL du 2 octobre 1997 déterminant les modalités d’inscription des droits fonciers au dossier rural. Ainsi,
la procédure décrite dans le décret prévoit un mois de publicité foncière et l’établissement d’un croquis d’arpentage.
TP1: Enregistrement des actes fonciers dans le dossier rural
Cahier de charges du TP1
 Chacun des participants reprend l’attestation de vente qu’il a qu’il a remplie au cours du module précédent.
 Chacun des participants établit une deuxième attestation de vente pour le même terrain que la précédente transaction.
 En utilisant le modèle de registre de vente (ci-joint en annexe) chacun des participants doit enregistrer les deux attestations.
 Après enregistrement, il faut joindre les documents ayant permis la délivrance de chaque attestation et notamment le procès-
verbal de publicité foncière et la carte (ou le croquis).
 Leçons apprises:
• Lors de la délivrance de l’acte, le registre doit être rempli jusqu’à la double barre, les colonnes au-delà correspondent aux
mutations ultérieures sur la ressource.
• Les références de l’acte doivent être les mêmes sur l’attestation de vente et dans le registre de vente. Elles doivent
permettre de préciser de quel type d’acte il s’agit. Ainsi V signifie : vente.
• S’il existait déjà un acte sur la ressource, il est nécessaire de le préciser dans la colonne « acte précédent sur la ressource
» et de mettre à jour le registre au niveau de l’enregistrement de cet acte, en précisant dans la colonne « changement de
propriétaire » les références de l’acte qui vient d’être établi.
18
Intérêt de l’archivage des actes établis au Dossier rural
L’archivage permet de vérifier des années après les droits existants sur la parcelle, en particulier
en cas de conflit, d’héritage ou de transaction. Les documents ayant permis d’établir l’acte
comme un procès-verbal de publicité foncière ou un procès-verbal de conseil de famille doivent
être joints à l’acte.
Au cas où un acte attestant de la propriété existait déjà sur la ressource, la Cofo écrit en rouge «
annulé » sur l’exemplaire de l’acte présent dans ses archives et sur l’exemplaire de l’acte
rapporté par son détenteur, elle précise également les références du nouvel acte en marge des
actes annulés. La Cofo met à jour le registre des actes fonciers en précisant au niveau de
l’ancien acte les références du nouvel acte.
1. En ce qui concerne l’attestation de vente, il est important de numéroter correctement
l’attestation pour la retrouver dans les archives, notamment le registre.
2. En ce qui concerne le registre de vente :
• Il est important de vérifier qu’il n’existe pas déjà un acte sur la ressource. Dans ce cas, la
cohérence entre la transaction et l’acte précédent doit être vérifiée. Les parties correspondant
aux actes antérieurs dans le registre doivent être remplies : au niveau de l’acte antérieur et au
niveau de l’acte en cours.
• La partie après la double part correspond à des transactions ultérieures sur la ressource. Elle
ne doit pas être remplie à ce moment.
19
Classement des documents fonciers dans le Dossier rural
Chaque fiche doit être catégorisée et cotée. Le
classement aboutit à l’élaboration d’un
instrument de recherche, en l’occurrence, le
répertoire. Chaque article est désigné par un
intitulé caractérisant l’ensemble des documents
qui le composent.
Les dossiers sont présentés dans l’ordre de la
cotation. L’intitulé peut être court (répertoire
numérique) ou détaillé (répertoire numérique
détaillé).
20
Classement des documents fonciers dans le Dossier rural
Les documents qui ne sont pas bien classés sont difficiles à retrouver!
Ils occupent aussi beaucoup d’espaces et sont exposés à toutes les intempéries
21
Lieu d’archivage des documents fonciers dans le Dossier rural
Les documents fonciers doivent être gardés et
classés dans un endroit sûr répondant aux normes
minimales en matière de conservation.
Plusieurs facteurs représentent une source de
détérioration des documents et à ce titre, les
mesure appropriées sont prises pour garantir la
pérennité des informations.
En effet, toute conservation de documents vise
deux objectifs essentiels :
- La protection matérielle des documents qui
doivent rester dans leur forme originale ;
- La préservation et la sauvegarde du contenu
intellectuel (informations) des documents à mettre
à la disposition des utilisateurs.
Aussi, pour assurer une meilleure conservation
des documents, ceux-ci doivent être protégés
contre les ennemis biologiques, chimiques et
physiques.
22
4. Numérisation du Dossier rural
La numérisation se définit comme étant la
conversion des documents imprimés (signal
analogique) en valeur numérique (signal
numérique) traitables par ordinateur, soit en
mode image ou texte intégral.
La numérisation du dossier rural consiste à la
dématérialisation des actes fonciers, des
registres et des ressources documents
fonciers en papiers vers un format numérique
modifiable directement utilisé comme
document de travail pour les Cofo.
23
Numérisation du Dossier rural
La numérisation n’est pas synonyme d’élimination ou d’abrogation des actes fonciers en
papier. Elle consiste simplement à scanner, classer, archiver et partager les documents dans un
format facilement utilisable. Elle permettra de mieux trier, éliminer et conserver les documents
dans le dossier rural
24
Numérisation du Dossier rural
La numérisation des documents fonciers se fait à trois
principales étapes que sont l’inventaire, la conversion
numérique et l’archivage.
L’inventaire consiste à identifier les documents à
scanner et à préparer la base de données.
En effet, pour une base de données dynamique, le
scannage ne se fait pas pièce par pièce mais transaction
par transaction. Il consiste d’abord à identifier tous les
documents fonciers ayant été enregistrés lors d’une
transaction foncière. Une fois que les papiers sont
rassemblés par transaction, l’agent doit vérifier et
redresser les papiers pour garantir leur lisibilité et la
précision surtout en ce qui concerne les cartes.
Un pli sur une carte, peut causer une grande déformation
géométrique du périmètre et restituera le plan avec des
erreurs significatives.
25
Numérisation du Dossier rural
La deuxième étape consiste à la conversion numérique des actes à travers des
supports adéquats communément appelés « scanneurs ». Il est important de noter
que les photographies à travers la camera de photo ou d’un appareil téléphonique ne
sont pas appropriées à condition que certains éléments techniques soient réunis.
Même lorsque la camera a une haute résolution, les distorsions sont grandes.
Il est préférable de choisir le format PDF pour tous les fichiers scannés.
Quant aux registres, ils sont saisis dans un logiciel de traitement de texte (Word ou
Excel).
26
Numérisation du Dossier rural
La troisième étape consiste à nommer les fichiers et les classer dans un dossier
sous l’environnement Microsoft ou Macintosh. Ensuite, un répertoire sera créé
pour classer et ordonner les dossiers selon une suite logique.
Par exemple, le dossier rural au niveau de département est hiérarchisé comme
suit:
Dossier Rural Commune de:
Ressources
partagées
Registres
Propriétaires
Etudes et
rapports
PV Conflits
fonciers
Communication
et suivi
Ressources
individuelles
Chaque dossier peut contenir plusieurs fichiers et dossiers en même temps. Mais le classement doit être dynamique de
sorte qu’un dossier n’est créé que quand c’est nécessaire. Par exemple, lorsqu’on 20 actes fonciers établis dans le
village de Albarkaizé, 50 autres dans la ville de Konni; dans le dossier « propriétaires », on peut créer un dossier
« localités » mais en ne listant que les localités ayant plus d’une dizaine d’actes.
27
Communication et suivi du dossier rural
Le dossier rural comporte des informations qui sont
importantes et qu’il vaille protéger. Pour protéger les secrets la
vie privée des citoyens, la communication doit faire l’objet
dune réglementation et variée en fonction du demandeur. La
communication peut être structurée en trois catégories
suivantes:
 La communication aux utilisateurs
 La communications aux administrations (à travers
l’entretien d’une fiche de transmission ou bordereau
d’envoi)
 La réglementation des recherches
Dans tous les cas, il faut nécessairement établir une fiche
de consultation qui peut être présentée comme suit:
- le nom et le prénom demandeur;
- la profession ;
- les références de la pièce d’identité ;
- son adresse permanente ;
l’objet de la recherche
La fiche, une fois remplie, est classée dans le fichier «
consulteurs » par ordre alphabétique.
Aucun document n’est communiqué sans que ces
formalités d’inscription n’aient été remplies au préalable.
28
Numérisation du Dossier rural
Le système d’information de gestion foncière est le support d’archivage par
excellence du dossier rural numérique. Etant donné que la saisie et
l’enregistrement des données se feront dans un environnement SIG, les actes et
les documents complémentaires doivent être géoréférencés, catalogués et
transformés en couches raster ou vecteur superposables comportant les autres
informations (descriptives) dans les métadonnées.
29
Le système de gestion d’information foncière
est un système d’information documentaire
Le Système de Gestion d’Information foncière (SGIF) est un système d’information documentaire.
A ce jour, tout système d’information documentaire se compose :
- du système physique d’archivage (système le plus utilisé actuellement par les Cofo et les
autres structures du Code Rural);
- du système électronique analogique d’archivage (utilisé au niveau des SPR, des Cofodep
et parfois des Cofocom) ;
- du système électronique numérique d’archivage (utilisé au niveau des SPR, des Cofodep
et parfois des Cofocom).
30
TP 2: Initiation à la numérisation du dossier rural
Cahier de charges du TP
L’objectif de ce TP est de préparer les participants à être contributeurs et utilisateurs du système de gestion
d’information foncière. Il consiste à les initier à:
Scanner un document sans distorsion
Créer un registre dynamique
Géoréférencer les plans et les cartes sous QGis
Consulter et imprimer les documents fonciers.
Optimalisation des locaux: l’équivalent d’environ 23.000 pages par
mètres carrés que l’on peut trouver en moyenne dans une salle
d’archives est ainsi contenu par exemple sur 2 ou 3 CD. une facilité
de conservation grâce aux moteurs de recherche et aux
gestionnaires de fichiers qui permettent de classer de manière
organisée les œuvres numérisées mais aussi de rendre la
consultation plus aisée et plus conviviale.
Une préservation des documents originaux dans le but
d’améliorer leur accès et leur sauvegarde à cause des nombreuses
manipulations qui peuvent les détériorer. Ainsi, la numérisation offre
la possibilité de remplacer les objets fragiles.
Un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents;
Accroissement de la sécurité des documents avec un système de
sauvegarde permettant de réduire les risques de suppression
accidentelle.
Efficacité et rentabilité des agents: on estime qu’un collaborateur
passe en moyenne 15% de son temps à lire une information, et 50%
de son temps à la chercher parmi tous les documents. Ainsi, un
classement numérique clair permet de limiter un maximum le temps
de recherche.
Attaques malveillantes: le risque de perte des documents
numérisés est également présent, par exemple à cause
d’une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la
sécurité du réseau informatique de l’entreprise.
Le coût du matériel de numérisation et la nécessité d’avoir
une main d’œuvre qualifiée pour la faire. Se pose aussi le
problème de rangement des supports de stockage de
l’information numérisée donc un investissement important.
Les coûts de préparation, c'est-à-dire, la saisie
numérique. Tout un travail d’indexation et de nommage
dans la base de données en amont doit être effectué.
Les Contraintes liées aux règles juridiques limitent la
numérisation notamment la possibilité de reproduction de
certains documents, leur diffusion ou leur partage (à travers
des fuites) sur les réseaux sociaux.
31
Avantages et Inconvénients de la numérisation du Dossier rural
32
Conclusion
La tenue du dossier rural est un pilier du travail des membres des Cofo. Il offre l’avantage
d’enregistrer la mémoire des transactions foncières et des études et l’historique des conflits dans un
département ou commune donnés.
En conséquence, le dossier rural n’est pas seulement un registre des actes fonciers, il prend
enregistre de façon méthodique toutes les activités foncières.
La numérisation est le meilleur moyen de sauvegarder les documents du dossier rural à long terme.
Pour un meilleur rendement, un travail collaboratif entre les structures est nécessaire de même que
l’acquisition d’un matériel propre. Ceci permettra de faire des économies sur les coûts.
Cependant, la numérisation du dossier rural n’exclut pas l’établissement des actes fonciers en format
papier et ne rend pas suffisantes les copies originales scannées devant les tribunaux. Chacun doit
donc conserver son acte foncier en papier et en numérique si c’est possible.
La présente séance de formation ne peut pas rendre les membres des Cofo suffisamment initiés pour
contribuer et utiliser le Système de Gestion d’Information Foncière. La mise en place de ce SGIF doit
se faire de façon graduelle.
33
Les principales sources documentaires utilisées pour préparer
ce module sont :
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
 PAAPSS (2015). Appui au transfert
et à la conservation des actes
fonciers produits par le programme
auprès des Structures
déconcentrées du Code Rural
(SD/CR). Aide mémoire.
 Ainsi que d’autres sources

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Module de formation en foncier et tenue du dossier rural au niger

  • 1. Module : Tenue et archivage des documents fonciers Renforcement des capacités des Agents des membres des Commissions Foncières au Niger Hassan Djibril Expert en Système d’Information Géographique appliqué au foncier Niamey, Niger Skype: djipson9 N.B: Toute reproduction de ce cours est interdite sans accord préalable de l'auteur 1
  • 2. 2 Introduction 1. Objectifs d’apprentissage 2. Cadre juridique du dossier rural 3. Présentation du dossier rural 4. Enregistrement et archivage du dossier rural Conclusion Plan du module Module structuré en quatre (4) sections Durée globale du module : 2 heures 30 minutes
  • 3. 3 Considéré comme l’un des principaux acteurs ruraux au Niger, les membres des commissions foncières ont régulièrement besoin de formations continues sur la tenue du dossier rural. Cette formation leur permet d’améliorer et d’assurer la qualité de l’enregistrement et d’actualisation des actes fonciers dans le dossier rural. Le contenu indicatif de la formation comprend au moins : La tenue du dossier rural de la commune; La tenue des autres documents (titres, contrats et attestations de droits); L’archivage des documents fonciers. Par section, l’approche de formation permettra au formateur : 1. D’attirer l’attention des participants sur l’importance pour les requérants, la Cofob, la Cofocom et la Cofodép de conserver les actes délivrés. En effet, les contestations interviennent bien souvent immédiatement ou des années après la transaction, au moment de partage d’héritages par exemple. Une trace écrite permet de vérifier ce qui a vraiment été convenu entre les deux parties au moment de la délivrance de l’acte de transfert définitif ou de transaction temporaire. 2. D’inviter les participants à partager leurs connaissances sur les cas de remises en cause des propriétés jusqu’à ce qu’on tire des conclusions pertinentes. Introduction
  • 4. 4 Objectif d’apprentissage • Amener les participants à saisir l’importance de formaliser, sur document, toute transaction foncière. • Amener les participants à maitriser comment les actes sont inscrits dans les registres, inventoriés et classés dans les dossiers ruraux (classeurs) de la Cofob, de la Cofocom et de la Cofodép. Objectif et méthode du module Compétences acquises A l’issu de cette leçon, les participant doivent être en mesure d’enregistrer et rechercher un document ou acte foncier dans le dossier rural sous forme analogique et numérique Prérequis Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la compétence sur l’établissement des documents fonciers au niveau local. Elle requiert également un niveau basique sur les logiciels Word et Excel.
  • 5. 5 Objectif et méthode de la section du module : Objectif d’apprentissage • Amener les participants à comprendre les principaux fondements juridiques du dossier rural, ainsi que des documents et actes fonciers qu’il contient. • Amener les participants à maitriser le rôle des institutions et des autorités en charge du dossier rural, de même que les procédures de leur établissement et classement. • Méthode : introduction magistrale, jeu de rôle, échanges, discussions. 1. Cadre juridique du dossier rural Compétences acquises A l’issu de cette leçon, les participant doivent être en mesure de connaître les fondements juridiques du dossier rural et de l’importance de sa tenue. Prérequis: Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la compétence sur l’établissement des documents fonciers au niveau local.
  • 6. 6 Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers Le dossier rural peut être défini comme un classeur contenant les différents documents et actes fonciers qui portent l’enregistrement de tous les faits fonciers déclarés auprès des Commissions foncières, au niveau de la base (village ou tribu), de la commune et du département. Il peut être analogique ou numérique. Le Dossier rural fait partie des outils de mise en œuvre du Code Rural. Il est institué et décrit par les articles 130 à 134 de l’ordonnance n° 93-015 du 2 mars 1993 portant principes d’orientation du Code Rural et le décret n° 97-367/PRN/MAG/EL du 2 octobre 1997 déterminant les modalités d’inscription des droits fonciers au Dossier rural. C’est le principal outil de sécurisation des ressources naturelles, aussi bien individuelles que partagées. qa4eo.org
  • 7. 7 Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers Ordonnance n° 93-015 du 2 mars 1993 fixant les principes d’orientation de Code Rural Article 130 : Il est institué dans chaque commune ou arrondissement un Dossier rural comprenant deux documents distincts : • Un document graphique d'ensemble de l'espace rural sur lequel figure, après reconnaissance faite par la Commission Foncière, l'assiette des droits fonciers • Un fichier constitué par les fiches individuelles ouvertes chacune au nom des titulaires des droits. Ces fiches doivent indiquer l'identité complète de ceux-ci. Article 131 : Le Dossier rural est tenu et conservé sous l'autorité du Sous- Préfet ou du Maire par le Secrétaire permanent municipal ou d'arrondissement du Code Rural.
  • 8. 8 Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers Article 132 : À l'issue de la procédure de reconnaissance des droits fonciers, la Commission Foncière procède à leur matérialisation sur le document graphique et à l'établissement des fiches individuelles. Toute modification du contenu des droits fonciers est mentionnée sur les fiches individuelles concernées par le Secrétaire permanent municipal ou d'arrondissement après avis conforme de la Commission foncière. L'initiative de cette mention nouvelle appartient aux parties intéressées. Article 133 : Chaque inscription au Dossier rural donne lieu à la délivrance d'une attestation au requérant. Les déclarations faites par le requérant aux fins d'une inscription au Dossier rural ou d'une modification de celle-ci relèvent de sa responsabilité personnelle. Article 134 : L'attestation d'inscription au Dossier rural ne constitue pas un titre de propriété mais la preuve écrite de l'existence d'un droit foncier. Elle est opposable aux tiers.
  • 9. 9 Cadre juridique d’établissement et d’archivage des documents et actes fonciers Décret n°97-367/PRN/MAG/EL du 2 octobre 1997 déterminant les modalités d’inscription des droits fonciers au Dossier rural Article Premier : Le Dossier Rural institué à l'article 130 de l'Ordonnance N°93-015 du 2 mars 1993 susvisée est régie par les dispositions du présent décret. Article 2 : Les titulaires des droits sur les ressources naturelles objet de l'Ordonnance N°93-015 du 2 mars 1993 fixant les Principes d'Orientation du Code Rural peuvent demander leur inscription au Dossier Rural. Article 3 : Peuvent solliciter, auprès des Commissions Foncières l'inscription de leur droit sur les ressources naturelles, les personnes physiques, les personnes morales de droits publics et les personnes morales de droits privés. Article 4 : Les droits susceptibles d'inscription au Dossier Rural peuvent être individuels ou collectifs. Article 5 : L'ensemble des ressources naturelles renouvelables en milieu rural sont susceptibles d'inscription au Dossier Rural ainsi que les transactions qui s'y rapportent. Article 6 : En cas de transfert de l'usage ou la jouissance d'une ressource naturelle rurale à un tiers conformément aux dispositions de l'article 19, alinéa 2 de l'Ordonnance N°93-015 du 2 mars 1993, fixant les Principes d'Orientation du Code Rural, la Commission foncière inscrit d'office ce droit au Dossier Rural.
  • 10. 10 Objectif et méthode de la section du module : Objectif d’apprentissage : • Amener les participants à connaître le dossier rural, notamment sa nature (classeur), sa composition et les modalités d’inscription des transferts ou transactions à enregistrer afin de mettre à jour cet outil de gestion foncière. • Amener les participants à maitriser le rôle des institutions et des autorités en charge du dossier rural, de même que les procédures de leur établissement et classement. • Méthode : introduction magistrale, jeu de rôle, échanges, discussions, travaux pratiques. 2. Présentation du dossier rural Compétences acquises A l’issu de cette leçon, les participant doivent être en mesure de distinguer les différents documents et actes fonciers, puis d’assurer adéquatement leur classement. Prérequis: Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la compétence sur l’établissement des documents fonciers au niveau local. Elle requiert également un niveau basique sur les logiciels Word et Excel.
  • 11. 11 Présentation du dossier rural Le Dossier rural est tenu par les Commissions foncières communales et les Commissions foncières départementales. Les Commissions foncières de base archivent simplement les actes délivrés et les transcrivent dans un registre. Il est composé de : • Un registre des actes fonciers listant chaque transaction par type d’actes établis et par année, • Un dossier pour les ressources individuelles rassemblant tous les actes établis classés par ordre alphabétique de nom de propriétaire. • Un registre des actes établis sur les ressources partagées et d’un dossier pour les ressources partagées comportant une fiche par ressource partagée.
  • 12. 12 Présentation du dossier rural Dossier des ressources individuelles Le dossier des ressources individuelles rassemble tous les actes établis classés par ordre alphabétique de nom de propriétaire. A chaque acte sont joints tous les documents ayant permis sa délivrance et notamment les procès-verbaux de publicité foncière. Pour les titres de propriété, les concessions rurales, les attestations de droit d’usage prioritaire ou les ressources partagées sont jointes également la carte de la ressource situant le site dans son environnement physique et le limitant par une matérialisation des points d’angles et particuliers. Au niveau de la Cofocom et de la Cofob, l’acte peut être accompagné d’un croquis à main levée selon les compétences en cartographie disponibles au niveau de la Commission foncière.
  • 13. 13 Présentation du dossier rural Registres Le dossier rural doit comporter au moins deux registres. Un premier registre pour les ressources individuelles et un second registre pour les ressources partagées. Un troisième registre peut être envisagé pour lister les autres documents fonciers (études, procès, compte rendu, …). Dossier des ressources partagées Le dossier des ressources partagées doit comporter une fiche par ressource partagée à laquelle est jointe :  Les procès-verbaux de sécurisation de la ressource,  Les procès-verbaux de publicité foncière,  Les procès-verbaux de contrôle de mise en valeur,  Les arrêtés de sécurisation des ressources partagées,  Les contrats de concessions rurales,  Les attestations de droit d’usage prioritaire,  Les autorisations de fonçage de puits,  Les conventions locale.
  • 14. 14 Présentation du dossier rural et croquis ou cartes attachés Les droits individuels et collectifs peuvent faire l’objet d’une inscription au Dossier rural. Tous les actes établis par les Commissions foncières, quel que soit leur nature, doivent être enregistrés au Dossier rural et accompagnés d’un croquis, un plan ou une carte. En pratique, les Cofob ne disposant pas bien souvent de compétences en GPS, doivent joindre un croquis réalisé à main levée en indiquant les mesures et les voisins. Quant aux SP Cofocom, ils doivent être à mesure de géoréfrencer et accompagner les actes avec les coordonnées géographiques et leurs métadonnées accompagnées d’un croquis. Les SP Cofodef doivent réaliser la carte avant l’enregistrement de chaque acte foncier dans le dossier rural.
  • 15. 15 Objectif et méthode de la section du module : Objectif d’apprentissage • Amener les participants à connaître les méthodes et modalités pratiques d’inscription des actes sur les registres, ainsi que les modalités techniques de leur archivage. • Amener les participants à maitriser les techniques et bonnes pratiques pour enregistrer et archiver les documents et actes fonciers. • Méthode : introduction magistrale, travaux pratiques sur le remplissage de registre de vente et de dossier rural. 3. Enregistrement des actes et archivage au dossier rural Compétences acquises A l’issu de cette leçon, les participants doivent être en mesure d’enregistrer et archiver correctement les actes. Prérequis: Cette formation est adressée aux participants ayant la notion et la compétence sur l’établissement des documents fonciers au niveau local.
  • 16. 16 Enregistrement des actes et archivage au dossier rural Après enregistrement dans le dossier rural, La Cofocom transmet les copies des actes à la Cofodép qui doit faire le même exercice Archivage Classement Conservation Transmission au niveau hiérarchique Transmettre deux copies à la Cofocom Transmission d’une copie au chef du canton Transcription dans le registre Remise d’un exemplaire à l’intéressé Conservation d’un exemplaire dans la caisse Il faut noter que cette procédure ne correspond pas exactement à la procédure décrite dans le décret n° 97- 367/PRN/MAG/EL du 2 octobre 1997 déterminant les modalités d’inscription des droits fonciers au dossier rural. Ainsi, la procédure décrite dans le décret prévoit un mois de publicité foncière et l’établissement d’un croquis d’arpentage.
  • 17. TP1: Enregistrement des actes fonciers dans le dossier rural Cahier de charges du TP1  Chacun des participants reprend l’attestation de vente qu’il a qu’il a remplie au cours du module précédent.  Chacun des participants établit une deuxième attestation de vente pour le même terrain que la précédente transaction.  En utilisant le modèle de registre de vente (ci-joint en annexe) chacun des participants doit enregistrer les deux attestations.  Après enregistrement, il faut joindre les documents ayant permis la délivrance de chaque attestation et notamment le procès- verbal de publicité foncière et la carte (ou le croquis).  Leçons apprises: • Lors de la délivrance de l’acte, le registre doit être rempli jusqu’à la double barre, les colonnes au-delà correspondent aux mutations ultérieures sur la ressource. • Les références de l’acte doivent être les mêmes sur l’attestation de vente et dans le registre de vente. Elles doivent permettre de préciser de quel type d’acte il s’agit. Ainsi V signifie : vente. • S’il existait déjà un acte sur la ressource, il est nécessaire de le préciser dans la colonne « acte précédent sur la ressource » et de mettre à jour le registre au niveau de l’enregistrement de cet acte, en précisant dans la colonne « changement de propriétaire » les références de l’acte qui vient d’être établi.
  • 18. 18 Intérêt de l’archivage des actes établis au Dossier rural L’archivage permet de vérifier des années après les droits existants sur la parcelle, en particulier en cas de conflit, d’héritage ou de transaction. Les documents ayant permis d’établir l’acte comme un procès-verbal de publicité foncière ou un procès-verbal de conseil de famille doivent être joints à l’acte. Au cas où un acte attestant de la propriété existait déjà sur la ressource, la Cofo écrit en rouge « annulé » sur l’exemplaire de l’acte présent dans ses archives et sur l’exemplaire de l’acte rapporté par son détenteur, elle précise également les références du nouvel acte en marge des actes annulés. La Cofo met à jour le registre des actes fonciers en précisant au niveau de l’ancien acte les références du nouvel acte. 1. En ce qui concerne l’attestation de vente, il est important de numéroter correctement l’attestation pour la retrouver dans les archives, notamment le registre. 2. En ce qui concerne le registre de vente : • Il est important de vérifier qu’il n’existe pas déjà un acte sur la ressource. Dans ce cas, la cohérence entre la transaction et l’acte précédent doit être vérifiée. Les parties correspondant aux actes antérieurs dans le registre doivent être remplies : au niveau de l’acte antérieur et au niveau de l’acte en cours. • La partie après la double part correspond à des transactions ultérieures sur la ressource. Elle ne doit pas être remplie à ce moment.
  • 19. 19 Classement des documents fonciers dans le Dossier rural Chaque fiche doit être catégorisée et cotée. Le classement aboutit à l’élaboration d’un instrument de recherche, en l’occurrence, le répertoire. Chaque article est désigné par un intitulé caractérisant l’ensemble des documents qui le composent. Les dossiers sont présentés dans l’ordre de la cotation. L’intitulé peut être court (répertoire numérique) ou détaillé (répertoire numérique détaillé).
  • 20. 20 Classement des documents fonciers dans le Dossier rural Les documents qui ne sont pas bien classés sont difficiles à retrouver! Ils occupent aussi beaucoup d’espaces et sont exposés à toutes les intempéries
  • 21. 21 Lieu d’archivage des documents fonciers dans le Dossier rural Les documents fonciers doivent être gardés et classés dans un endroit sûr répondant aux normes minimales en matière de conservation. Plusieurs facteurs représentent une source de détérioration des documents et à ce titre, les mesure appropriées sont prises pour garantir la pérennité des informations. En effet, toute conservation de documents vise deux objectifs essentiels : - La protection matérielle des documents qui doivent rester dans leur forme originale ; - La préservation et la sauvegarde du contenu intellectuel (informations) des documents à mettre à la disposition des utilisateurs. Aussi, pour assurer une meilleure conservation des documents, ceux-ci doivent être protégés contre les ennemis biologiques, chimiques et physiques.
  • 22. 22 4. Numérisation du Dossier rural La numérisation se définit comme étant la conversion des documents imprimés (signal analogique) en valeur numérique (signal numérique) traitables par ordinateur, soit en mode image ou texte intégral. La numérisation du dossier rural consiste à la dématérialisation des actes fonciers, des registres et des ressources documents fonciers en papiers vers un format numérique modifiable directement utilisé comme document de travail pour les Cofo.
  • 23. 23 Numérisation du Dossier rural La numérisation n’est pas synonyme d’élimination ou d’abrogation des actes fonciers en papier. Elle consiste simplement à scanner, classer, archiver et partager les documents dans un format facilement utilisable. Elle permettra de mieux trier, éliminer et conserver les documents dans le dossier rural
  • 24. 24 Numérisation du Dossier rural La numérisation des documents fonciers se fait à trois principales étapes que sont l’inventaire, la conversion numérique et l’archivage. L’inventaire consiste à identifier les documents à scanner et à préparer la base de données. En effet, pour une base de données dynamique, le scannage ne se fait pas pièce par pièce mais transaction par transaction. Il consiste d’abord à identifier tous les documents fonciers ayant été enregistrés lors d’une transaction foncière. Une fois que les papiers sont rassemblés par transaction, l’agent doit vérifier et redresser les papiers pour garantir leur lisibilité et la précision surtout en ce qui concerne les cartes. Un pli sur une carte, peut causer une grande déformation géométrique du périmètre et restituera le plan avec des erreurs significatives.
  • 25. 25 Numérisation du Dossier rural La deuxième étape consiste à la conversion numérique des actes à travers des supports adéquats communément appelés « scanneurs ». Il est important de noter que les photographies à travers la camera de photo ou d’un appareil téléphonique ne sont pas appropriées à condition que certains éléments techniques soient réunis. Même lorsque la camera a une haute résolution, les distorsions sont grandes. Il est préférable de choisir le format PDF pour tous les fichiers scannés. Quant aux registres, ils sont saisis dans un logiciel de traitement de texte (Word ou Excel).
  • 26. 26 Numérisation du Dossier rural La troisième étape consiste à nommer les fichiers et les classer dans un dossier sous l’environnement Microsoft ou Macintosh. Ensuite, un répertoire sera créé pour classer et ordonner les dossiers selon une suite logique. Par exemple, le dossier rural au niveau de département est hiérarchisé comme suit: Dossier Rural Commune de: Ressources partagées Registres Propriétaires Etudes et rapports PV Conflits fonciers Communication et suivi Ressources individuelles Chaque dossier peut contenir plusieurs fichiers et dossiers en même temps. Mais le classement doit être dynamique de sorte qu’un dossier n’est créé que quand c’est nécessaire. Par exemple, lorsqu’on 20 actes fonciers établis dans le village de Albarkaizé, 50 autres dans la ville de Konni; dans le dossier « propriétaires », on peut créer un dossier « localités » mais en ne listant que les localités ayant plus d’une dizaine d’actes.
  • 27. 27 Communication et suivi du dossier rural Le dossier rural comporte des informations qui sont importantes et qu’il vaille protéger. Pour protéger les secrets la vie privée des citoyens, la communication doit faire l’objet dune réglementation et variée en fonction du demandeur. La communication peut être structurée en trois catégories suivantes:  La communication aux utilisateurs  La communications aux administrations (à travers l’entretien d’une fiche de transmission ou bordereau d’envoi)  La réglementation des recherches Dans tous les cas, il faut nécessairement établir une fiche de consultation qui peut être présentée comme suit: - le nom et le prénom demandeur; - la profession ; - les références de la pièce d’identité ; - son adresse permanente ; l’objet de la recherche La fiche, une fois remplie, est classée dans le fichier « consulteurs » par ordre alphabétique. Aucun document n’est communiqué sans que ces formalités d’inscription n’aient été remplies au préalable.
  • 28. 28 Numérisation du Dossier rural Le système d’information de gestion foncière est le support d’archivage par excellence du dossier rural numérique. Etant donné que la saisie et l’enregistrement des données se feront dans un environnement SIG, les actes et les documents complémentaires doivent être géoréférencés, catalogués et transformés en couches raster ou vecteur superposables comportant les autres informations (descriptives) dans les métadonnées.
  • 29. 29 Le système de gestion d’information foncière est un système d’information documentaire Le Système de Gestion d’Information foncière (SGIF) est un système d’information documentaire. A ce jour, tout système d’information documentaire se compose : - du système physique d’archivage (système le plus utilisé actuellement par les Cofo et les autres structures du Code Rural); - du système électronique analogique d’archivage (utilisé au niveau des SPR, des Cofodep et parfois des Cofocom) ; - du système électronique numérique d’archivage (utilisé au niveau des SPR, des Cofodep et parfois des Cofocom).
  • 30. 30 TP 2: Initiation à la numérisation du dossier rural Cahier de charges du TP L’objectif de ce TP est de préparer les participants à être contributeurs et utilisateurs du système de gestion d’information foncière. Il consiste à les initier à: Scanner un document sans distorsion Créer un registre dynamique Géoréférencer les plans et les cartes sous QGis Consulter et imprimer les documents fonciers.
  • 31. Optimalisation des locaux: l’équivalent d’environ 23.000 pages par mètres carrés que l’on peut trouver en moyenne dans une salle d’archives est ainsi contenu par exemple sur 2 ou 3 CD. une facilité de conservation grâce aux moteurs de recherche et aux gestionnaires de fichiers qui permettent de classer de manière organisée les œuvres numérisées mais aussi de rendre la consultation plus aisée et plus conviviale. Une préservation des documents originaux dans le but d’améliorer leur accès et leur sauvegarde à cause des nombreuses manipulations qui peuvent les détériorer. Ainsi, la numérisation offre la possibilité de remplacer les objets fragiles. Un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents; Accroissement de la sécurité des documents avec un système de sauvegarde permettant de réduire les risques de suppression accidentelle. Efficacité et rentabilité des agents: on estime qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information, et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents. Ainsi, un classement numérique clair permet de limiter un maximum le temps de recherche. Attaques malveillantes: le risque de perte des documents numérisés est également présent, par exemple à cause d’une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise. Le coût du matériel de numérisation et la nécessité d’avoir une main d’œuvre qualifiée pour la faire. Se pose aussi le problème de rangement des supports de stockage de l’information numérisée donc un investissement important. Les coûts de préparation, c'est-à-dire, la saisie numérique. Tout un travail d’indexation et de nommage dans la base de données en amont doit être effectué. Les Contraintes liées aux règles juridiques limitent la numérisation notamment la possibilité de reproduction de certains documents, leur diffusion ou leur partage (à travers des fuites) sur les réseaux sociaux. 31 Avantages et Inconvénients de la numérisation du Dossier rural
  • 32. 32 Conclusion La tenue du dossier rural est un pilier du travail des membres des Cofo. Il offre l’avantage d’enregistrer la mémoire des transactions foncières et des études et l’historique des conflits dans un département ou commune donnés. En conséquence, le dossier rural n’est pas seulement un registre des actes fonciers, il prend enregistre de façon méthodique toutes les activités foncières. La numérisation est le meilleur moyen de sauvegarder les documents du dossier rural à long terme. Pour un meilleur rendement, un travail collaboratif entre les structures est nécessaire de même que l’acquisition d’un matériel propre. Ceci permettra de faire des économies sur les coûts. Cependant, la numérisation du dossier rural n’exclut pas l’établissement des actes fonciers en format papier et ne rend pas suffisantes les copies originales scannées devant les tribunaux. Chacun doit donc conserver son acte foncier en papier et en numérique si c’est possible. La présente séance de formation ne peut pas rendre les membres des Cofo suffisamment initiés pour contribuer et utiliser le Système de Gestion d’Information Foncière. La mise en place de ce SGIF doit se faire de façon graduelle.
  • 33. 33 Les principales sources documentaires utilisées pour préparer ce module sont : REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES  PAAPSS (2015). Appui au transfert et à la conservation des actes fonciers produits par le programme auprès des Structures déconcentrées du Code Rural (SD/CR). Aide mémoire.  Ainsi que d’autres sources