Le document aborde l'évolution des données administratives et la nécessité de leur numérisation pour valoriser le patrimoine historique. Il souligne l'importance de la communication et de l'accès aux documents par le biais de nouvelles technologies et d'open data. Enfin, il propose un nouveau positionnement des archives pour une gestion efficace des documents tout au long de leur cycle de vie.

1. Les données de l’Administration à travers le temps Comment valoriser un patrimoine qui sommeille en partie
eGov Innovation Day 2014, Université de Fribourg
28 novembre 2014

2. 2
Sommaire
1. Données de l’Administration – passé-présent
2. La communication – une mission fondamentale des institutions de conservation du patrimoine
3. Vers l’Open (meta)Data dans le domaine de la conservation du patrimoine
4. Des documents… aux données de l’Administration
5. Et maintenant ? Un nouveau positionnement pour les Archives
6. Conclusion

3. 1.
Données de l’Administration
–
passé-présent
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4. Données de l’Administration – passé - présent Institutions de conservation du patrimoine
•services d’archives, bibliothèques et musées
•quadruple mission de collecte, de conservation, de communication et de mise en valeur du patrimoine d’une ville, d’une région ou encore d’un pays
•font partie du patrimoine les documents et les objets créés ou produits par les administrations successives au cours des siècles
•grâce aux projets de numérisation, documents et objets peuvent devenir des données
•quels sont ces documents et ces objets de l’Administration ?
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5. Données de l’Administration – passé - présent Quelques exemples relatifs au Valais (ASTo)
•comptes des châtellenies du Valais savoyard (XIIIe – XVIe s.)
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6. Données de l’Administration – passé - présent Quelques exemples relatifs au Valais (AEV)
•minutes de notaires (XIVe – XXe s.)
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7. Données de l’Administration – passé - présent Quelques exemples relatifs au Valais (AEV)
•recensements de la population (XIXe s.)
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8. Données de l’Administration – passé - présent Quelques exemples relatifs au Valais (AEV)
•cartes et plans (XVIe – XXe s.)
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9. Données de l’Administration – passé - présent Quelques exemples relatifs au Valais (MV)
•publications administratives (XIXe – XXe s.)
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10. Données de l’Administration – passé - présent Quelques exemples relatifs au Valais (MC)
•pièces de monnaie (XVIe – XXe s.)
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11. 2.
La communication
-
Une mission fondamentale des institutions de conservation du patrimoine
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12. La communication du patrimoine La communication du patrimoine
•non seulement collecte et conservation, mais également mise à disposition des documents et des objets sous forme d’inventaires ou de catalogues (= description des ressources patrimoniales pour mieux y accéder)
•mission très ancienne des institutions de conservation du patrimoine
•ainsi open data ne constitue pas forcément une nouveauté dans le domaine du patrimoine
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13. La communication du patrimoine Le règne des inventaires et des catalogues (XIXe – XXe s.)
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14. La communication du patrimoine Les technologies de l’information et de la communication
•possibilité d’informatiser les inventaires d’archives
•nécessité de normaliser la description des archives au niveau international
•contenu = ISAD(G) (1994, 2ème version en 1999)
•producteurs = ISAAR (CPF) (1995, 2ème version en 2004)
•fonctions = ISDF (2008)
•services d’archives = ISDIAH (2008)
•les services d’archives ont rapidement adopté ISAD(G), tandis que les fournisseurs de solutions informatiques ont développé des outils pour permettre la description des archives selon ISAD(G)
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15. La communication du patrimoine La description des archives selon ISAD(G)
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16. La communication du patrimoine La description des archives selon ISAAR (CPF)
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17. La communication du patrimoine Les technologies de l’information et de la communication
•nécessité de partager les inventaires d’archives entre services d’archives voire même, au-delà, entre institutions de conservation du patrimoine (services d’archives, bibliothèques et musées)
•utilisation des technologies XML pour mettre en oeuvre ces partages
•EAD = standard XML d’ISAD(G) (1998, 2ème version en 2002, 3ème version en 2015)
•EAC-CPF = standard XML d’ISAAR (CPF) (2010)
•EAF ? = standard XML d’ISDF (vers 2016)
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18. La communication du patrimoine Le temps des portails d’archives
•le portail suisse des archives (Archives Online)
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19. La communication du patrimoine Le temps des portails d’archives
•le portail européen des archives (Archives Portal Europe)
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20. La communication du patrimoine Le temps des portails de ressources patrimoniales
•Europeana
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21. La communication du patrimoine Le temps des portails de ressources patrimoniales
•Vallesiana
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22. La communication du patrimoine Le temps des portails de ressources patrimoniales
•Vallesiana
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23. 3.
Vers l’Open (meta)Data dans le domaine
de la conservation du patrimoine
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24. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•développement continu des technologies de l’information et de la communication dans le sens d’un meilleur partage des informations contenues dans les inventaires et les catalogues et décrites sous forme de métadonnées et d’une mise en relation des informations entre elles
•dans ce nouvel écosystème, les données deviennent centrales (atomisation des inventaires et des catalogues en quelque sorte)
•nouvelles pratiques dans le monde de la conservation du patrimoine
•open data (créer des entrepôts OAI-PMH pour réutiliser les données)
•linked open data (relier les données entre elles grâce aux technologies du web de données ou web sémantique)
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25. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•open data dans le monde de la conservation du patrimoine passe avant tout par la création d’entrepôts de métadonnées
•OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocole for Metadata Harvesting)
•protocole informatique développé par l’Open Archives Initiative à partir de 1999 pour échanger des métadonnées
•très utilisé dans le monde des bibliothèques, moins dans les services d’archives
•mise à disposition des ressources, notamment sous différents formats de métadonnées (ListMetadataFormats) selon différentes typologies (ListSets) (par support, par exemple) sous la forme d’une liste d’enregistrements (ListRecords)
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26. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•entrepôt OAI-PMH – Archives audiovisuelles de la Médiathèque Valais – Martigny (http://xml.memovs.ch/oai/)
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27. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•entrepôt OAI-PMH – exemple d’une vidéo décrite en DC
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28. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•entrepôt OAI-PMH – exemple d’une vidéo décrite en ESE
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29. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•entrepôt OAI-PMH – Vallesiana
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30. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•linked open data = relier les données entre elles
•mise en relation des informations contenues dans les inventaires et les catalogues non seulement avec les informations détenues par d’autres institutions de conservation du patrimoine (service d’archives, bibliothèques et musées), mais également avec tout autre type d’informations (scientifiques ou administratives, par exemple)
•potentiel de développements quasi infinis pour les institutions de conservation du patrimoine
•bien plus qu’une évolution, il s’agit d’une véritable révolution
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31. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•concrétisation du linked open data à travers la constitution de référentiels
•deux exemples
•Virtual International Authority File (VIAF) = fichier d’autorité international pour identifier les personnes ou collectivités contenues dans d’autres fichiers d’autorité lien: http://viaf.org
•GeoNames = base de données géographiques (6,5 millions de lieux existants) lien: http://www.geonames.org
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32. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•VIAF – Roger Bonvin
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33. L’Open Data dans le domaine du patrimoine De l’inventaire aux données – un changement de paradigme
•Monuments historiques français
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34. L’Open Data dans le domaine du patrimoine En somme
•les technologies de l’information et de la communication ont ainsi permis de décloisonner progressivement les ressources qui décrivent les documents conservés par les administrations à travers le temps (de leur informatisation au Linked Open Data)
•pour autant le défi n’est pas entièrement relevé, car finalement les documents sous forme analogique continuent de sommeiller dans leurs dépôts
•or ce sont désormais ces documents qui doivent être exploités
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35. 4.
Des documents… aux données
de l’Administration
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36. Des documents aux données de l’Administration Un défi à relever
•par la numérisation des documents de l’Administration
•éléments à prendre en considération (coûts et pérennisation)
•nombreux projets menés à travers le monde
•France (281 millions de pages: état civil, cartes et plans, actes notariés…)
•projets menés au niveau valaisan
•état civil (recensements de 1802, 1839, 1846, 1850, 1870 et 1880)
•cartes et plans de la plaine du Rhône
•publications officielles (Bulletin des séances du Grand Conseil, Recueil des lois, décrets et arrêtés, Rapport de gestion du Conseil d’Etat)
•placards et affiches
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37. Des documents aux données de l’Administration Un défi à relever
•2 cas de figure
•documents manuscrits ou graphiques (indexation manuelle par travail collaboratif)
•documents dactylographiés ou imprimés (utilisation des techniques OCR + indexation à travers les outils du Web sémantique)
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38. Des documents aux données de l’Administration La numérisation des recensements
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39. Des documents aux données de l’Administration Le géoréférencement d’anciens plans de la plaine du Rhône
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40. Des documents aux données de l’Administration En somme
•travail important à réaliser pour transformer les documents de l’Administration en données
•réservoir absolument colossal à très fort potentiel de valorisation
•mettons-nous au travail!
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41. 5.
Et maintenant ?
Un nouveau positionnement pour les Archives
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42. Nouveau positionnement des Archives Au niveau légal : entrée en vigueur de la Loi sur l’information du public, la protection des données et l’archivage (LIPDA) en 2011 qui lie expressément ces problématiques et place les Archives comme l’un des acteurs centraux en matière de gestion de l’information Au niveau métier : nécessité de gérer les documents
•durant tout leur cycle de de vie (de leur création/réception à leur élimination ou leur archivage)
•quel que soit leur support
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43. Nouveau positionnement des Archives
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VersementDurée d’utilité administrative et légale (DUAL) UtilisationEliminationDestruction confidentielle et écologiqueConservation définitive aux ArchivesCréationRéceptionBase de donnéesConservation temporaire dans les locauxLettree-mailFaxÉchéance de la durée de conservation dans les locauxDomaine d’intervention traditionnel des ArchivesNouveau positionnement des Archives

44. Nouveau positionnement des Archives Conséquences
•présence en amont directement au sein de l’Administration
•spécialisation dans la gestion des documents actifs, pas uniquement des archives
•développement de nouvelles compétences par les archivistes : records management, gestion systèmes d’information, information numérique, etc. Collaboration directe avec l’Administration (les producteurs de documents) sur
•l’identification des informations communicables
•l’identification des données à protéger
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45. Nouvelles opportunités Approche globale : intégrer la question de la mise à disposition de l’information dès sa réception / création et tout au long de son cycle de vie Collaboration avec de nouveaux partenaires et accès à de nouveaux outils pour les archivistes En conséquence : travail étroit avec l’Administration pour mettre à disposition des citoyens les données qui peuvent l’être
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46. 6.
Conclusion
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47. Conclusion services d’archives = médiateur dans la conservation et la communication des documents et des données de l’Administration à travers le temps services d’archives sont actifs dans ces domaines depuis longtemps par leurs compétences, services d’archives sont à votre disposition pour vous aider dans les démarches de mise en valeur des données et de conservation à long terme des projets de valorisation des données ne les oubliez donc pas et surtout amusez-vous avec les données du passé qui progressivement s’éveillent
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48. Archives de l’Etat du Valais (AEV)
www.vs.ch/aev
archives@admin.vs.ch
Tél: 027 606 46 00
Fax: 027 606 46 04
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