Par Florence BERNIGAUD, Archives municipales de Lyon et François PALLIN, Délégué à la protection des données, ville de Lyon
Session : Archives et protection des données à caractère personnel
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
« Rendez vous de Nancy, ville Numérique »AssociationAF
La donnée : le cœur de la transformation numérique
31 mai 2018
Organisateurs: la Ville de Nancy en coopération avec l’Association des Archivistes Français (AAF)
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives
Journée de la section des archivistes des établissements de santé
Archives départementales de la Gironde
Bordeaux, 5 octobre 2018
« Rendez vous de Nancy, ville Numérique »AssociationAF
La donnée : le cœur de la transformation numérique
31 mai 2018
Organisateurs: la Ville de Nancy en coopération avec l’Association des Archivistes Français (AAF)
Data visualisations sur les données des représentants d’intérêts (lobbies) en...Thibaud Aschbacher
Présentation finale du projet réalisé en collaboration avec la Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique et Latitudes, pour améliorer l'accessibilité aux données du répertoire des déclarations des représentants d'intérêts.
Documentation et code source du projet : https://gitlab.com/latitudes-exploring-tech-for-good/hatvp/1819_hatvp
https://www.hatvp.fr/
http://www.latitudes.cc/
Contributeurs : Thibaud Aschbacher, Romain George, Camille Shang
Remerciements : HATVP (Marion Delatronchette, Ted Ramoni, Elodie Cuerq, Yann Adusei), Latitudes (Yannick Morel et notre mentor Pierre-Alain Jachiet)
L'archivage électronique à valeur probante dans les collectivités territorial...Ardesi Midi-Pyrénées
Dans cette fiche pratique : définition et objectifs, point juridique, description d’une organisation type d’un système d’archivage électronique et des ressources pour aller plus loin.
Rétro-escalade sur la notion de cycle de vie. En 2015 nous avions dressé un état des lieux de la notion de cycle de vie avec l’article Cinquante nuances de cycle de vie : quelles évolutions possibles principalement en catégorisant une cinquantaine de schémas conceptuels en fonction des aires culturelles ainsi que l’origine de certaines théories comme celle d’Yves Pérotin pour les « trois âges ».
Depuis, plusieurs champs de recherche ont pu être approfondis en fonction de nos expériences respectives et nous nous proposons de les partager sous deux facettes :
Le cycle de vie dans le champ du records management – gestion des documents d’activité dans une perspective historique au travers de l’expérience du système de « registry » de la Société des Nations et son héritage dans les outils numériques contemporains. Ce système, mis en place de 1919 à nos jours (et encore en service dans certaines organisations internationales), permet l’enregistrement des courriers (et des dossiers associés) afin de centraliser l’information, la rendre homogène et lisible dans un contexte multilingue. Les dossiers du « registry » de la SDN constituent l’essentiel des archives qui sont parvenues jusqu’à nous. Le projet de numérisation du fonds SDN par la Bibliothèque de l’ONU révèle un point de vue original sur l’application du cycle de vie.
Par ailleurs les politiques publiques contemporaines s’intéressent à la modélisation du cycle de vie et nous présenterons deux exemples : de « nouveaux modèles » de cycles de vie provenant de l’expérience fédéraliste suisse (normes eCH) et au Grand-Duché du Luxembourg.
Eim360 Dématérialisation et Archivage électroniqueSollan France
Présentation en ligne du déjeuner-débat EIM360 organisé par Sollan sur le thème : "Dématérialisation et Archivage électronique : un duo incontournable ?". Avec les éditeurs Cecurity.com, Everteam, Generix Group et Kofax.
AGMQ 2011 : Les données libres et le territoirenoucher
Colloque annuel de l'Association de Géomatique Municipale du Québec (AGMQ) sur le thème "Les données libres et le territoire" organisé à l'Université Laval, Québec, le 3 mai 2011. Conférence introductive de Matthieu Noucher (France).
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesEverteam
Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est :« Faut-il conserver tel ou tel document ? ». Pour bien appréhender l'importance de l'archivage dans vos entreprises et être conforme aux réglementations en vigueur, il est nécessaire de comprendre et assimiler le concept de cycle de vie d'un document ...
Si le mouvement Open Data ouvre un nombre important de perspectives en termes de croissance et de développement de services urbains, force est de constater que la mise en œuvre de ces dynamiques freine de nombreux d’acteurs.
Parmi les principales contraintes, apparaît la difficulté de produire des services continus et contextuels, sans lesquels ni l’audience, ni les modèles économiques, ni les effets d’externalités ne seront au rendez-vous.
Forts de ce constat, 40 entreprises (grands groupes privés et PME) et acteurs publics ont travaillé et travaillent depuis trois ans dans le programme Datact à la construction d’alternatives, pour dépasser la simple ouverture des données et concevoir la mise en place d’une solution opérationnelle, sous la forme d’une régie de données, pensée autour de dynamiques de partages.
Modèles économiques, nouveaux services, valorisation des données personnelles… Ces questions posent la nécessité d’un "numérique politique" - qui ne soit plus une "politique numérique" sectorielle - qui permette d’élaborer une méthode innovante et durable de production, d’échange et de valorisation des données.
Entrer dans une démarche pro-active, prendre en main les données : ce sont les objectifs que se donne le programme Datact 3, au cours duquel nous coproduirons des nouveaux services, avec tous les acteurs et parties prenantes du système : publics, privés et usagers.
Si la baisse de la productivité est effective dans toutes les économies développées... elle est particulièrement marquée en France. Au niveau national, cet essoufflement touche tous les secteurs, et plus particulièrement celui de l’industrie, usuellement caractérisé par des gains de productivité élevés. Depuis la crise Covid, le secteur industriel contribue pour 35 % environ à cette perte, alors qu’il ne représente que 9,3 % de la valeur ajoutée nationale brute en 2023. Dans ce contexte, est-il possible de mener une politique de réindustrialisation du pays sans y associer un objectif de hausse des gains de productivité ?Non rappelle ce Cube. Au contraire, ces deux objectifs, jusqu’alors indépendants l’un de l’autre, sont désormais deux défis à relever conjointement. En analysant les différents explications à la baisse de celle-ci observée en France et dans les autres économies développées, ce Cube suggère que l’augmenter en parallèle d’une politique de réindustrialisation sous-entend une réallocation des facteurs de production vers les entreprises industrielles à fort potentiel. Elle suppose également une une meilleure affectation des ressources.
#AAFSaintÉ19 : Archives et protection des données : outils et résultats de la coopération à la ville de Lyon
1. Archives et protection desArchives et protection desArchives et protection desArchives et protection des
donnéesdonnéesdonnéesdonnées
Outils et résultats de la coopération
3 avril 2019
François Pallin, délégué à la protection des données
Florence Bernigaud, e-archiviste
2. Archives et protection des données :Archives et protection des données :Archives et protection des données :Archives et protection des données :
Outils et résultats de laOutils et résultats de laOutils et résultats de laOutils et résultats de la coopérationcoopérationcoopérationcoopération
Plan
•Contexte
•Les éléments de rapprochement
•Les premiers résultats obtenus
•Les outils de coopération
•Les divergences résiduelles
3. ContexteContexteContexteContexte
La Ville de Lyon, le RGPD et lesLa Ville de Lyon, le RGPD et lesLa Ville de Lyon, le RGPD et lesLa Ville de Lyon, le RGPD et les archivesarchivesarchivesarchives
Lyon, quelques chiffres
• La ville
– 513 275 habitants (2015)
– 8600 agents (2016)
– 70 directions rassemblant 300 services,
– 846 sites municipaux
– 15 établissements hors régie
4. 4
Lyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffres
• Le Délégué à la Protection des Données
– Direction Générale - Secrétariat général
– 1 DPD à mi-temps
– Equipe DPD : 2,5 ETP + 1 Besoin occasionnel
Phase de Mise en conformité = 5 ETP
– 400 à 500 traitements
5. 5
Lyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffres
• Le système d’information
– 78 agents à la direction chargée de l’informatique
– 270 To de baies en haut débit
– 691 serveurs physiques ou virtuels
– 2 salles blanches informatiques
– 8587 postes informatiques
– 202 applications métier centralisées
– 29 sites internet
6. 6
Lyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffresLyon, quelques chiffres
• Les Archives
– Délégation générale à la Culture
– 34 agents
• Dont 0,8 ETP sur l’archivage électronique
– 17 Kml d’archives définitives
– 8 To d’archives électroniques
– Application principale de gestion des
archives traditionnelles : Mnesys (2017)
- Système d’archivage électronique : As@lae + Pastell (2018)
7. Les premiers documents de communicationLes premiers documents de communicationLes premiers documents de communicationLes premiers documents de communication
8. Les premiers documents de communicationLes premiers documents de communicationLes premiers documents de communicationLes premiers documents de communication
9. Les premiers documents de communicationLes premiers documents de communicationLes premiers documents de communicationLes premiers documents de communication
10. Note pour les données du Guichet UniqueNote pour les données du Guichet UniqueNote pour les données du Guichet UniqueNote pour les données du Guichet Unique
ou
2) système d’archivage
électronique (SAE)
Durée d’utilité administrative (DUA), définie par le tableau de gestion
Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives
Application métier
Système d’archivage
électronique (SAE)
Création
des
données
Fin de
l’usage
courant des
données
Fin de
la DUA
T1 T2T0 Durée d’utilité courante (DUC),
déclarée à la CNIL
Basculement en pré-archivage : 2
possibilités
1) application métier
Cycle de vie des données
11. Schéma du cycle de vieSchéma du cycle de vieSchéma du cycle de vieSchéma du cycle de vie BuromobilBuromobilBuromobilBuromobil
Cycle de vie des dossiers sociaux
Rappel du tableau de gestion (TG) : DUA 10 ans puis tri pour conserver uniquement les dossiers
en B et T.
Application
métier
Archives courantes
Archives intermédiaires
Archives définitives
Création du
dossier
Fin de l’usage
courant des
données
= clôture du
dossier
Fin de la DUA
= application du
sort indiqué dans
le TG
T1 T2T0
Durée d’utilité courante (DUC),
déclarée à la CNIL
Pré-archivage
Instruction du dossier
(durée variable)
2 ans
(inactivité)
8 ans
Conservation dossier en B et en
T (élimination des autres dossiers avec
bordereau d’élimination).
2 ans
Application métier Impression papier Conservation papier
Durée d’utilité administrative (DUA), définie
par le tableau de gestion
12. Tableau de gestion avec références CNILTableau de gestion avec références CNILTableau de gestion avec références CNILTableau de gestion avec références CNIL
14. Cycle de vie de la donnée personnelleCycle de vie de la donnée personnelleCycle de vie de la donnée personnelleCycle de vie de la donnée personnelle
Etudes
Projet
Base d’archive
Archivage
intermédiaire
Base active /
Archive
Courante
Inscription au
registre
Suppression/Anonymisation
Bordereau d’élimination
Phase 1
Conception
Phase 2
Exploitation
Tableau de gestion
SAE
Privacy by design Maintenance
Mesures d’information
Droits RGPD
Consultation
des archives
Phase 3
Conservation
Archivage définitif
VERSEMENT
DUA
15. Les modes de coopération
Un renforcement des liens interservices
Echanges réguliers
•Suivi des services
•DPD, DSIT, RSSI, Archives
Intégration dans les processus et les référentiels
• Dans le registre des traitements
• Dans les projets informatiques
• Dans les contrats
01/07/2019 15
16. Les modes de coopération
01/07/2019 16
Le registre des traitementsLe registre des traitementsLe registre des traitementsLe registre des traitements
17. Les modes de coopération
Gestion des droits
Transmission des profils à l’enregistrement
Respect du principe : Besoin d’en connaître & Moindre
privilège
Evaluation de conformité RGPD en continu
Mission de contrôle du DPD Art. 39 1 b du RGPD
01/07/2019 17
Le registre des traitementsLe registre des traitementsLe registre des traitementsLe registre des traitements
18. 18
Mesures d’information renforcées
Distinctes et réciproques
1. Sensibilisation
• Elus/Direction Générale/Directions clés/Réseaux internes
2. Formation
• Systématique
• avec la Revue de conformité
• lors des campagnes d’archivage
• E-learning (Projet en cours)
• Nouvel arrivant
3. Communication
• Rubriques dans l’Intranet, Article dans le journal interne
• Emailing
• Mentions légales
Creative Commons BY-NC-SA Antonin Lebrun & AAF
19. 19
L’exercice des droits fondamentaux
1. Un exercice du droit d’accès simplifié et centralisé
2. Une répartition des rôles
Une recherche dans les bases actives et d’archivage
intermédiaire (DPD)
Une recherche dans les bases d’archives définitives (Archiviste)
3. Une procédure de suppression sécurisée dans les bases actives et
d’archivage intermédiaire via un bordereau d’élimination ou de
versement.
20. Droit limitatif
•Le respect des délais de
communicabilité des archives
•La procédure de dérogation
•Maîtrise des données
par la personne concernée
01/07/2019 20