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16/02/2016
Christine FORET, Responsable Pôle Conseil DEMAT, Sollan
Paul TERRAY, Responsable Pôle Conseil GED - Archivage, Sollan
Dématérialisation et
archivage électronique :
un duo incontournable ?
Avec les éditeurs
Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 2
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires
A propos de Sollan
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3
www.sollan.com
Conseil en gestion de
contenus (ECM)
VCM, Solution de gestion
photos, vidéos et sons
Conseil en gestion de
contenus numériques (ECM)
et transition digitale
Intégration ECM et
développements spécifiques
VCM, Solution de gestion
photos, vidéos et sons
Expert en gestion de contenus numériques (ECM).
Accompagnement à la transition digitale.
60 collaborateursSociété franco-anglaise
fondée en 2001.
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
Quelques Références
Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 5
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires
Sollan EIM360
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 6
L’esprit EIM360 de Sollan
 Des événements trimestriels.
 Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité,
perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible »
ou polémique.
 Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage
pour appréhender les problématiques de chacun.
 L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs
du marché.
 La contribution des entreprises et organisations autour d’une
problématique commune.
Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires
Question du jour
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 8
Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?
 Constats : Côté métiers
• Prise en compte tardive
• des besoins d’archivage électronique
• de la transversalité du besoin
• Liée à des contraintes règlementaires afférentes aux besoins
verticaux
• Confusion entre sauvegarde, stockage, GED, archivage
• Difficulté à fédérer les attentes et décisions
• Pression variable selon les métiers
• Décalages de maturité d’analyse des besoins
• Souci de partage des budgets
• Contraintes de « fin de marchés » selon les métiers
• Un défaut de prise de conscience de la hiérarchie
Question du jour
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 9
Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?
 Constats : Point de vue de la DSI
• Notion d’archivage peu maîtrisé fonctionnellement
• Marché très hétérogène en terme de solutions
• S.A.E. / Coffre-Fort
• On Premise vs. SaaS
• Difficulté à prouver un R.O.I. sur ces projets
• Calcul sur le risque, complexe à calculer
• Projet complet
• Logiciel
• Matériel
• Procédures
Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 10
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 11
Dématérialisation
Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique
=
Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.
 La dématérialisation peut s’appliquer :
• Aux supports qui véhiculent les données.
• Aux flux d’informations.
• Aux processus métiers.
Dématérialisation et e-archivage
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Dématérialisation et e-archivage
Dématérialisation : un périmètre en extension
Projets de dématérialisation
Facteurs économiques
Contexte conjoncturel et structurel
Facteurs
règlementaires
/ politiques
Contexte conjoncturel et structurel
Evolution /
pression du marché
Marché en expansion et effet réseau
Facteurs
technologiques
/ solutions
Maturité des solutions
Contexte global : quelques grands jalons
29/10/2015
Dématérialisation et e-archivage
15
Reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve : Loi 2000-230 du 13 mars 2000
adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique
Article 1316-1 du Code civil
Equivalence de force probante
entre les écrits sous forme papier
et électronique
Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016
Réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations
Copie réalisée sur support électronique a la même force probante que l’original
Loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie
numérique
Validité des actes juridiques conclus sous forme électronique
2008 - Loi de modernisation de l’économie Convention cadre nationale
collectivités, EPL et EPS
Directive TVA 2010/45/UE
Égalité Facture papier/Facture
électronique
LOI NOTRe
2015
Nouvelle
organisation
territoriale de
la République
Ordonnance 2014-697 juin 2014 et Chorus
Portail Pro 2017
Dématérialisation et e-archivage
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 14
Besoins métiers et documents/données numériques
PaiementPaiement
Recouvrement
Trésorerie
Sourcing
Paie
Composition
Fabrication
Liasse fiscale
Taxes
Contrôles
Market Achats Ventes Finances RH Prod.Fiscalité Qualité
Procédures
Manuels
Déclaratif
Prospection
Parc client
Commandes
Factures
fournisseurs
Commandes
Factures
clients
Déclaration
FournisseursClients
Organismes
sociaux
SalariéEtatBanques CitoyenProspects
Productivité
Efficienc
e
Concurrence
Sécurité
Service
Conformité Mobilité
Contraintes
Economies
R.O.I Qualité
Traçabilité
Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli
e-mails, back office / front office, ..
Dématérialisation et e-archivage
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 15
Besoins métiers et documents/données numériques
Information stockée/conservée dans des systèmes métiers adaptés à sa nature
CRM ERP RSE GED PLM SIG
Dématérialisation et e-archivage
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 16
Objet numérique : preuve libre, preuve légale
 Modalités d’établissement des pièces correctement décrites
 Principe de conservation inscrit dans la loi...
... mais absence de règles uniformes de conservation
« Preuve libre »
Tous les moyens de preuve
sont recevables en cas de
litige.
Systèmeprobatoire
français
« Preuve légale »
La loi impose certains
moyens de preuve
 En cas de litige, l’entreprise doit pouvoir justifier ses droits.
 Exigences disparates
- Contenu
- Durées de conservation…
 Modalités spécifiques (comptabilité
informatisée, e-factures ou EDI, droit du
travail, ...)
 Pour une même pièce : durées
différentes selon domaine juridique
concerné.
Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 17
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires
Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 18
Objectifs génériques de l’archivage électronique
Pouvoir restituer une information au bout
d’une durée potentiellement longue
Garantir l’intégrité de celle-ci au moment de la
restitution
Sans que cela ne coûte trop cher !
Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 19
Objectifs génériques de l’archivage électronique
• Se conformer aux exigences légales et réglementaires
• Démontrer un état ou une action en cas d’audit
• Apporter une preuve opposable en cas de contentieux
Raisons juridiques ou
contractuelles
 Archivage à valeur
probatoire
• Capitaliser le savoir-faire pour l’exploiter ultérieurement
• Conserver le patrimoine historique de l’entreprise
Raisons entrepreneuriales et
mémorielles
 Archivage patrimonial
• Limiter la gestion des objets « obsolètes »
• Décommissionner les anciennes applications
• Diminuer les coûts de stockage
Raisons d’urbanisation
 Archivage SI
3 étapes dans l’archivage traditionnel et numérique
29/10/2015
L’archivage
courant
• Documents actifs : classement de proximité ou archives courantes pour les
documents nécessaires à l’activité des services.
• Cet archivage est supporté par les applications métiers et les GED.
L’archivage
intermédiaire
• Documents semi-actifs qui, du fait de leur DUA, ne peuvent faire l’objet d’une
élimination.
• Besoins juridiques => Nécessité d‘une SAE (normes, agréments SIAF et
certifications).
• Peut être internalisé ou externalisé.
L’archivage
définitif
• Documents passifs : Pièces qui doivent être conservées sans limitation de
durée du fait de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique).
• Ne ne peut pas être confié à un prestataire privé.
• Prise en charge pas une institution publique d’archives.
Les fondamentaux
Cadre normatif
Mandat archivage électronique
Fig. 3. Les principales normes de gestion du cycle de vie et de conservation définitive
Voir les fichesannexe :
Les conditions de l'interopérabilité et de la préservation sur le long terme : le respect du c
29/10/2015
Nombreuses normes, nombreux standards
qui ne couvrent pas les mêmes périmètres
 NF Z 42-013 : Spécifications relatives à la conception et
à l'exploitation de systèmes informatiques en vue
d'assurer la conservation et l'intégrité des documents
stockés dans ces systèmes
 MoReq 2010 : Modular Requirements for Records
Systems
 ISO 15489 : Information et documentation, «Records
management»
 ISO 14721: Open Archival Information System (OAIS)
Les fondamentaux
Outils mis en œuvre
29/10/2015
Outils de GED /
Outils métiers
• Pour l'ensemble des données et documents quelle que soit leur
valeur
• Production, collaboration, données vivantes ;
• Numérisation, capture et contrôle des données externes ;
• Classement ; gestion et recherche ; accès, diffusion, etc.
Outils de records
management (RM)
• Pour les documents figés (qu'on ne peut plus modifier), essentiels à
valeur de preuve :
• Fonctions complémentaires :
• Gestion du cycle de vie des données et documents,
• Fonctions liées à l'intégrité et à la traçabilité
SAE
Fonctions complémentaires au RM, assurant la pérennisation des
données et des documents :
• identification et validation des formats, conversion des formats,
• gestion fine des métadonnées techniques sur les formats,
• plans de migrations des formats et supports...
Les fondamentaux
Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 23
Différence entre Stockage et Archivage
Stockage Archivage
Emplacement
Sur un espace partagé
Dans un système métier
Dans un système dédié
Objectif
Gérer et exploiter
l’information
Assurer la garantie de
conservation
Diminuer le coût de
conservation
Durée de
conservation
Durée d’utilisation
courante
Valeur de l’information
Accès Synchrone Synchrone / Asynchrone
Sécurité Accès régulier
Conformité
Accès long terme
Les fondamentaux
Pourquoi ne pas conserver la donnée dans les systèmes métiers ?
 Parce qu’ils n’offrent pas le même niveau
de sécurisation et de pérennisation
• Ils gèrent de la donnée « vivante », et donc pouvant être
modifiée
• Ils n’offrent pas de garantie « forte » d’intégrité des
données
• Les formats peuvent être propriétaires
 Parce que cela coûte cher
• La donnée « vivante » est plus chère à conserver
• Les systèmes doivent être maintenus
• La conservation n’est pas centralisée dans un seul
système
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 24
Les fondamentaux
14/10/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25
Que recouvre l’archivage électronique
Archivage
électronique
Logiciel
Matériel
Intégration
Processus
Administration
Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 26
Fonctions socles d’un S.A.E.
Gestion de flux entrants
Organisation Sécurité des accès
Politique de rétention
Gestion des supports de stockage
Valeur probatoire Pérennité
Restitution des archives
Valorisation
Interfaces
Structuration
Conservation
Stockage
Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 27
Fonctions socles d’un S.A.E.
Gestion de flux entrants
Organisation Sécurité des accès
Politique de rétention
Gestion des supports de stockage
Valeur probatoire Pérennité
Restitution des archives
Valorisation
Interfaces
Structuration
Conservation
Stockage
Coffre-fort électronique
Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 28
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires
Quel arbitrage ?
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 29
Stratégie 1 : retenir un SAE vertical
 Solution d’archivage propre au besoin métier
• Adresser dans les temps des besoins très spécifiques / métiers
• Des solutions prenant en compte les obligations règlementaires
spécifiques au processus concerné
• Des solutions fonctionnellement adaptées aux besoins
• Plus forte autonomie dans la prise de décision interne
 Pose les questions autour de ...
• La couverture d’autres besoins de l’organisation
• La multiplication des solutions/prestataires
• La consolidation des archives électroniques
Quel arbitrage ?
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 30
Stratégie 2 : S.A.E. comme élément socle
 Solution d’archivage transverse
• Conservation du contrôle sur les données
• Permet d’adresser des besoins très spécifiques / métiers
• Diminue les coûts sur des gros volumes
• Permet d’archiver les données dans une logique transverse
 Couverture de l’ensemble des besoins
• Légal, Patrimonial, Technique
• Service plutôt que logiciel : devient une offre interne complète
• Permet également des systèmes intégrés archivage courant,
intermédiaire et définitif.
Quel arbitrage ?
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 31
Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps
 Exemple : Société de transport aéronautique
• Besoins très multiples et variés, dont beaucoup sont propres à son
activité
• Dématérialisation progressive mais peu encadrée globalement
• Connaissance faible des contraintes juridiques sur la dématérialisation
 Approche progressive
• Actions de dématérialisation en silo sur les fonctions transverses,
avec un archivage spécifique
• Prise de conscience sur des besoins dispersés et réflexion dans le
même temps d’une approche globale
• Justification par le coût (décommissionnement, diminution des coûts
de stockage) et par le risque
Statuts
Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 32
ERP
Compta-Finances
Secteur public : démat Factures CPP 2017...
et PES - PJ « full démat » en cible
SAE (archives intermédiaires) T2
Dématérialisation et e-archivage
F1
F2
F3
F4
SAE T1
Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 33
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires
Kofax – Une présence mondiale
Solide
Clients: 20 000+
Installations: 150 000+
Intégrations ERP, CRM, LOB : Dizaines de milliers
Cotée au NASDAQ & LSE: KFX
Siège social : Irvine, CA
Employés: 1,200+ in 30 countries
Partenaires : 800+ in 70 countries
34
ERP / CRM / LOB
ECM &
Records
Management
Databases
& Other
Archives
IT & Telecom Infrastructure
“Systèmes d’Enregistrement”
Kofax – Un positionnement unique : First Mile
KOFAX
Une experience
client optimisée
&
Des coûts
opérationnels
réduits au
maximum
“Systèmes d’Engagement”
Mobile
Emails
XML / EDI
Data Streams
MS Office / PDF
TIFF / JPEG files
Portails
Faxs
MFPs / MFDs
Papier
35
Capabilities and expertise for better engagement
36
Insurance Financial
services
Government Healthcare Retail Manufacturing Business process
outsourcing
Education
Accounting &
finance
Human
resources
Operations
Capture Manage Deliver
Mobile
Analytics
Integration
eSignatur
e &
signature
verificati
on
Multichan
nel
capture
Extraction
&
verificatio
n
Case
managem
ent
Content
managem
ent
Workflow
& process
automatio
n
Customer
communica
tion
manageme
nt
Document
compositi
on
Search
Tiers de confiance éditeur de logiciel pour l’échange sécurisé
et l’archivage des écrits électroniques
Acteur majeur du marché de la dématérialisation et de la confiance
numérique
• Coffre-fort électronique Communicant
• Système d'Archivage Electronique PEA
(Preuve, Echange & Archivage).
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 37
Cecurity.com
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 38
Offre
Coffre-fort numériqueSystème d’Archivage Electronique
Coffre-fort électronique CommunicantPEA (Preuve Echange Archivage)
Documents
factures, fiches
de paie,
relevés,
contrats
Traces
jeux, logs de
connexion
Données
personnelles
financières,
santé
Disponibilité
outil de
recherche,
métadonnées
Conformité
intégrité
traçabilité
confidentialité
Scalabilité
stockage de
milliards de
documents
numériques
Produits
Valeurs
d’usage
Modèles
devente
Logiciels hébergés par le client ou Cecurity.com - Licence & mode SaaS
DestinataireEmetteur
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 39
Point de vue
 L’archivage électronique probant, composante indispensable, mais parfois sous-
estimée, d’un projet de dématérialisation
 Le socle d’archivage électronique probant favorise le développement de
nouveaux services de dématérialisation
 La complémentarité entre le SAE et le coffre-fort numérique dans un projet de
dématérialisation
• Archivage électronique probant de l’émetteur (SAE) et boîtes aux lettres électroniques sécurisée
des destinataires (CFN)
• CNF composant du SAE pour les archives électronique signées ou cryptées
 Dématérialisation, archivage électronique et chiffrement
• Un trio incontournable ?
02/03/2016
La société
L’offre
 Dans un contexte de dématérialisation amont. Everteam.archivage se
situe comme un réceptacle direct des flux.
 Dans un tel contexte, les fonctions clés sont les fonctions :
• De Capture de masse ou unitaire,
• De Stockage et de conservation (ISO 14641),
• De Gestion du référentiel d’archivage,
• De Recherche unifiée.
Point de vue
 Constats
• Plusieurs approches de mise en place possibles, en fonction :
• Des traitements à effectuer sur les documents
• De la valeur des documents, et de leurs cycles de vie,
• Du nombre de flux à gérer et de leurs volumétries,
• De la relation entre le support papier et électronique.
• L’articulation « GED » et « Archivage » est générateur de coûts et de
risques et fait progressivement place à des solutions de « Record
Management »
• La gestion de charge est un critère de succès important, notamment :
• La scalabilité des fonctions d’import de masse,
• La performance de la recherche
• La maitrise des flux, et l’application des destructions.
« 60% des entreprises disposent d’un référentiel d’archivage, mais seulement 34% l’applique
pour détruire des archives (Source : AIIM) »
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 43
Profil de Generix
 L’un des principaux éditeurs et opérateurs de services applicatifs
français : 54 M€ de CA et 400 collaborateurs
 Accompagne la transformation digitale de ses clients sur 2
principaux axes :
• Intégration et la collaboration multi-entreprises: EDI, demat.
documentaire (fax, OCR, smart PDF, webform), E-Invoicing,
portail collaboratif, onboarding, gestion de contenus, …
• Exécution et pilotage de la supply chain: WMS, TMS, VMI, …
 Présence locale et internationale : 6 filiales et 10 revendeurs
 Dernière acquisition : GMI connectivity
 Derniers contrats majeurs : Carrefour, Essilor, Presstaliss
 5 000 clients sur notre offre de collaboration inter-entreprises
 Cotée sur Euronext Paris
Vote Logo
I n t é g r a t i o n e t c o l l a b o r a t i o n B 2 B
A l l i n o n e c o l l a b o r a t i v e p l a t f o r m
44
Corporate
Applications
ERP
HR
CRM
FI
MKT
Generix Collaborative Integration
Paperless Services :
Smart PDF, OCR, …
EDI Managed
Services
Content Managed
Services
Regulated flow
Managed Services
Reporting & analytic Managed Services
Generix Collaborative Applications
Order to CashPurchase to pay
Supplier InvoicingCustomer Invoicing
Supply Chain MgtCPFR
Access Chanel
Web, mobile, IoT
Connexions
Social, community
Services
On boarding
services
Generix Collaborative Network
All in one Collaborative Platform
Customers
Suppliers
3LP
Carriers
Bank
Government
Others cloud
B providers
Connected
devices
Internet of
things
Web
users
Paper
users
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 45
Gestion des contenus numériques,
archivage, coffre fort, notre position
Nous traitons 2 millions de documents par jour principalement sur la chaine
logistique : référencement produit, commande, expédition, réception,
facturation, paiement
 Offres de dématérialisation de plus en plus verticalisées et à
destination des directions métiers : Purchase to Pay, Service après
vente, Traçabilité marchandises, E-Invoicing, …
 Au sein desquelles les systèmes d’archivage, le coffre fort, les pistes
d’audit, … sont intégrés soit pour respecter une réglementation, soit
pour le confort des utilisateurs et dans la logique d’une plate-forme de
collaboration All in one
 Des traitements multiples : traductions & transports de données,
contrôles, signatures, intégrité, intégration ERP,
archivage à vocation probatoire, …
 Agrégés au sein d’une IHM unique orientée
pilotage/optimisation des processus métiers
Vote Logo
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 46
SOLLAN France
54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com
Tél : +33 (0)1 48 51 15 40
Fax : +33 (0)1 48 51 15 48
@ : contact@sollan.com
Nous serons sur le salon
Documation les 6 et 7 avril 2016

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Eim360 Dématérialisation et Archivage électronique

  • 1. 16/02/2016 Christine FORET, Responsable Pôle Conseil DEMAT, Sollan Paul TERRAY, Responsable Pôle Conseil GED - Archivage, Sollan Dématérialisation et archivage électronique : un duo incontournable ? Avec les éditeurs
  • 2. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 2 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  • 3. A propos de Sollan 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3 www.sollan.com Conseil en gestion de contenus (ECM) VCM, Solution de gestion photos, vidéos et sons Conseil en gestion de contenus numériques (ECM) et transition digitale Intégration ECM et développements spécifiques VCM, Solution de gestion photos, vidéos et sons Expert en gestion de contenus numériques (ECM). Accompagnement à la transition digitale. 60 collaborateursSociété franco-anglaise fondée en 2001.
  • 4. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4 Quelques Références
  • 5. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 5 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  • 6. Sollan EIM360 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 6 L’esprit EIM360 de Sollan  Des événements trimestriels.  Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou polémique.  Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour appréhender les problématiques de chacun.  L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du marché.  La contribution des entreprises et organisations autour d’une problématique commune.
  • 7. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 7 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  • 8. Question du jour 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 8 Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?  Constats : Côté métiers • Prise en compte tardive • des besoins d’archivage électronique • de la transversalité du besoin • Liée à des contraintes règlementaires afférentes aux besoins verticaux • Confusion entre sauvegarde, stockage, GED, archivage • Difficulté à fédérer les attentes et décisions • Pression variable selon les métiers • Décalages de maturité d’analyse des besoins • Souci de partage des budgets • Contraintes de « fin de marchés » selon les métiers • Un défaut de prise de conscience de la hiérarchie
  • 9. Question du jour 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 9 Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?  Constats : Point de vue de la DSI • Notion d’archivage peu maîtrisé fonctionnellement • Marché très hétérogène en terme de solutions • S.A.E. / Coffre-Fort • On Premise vs. SaaS • Difficulté à prouver un R.O.I. sur ces projets • Calcul sur le risque, complexe à calculer • Projet complet • Logiciel • Matériel • Procédures
  • 10. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 10 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  • 11. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 11 Dématérialisation Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique = Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.  La dématérialisation peut s’appliquer : • Aux supports qui véhiculent les données. • Aux flux d’informations. • Aux processus métiers. Dématérialisation et e-archivage
  • 12. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 12 Dématérialisation et e-archivage Dématérialisation : un périmètre en extension Projets de dématérialisation Facteurs économiques Contexte conjoncturel et structurel Facteurs règlementaires / politiques Contexte conjoncturel et structurel Evolution / pression du marché Marché en expansion et effet réseau Facteurs technologiques / solutions Maturité des solutions
  • 13. Contexte global : quelques grands jalons 29/10/2015 Dématérialisation et e-archivage 15 Reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve : Loi 2000-230 du 13 mars 2000 adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique Article 1316-1 du Code civil Equivalence de force probante entre les écrits sous forme papier et électronique Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 Réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations Copie réalisée sur support électronique a la même force probante que l’original Loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique Validité des actes juridiques conclus sous forme électronique 2008 - Loi de modernisation de l’économie Convention cadre nationale collectivités, EPL et EPS Directive TVA 2010/45/UE Égalité Facture papier/Facture électronique LOI NOTRe 2015 Nouvelle organisation territoriale de la République Ordonnance 2014-697 juin 2014 et Chorus Portail Pro 2017
  • 14. Dématérialisation et e-archivage 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 14 Besoins métiers et documents/données numériques PaiementPaiement Recouvrement Trésorerie Sourcing Paie Composition Fabrication Liasse fiscale Taxes Contrôles Market Achats Ventes Finances RH Prod.Fiscalité Qualité Procédures Manuels Déclaratif Prospection Parc client Commandes Factures fournisseurs Commandes Factures clients Déclaration FournisseursClients Organismes sociaux SalariéEtatBanques CitoyenProspects Productivité Efficienc e Concurrence Sécurité Service Conformité Mobilité Contraintes Economies R.O.I Qualité Traçabilité Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli e-mails, back office / front office, ..
  • 15. Dématérialisation et e-archivage 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 15 Besoins métiers et documents/données numériques Information stockée/conservée dans des systèmes métiers adaptés à sa nature CRM ERP RSE GED PLM SIG
  • 16. Dématérialisation et e-archivage 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 16 Objet numérique : preuve libre, preuve légale  Modalités d’établissement des pièces correctement décrites  Principe de conservation inscrit dans la loi... ... mais absence de règles uniformes de conservation « Preuve libre » Tous les moyens de preuve sont recevables en cas de litige. Systèmeprobatoire français « Preuve légale » La loi impose certains moyens de preuve  En cas de litige, l’entreprise doit pouvoir justifier ses droits.  Exigences disparates - Contenu - Durées de conservation…  Modalités spécifiques (comptabilité informatisée, e-factures ou EDI, droit du travail, ...)  Pour une même pièce : durées différentes selon domaine juridique concerné.
  • 17. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 17 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  • 18. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 18 Objectifs génériques de l’archivage électronique Pouvoir restituer une information au bout d’une durée potentiellement longue Garantir l’intégrité de celle-ci au moment de la restitution Sans que cela ne coûte trop cher !
  • 19. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 19 Objectifs génériques de l’archivage électronique • Se conformer aux exigences légales et réglementaires • Démontrer un état ou une action en cas d’audit • Apporter une preuve opposable en cas de contentieux Raisons juridiques ou contractuelles  Archivage à valeur probatoire • Capitaliser le savoir-faire pour l’exploiter ultérieurement • Conserver le patrimoine historique de l’entreprise Raisons entrepreneuriales et mémorielles  Archivage patrimonial • Limiter la gestion des objets « obsolètes » • Décommissionner les anciennes applications • Diminuer les coûts de stockage Raisons d’urbanisation  Archivage SI
  • 20. 3 étapes dans l’archivage traditionnel et numérique 29/10/2015 L’archivage courant • Documents actifs : classement de proximité ou archives courantes pour les documents nécessaires à l’activité des services. • Cet archivage est supporté par les applications métiers et les GED. L’archivage intermédiaire • Documents semi-actifs qui, du fait de leur DUA, ne peuvent faire l’objet d’une élimination. • Besoins juridiques => Nécessité d‘une SAE (normes, agréments SIAF et certifications). • Peut être internalisé ou externalisé. L’archivage définitif • Documents passifs : Pièces qui doivent être conservées sans limitation de durée du fait de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique). • Ne ne peut pas être confié à un prestataire privé. • Prise en charge pas une institution publique d’archives. Les fondamentaux
  • 21. Cadre normatif Mandat archivage électronique Fig. 3. Les principales normes de gestion du cycle de vie et de conservation définitive Voir les fichesannexe : Les conditions de l'interopérabilité et de la préservation sur le long terme : le respect du c 29/10/2015 Nombreuses normes, nombreux standards qui ne couvrent pas les mêmes périmètres  NF Z 42-013 : Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes  MoReq 2010 : Modular Requirements for Records Systems  ISO 15489 : Information et documentation, «Records management»  ISO 14721: Open Archival Information System (OAIS) Les fondamentaux
  • 22. Outils mis en œuvre 29/10/2015 Outils de GED / Outils métiers • Pour l'ensemble des données et documents quelle que soit leur valeur • Production, collaboration, données vivantes ; • Numérisation, capture et contrôle des données externes ; • Classement ; gestion et recherche ; accès, diffusion, etc. Outils de records management (RM) • Pour les documents figés (qu'on ne peut plus modifier), essentiels à valeur de preuve : • Fonctions complémentaires : • Gestion du cycle de vie des données et documents, • Fonctions liées à l'intégrité et à la traçabilité SAE Fonctions complémentaires au RM, assurant la pérennisation des données et des documents : • identification et validation des formats, conversion des formats, • gestion fine des métadonnées techniques sur les formats, • plans de migrations des formats et supports... Les fondamentaux
  • 23. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 23 Différence entre Stockage et Archivage Stockage Archivage Emplacement Sur un espace partagé Dans un système métier Dans un système dédié Objectif Gérer et exploiter l’information Assurer la garantie de conservation Diminuer le coût de conservation Durée de conservation Durée d’utilisation courante Valeur de l’information Accès Synchrone Synchrone / Asynchrone Sécurité Accès régulier Conformité Accès long terme
  • 24. Les fondamentaux Pourquoi ne pas conserver la donnée dans les systèmes métiers ?  Parce qu’ils n’offrent pas le même niveau de sécurisation et de pérennisation • Ils gèrent de la donnée « vivante », et donc pouvant être modifiée • Ils n’offrent pas de garantie « forte » d’intégrité des données • Les formats peuvent être propriétaires  Parce que cela coûte cher • La donnée « vivante » est plus chère à conserver • Les systèmes doivent être maintenus • La conservation n’est pas centralisée dans un seul système 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 24
  • 25. Les fondamentaux 14/10/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25 Que recouvre l’archivage électronique Archivage électronique Logiciel Matériel Intégration Processus Administration
  • 26. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 26 Fonctions socles d’un S.A.E. Gestion de flux entrants Organisation Sécurité des accès Politique de rétention Gestion des supports de stockage Valeur probatoire Pérennité Restitution des archives Valorisation Interfaces Structuration Conservation Stockage
  • 27. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 27 Fonctions socles d’un S.A.E. Gestion de flux entrants Organisation Sécurité des accès Politique de rétention Gestion des supports de stockage Valeur probatoire Pérennité Restitution des archives Valorisation Interfaces Structuration Conservation Stockage Coffre-fort électronique
  • 28. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 28 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  • 29. Quel arbitrage ? 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 29 Stratégie 1 : retenir un SAE vertical  Solution d’archivage propre au besoin métier • Adresser dans les temps des besoins très spécifiques / métiers • Des solutions prenant en compte les obligations règlementaires spécifiques au processus concerné • Des solutions fonctionnellement adaptées aux besoins • Plus forte autonomie dans la prise de décision interne  Pose les questions autour de ... • La couverture d’autres besoins de l’organisation • La multiplication des solutions/prestataires • La consolidation des archives électroniques
  • 30. Quel arbitrage ? 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 30 Stratégie 2 : S.A.E. comme élément socle  Solution d’archivage transverse • Conservation du contrôle sur les données • Permet d’adresser des besoins très spécifiques / métiers • Diminue les coûts sur des gros volumes • Permet d’archiver les données dans une logique transverse  Couverture de l’ensemble des besoins • Légal, Patrimonial, Technique • Service plutôt que logiciel : devient une offre interne complète • Permet également des systèmes intégrés archivage courant, intermédiaire et définitif.
  • 31. Quel arbitrage ? 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 31 Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps  Exemple : Société de transport aéronautique • Besoins très multiples et variés, dont beaucoup sont propres à son activité • Dématérialisation progressive mais peu encadrée globalement • Connaissance faible des contraintes juridiques sur la dématérialisation  Approche progressive • Actions de dématérialisation en silo sur les fonctions transverses, avec un archivage spécifique • Prise de conscience sur des besoins dispersés et réflexion dans le même temps d’une approche globale • Justification par le coût (décommissionnement, diminution des coûts de stockage) et par le risque
  • 32. Statuts Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 32 ERP Compta-Finances Secteur public : démat Factures CPP 2017... et PES - PJ « full démat » en cible SAE (archives intermédiaires) T2 Dématérialisation et e-archivage F1 F2 F3 F4 SAE T1
  • 33. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 33 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  • 34. Kofax – Une présence mondiale Solide Clients: 20 000+ Installations: 150 000+ Intégrations ERP, CRM, LOB : Dizaines de milliers Cotée au NASDAQ & LSE: KFX Siège social : Irvine, CA Employés: 1,200+ in 30 countries Partenaires : 800+ in 70 countries 34
  • 35. ERP / CRM / LOB ECM & Records Management Databases & Other Archives IT & Telecom Infrastructure “Systèmes d’Enregistrement” Kofax – Un positionnement unique : First Mile KOFAX Une experience client optimisée & Des coûts opérationnels réduits au maximum “Systèmes d’Engagement” Mobile Emails XML / EDI Data Streams MS Office / PDF TIFF / JPEG files Portails Faxs MFPs / MFDs Papier 35
  • 36. Capabilities and expertise for better engagement 36 Insurance Financial services Government Healthcare Retail Manufacturing Business process outsourcing Education Accounting & finance Human resources Operations Capture Manage Deliver Mobile Analytics Integration eSignatur e & signature verificati on Multichan nel capture Extraction & verificatio n Case managem ent Content managem ent Workflow & process automatio n Customer communica tion manageme nt Document compositi on Search
  • 37. Tiers de confiance éditeur de logiciel pour l’échange sécurisé et l’archivage des écrits électroniques Acteur majeur du marché de la dématérialisation et de la confiance numérique • Coffre-fort électronique Communicant • Système d'Archivage Electronique PEA (Preuve, Echange & Archivage). 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 37 Cecurity.com
  • 38. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 38 Offre Coffre-fort numériqueSystème d’Archivage Electronique Coffre-fort électronique CommunicantPEA (Preuve Echange Archivage) Documents factures, fiches de paie, relevés, contrats Traces jeux, logs de connexion Données personnelles financières, santé Disponibilité outil de recherche, métadonnées Conformité intégrité traçabilité confidentialité Scalabilité stockage de milliards de documents numériques Produits Valeurs d’usage Modèles devente Logiciels hébergés par le client ou Cecurity.com - Licence & mode SaaS DestinataireEmetteur
  • 39. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 39 Point de vue  L’archivage électronique probant, composante indispensable, mais parfois sous- estimée, d’un projet de dématérialisation  Le socle d’archivage électronique probant favorise le développement de nouveaux services de dématérialisation  La complémentarité entre le SAE et le coffre-fort numérique dans un projet de dématérialisation • Archivage électronique probant de l’émetteur (SAE) et boîtes aux lettres électroniques sécurisée des destinataires (CFN) • CNF composant du SAE pour les archives électronique signées ou cryptées  Dématérialisation, archivage électronique et chiffrement • Un trio incontournable ?
  • 41. L’offre  Dans un contexte de dématérialisation amont. Everteam.archivage se situe comme un réceptacle direct des flux.  Dans un tel contexte, les fonctions clés sont les fonctions : • De Capture de masse ou unitaire, • De Stockage et de conservation (ISO 14641), • De Gestion du référentiel d’archivage, • De Recherche unifiée.
  • 42. Point de vue  Constats • Plusieurs approches de mise en place possibles, en fonction : • Des traitements à effectuer sur les documents • De la valeur des documents, et de leurs cycles de vie, • Du nombre de flux à gérer et de leurs volumétries, • De la relation entre le support papier et électronique. • L’articulation « GED » et « Archivage » est générateur de coûts et de risques et fait progressivement place à des solutions de « Record Management » • La gestion de charge est un critère de succès important, notamment : • La scalabilité des fonctions d’import de masse, • La performance de la recherche • La maitrise des flux, et l’application des destructions. « 60% des entreprises disposent d’un référentiel d’archivage, mais seulement 34% l’applique pour détruire des archives (Source : AIIM) »
  • 43. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 43 Profil de Generix  L’un des principaux éditeurs et opérateurs de services applicatifs français : 54 M€ de CA et 400 collaborateurs  Accompagne la transformation digitale de ses clients sur 2 principaux axes : • Intégration et la collaboration multi-entreprises: EDI, demat. documentaire (fax, OCR, smart PDF, webform), E-Invoicing, portail collaboratif, onboarding, gestion de contenus, … • Exécution et pilotage de la supply chain: WMS, TMS, VMI, …  Présence locale et internationale : 6 filiales et 10 revendeurs  Dernière acquisition : GMI connectivity  Derniers contrats majeurs : Carrefour, Essilor, Presstaliss  5 000 clients sur notre offre de collaboration inter-entreprises  Cotée sur Euronext Paris Vote Logo
  • 44. I n t é g r a t i o n e t c o l l a b o r a t i o n B 2 B A l l i n o n e c o l l a b o r a t i v e p l a t f o r m 44 Corporate Applications ERP HR CRM FI MKT Generix Collaborative Integration Paperless Services : Smart PDF, OCR, … EDI Managed Services Content Managed Services Regulated flow Managed Services Reporting & analytic Managed Services Generix Collaborative Applications Order to CashPurchase to pay Supplier InvoicingCustomer Invoicing Supply Chain MgtCPFR Access Chanel Web, mobile, IoT Connexions Social, community Services On boarding services Generix Collaborative Network All in one Collaborative Platform Customers Suppliers 3LP Carriers Bank Government Others cloud B providers Connected devices Internet of things Web users Paper users
  • 45. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 45 Gestion des contenus numériques, archivage, coffre fort, notre position Nous traitons 2 millions de documents par jour principalement sur la chaine logistique : référencement produit, commande, expédition, réception, facturation, paiement  Offres de dématérialisation de plus en plus verticalisées et à destination des directions métiers : Purchase to Pay, Service après vente, Traçabilité marchandises, E-Invoicing, …  Au sein desquelles les systèmes d’archivage, le coffre fort, les pistes d’audit, … sont intégrés soit pour respecter une réglementation, soit pour le confort des utilisateurs et dans la logique d’une plate-forme de collaboration All in one  Des traitements multiples : traductions & transports de données, contrôles, signatures, intégrité, intégration ERP, archivage à vocation probatoire, …  Agrégés au sein d’une IHM unique orientée pilotage/optimisation des processus métiers Vote Logo
  • 46. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 46
  • 47. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Nous serons sur le salon Documation les 6 et 7 avril 2016

Notes de l'éditeur

  1. Société franco-anglaise fondée en 2001 Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM). Sollan adresse l’ensemble des problématiques de la chaîne documentaire, de la dématérialisation à l’archivage, en passant par la gestion électronique de documents (GED) ou encore la production structurée (secteur de niche sur lequel Sollan a acquis une forte expertise notamment dans l'industrie avec des références comme Airbus Military, Editions Francis Lefebvre, etc.). {adapter selon le besoin du prospect avec les différentes expertises Sollan DAM, Moteurs de recherche, etc.} Sollan est présente en France, UK (siège), Pologne, Espagne et Belgique et est composé de 60 collaborateurs (35 en France
  2. Numérisation d’originaux papier pour consultation, traitements, stockage. Production/acquisition de documents nativement numériques. Dématérialisation des processus métiers.
  3. Numérisation d’originaux papier pour consultation, traitements, stockage. Production/acquisition de documents nativement numériques. Dématérialisation des processus métiers.
  4. La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 3 portant adaptation de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique a intégré l’écrit sous forme électronique dans le dispositif probatoire en insérant l’article 1316-1 dans le Code civil. Cet article dispose que : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». LOI NOTRE : Article L. 1617-6 : Les centres hospitaliers, y compris régionaux, dont le total des recettes de la section de fonctionnement figurant à leur compte administratif de l'exercice 2014 est supérieur à 20 millions d'euros​, ​transmettent aux comptables publics, sous forme dématérialisée, les pièces nécessaires à l'exécution de leurs dépenses et de leurs recettes, dans le respect des modalités fixées par décret .
  5. Le lien entre traitements comptables et dématérialisation La dématérialisation concerne les documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire… qui vont être intégrés dans le traitement de l’information financière. 83 % des professionnels de l’informatique déclarent gérer plus de 150 applications au sein de leur entreprise
  6. Le lien entre traitements comptables et dématérialisation La dématérialisation concerne les documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire… qui vont être intégrés dans le traitement de l’information financière. 83 % des professionnels de l’informatique déclarent gérer plus de 150 applications au sein de leur entreprise
  7. important travail de normalisation a été entrepris au niveau national et international Organismes de normalisation comme l'AFNOR7 et l'ISO8 acteurs publics comme le SIAF9 Acteurs privés comme le Conseil International des Archives10. Les bénéfices attendus de cette normalisation : réduire à moyen terme les coûts (sortir d'offres propriétaires (interfaces spécifiques à développer à chaque évolution, formats interdisant les migrations) développer les échanges entre systèmes dans un environnement de plus en plus ouvert,  réutiliser des briques logicielles. 2 grandes familles de normes (voir schéma ci-dessous) : => records management (analyse des processus de travail, gestion du cycle de vie des données). ISO 15489 est la norme fondatrice. => mise en place de systèmes pour la conservation pérenne de l'information numérique. (norme OAIS tandis que les spécifications techniques d’un SAE sont contenues dans la norme Z 42-013). => normes spécifiques adaptées aux contextes et besoins des organisations existent, relatives aux formats de métadonnées, formats d’encodage des fichiers, formats des supports (stockage). le SIAF a défini le standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA) inscrit au sein du RGI et en cours de normalisation.
  8. L’archivage est un ensemble de processus tandis que le stockage est un outil qui permet d’entreposer des contenus électroniques et qui sert de base au traitement ultérieur de ces derniers. La sauvegarde est une copie de secours destinée à éviter l’effacement des données en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel elles sont enregistrées. En d’autres termes, la sauvegarde permet la restauration des données perdues en cas d’incident. Quant à l’archivage, il permet la conservation des données afin de respecter les obligations légales et règlementaires. Un système de GED permet la modification des documents, un système d’archivage électronique l’interdit. La GED concerne la gestion quotidienne, l’archivage est le garant du fonds sécurisé des documents probants de l’organisation. ----- Notes de la réunion (05/12/14 11:10) ----- Fournir des textes et
  9. Systems of record are large scale, expensive and typically rigid enterprise applications and repositories (ERP, CRM, ECM, records management and other systems) that organizations use to manage their internal operations. You’ve invested heavily in these systems You’ve made them as efficient as possible Systems of engagement are the ways in which organizations interact with their customers. They range from face to face interactions at “brick and mortar” branch offices to direct mail campaigns and other demand generation activities that drive customers to an organization’s web or social media sites. Kofax provides an essential link between the two. Let me explain… Kofax captures information before a business process is initiated or “in process” as needed to obtain trailing documents and forms. Paper documents and forms can be captured using production scanners to address high volume, batch processing needs, multi-function peripherals (MFPs) and desktop scanners can be used at distributed sites for on-demand needs and the cameras in mobile devices can be used at the Point of Origination™ where customer facing interactions occur. Electronic content can be captured from faxes, emails and attachments, web portals, text messages and EDI or XML data streams; and even social collaboration sites. This overcomes traditional challenges of capturing images and content regardless of how, where and when it arises, and then automatically classifies, separates, extracts, perfects, validates and delivers relevant information into systems of record. Kofax’s business process management capabilities then enable organizations to automate the synergistic downstream, business processes typically performed by knowledge workers to resolve the inevitable exceptions that arise and act on the information captured. This also includes Kofax’s dynamic case management capabilities, which enable organizations to automate business processes that are highly variable, unpredictable, loosely structured and subject to change. The result? Information intensive customer interactions are significantly simplified and accelerated. This can increase your responsiveness to customers, help you provide a higher level of service, gain competitive advantage and better manage and grow your business while also greatly reducing operating costs. Kofax provides an essential link between an organization’s “systems of engagement” and “systems of record” which enables them to realize these benefits in a timely and cost effective manner while minimizing the need to modify existing enterprise applications and repositories.
  10. Let’s explore how Lexmark enterprise software works together to deliver amazing experiences for your customers. [[ CLICK – load Industries ]] Before we even get into our technical stack, it’s crucial to understand the emphasis Lexmark puts on understanding your industry and the business processes that drive your organization. This is a tenet to all Lexmark – not just in software, but in hardware, services and support as well – and that orientation enables us to solve the very specific process and information challenges that ensure your success. [[ CLICK – load departments ]] We also focus intensely on functions that transcend industries. Accounting, HR and operations and logistics are common across all organizations but they still require specific solutions to ensure efficiency and security. [[ CLICK – load capabilities ]] Finally, our portfolio. We loosely group our capabilities into three buckets: information capture and verification; managing information, workflow and processes; and delivering information in the context that the business process demands. Underlying this entire stack are three tenets that position you to deliver amazing First Mile experiences, minimize costs and technical headaches, and keep staff productive. First, mobile. The world has evolved past screens fixed in size and location. Everywhere you look, consumers are engaging on tablets and phones. Our technology equips you to meet them there. Second, analytics. Grading business success is made much simpler with our measurement and intelligence tools that evaluate process performance. Third, integration. No one wants to rip and replace systems unnecessarily. Lexmark software boasts some of the tightest and most sophisticated integration capabilities to ensure seamless information flow, up-to-date analytics, and simpler architectural design.
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