earlegal #5 - Comment profiter d’un gain d’efficacité en devenant paperless

Comment profiter d’un gain d’efficacité
en devenant paperless?
Alexandre CASSART
Fanny COTON

www.earlegal.beGroupe Larcier / Lexing
Notre fil conducteur
• Volonté de recourir à
l’archivage électronique
• À quelles conditions ?
Entreprise qui
produit des
composants
électroniques

Inquiétudes
Différentes obligations de conservation qui découlent du
:
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la
production d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 La conservation de la copie numérique suffit-
elle ?
3

Programme
1. Quel cadre juridique pour l’archivage électronique ?
2. Que garder et combien de temps?
3. Peut-on détruire tout le papier accumulé ?
4. Comment concilier archivage des e-mails et vie privée?
4

Groupe Larcier / Lexing www.earlegal.be
1. Quel cadre juridique pour
l’archivage électronique ?
5

Enjeux de l’archivage électronique
Diminution espace de stockage
Classement et recherche facilitées
Pas de risque de dégradation du papier
MAIS
Lisibilité malgré l’écoulement du temps
Sécurité malgré l’écoulement du temps
6

Cadre européen
Règlement européen e-IDAS du 23 juillet 2014 sur l’identification
électronique et les services de confiance pour les transactions
électroniques au sein du marché intérieur
MAIS pas d’encadrement juridique du service d’archivage
électronique
7

Cadre belge
Loi belge « Digital Act » du 21 juillet 2016
transpose e-IDAS
y ajoute l’encadrement juridique du service d’archivage
électronique
Livre XII « Droit de l’économique numérique » du Code de droit économique
En vigueur depuis 28 septembre 2016, sauf certains articles !
8

Doit-on tout archiver électroniquement?
NON
Libre choix du support (papier ou électronique) par lequel on
pose des actes juridiques
(art. XII.25§1er du CDE)
Objectif du législateur :
cadre juridique ad hoc
pour conservation des données ayant une certaine utilité juridique
≠systèmes informatiques que les organisations utilisent au quotidien
9

Que recouvre le Digital Act ?
10
Quoi ?
• conservation de données
originairement
électroniques
Qui ?
• par un « prestataire de
services de confiance »
• ou

Pour son propre compte ?
2 critères cumulatifs :
Objet de l’activité principale :
l'activité principale de l’entreprise
n’a pas pour objet le service
d'archivage électronique lui-
même
Existence d’un intérêt ou pas à
l’égard des données ou du
document archivés.
Au sein d’un groupe ?
11

Avantages respectifs
• Garder le
contrôle
• Pas de souci
de restitution
12
• Moindre coût
• Plus au fait
évolution
technologie
• Responsabilité du
prestataire
• Pas
nécessairement
compétences
inhouse

Deux degrés de protection
13
Archivage
électronique
SIMPLE
art I.18, 17° CDE
Par un
prestataire
Conditions ?
En interne Conditions ?
Archivage
électronique
QUALIFIE
art. XII.28, § 2 CDE
Par un
prestataire
Conditions ?
En interne Conditions ?

Archivage « simple » en externe
Quelles exigences ?
• Respecter législation données à caractère personnel
• Mesures techniques et organisationnelles pour gérer les risques liés à la
sécurité
• Notifier atteinte à la sécurité sous 24 h
• Pas de contrôle préalable
Uniquement contrôle a posteriori par SPF Économie
Moins de garantie de choisir un bon prestataire
Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique
Faute du prestataire à démontrer selon le droit commun
14

Archivage « simple » en interne
Aucune exigence
Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique
1. Documenter processus de numérisation et de conservation utilisés
pour pouvoir démontrer par la suite que intégrité
2. Respecter législation données à caractère personnel (le cas échéant)
• implique mesures techniques et organisationnelles
• notifier atteinte à la sécurité sous 72 h à l’Autorité de protection des
données
15

Archivage qualifié en externe
• Rapport d’un organisme d’évaluation
MAIS pas encore de norme de référence
• Contrôle a priori du SPF Économie
• Audit tous les 24 mois
• Obligations en cas d’arrêt des activités/fin de contrat
• Prestataire est présumé responsable du dommage
résultant d’un manquement à ses obligations
Comment savoir quels sont les prestataires
qualifiés?
• Inscription sur la « liste de confiance »
• Personne car pas encore d’AR ni de norme
•  Prestataire étranger ?
16

Archivage qualifié en interne
Dispenses :
Pas d’autorisation à obtenir
Pas d’audit tous les 24 mois
Pas d’inscription sur la liste de confiance
Absence de tout contrôle ? NON
rapport d’évaluation par un organisme accrédité
déclaration préalable contenant diverses
informations auprès de l’organe de contrôle
17

Diférentes exigences
18
Archivage
électronique
SIMPLE
art I.18, 17° CDE
Par un
prestataire
Respect d’obligations
minimales
En interne Aucune exigence
Archivage
électronique
QUALIFIE
art. XII.28, § 2 CDE
Par un
prestataire
Obligations de qualité, de
sécurité, de contrôle, etc.
+ approbation préalable du
prestataire
En interne Régime allégé

2. Que conserver et combien de temps?
19

Inquiétudes
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit fiscal,
droit comptable,
 La conservation de la copie numérique suffit-elle ?
20

Obligations de conservation
Type de procédure Délai de prescription
Actions personnelles 10 ans
Actions réelles 30 ans
Actions en droit du travail 1 an
21

Inquiétudes
droit judiciaire
droit de la preuve
droit économique,
droit fiscal,
droit comptable,
 Face à une obligation légale, la conservation de la copie
numérique suffit-elle ?
22

Obligations de conservation
Obligation légale/réglementaire Durée de conservation Base légale
Documents comptables
Ex. livre journal unique, le livre
central, le livre d’inventaire
7 ans
Àpd 1er janvier de l’année qui suit
Article 6 loi du 17 juillet 1975
relative à la comptabilité des
entreprises
Preuve des revenus imposables
Documents TVA
Ex. Livres, facturiers, factures,
registres
7 ans Art. 315 C.I.R.
Article 60 du Code T.V.A.
Documents statutaires
et PV
5 ans après la clôture de la
liquidation de la société
Art. 195 C.Soc.
Documents sociaux 5 ans à compter de la fin du
contrat de travail
Art. 25 AR 8 août 1980
Loi 3 juin 2007 si établis
électroniquements
Dans le secteur des hôpitaux :
dossier médical de chaque patient
30 ans AR 3 mai 1999
Demande de prêt Jusqu’au remboursement total Art. VII.69 CDE
23
Pas de tableau de tri officiel

• Identifier les documents/données qu’il
doit archiver
• Déterminer la période durant laquelle
chaque type de document sera conservé
Entreprise de
composants
électroniques

3. Peut-on détruire tout le papier accumulé ?
25

Inquiétudes
droit judiciaire
droit de la preuve
droit économique,
droit fiscal,
droit comptable,
 La conservation de la copie numérique suffit-elle ?
26

En cas de litige – archivage simple
Principe de non-discrimination
Cf. art. XII.25 du CDE, § 4
Copies numériques peuvent être produites devant les
tribunaux
En cas de contestation : vous avez la charge de la preuve :
que le document est une copie fidèle
qu’il a été conservé dans des conditions de nature à assurer sa pérennité et
l’intégrité de son contenu
La copie n’a pas la valeur de l’original (art. 1334 al.2 CCiv.)
 Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie
numérique peut facilement être contestée si archivage
simple (interne ou externe)
27

En cas de litige – archivage qualifié
Présomption réfragable d’intégrité du contenu du document
électronique
Présomption réfragable de conformité entre l’original papier et sa
copie numérique
Cf. article XII.25 CDE, § 5 et 6 et art, 1334, al.2 Cciv.
En cas de contestation, la charge de la preuve est renversée
La partie adverse doit prouver :
que la copie a subi des modifications au cours du processus
d’archivage
que la copie n’est pas fidèle et durable
 Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie numérique
suffit raisonnablement si archivage qualifié (interne ou externe)
28

En cas de litige
29
•Principe de non discrimination :
• Effet juridique et recevabilité en justice du document archivé
ne peuvent être refusés au seul motif qu’il se présente sous
une forme électronique
• Le juge est obligé d’examiner le document électronique
service d’archivage
électronique
« simple »
• Présomption d’intégrité et de conformité
•  Simplicité de la preuve
service d’archivage
électronique
qualifié

Inquiétudes
droit judiciaire
droit de la preuve
droit économique,
droit fiscal,
droit comptable,
 Face à une obligation légale, la conservation de la copie
numérique suffit-elle ?
30

Quid de la destruction des originaux papier ?
Si archivage électronique qualifié (interne/
externe) : Oui
Présomption irréfragable de conformité à
l’original
Obligation légale est présumée respectée, sans
pouvoir en apporter la preuve contraire
Destruction de l’original autorisée
31

Quid de la destruction des originaux papier ?
Si archivage électronique simple (interne/ externe) :
• Si obligation de conservation « papier » prévue
expressément par loi/arrêté : Interdit !
Cf. art. XII.25 CDE, § 5, al. 3 (pas encore en vigueur mais prudence)
Si archivage électronique avant l’entrée en vigueur
du Digital Act (28 septembre 2016) ?
• présomptions pas applicables
• même si répond aux conditions prévues par le
Digital Act
32

Tableau récapitulatif
33
Intégrité et conformité
de la copie
Respect de l’obligation
légale de conservation
Service d’archivage
électronique
QUALIFIE
Par un prestataire tiers
Présomption réfragable
d’intégrité et de
conformité
Présomption irréfragable de
conformité
Destruction des originaux
autoriséePour son propre compte
Service d’archivage
électronique
SIMPLE
Par un prestataire tiers Principe de non
discrimination
Charge de la preuve
Pour son propre compte

Craintes de ne pas pouvoir récupérer les données ?
• En cours de contrat :
Interdiction pour le prestataire qualifié d’exercer un droit de rétention
des données
• A la fin du contrat ?
Prestataire qualifié doit interroger le client par recommandé sur le sort à
réserver aux données confiées
À défaut de réponse dans les 3 mois : destruction possible
Transfert vers prestataire suivant sous une forme lisible et exploitable
convenue
Si prestataire d’archivage « simple » : précautions contractuelles
34

• Déterminer si obligation expresse
de conservation de l’original ?
• Choisir le type d’archivage pour
chaque type de document
Entreprise de
composants
électroniques

Comment choisir le type d’archivage ?
36
Niveau de sécurité et de fiabilité que la société veut octroyer aux
documents/données à archiver
Considérations financières : service qualifié a priori plus onéreux en
raison des exigences plus lourdes à respecter
Volonté de détruire le papier (obligation/précaution)
Questions de responsabilité
Risques que la société est disposée à prendre

Quelques pistes pour aller plus loin
et mettre en place un processus intégré
de gestion des documents ?
37

Numérisation à l’entrée
• Numérisation dès
réception
• Intégration au
processus
opérationnel
• Attribution d’un
statut à chaque
document
• Attribution à une
personne
déterminée
38

Numérisation des documents sociaux
Conclusion du contrat de travail par voie électronique
Envoi électronique du compte individuel, état des
prestations du travailleur, des fiches de paie…
Accord du travailleur et de l’employeur
Signature du contrat au moyen d’une signature électronique
Recours à un service d’archivage électronique
Service gratuit pour le travailleur et accessible à tout moment
Mention de l’identité du prestataire dans le règlement de travail
 Loi du 3 juin 2007 portant des dispositions diverses relatives au travail
39

5. Comment concilier archivage des e-mails
et vie privée ?
40

• Volonté d’archiver tous
les e-mails
entrants/sortants
• En faisant appel à un
service cloud
Entreprise qui
produit des
composants
électroniques

Problèmes spécifiques aux e-mails
Secret des communications électroniques (art. 124 Loi 13
juin 2005 communications électroniques)
Communications électroniques en réseau (CCTn°81)?
Non, car il ne s’agit pas d’un contrôle
Données à caractère personnel (aussi pour les courriers
papier)
42

Protection des données à caractère personnel
E-mails contiennent des données à caractère
personnel,
(nom, adresses privée ou professionnelles,
adresse e-mail, fonction, contenu)
Archivage des e-mails est un traitement de
données à caractère personnel
43
Conséquences :
Application de la loi du 8 décembre 1992 et dès le 25 mai 2018, du
Règlement général sur la protection des données (RGPD)
La société a la qualité de responsable de traitement

Protection des données à caractère personnel
Principe de finalité
Pas d’utilisation incompatible
Principe de proportionnalité
conservation systématique de TOUS les e-mails interdite
Pas indéfiniment
Fondement légitime :
consentement
nécessaire au contrat
obligation légale (ex: loi relatives aux archives publiques)
mission d’intérêt public/autorité publique
intérêt légitime (ex : continuité activités, preuve transactions commerciales, analyser
activités anciennes…)
Obligation de transparence
quant à durée de conservation, méthode d’archivage, processus de tri,
éventuel transfert de données auprès de tiers, etc.
44

Conseil pour l’archivage des e-mails ?
Détermination base légale du traitement
Communication de la politique relative à
l’archivage des e-mails
Procédure pour que les e-mails privés soient
effacés avant archivage
45

Impact du RGPD ?
• Accountability
• Tenue d’un registre des activités de traitement
• Réalisation d’une analyse d’impact en cas de traitement
présentant un risque élevé
• Désignation d’un délégué à la protection des données
• Privacy by design et Privacy by default
• Signalement en cas de violations de données
• Choix du sous-traitant (prestataire de service d’archivage
externe)
46

À quelles conditions peut-on faire appel à un tiers pour
procéder à l’archivage selon le RGPD ?
sous-traitants qui
présentent des garanties
suffisantes
 prestataire qualifié :
pas de soucis
47
Contrat écrit de sous-traitance
obligatoire
+ mentions contractuelles
obligatoires

Où héberger les e-mails archivés ?
48

Où héberger les e-mails archivés ?
Serveurs situés sur le territoire de l’U.E. : ok
Serveurs situés hors de l’U.E. = flux transfrontalier de
données
Application des règles encadrant le flux transfrontalier :
Principe : interdiction des transferts de données vers des
pays n'offrant pas un niveau de protection adéquat (ex. USA)
Sauf si garanties contractuelles qui pallient l’absence de
protection adéquate
49

• archiver les e-mails
pertinents
• choisir soigneusement
le prestataire
Entreprise qui
produit des
composants
électroniques

RGPD = opportunité de régler aussi l’archivage
Réflexion globale
Sécurité:
Fuite de données à caractère
personnel
// fuite de données
financières/commerciales
confidentielles
Effacement: limiter coût
Opportunité de régler l’utilisation
des e-mails/les modalités de
contrôle des moyens de
communications électroniques
51
Intérêt de
conserver
Délai de
conser-
vation
Sécurité

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Notes de l'éditeur