Le document aborde l'importance de la dématérialisation des informations pour améliorer la gestion des données au sein des entreprises. Il décrit les bénéfices de l'utilisation des technologies de l'information pour optimiser les processus, réduire les coûts et garantir la valeur juridique des documents numériques. Plusieurs exemples et systèmes de gestion électronique des documents (GED) sont présentés pour illustrer les méthodes de numérisation et d'archivage.

1. Optimisez la gestion de vos informations
en les dématérialisant
Jeudi 07 juin 2012

2. Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies
de l’information
et de la communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com

3. Optimisez la gestion de vos informations en les
dématérialisant : Dématérialisez vos documents en conservant
leur valeur juridique
Votre interlocuteur :
Bruno LIOTTA
Pyctora
Bruno.liotta@pyctora.fr
www.pyctora.fr
06 300 211 83

4. Merci d’être venu
• Dans les affaires, le temps
est votre bien le plus
précieux
• L’utilisation que vous en
faîtes est une des clefs
principales du succès dans
les affaires

5. bruno liotta
L’éclectisme en action
D'abord salarié dans le marketing et la vente
dans des PME
3 créations d’entreprises Imprimerie / Marketing direct /
Le dynamisme Plusieurs années Assurance hautement aggravée
de Hockey sur glace, de ski de Rank Xerox pour y coordonner les activités bureautiques en
haute montagne et de voile … Aquitaine puis en Rhône Alpes.
La formation Des études en Ecole Compaq/HP
Supérieure de Commerce à Paris. Suivi commercial de 5 grossistes 30% du CA filial
Une spécialisation en marketing et
en assurance. Une certification au Responsable du Service formation clients 35.000 JH/an
coaching d’affaires aux USA. Mise en place du CRM/business intelligence de HPF
La famille Une vie de famille Création d’une PME spécialisée dans le coaching d’affaires
positive et enthousiasmante avec Développement d’une spécialisation dans la
un garçon ingénieur en Australie et dématérialisation, la protection et la gestion des documents
une fille RH à Vitrolles.
La Passion Une grande passion :
la photo des détails qui composent
la vie et des voyages de
découvertes qui nourrissent cette
passion ! L’engrais de votre croissance d’entreprise
A mon actif quelques expos photos
sur le thème des objets du temps
passé pour partager avec les
autres ce que je capte à travers
l'objectif.
5

6. Qu’est-ce que P yctora ?
Pyctora est une entreprise élargie experte en gestion de données
dématérialisées
Programa Obert 3000 concepteur et développeur d’un logiciel, spécialisé en
gestion des contenus dématérialisés, destiné aux entreprises et collectivités.
Sous la direction de Patrick Barantal (Ingénieur Ecole Centrale Electronique Paris)
Riche de son expérience il a toujours exercé ce métier avec la passion dont il fait
bénéficier tous les jours ses nombreux clients. Son objectif principal est la satisfaction
et la fidélisation des utilisateurs des logiciels Pyctorus développés par son équipe..
Xantem architecte du concept et acteur du déploiement marketing et commercial.
Dirigée par bruno Liotta (Ecole Supérieure de Commerce ) Passion marketing,
Formation et Business intelligence.
Son objectif principal est de faire découvrir à ses clients les avantages et bénéfices que
leur entreprise peut retirer de son expérience dans la CRM et la Business Intelligence en
utilisant les solutions Pyctorus

7. Notre vocation
• Optimiser le cycle de vie des contenus, organiser et
numériser les flux de données par l’amélioration de
l’archivage, la traçabilité, l’identification et la
recherche.
Av a n t a g e c o n c u r r e n t i e l
• Des économies de temps, d’argent et de
consommables Dans un esprit de développement
durable et d’économie.

8. CCIMP Marseille le 07 Juin 2012
RDV des TIC
D é m a t é r i a l i s a t i o n e t Va l e u r p r o b a n t e
1. Etat des lieux
a. Aujourd’hui quels documents conserve-t-on? (archive)
a. Sur quelles durées?
b. Sous quelles formes ?
2. Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ?
a. Arrivée du numérique change la donne !
3. Comment conserver la valeur juridique de ces documents numériques ?
a. Que dit la loi
b. La Valeur Probante
c. A titre de preuve
d. Autre exemple la CPAM
e. Les moyens de la preuve 1
f. Les moyens de la preuve 2
g. Infos supplémentaires
4. Comment gérer ses documents (GED) ?

9. Quels documents conserve-t-on ?
Sous quelles formes ?
Les Archives
Aujourd’hui essentiellement en container carton
Pour la plupart des entreprises
Pour les grandes entreprises et
Dans les locaux des entreprises administrations
Pour la majorité Dans des locaux externalisés
de celles-ci Pour la majorité de celles-ci
Un stockage ‘’PAPIER’’ !
Des KM de stockage ….. !
Des consultations avec un temps d’attente (env 1 jour) !
Un coût élevé à la consultation (env 12€ le doc) !
Des risques (incendie etc…) !
Des coûts de locaux élevés !

10. Quels sont les documents qui peuvent être
dématérialisés ?
En pratique, tout document peut,
aujourd’hui, être dématérialisé ou
produit directement par une source
numérique.
Cependant la legislation peut
demander la production de
document papier originaux pour
certifier un acte, une action, une
origine…
Exemple : Quels que soient les efforts de
simplification des procédures, l’administration
douanière continuera d’exiger la fourniture de
documents destinés d’une part à garantir la
régularité des procédures ainsi que le respect des
prohibitions et restrictions et d’autre part à lutter
contre la fraude.
Les possibilités désormais offertes par les TIC
permettent néanmoins d’envisager des modes de
fonctionnement moins centralisés que ceux mis
en place autour des documents papier.

11. Arrivée du numérique
change la donne !
Les ordinateurs … les scanner … le Tout-numérique … changent la donne
Nous produisons en priorité des fichiers numériques …
… que nous transformons en documents papier !
Dans un second temps ces documents subissent des add-on :
• Modifications
• Remplissage de champs
• Signature
• Horodatage
… Avant d’être de nouveau numérisés et stockés …
Se pose alors la question de savoir si mon document, produit plus tard, sera bien celui que nous
produisons aujourd’hui avec tous ses add-on ?
Quelle valeur donner à ce document ?
Est-ce bien mon original, ou mon document qui aurait subit des modifications non souhaitées ?

12. C o m m e nt co n s e r ve r l a va l e u r
j u r i d i q u e d e c e s d o c u m e nt s
numériques ?
La Valeur probante
Ou comment certifier que le
document produit est bien
l’original !

13. Que dit la loi
L'article 1348 alinéa 2 admet la preuve des actes juridiques par copie
l'article 1348 alinéa 2 précise que cette règle reçoit exception " lorsqu'une partie ou le
dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction
non seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de
l'original qui entraîne une modification irréversible du support.
MAIS A T T E N T I O N : S’il est possible de déduire un régime de la preuve par copie (photocopie ou
télécopie), lorsque l'intégrité de la copie et l'imputabilité de son contenu ne sont pas contestées !!!
D a n s l e s f a i t s , a u j o u r d ’ h u i , n o u s p o u v o n s e n l e v e r l ’e n c r e d u
papier et remplacer le texte par un autre écrit !
Evolution :
Loi du 13 mars 2000 qui modifie le code civil,
Art 1316-1 du code civil : Un document électronique a la même valeur probante qu’un document papier à deux conditions :
-que son auteur soit clairement identifié
-qu’il soit garanti et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Art 13136-4 du CC : La signature d’un document doit utiliser « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte
auquel elle s’attache ». Dans un décret du 30 mars 2001, le conseil d’état définit ce procédé « cryptographique à clé publique ».
La certification de ce procédé est confiée à des prestataires (tiers de confiance, tiers horodateurs).

14. Production d'un document à
titre de preuve
Pourquoi un TITRE DE PREUVE ? …….. Pour pouvoir justifier légalement
Fournir un document original à un juge n'est que le niveau ultime d'une discussion portant sur le
contenu d'un document :
le plus souvent, l'entreprise est garante de l'authenticité du document qu'elle doit produire.
–
dans un certain nombre d'échanges, les correspondants fixent entre eux par convention des règles d'authenticité
–
il est également possible que ces correspondants conservent chacun un exemplaire du document.
Ces 2 dernières dispositions peuvent être facilitées par le passage par un tiers de confiance
–
(plate-forme d'intermédiation) qui met en place des règles communes à tous ses clients et assure, n'étant pas partie prenante dans l'échange
•
économique, de l'authenticité des documents échangés.
Enfin, en cas de contestation (improbable lorsque les documents ne paraissent pas discutables), un expert peut être commis
pour vérifier l'authenticité du document, grâce aux précautions prises par l'entreprise.
–
Enfin, rien n'est probant tant qu'un juge ne l'aura pas décidé.
C'est en fonction du niveau de sécurité mis en place que se forgera la conviction du juge.
–•

15. A u tre s exe m p l e s d e va l e u r
ju r i d i q u e
Valeur juridique d’un document numérisé pour la CPAM ?
• Les pièces justificatives numériques correspondent à la copie numérique fidèle et durable de
l'ordonnance originale susvisée, dès lors qu'est joint à l'ordonnance numérisée, sur la même
image que cette dernière, le ticket Vitale et le cas échéant, la copie numérique fidèle et
durable de la feuille de soins papier susvisée.
• La valeur probante des pièces justificatives numériques est définie à l'article 49.3 de l'avenant
3.
• Pour rappel, l'ordonnance transmise par le pharmacien (support papier ou numérisé) est
une copie de l'ordonnance originale qui reste en possession de l'assuré.
• Dans l'avenant n°3 les parties conviennent que la pièce numérique transmise par le
pharmacien (sur support cd-rom ou par télétransmission) a la même valeur juridique et
comptable que la pièce justificative sur support papier.
• le pharmacien conserve obligatoirement sur support papier les copies des pièces
justificatives pendant 90 jours.

16. Les moyens de la preuve ! 1
Différents systèmes … avantages et inconvénients
• Encore et toujours la conservation du document papier … en plus du numérique !
• Dépôt dans un coffre fort électronique
– e-coffre-fort.fr …
• Adopté par Europ-Assistance COFIDIS L’Expert-Comptable Sélectour …
– Cecurity.com …
• Les huissiers de justice adoptent le Coffre-fort électronique Communicant pour passer aux actes authentiques numériques
• Signature électronique
– Exemple pour les notaires, la garde des Sceaux, Rachida Dati, a officiellement lancé le 28 octobre depuis le Conseil
supérieur du notariat la version électronique des actes authentiques, mode privilégié de l'intervention du notaire.
– Concrètement, les parties se rendront toujours à l'étude du notaire pour signer un acte authentique. Mais, et c'est
l'évolution majeure, elles le feront désormais de manière électronique en apposant leur signature sur un Tablet PC
• Tiers de confiance (http://www.fntc.org/)
– Organisme habilité à mettre en oeuvre des signatures électroniques reposant sur des architectures d'infrastructure à Clés Publiques. (Source :
FNTC, guide de la signature électronique)
Et de nouveaux systèmes à venir ….

17. Les moyens de la preuve 2
Différents systèmes … avantages et inconvénients
• Alphacode
– Et les données imprimées deviennent infalsifiables… Sceau numérique papier Sécurisation des documents par
authentification des données critiques
• Clefs USB codées (http://trial-en.brainloop.com)
– Best-in-class protection for document sharing - inside and outside the enterprise
• DOCTRACKR (http://www.doctrackr.com/)
– Secure, manage, and track your shared documents.
Et de nouveaux systèmes à venir ….

18. Quelques infos supplémentaires
Pyctora www.pyctora.fr
Glossaire (chez fntc) http://www.fntc.org/content/category/12/19/54/
Les Tiers de confiance … la fédération http://www.fntc.org
L’Alphacode http://www.alphacode.eu/
Association pour les Coffres-Forts Numériques http://a-cfn.org/
Coffre-fort électronique www.e-coffre-fort.fr
Coffre-fort électronique http://cecurity.com/
Clefs USB codées http://trial-en.brainloop.com
Doctrackr http://www.doctrackr.com/
l'ADEC (Association Droit Electronique et Communication) http://www.adec-asso.com/

19. C o m m e nt gé re r s e s d o c u m e nt s ( G E D ) ?
 Le terme GED étant jugé trop généraliste,
il lui est souvent préféré le terme de GEIDE pour Gestion
Electronique de l’Information et du Document Existant.
Le document n’est plus seulement un document papier
transformé, mais il est souvent déjà créé de façon
électronique.
 E-mail
 Scan
 Fax
 Word Excel etrc….

20. 1. Des Chiffres
 80-90% de la mémoire d’entreprise est sur papier ;
 Un document se fait copier 19 fois en moyenne ;
 Il coûte 20 € pour ranger un document, 120 € pour en
retrouver un mal classé et 220 € pour le remplacer ;
 Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire de
l’information, 50% à la chercher.
MYTHE DU « ZERO PAPIER » !
20% de croissance / an des impressions
soit 221 milliards de pages imprimées en France

21. Les différents types de GED
 GED : Gestion Electronique de Documents
 Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts
de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins :
– GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche
possible en texte intégral ( full texte) ;
– GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le
remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ;
– GED Flot de Travail (Workflow) : gestion des règles, rôles et routes de
distribution du document dans l’entreprise ;
– GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ;
– Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents
(site web).

22. 3. Fonctionnalités
 Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document
(volume des disques de stockage d’informations) ;
 Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver ;
 En cas d’absence de cette personne, un service entier peut se retrouver
paralysé.
Remplacer les classements papier grâce à un système simple d’indexation et de
partage des documents au format électronique ;
 Classement adaptable : deux services pourront classer les mêmes documents
selon leur propre organisation ;
 Gestion automatique des numéros chrono des documents ;
 Recherche documentaire en texte intégral.

23. Fédérer les documents
La GED permet de fédérer
toutes les sources de
documents
(E-mails, documents
bureautiques, documents
papiers, fax, ...),
quels que soient les outils et
supports utilisés et les présente
sous forme de dossiers.

24. Pour tous les métiers
La GED, la solution adaptée à tout métier :
Comptables, Experts, Notaires, Bureaux
d’études, architectes,...
la GED répond parfaitement à la
problématique de la gestion de
dossiers, ce système permet de
stocker les informations
dématérialisées dans une
architecture qui respectera
l'organisation de l'entreprise.

25. Les mots clés
La GED permet l’ajout de mots clefs
Ou
La gestion des Thésaurus
C’est un dictionnaire des mots clés
Cette information servira de clé de recherche
grâce à un puissant
moteur de recherche intégré.

26. Une organisation simple
la GED applique les règles d’organisation du Client.
De cette façon, la certitude est acquise que chaque
intervenant sera capable de retrouver l’information ou
le dossier…
L’important n’est pas de ranger le
document mais que tout le monde
puisse le retrouver !

27. Fonctionnalités du produit
Armoire > Rayon > Dossier > Document
A une Armoire correspond un Rayon,
A un Rayon correspond un Dossier,
et à un Dossier des Documents.
La logique reste la
même que pour
l’organisation des
dossiers physiques.

28. Le circuit GED
La copie électronique
D’un simple Clic droit de Le document
Le Document devient la souris le Document
électronique arrive
accessible est transféré dans la
à tout le monde GED et le document est dans un dossier L’utilisateur
déplacé dans Documents entrants Scanne le
Le document original Documents_Archives Sur le poste Document au lieu
ne sera pas égaré Chaque utilisateur de le photocopier
L e c i r c u i t M i c r o G E D
Postes GED
(consultant)
Station GED

29. Bénéfices Client
 Reproduction à l’identique du process d’organisation en
place
 Gain de temps (20%) :
– en classement ;
– en recherche ;
– en contrôle ;
 Gain de place :
– Dématérialisation ;
– Compression ;
 Sécurité du dossier par sauvegarde.

30. La GED en réseau
Attache des bases
Au premier lancement de
l’application Serveur de
données
GED
Clients
GED
Données à
sauvegarder
En plus de vos
Numérisation documents
Chaque poste client Documents_Archives
possède le fichier
Application Le ou les fichiers
GED DATA-GED.mdb

31. Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com

32. Découvrez les usages
des TIC, les actualités,
l’agenda des évènements
et les entreprises de la
filière TIC régionale sur le
« portail des usages »
Consultez le support de
cette présentation :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com

33. La prochaine action
Fidélisez vos clients avec une
logistique performante
14 juin 2012
Espace InnovaTIC Marseille