Le document présente la gestion électronique des documents (GED) comme une solution riche et diversifiée, abordant des aspects fonctionnels variés et les besoins des utilisateurs. Il détaille les fonctionnalités de la GED, y compris la gestion des droits d'accès, l'indexation, le workflow, et les versions de documents, tout en insistant sur l'importance de l'intégration et de la personnalisation pour optimiser l'utilisation. Les retours d'expérience et les recommandations pratiques sont également partagés pour améliorer la mise en œuvre de la GED dans les organisations.

1. Thomas Dechilly CTO SOLLAN 12 Mars 2008 www.sollan.com BLOG: www.sollan.com/blogs La GED pour les nuls Retours d’expériences

2. Agenda SOLLAN La GED: une offre riche et diversifiée ! Panorama fonctionnel Besoins des utilisateurs Fonctions proposées par la GED En pratique / retours d’expériences Questions/réponses

3. Gamme de prestations Audits documentaires, Expertise et Conseils autour des chaînes de production de contenus documentaires Intégration de progiciels de GED (Gestion Electronique de Documents), PDM (Gestion du cycle de vie des produits), KM (Gestion de la connaissance) et gestion de contenus normalisés (CMS, EPIC, XMetaL) Développements informatiques pour optimiser ou créer les chaînes de production documentaire Reprise d’existant Transfert de compétence et formation Maintenance

4. La GED: Une offre riche et diversifiée ! La GED Une offre riche et diversifiée ! Knowledge Management Document Management & Collaboration Transformation and rendition services Records Management Archiving & Imaging Advanced Workflow Web Content Management Collaboration and Social Computing Business Process and Forms Full lifecycle management Unified repository and metadata model Collaboration Information Search and Retrieval Portals Business Process Management Digital Asset Management

5. Panorama fonctionnel Versions Collaboratif Espaces personnalisés / portails Formulaires eforms Processus Workflow / notification Indexation Recherche Métadonnées Fiche d’indexation Protocoles accès Droits d’accès Fichiers Archivage Record Management KM WCM

6. Référentiel de fichiers Besoins Référentiel unique pour le stockage et le partage de fichiers Outils permettant le classement et le contrôle des accès Recherche/indexation des contenus Fonctions GED Stockage centralisé des fichiers Mise en place de plan(s) de classement Outils de recherche En pratique Utilisation de disques réseaux partagés Gestion des droits sur les répertoires et fichiers Recherche: outils individuels (outils windows ou autres).

7. Référentiel de fichiers illustrations

8. Référentiel de fichiers illustrations

9. Référentiel de fichiers illustrations

10. Référentiel de fichiers illustrations

11. Référentiel de fichiers illustrations

12. Référentiel de fichiers illustrations

13. GED/Plan de classement/liens

14. GED/Plan de classement/liens

15. GED/Plan de classement/liens

16. Gestion des droits d’accès Besoins Gérer les droits d’accès aux documents (lecture/modification) au niveau de la DSI et par délégation au niveau des responsables métier Couplage avec l’annuaire d’entreprise (personnes et groupes) Fonctions GED Contrôler l’accès aux ressources documentaires (espaces / fichiers) en fonction des droits de l’utilisateur, Gérer les droits au niveau de l’utilisateur et des groupes d’utilisateurs En pratique Délégation de la gestion des utilisateurs Les utilisateurs ne connaissent pas les droits déclarés sur leurs espaces. Le partage de ressources peut conduire à certaines incohérences.

17. Gestion des droits/groupes/utilisateurs

18. Protocoles d’accès Besoins Accès simple et efficace du type « disque dur » Accès depuis les applications bureautiques Fonctions GED Offrir différents moyens (protocoles) pour accéder aux documents Web: logique de portail, moteur de recherche Explorateur de fichiers: simuler un accès disque FTP: faciliter les échanges avec les autres systèmes d’information En pratique L’interface « client lourd » ou « web » remplace généralement l’accès de type « disque dur » Il est difficile d’interagir facilement entre son espace personnel (poste de travail) et le référentiel documentaire

19. Exemple CIFS/WebDAV/FTP

20. Exemple CIFS/WebDAV/FTP

21. Métadonnées Fiche d’indexation Besoins Identifier les documents avec des métadonnées définies au sein d’un plan de gestion documentaire Homogénéiser la description des documents Fonctions GED Décrire les documents stockés en utilisant des champs descripteurs libres ou contrôlés (liste de valeurs) Assurer la recherche à partir de ces descripteurs En pratique Les utilisateurs ne complètent pas exhaustivement les fiches d’indexation: trop long à remplir Les valeurs prédéfinies ne sont pas régulièrement mises à jour ou ne correspondent pas aux besoins locaux Les métadonnées déclarées au niveau du document ne sont pas reprises automatiquement

22. Métadonnées Fiche d’indexation

23. Indexation Recherche Besoins Retrouver un document Trouver un document sans savoir s’il existe Trier en fonction de critères de comparaison Fonctions GED Rechercher les documents à partir d’un descripteur Recherche plein texte Tri des résultats et pondération En pratique Descripteurs définis au sein des fiches d’indexation ne sont pas systématiquement remplis La combinaison recherche/résolution des droits peut être problématique (performance) Unifier les descripteurs communs à l’entreprise

24. Indexation Recherche

25. Processus documentaire « Workflow » Besoins Automatiser le traitement de processus documentaires ou processus métiers (validation, approbation) Processus séquentiels et/ou parallèles Enrichissement documentaire (résumés, métadonnées, notes de révisions) – fusion d’information au sein des documents mobilisés au sein du workflow Modification des statuts documentaires (brouillon, en relecture, validé, archivé…) Notification des utilisateurs mobilisés Fonctions GED Workflow / processus standards de validation Atelier de modélisation de workflow (technique ou orienté utilisateur final) En pratique Se restreindre aux principaux processus, chercher la simplicité Peut nécessiter une intégration avec le reste du Système d’Information

26. Mise en œuvre d’un workflow

27. Gestion des versions Besoins Conserver les différentes versions d’un même document Protéger les contenus validés Fonctions GED Gestion des versions (majeures / mineures ou spécifiques) Automatisation des montées de version sur action prédéfinie (ex: workflow) En pratique Suivre le plan de gestion documentaire de l’entreprise si défini Conserver une méthode simple (ex: version majeure/mineure) Différencier « version de travail » / « version publiée » Pointer systématiquement sur la « dernière version » ou au contraire sur une version « identifiée » du document

28. Différentes versions d’un document

29. Formulaires « eforms » Besoins Saisir des données (contenus) semi-structurées Organiser, partager ces données Fonctions GED Fiche d’indexation permettant aux utilisateurs de déclarer leur propres données Atelier de modélisation de « formulaires » permettant la saisie et l’organisation de données semi-structurées Sous-partie du module « workflow » En pratique Modéliser et unifier des formulaires « métier » est une tâche qui nécessite une expertise GED Vers l’usage « KM », pérenniser l’actif documentaire porteur de mémoire

30. Espaces personnalisées Portails Besoins « Publier » les informations de son service à une communauté Créer et maintenir une identité (principe de l’intranet) Fonctions GED Personnalisation d’espaces Fonctions « portail », « blog » En pratique Souvent sous-estimé lors des démarrages de projets GED Réel facteur d’appropriation de l’outil Convergence: « espace collaboratif » avec les outils de GED Remplacer les « écrans techniques » par des écrans simples et fonctionnels

31. Exemple de personnalisation

32. Portail Web utilisant le référentiel Alfresco

33. Collaboratif Besoins Partager sur l’élaboration et la diffusion de documents/contenus Fonctions GED Personnalisation d’espaces Fonctions « portail », « blog » Workflows Notification, forums, discussions Travail simultané sur des documents Office En pratique Nécessite une maturité des équipes ou une contrainte organisationnelle forte (ex: équipes distribuées…) En complément de la fonction GED centrale (référentiel de fichiers)

34. Autres usages de la GED Web Content Management Knowledge Management Gestion de documentation structurée (XML) Record Management Intégration au Système d’Information Standardisation du référentiel Standardisation des interfaces logicielles

35. QUESTIONS / REPONSES www.sollan.com Blog: www.sollan.com/blogs [email_address]

36. SOLLAN France 27 bis rue du Progrès 93100 Montreuil Tél : 01 48 51 15 40 Fax : 01 48 51 15 48 www.sollan.com