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La Gare Numérique - 6 juin 2019
Cédric ROUIRE, Edissyum
EDISSYUM
Société d’intégration et d’édition de solutions,
spécialisée en dématérialisation et en gestion
électronique des documents. Edissyum s’adresse aux
collectivités et aux entreprises auxquelles elle propose
une gamme de services et de solutions dédiées.
Son expertise :
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20 années d’expérience dans la gestion du document numérique
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  • 2. EDISSYUM Société d’intégration et d’édition de solutions, spécialisée en dématérialisation et en gestion électronique des documents. Edissyum s’adresse aux collectivités et aux entreprises auxquelles elle propose une gamme de services et de solutions dédiées. Son expertise : • l’acquisition de documents, • la capture de contenus • la diffusion et le traitement automatique de flux entrants, sortants et circulants.
  • 3. EDISSYUM • Siège social à Carpentras • Une structure agile • Des consultants à expertises complémentaires • Une entreprise innovante éligible au CII • Un positionnement intégrateur innovant pour servir les collectivités et les PME-I • Une démarche d’accompagnement de proximité • Une vision globale et transverse
  • 4. EDISSYUM 20 années d’expérience dans la gestion du document numérique PROCESSUS METIERS Workflow, intégrations, éditique (flux sortants)GESTION ELECTRONIQUE GED Gestion électronique des correspondances GEC Archivage Electronique SAE ACQUISITION Numérisation, Indexation OCR, Capture & extraction
  • 5. Le paysage de la dématérialisation  Barrière du papier – Le papier est devenu un obstacle majeur à surmonter.  Prix du papier – Le coût des processus sur papier, pas simplement le prix d'achat, mais surtout les coûts de stockage et de récupération, est de plus en plus important.  Pour être compétitif, il faut être numérique – La transition en cours vers un monde numérique est considérée comme de plus en plus cruciale pour la compétitivité des entreprises.  Marché du travailleur mobile – L'avènement du Cloud et l’utilisation constante de l'informatique, des travailleurs mobiles ayant les mêmes besoins que le personnel de bureau  Les scanners ne sont qu'une partie de la solution – Optimiser le travail sans papier exige plus qu'un simple scanner : les entreprises ont besoin de solutions professionnelles conçues à cet effet.
  • 6. La dématérialisation des documents ? « transformation de support d’information matériel (support papier) en fichier numérique »  Une tendance… dans le sens de l’histoire.. De nouveaux usages...  Développement des documents numériques  Une législation favorable (valeur probante, confiance numérique, facturation électronique)  Télé déclaration (TVA, URSAFF, IMPÔTS etc..)
  • 7. La dématérialisation une opportunité La mobilité Satisfaction client Sécurité Accessibilité des infos / documents Le travail à distance Collaboration en ligne 80 % des entreprises qui perdent leur données disparaissent dans un délais de 6 à 12 mois
  • 8. Des portes d’entrée multiples dans l’entreprise Source Markness International : - Optimisation des processus documentaires : Solutions pour les documents et courriers entrants/circulants - France, 2012-2014
  • 9. La dématérialisation… une nouvelle gestion Les avantages du numérique Plus pratique à : Échanger, Classer, Rechercher, Conserver. Information Partagée : Réseau LAN / Internet Les limites de la gestion papier : Deux personnes différentes classent différemment Une même personne “risque” de classer différemment aujourd’hui et dans 6 mois. Un document “non-classé” est inaccessible. Volume de stockage Recherche difficile
  • 10.
  • 11. La dématérialisation… une nouvelle gestion • Documents gérés et classés séparément. • Selon des critères différents • Sur des supports distincts. • Sur des applications diverses. • Eventuel partage de documents sur un Intranet. Comment exploiter les opportunités offertes par le document électronique ?
  • 12. La GED : Gestion électronique de documents Tirer partie des qualités du document numérique pour rationaliser le traitement des documents de l’entreprise. GED Gestion Electronique de Documents
  • 13. La GED : Gestion électronique de documents Centralisation sur un serveur Saisie manuelle ou automatique Référencement Consultation Classement & Consultation Publication Web
  • 14. La GED : Gestion électronique de documents Classement & Consultation Publication Web Consultation & classement Utilisateurs Nomades
  • 15. La GED : Gestion électronique de documents Classement & Consultation Publication Web Utilisateurs Nomades Consultation & classement Clients / partenaires Consultation
  • 16. La GED : Gestion électronique de documents Les fonctionnalités CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion. RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ). SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes.
  • 17. La GED : Gestion électronique de documents L ’usage d’une GED étape par étape.
  • 18. Principales fonctionnalités  Le dépôt des documents  L’indexation des documents  Le classement des documents  Le stockage de l’information  La recherche de l’information  La distribution de l’information Les étapes
  • 19. Le dépôt des documents bureautique Word Excel PDF Emails ... Répertoire d’attente
  • 20. Le dépôt des documents papier L’acquisition au fil de l’eau.
  • 21. L’indexation des documents Organiser l’accès aux documents du système GED On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents. Indexation manuelle ou automatique. OCR Répertoire d’attente
  • 22. Le classement des documents Classer les documents dans un plan de classement
  • 23. Le stockage de l’informations Stocker les documents dans des serveurs protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc Back up dans un DATA Center Répertoire d’attente Serveurs interne ou externe ?
  • 24. La recherche de l’information Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche.
  • 25. De la GED pour collaborer DOC1 Modifié DOC1 Le document téléchargé ne peut être modifié par les autres utilisateurs. Utiliser la GED pour travailler ensembles
  • 27. Accès, partage, sécurité, gestion  Dans l’entreprise, 25% du temps passé en recherche d’informations. Ne chercher plus vos documents Trouvez les !!!
  • 28. La GED : Gestion électronique de documents Cas d’usage : le traitement de la facture d’achat « De le commande d’achat au règlement fournisseur »
  • 29. Purchase to pay – Exemple de scénario Bon de commande #1# article Total 1 PC 1000 Total: 1000 Facture Fourn.#1 # article Total 1 PC 1000 Total: 1000 Demande d’achat # article Total 1 PC 1000 2 Cartes visite 20 Total: 1020 Bon de commande #2# article Total 1 Cartes visite 20 Total: 20 Approbateur Fourn. A Je dois acheter du matériel pour un nouvel embauché ! Bon de commande #1# article Total 1 PC 1000 Total: 1000 Système comptable Détails de paiement Facture Fourn.ice #2 # article Total 1 Cartes visite 20 Total: 20Fourn. B PAIEMENT
  • 30. Des questions ? Cédric ROUIRE, Edissyum