Dématérialisation de documents

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Quick-DMT: La démat’ légale &
facile
Dématérialisation de documents à
valeur probante :
Courriers, factures, salaires, contrats,
convocations, bilans,
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médicales …

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Le papier oouu llee nnuumméérriiqquuee??
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Le papier est un processus coûteux !
L’envoi d’un courrier par la Poste coûte entre 1 € et 4 €.
Le papier reste obligatoire ? NON
SAUF Lorsque l’on envoie un: Fax, Scan, Email, PDF,… SANS
signature électronique.
Print on Demand: N’imprimer que ce dont vous avez besoin.
- Etude d’un document en particulier, plans, contrats,…

Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?
Toutes les techniques qui suppriment le papier au profit du numérique…
Le Numérique OUI…
MAIS légal et à valeur probante.
Exemple :
La facture dématérialisée fiscalement est un document numérique normé:
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LLaa ddéémmaattéérriiaalliissaattiioonn

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LLooiiss eett ddiirreeccttiivveess
 Art. 1316-1 C. civ. Du 14/03/2000 « L’écrit électronique est admis au
même titre que l’écrit sur papier, sous réserve d’identification et de garantie
l’intégrité »
 Les fichiers doivent impérativement être en France ou dans un
pays de l’UE.
 Directive Européenne 2010/45/UE, il n’est plus nécessaire d’obtenir un
accord entre l’émetteur et le destinataire.
 Décret du 25 avril 2013
La signature électronique repose sur un certificat électronique qualifié qui est
délivré par un prestataire de service de certification.
 Identité et intégrité: Certificat de signature électronique qualifié
 Traçabilité et horodatage : 3 horloges atomiques sur nos plates-formes
ISO 9001.
 Archivage légal sur nos serveurs en France pendant 10 ans .

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Notre solution globale de dématérialisation pour Power i
 Quick-DMT/400 + Quick-PRESS
Notre solution pour le monde Open
 Quick-DMT/OPEN

Envoi sécurisé
HTTPS
Archivage GED Horodatage
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Téléchargement
Sécurisé
HTTPS
Monitoring via Quick-DMT
Formatage PDF/A-1
Cryptage,….
Signature
Retour des documents horodatés et
signés
pour archivage ou intégration GED
Plate-forme EDC sur nos datacenters
Documents Quick-
PRESS
CCyyccllee ddee ffoonnccttiioonnnneemmeenntt

 Une solution simple et intégrée, 100% native Power i
 Génération des documents en PDF/A-1 depuis vos applications,
ERP (Cegid, Divalto, Sage, SAP et bien d’autres…)
 Monitoring des documents dématérialisés
 Envoi sécurisé via HTTPS sur notre plate-forme EDC
 Traçabilité des envois et contrôle des destinataires
 Gestion des A.R.
 Récupération automatique des documents signés et horodatés
dans l’IFS (intégration archivage, GED, …)
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CCrrééaattiioonn ddee ccoommppttee

Monitoring
Quick-PRESS
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S’identifier
PPllaattee--ffoorrmmee ddee ddéémmaatt

Envoi d’un PDF
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Suivi des envois

Etape 1 : le destinataire reçoit un email avec un lien à suivre
Bonjour,
Pour récupérer ce courrier, veuillez suivre ce lien: Cliquez ici
Nom du courrier : testPDFUS.PDF
Emetteur : Lagrange Voyages
Post it : Votre facture
Cordialement et bonne réception,
EDC Team.
Message susceptible d'être confidentiel. Il est adressé uniquement aux destinataires indiqués. Si vous l'avez reçu par erreur, prenez contact avec l'émetteur, merci.
Etape 2 : le document apparaît en connexion sécurisée
Etape 3 : un accusé de réception est retourné vers l’émetteur
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Téléchargement des
documents côté
destinataire

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Récupération dduu PPDDFF//AA--11
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Calcul Budget Budget variable
License
utilisateurs
clients
ILLIMITES
+ Réduction de coût
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Coût par document transmis et/ou
archivé
Un calibrage
de document
Signature
électronique
valable 3 ans
Personne morale
:
800 € HT
65 %
Accès aux
plates-formes
et ouverture
de compte
NEGOCIO
15
Archivage 10 ans, 10 zones
de recherche + 0,10 €HT par
document
+
Budget ddéémmaattéérriiaalliissaattiioonn

Notre tiers ddee ccoonnffiiaannccee:: DDPPIIII
• Editeur et dispatcheur depuis 1986 de solutions dématérialisées :
télex, fax, SMS, médicales, courriers, factures, paies, contrats,…
• Réseau de distribution national et international avec TRADER’S S.A
• Produits, services, Data centres certifiés ISO 9001 et sources
déposées:
• Services H24/7J sur 3 sites administrés uniquement par nos équipes en France.
• Actionnaires: IHEDN, médecin membre des grands hôpitaux de Paris.
• Plus de 3 millions de documents transmis par mois via la plate-forme
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La preuve ppaarr ll’’eessssaaii ggrraattuuiitt
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Période de tests gratuits d’envois / réceptions en réel
avec création d’une maquette (horodatage et signature)
pour l’intégration de vos documents au format PDF/A-1.
Devoir de conseil et la fourniture d’exemples pour :
Informer vos clients/fournisseurs du passage à la dématérialisation:
des différents formats et modes d’accès aux documents
Les libellés des zones à respecter (facture, paie, contrat, convention…).
Le poids des documents à transmettre.
La signature électronique.
Mise en production immédiate et ROI Rapide pour toute
entreprise : Grands comptes, PME, PMI, TPE, Commerçants, Experts
comptables, Industriels, secteur médical…

Techniplan client grenoblois équipé SAGE. 300 factures par mois.
Entreprise familiale spécialisée dans la reproduction de documents sur tous supports.
« DPii EDC est une solution légale à valeur probante auprès de la Direction Générale des Impôts. Nous avons été convaincus par le test en
réel et sans engagement. Selon nous, son principale avantage réside dans la réduction du temps de traitement interne des factures. » précise
Fabienne Prilliez, responsable de Techniplan. En effet, celles-ci sont envoyées et reçues en temps réel. Elle ajoute : « Nous sommes
totalement séduits par cette solution en termes d’économies: le coût d’envoi étant passé de 1,56€ à 0,19€ ! ».
CAMP FRANCE à Sallanches, spécialiste des matériels de sports de montagne écoresponsables!
« La solution EDC simple d’utilisation est directement interfacée avec notre solution de facturation SAGE » explique Bernadette Emonet,
responsable de CAMP FRANCE. « Dédiée aux sports et à la randonnée, CAMP est une entreprise proche de la nature qui contribue au respect
de l’environnement dans tous ses choix stratégiques. Partant de ce principe, nous souhaitions une solution de dématérialisation capable de
réduire significativement notre empreinte écologique ainsi qu’un fournisseur, lui-même engagé en faveur du développement durable. DPii a
répondu à toutes nos attentes en matière d’éco-responsabilité ».
FL ASSOCIES, expert comptable à Pontoise, équipé CEGID.
« Nous sommes ravis de coopérer avec DPii sur ce projet de dématérialisation auquel nous attachons une grande importance. C’est
l’expertise et la qualité d’écoute de l’équipe technique de notre prestataire qui nous ont permis de réduire significativement les coûts. Sans
oublier l’implémentation de la signature électronique à valeur légale qui constitue une nouvelle avancée pour atteindre notre objectif zéro
papier » explique Romain Lemaire, co-fondateur du cabinet.
FRUTOS SANTA EULALIA à Perpignan sur AS/400, spécialiste de la vente de fruits en gros.
« Parmi les très nombreuses offres de dématérialisation de factures proposées aux PME, nous avons privilégié la solution EDC de DPii pour sa
capacité à s’adapter parfaitement aux attentes de nos partenaires commerciaux en termes de respect du cadre juridique et de formatage
des documents électroniques » explique Toni Castello, Directeur.
LABORATOIRE CERBA d’analyses médicales à St Ouen transmet + 100 000 courriers par mois.
« Nous sommes très satisfaits de l’implémentation de la solution EDC qui nous apporte des garanties optimales en termes de confidentialité
et de rapidité de nos échanges » explique Serge Payeur, DSI . « Cette solution a par ailleurs le mérite de réduire nos coûts de façon très
significative et s’inscrit pleinement dans notre politique de développement durable ».
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QQuueellqquueess rrééfféérreenncceess

LLeexxiiqquuee
La série des normes ISO 9001 est relative à la gestion de la qualité. Elle pose des exigences en matière
d’organisation pour un système efficace de gestion de la qualité. La norme ISO 9001:2008 est la
version ISO 9001 en vigueur à la date de novembre 2008.
La FNTC est une fédération professionnelle dont les statuts sont régis par les disposition du code du
travail. Elle a été créée sous l’égide du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables, du
Conseil général des Greffiers de tribunaux de commerce, de la Chambre nationale des Huissiers de
justice et d’un groupe formé des principales sociétés offrant des prestations de services dans le
domaine des documents dématérialisés.
ChamberSign est une autorité de certification des signatures életroniques pour les entreprises, créée
par les Chambres de Commerce et d’Industrie de France en 2000, pour répondre au besoin croissant
des entreprises de sécuriser les transactions et les échanges de documents sur Internet. Le label
ChamberSign est la seule autorité de certification à dimension européenne.
GS1 a pour mission de standardiser les technologies afin de faciliter et de sécuriser les échanges
d’informations entre les entreprises. Avec une activité dans plus de 20 industries et secteurs, GS1
accompagne les grands groupes et les PME/TPE à investir dans les nouvelles technologies. Favoriser
l’adoption de la facture électronique au format PDF, constitue notamment l’un des principaux
chantiers de l’organisation depuis 2009.
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