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Externalisation des
processus documentaires
Mutuelles et Assurances
EST VOTRE PARTENAIRE RÉFÉRENT EN MATIÈRE DE CONSERVATION, DE TRAITEMENT
ET DE VALORISATION DE VOS DOCUMENTS ET FLUX D’INFORMATIONS AU SERVICE
DE VOTRE PERFORMANCE ET DE VOTRE AGILITÉ. DEPUIS 1989, LA CONFIANCE DE
NOS 5500 CLIENTS REPOSE SUR NOS VALEURS QUE SONT L’INNOVATION, L’ÉTHIQUE,
L’ESPRIT D’ÉQUIPE ET DES PARTENARIATS DURABLES.
Accès unifié
aux documents
physiques et
numériques,
économies
sur les coûts
de partage
NUMÉRISATION
des documents
de tous types et tous formats,
collectés, triés, indexés selon
vos référentiels
+
Exemple : gestion
des factures
(collecte, extraction,
intégration
des données,
diffusion, archivage)
intégrées à votre SI
et complémentaires
de vos applications métiers
SOLUTIONS
de dématérialisation
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Des espaces
de travail
et de partage
au sein
de votre
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NALISATION
de processus
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pour le traitement global,
automatisé et dématérialisé
de vos flux courriers, factures,
relation client, etc.
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Vos intervenants
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dématérialisation
des processus
documentaires
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Mutuelles
Contexte du secteur des Assurances,
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Votre marché, ultra concurrentiel, doit sans cesse innover et se moderniser pour
suivre un contexte réglementaire impactant :
 Solvabilité II : maîtrise des risques, traçabilité, productivité
 LCBFT* : lutte contre la fraude, contrôle, complétude, fiabilité des informations
 ANI (2013) : généralisation des contrats collectifs santé
→ Développer de nouveaux produits, adapter ses modèles
économiques, conquérir de nouveaux clients (entreprises Vs.
particuliers), gérer des afflux massifs de nouveaux contrats
 Loi Hamon (2014) : assouplissement des modalités de résiliation
→ Satisfaction et fidélisation de ses clients, optimiser leur parcours,
notamment dans la gestion des sinistres ou des prises en charge des
dépenses de santé
Vous souhaitez avoir une vision à 360°de vos informations clients
 Casser les silos, unifier les informations issues du multicanal, manager des données de qualité
* Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme
Les bénéfices de l’externalisation et de la
dématérialisation de vos flux documentaires
EVERIAL vous fait bénéficier de services d’externalisation et solutions
logicielles pour dématérialiser et automatiser le traitement des flux
d’information au cœur de vos processus métiers.
 Vos bénéfices :
 Réduire vos coûts et bénéficier des économies d’échelle d’un prestataire
spécialisé
 Vous recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée
 Gagner en flexibilité en passant de coûts fixes à des coûts variables
 Accéder à une expertise technique et qualité difficile à acquérir ou à
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 Absorber des pics d’activité grâce à la modularité des ressources allouées
 Raccourcir le time-to-market en mettant rapidement en place des processus
opérationnels dédiés à vos nouveaux services ou produits
 Maîtriser les informations clients
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 Contrat customisé
 Plan d’Assurance Qualité concerté
 Indicateurs de suivi conformes aux attentes métiers et directions
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 Elaborations des règles de gestion des traitements
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 Chaines logistiques co-construites (navette, TSA)
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• DAF : Zéro investissement interne en structure / matériel / technologique
• DRH : Maitrise de la masse salariale (transfert des coûts fixes en variables)
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• Efficience : partage des gains long terme
• Gestion des pics d’activité en parfaite agilité et confiance
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• MOE : Transfert de la complexité technique et/ou sociale
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 Travail des gestionnaires en minimum papier
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de chiffre d’affaires en 2016
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sites en France
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sites partenaires
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  • 2. EST VOTRE PARTENAIRE RÉFÉRENT EN MATIÈRE DE CONSERVATION, DE TRAITEMENT ET DE VALORISATION DE VOS DOCUMENTS ET FLUX D’INFORMATIONS AU SERVICE DE VOTRE PERFORMANCE ET DE VOTRE AGILITÉ. DEPUIS 1989, LA CONFIANCE DE NOS 5500 CLIENTS REPOSE SUR NOS VALEURS QUE SONT L’INNOVATION, L’ÉTHIQUE, L’ESPRIT D’ÉQUIPE ET DES PARTENARIATS DURABLES.
  • 3. Accès unifié aux documents physiques et numériques, économies sur les coûts de partage NUMÉRISATION des documents de tous types et tous formats, collectés, triés, indexés selon vos référentiels + Exemple : gestion des factures (collecte, extraction, intégration des données, diffusion, archivage) intégrées à votre SI et complémentaires de vos applications métiers SOLUTIONS de dématérialisation + Des espaces de travail et de partage au sein de votre organisation ou en externe GESTION ÉLECTRONIQUE de document Édition de logiciels de GED : capture, classement, workflow, recherche, gestion et diffusion de vos documents numériques + Optimisation, ajustement des ressources à l’activité, coûts maîtrisés EXTER- NALISATION de processus documentaires pour le traitement global, automatisé et dématérialisé de vos flux courriers, factures, relation client, etc. +
  • 5. Ils nous font confiance Secteurs Mutuelles/Assurances
  • 6. L’externalisation et la dématérialisation des processus documentaires Appliquées aux Assurances et Mutuelles
  • 7. Contexte du secteur des Assurances, Mutuelles & Institutions de prévoyance Votre marché, ultra concurrentiel, doit sans cesse innover et se moderniser pour suivre un contexte réglementaire impactant :  Solvabilité II : maîtrise des risques, traçabilité, productivité  LCBFT* : lutte contre la fraude, contrôle, complétude, fiabilité des informations  ANI (2013) : généralisation des contrats collectifs santé → Développer de nouveaux produits, adapter ses modèles économiques, conquérir de nouveaux clients (entreprises Vs. particuliers), gérer des afflux massifs de nouveaux contrats  Loi Hamon (2014) : assouplissement des modalités de résiliation → Satisfaction et fidélisation de ses clients, optimiser leur parcours, notamment dans la gestion des sinistres ou des prises en charge des dépenses de santé Vous souhaitez avoir une vision à 360°de vos informations clients  Casser les silos, unifier les informations issues du multicanal, manager des données de qualité * Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme
  • 8. Les bénéfices de l’externalisation et de la dématérialisation de vos flux documentaires EVERIAL vous fait bénéficier de services d’externalisation et solutions logicielles pour dématérialiser et automatiser le traitement des flux d’information au cœur de vos processus métiers.  Vos bénéfices :  Réduire vos coûts et bénéficier des économies d’échelle d’un prestataire spécialisé  Vous recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée  Gagner en flexibilité en passant de coûts fixes à des coûts variables  Accéder à une expertise technique et qualité difficile à acquérir ou à maintenir en interne  Absorber des pics d’activité grâce à la modularité des ressources allouées  Raccourcir le time-to-market en mettant rapidement en place des processus opérationnels dédiés à vos nouveaux services ou produits  Maîtriser les informations clients
  • 9. Services et solutions EVERIAL  Capture multicanal (courrier papier, email, sms, fax, etc.)  Réception, contrôle (signature, complétude, etc.) et préparation (dépollution)  Numérisation et indexation automatique selon les référentiels clients  Traitement LAD/RAD pour extraction de données à intégrer dans les applicatifs métiers  Contrôle de cohérence (entre informations entrantes et informations du référentiels/SI)  Vidéocodage (saisie manuelle des champs manuscrits si nécessaire)  Restitution des documents numériques indexés sur GED EVERIAL (ou sur GED client)  Portail client pour suivi et reporting de l’activité  Archivage physique sécurisé des originaux
  • 10. Les atouts EVERIAL  Une excellente connaissance du secteur d’activité assurance/mutuelle/prévoyance conférant aisance et autonomie à EVERIAL dans la compréhension du besoin et la mise en place du projet  La capacité d’EVERIAL à respecter le secret médical (personnel formé et sensibilisé, ayant signé contrat de confidentialité)  Le prestataire unique et offre globale, du conseil à la dématérialisation et à l’archivage physique sécurisé des originaux  Une proximité géographique grâce à une implantation multi-sites  Une évolutivité des solutions post-projet, afin d’être toujours au plus près des besoins clients et des contraintes du marché  Une démarche qualité permanente  Des moyens techniques industriels pour traiter tous types de volumétrie
  • 11. Exemples de flux documentaires externalisés spécifiques Contrats collectifs d’entreprise d’assurance complémentaire santé et de prévoyance  Dématérialisation des contrats, des fiches individuelles d’adhésion ou bulletins de souscription, et des pièces justificatives  Gestion des flux entrants liés à la vie des contrats Plan de continuité de l’activité  Mise en œuvre d’une plateforme de dématérialisation conforme à la production du client sur le site EVERIAL, afin de prendre en charge le débord partiel ou total, en cas de déclenchement du PCA Portail documentaire de gestion de sinistres (IARD)  Mise en œuvre d’un portail de dépôt de documents relatifs à la gestion des sinistres (comptes rendus d’experts, pièces justificatives, etc.)
  • 12. Solution illustrée par un retour d’expérience client : Chaîne de traitement du courrier entrant
  • 13. Contexte client Client • Courtier en assurances • Gestion pour comptes de tiers de contrats collectifs d’assurance santé et prévoyance Enjeux et déclencheurs • Garantie du succès de la création d'une filiale et d'une marque • Extension des périmètres métier (SI, gestion, relation client,…) • Absorption des volumes supplémentaires de documents et traitements • Innovation Modes de traitement envisageables • Recrutement et prise en charge en interne • Renforcement ponctuel (intérim, Facility Management) • Externalisation partielle • Externalisation totale
  • 14. Solution attendue par le client Mise en place d’une chaîne de traitement dématérialisé du courrier entrant  postal  électronique Externalisation  de la maîtrise d’œuvre  du socle technologique et de son hébergement  des équipes et matériels de production Typologie Physique Mail Soucription Entreprise 80% 20% Adhésion Salarié 80% 20% Adhésion Surcomplémentaire 55% 45% Vie du Contrat 55% 45% Cotisation Chèque 100% 0% Répartition des Typologies Physique /Mail
  • 15. Processus mis en place FLUX SORTANTSRAD/LAD Poste client Réception Tri Numérisation REPORTING SUPERVISION  OPERATIONNELLE  TECHNIQUE WORKFLOW Video- Correction Intégration données GED métier
  • 16. Etapes clés de co-construction du projet Atelier « contractuel et qualitatif » :  Contrat customisé  Plan d’Assurance Qualité concerté  Indicateurs de suivi conformes aux attentes métiers et directions  Engagements de service transférés Atelier « fonctionnalité » :  Mise au point des spécifications fonctionnelles détaillées  Elaborations des règles de gestion des traitements  Spécificités SI : outils informatiques et interfaces client / prestataire  Chaines logistiques co-construites (navette, TSA)  Reportings complets
  • 17. Bénéfices clients Rentabilité des investissements • DAF : Zéro investissement interne en structure / matériel / technologique • DRH : Maitrise de la masse salariale (transfert des coûts fixes en variables) • Opérations : Filière externe de production mutualisable, scalable, customisable Automatisation • Efficacité : gains de productivité à court et moyen terme • Efficience : partage des gains long terme • Gestion des pics d’activité en parfaite agilité et confiance Au service des usagers • MOA : Traitements métier modélisés ou optimisations • MOE : Transfert de la complexité technique et/ou sociale • Equipes Front et Back office :  Recentrage sur le cœur de métier de la gestion  Travail des gestionnaires en minimum papier
  • 18. collaborateurs millions d’euros de chiffre d’affaires en 2016 CHIFFRES CLÉS sites en France métropolitaine sites partenaires en France d’outre-mer sites à l’étranger : Suisse, Espagne, Île Maurice LILLE ROUEN PARIS CHARTRES NANTES CHALON-SUR-SAÔNE LYON GUÉRET LE BOURGET DU LAC GRENOBLE BORDEAUX MONACO MARSEILLE TOULOUSE
  • 19. Jérôme Berthé Responsable Grands Comptes www.everial.com Jerome.berthé@everial.com 06 03 32 00 47