Numen easyfolder Record Manager

1. Record Manager fait partie de la Suite
Easyfolder
Archivez, Conservez, Sécurisez
NOS EXPERTISES Easyfolder Record Manager conserve dans la durée et en toute sécurité l’ensemble
de vos documents produits, émis ou reçus. Quelle que soit la nature de vos
contenus, la volumétrie est maîtrisée : toutes vos données sont centralisées et
conservées dans des conditions d’intégrité optimales.
Easyfolder accélère votre transformation numérique en vous permettant de
communiquer de façon dématérialisée et rassurante avec tous vos interlocuteurs:
collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, citoyens…
Vous conservez et échangez en toute confiance grâce à un Système d’Archivage
Electronique (SAE) conforme aux textes et normes en vigueur.
Applications
Archivage à vocation probatoire des contrats,
commandes, factures, bulletins de paie, offres et
devis, emails, originaux référents
Protection des données sensibles :
orientations stratégiques, supports de R&D, de
comptabilité, RH
Dématérialisation et conservation de fonds
archivistiques en archivage intermédiaire ou
définitif
Secteurs d’activités
Secteur public
Ressources humaines
Services
Immobilier (Bailleurs sociaux, Promoteurs-BTP)
Retail
Banques et Assurances
Santé
Conserver
Sécuriser Maintenir l’intégrité
Pérenniser
Tracer
Assurer la vocation
probatoire
Éliminer
Être en conformité
Paramétrage des durées de
conservation et sorts finaux
Gestion des droits et des habilitations
Stockage hautement sécurisé
Record
Management
Preuve de non-modification et
non falsification : scellement
des documents, vérification
d’empreintes, réplication
Conservation des documents dans un
système pérenne (formats, réversibilité…)
Accès à un journal infalsifiable
comportant l’ensemble des
traces du système
Garantie de la valeur
juridique des documents
Destruction sécurisée des
archives en fin de DUA,
après validation Respect des obligations légales
et du contexte normatif :
NF Z-42013, SEDA, MoReq2
Intégration Aisée
SAE connecté à l’ensemble de
vos ERP applications métiers,
CRM, messageries, BDD, sites
collaboratifs…Vous bénéficiez :
• Interface fullweb compatible
avec l’ensemble des
navigateurs
• Logiciel exploitable sous
Windows et Linux
• Choix du mode: SaaS, hébergé
ou licence
• API et sa documentation vous
permettant de répondre aux
exigences européennes les plus
fortes
Bénéfices
Sécuriser vos contenus :
intégrité, traçabilité, pérennité
Conserver une information
juridiquement recevable
Diminuer vos coûts de
stockage et de recherche
d’informations
Economiser papier, mise sous-
pli et affranchissement par une
utilisation étendue de la voie
électronique
Disposer à tout moment du
patrimoine documentaire de
votre organisation
En Complément
Avec Easyfolder Record Manager,
Numen recommande :
• Easyfolder Toolbar
• Easyfolder Hub
• Easyfolder Extranet
• Easyfolder Encrypter
• Easyfolder for SharePoint
• EasyFolder Archivist
• EasyFolder for Exchange
CHIFFRES-CLÉS
LE SAVIEZ-VOUS ?
La dématérialisation des factures réduit les coûts
de 50 à 80% par rapport aux processus papier.
La loi 2000-230 du 13 mars 2000 attribue la
même force probante au support électronique
qu’au support papier.
De plus en plus d’entreprises produisent des
documents électroniques natifs qui ne sont jamais
imprimés (factures, fiches de paie…). Pour les
organiser et les conserver, il faut mettre en œuvre
un SAE.

2. Numen
87, rue Saint Lazare
75009 Paris
France
Tel. : +33 (0)1 53 86 87 30
www.numen.fr
Numen Europe
15, rue des Scillas
L-2529 Howald
Luxembourg
Tel. : +352 40.99.44.1
www.numeneurope.com
Numen,NumenServicessontdesmarquesdéposéesparlegroupeNumen-Créditsphotos :Fotolia,shutterstock
Constitution de la preuve
Journalisation des traces du
SAE dans un journal sécurisé,
signé, archivé et requêtable
Des interfaces intuitives permettent de créer
des règles de conservation. Vous établissez
vos critères pour :
Quoique conçu pour que vous conserviez
votre système durant des années, Easyfolder
maintient votre indépendance intacte. A tout
moment, vous pouvez changer de solution
d’archivage.Horodatage des documents et
du journal des traces
Éliminer documents et dossiers
La fonction réversibilité et sa
documentation associée vous
permettent d’extraire tous les
documents archivés ainsi que
leurs métadonnées.
Archivage à valeur probatoire
(ISO 14 641-1)
(OAIS)
Record Management
(ISO 15489)
Interopérabilité et
Réversibilité
Horodatage conforme à la
(norme RFC 3161)
NF 461
Scellement et automate de re-
scellement du fonds documentaire
et du journal des traces
Les verser aux archives définitives
Administration des durées
de conservation
Garantie de réversibilité
Vous fixez selon des rêgles la fin de dépôt
d’une archive à une date donnée ou en
fonction des métadonnées.
Cimail
159, avenue de la Marne
59700 Marcq-en-Baroeul
France
Tel. : +33 (0) 3 20 82 02 02
www.cimail.fr
Fonds documentaire Fonds mémoire
PDF/A PDF/A
Document de
brouillon engageant
• Altération
• Mises à jour
• Modification
• Suppression
• Collaboration
Archive courante
• Création
• Non-altération
• Validation
Archive intermédiaire
Durées d’Utilisation :
• Administratives
(DUA)
• Juridiques
Archive définitive
• Bordereaux de
validation
• Conservation pérenne
> > >
Centralisez tous vos flux
Easyfolder Record Manager assure le suivi complet du cycle de vie de vos documents importants et engageants.