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- 1. Record Manager faitpartie de la Suite Easyfolder Archivez, Conservez, Sécurisez NOS EXPERTISES Easyfolder Record Manager conserve dans la durée et en toute sécurité l’ensemble de vos documents produits, émis ou reçus. Quelle que soit la nature de vos contenus, la volumétrie est maîtrisée : toutes vos données sont centralisées et conservées dans des conditions d’intégrité optimales. Easyfolder accélère votre transformation numérique en vous permettant de communiquer de façon dématérialisée et rassurante avec tous vos interlocuteurs: collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, citoyens… Vous conservez et échangez en toute confiance grâce à un Système d’Archivage Electronique (SAE) conforme aux textes et normes en vigueur. Applications Archivage à vocation probatoire des contrats, commandes, factures, bulletins de paie, offres et devis, emails, originaux référents Protection des données sensibles : orientations stratégiques, supports de R&D, de comptabilité, RH Dématérialisation et conservation de fonds archivistiques en archivage intermédiaire ou définitif Secteurs d’activités Secteur public Ressources humaines Services Immobilier (Bailleurs sociaux, Promoteurs-BTP) Retail Banques et Assurances Santé Conserver Sécuriser Maintenir l’intégrité Pérenniser Tracer Assurer la vocation probatoire Éliminer Être en conformité Paramétrage des durées de conservation et sorts finaux Gestion des droits et des habilitations Stockage hautement sécurisé Record Management Preuve de non-modification et non falsification : scellement des documents, vérification d’empreintes, réplication Conservation des documents dans un système pérenne (formats, réversibilité…) Accès à un journal infalsifiable comportant l’ensemble des traces du système Garantie de la valeur juridique des documents Destruction sécurisée des archives en fin de DUA, après validation Respect des obligations légales et du contexte normatif : NF Z-42013, SEDA, MoReq2 Intégration Aisée SAE connecté à l’ensemble de vos ERP applications métiers, CRM, messageries, BDD, sites collaboratifs…Vous bénéficiez : • Interface fullweb compatible avec l’ensemble des navigateurs • Logiciel exploitable sous Windows et Linux • Choix du mode: SaaS, hébergé ou licence • API et sa documentation vous permettant de répondre aux exigences européennes les plus fortes Bénéfices Sécuriser vos contenus : intégrité, traçabilité, pérennité Conserver une information juridiquement recevable Diminuer vos coûts de stockage et de recherche d’informations Economiser papier, mise sous- pli et affranchissement par une utilisation étendue de la voie électronique Disposer à tout moment du patrimoine documentaire de votre organisation En Complément Avec Easyfolder Record Manager, Numen recommande : • Easyfolder Toolbar • Easyfolder Hub • Easyfolder Extranet • Easyfolder Encrypter • Easyfolder for SharePoint • EasyFolder Archivist • EasyFolder for Exchange CHIFFRES-CLÉS LE SAVIEZ-VOUS ? La dématérialisation des factures réduit les coûts de 50 à 80% par rapport aux processus papier. La loi 2000-230 du 13 mars 2000 attribue la même force probante au support électronique qu’au support papier. De plus en plus d’entreprises produisent des documents électroniques natifs qui ne sont jamais imprimés (factures, fiches de paie…). Pour les organiser et les conserver, il faut mettre en œuvre un SAE.
- 2. Numen 87, rue SaintLazare 75009 Paris France Tel. : +33 (0)1 53 86 87 30 www.numen.fr Numen Europe 15, rue des Scillas L-2529 Howald Luxembourg Tel. : +352 40.99.44.1 www.numeneurope.com Numen,NumenServicessontdesmarquesdéposéesparlegroupeNumen-Créditsphotos :Fotolia,shutterstock Constitution de la preuve Journalisation des traces du SAE dans un journal sécurisé, signé, archivé et requêtable Des interfaces intuitives permettent de créer des règles de conservation. Vous établissez vos critères pour : Quoique conçu pour que vous conserviez votre système durant des années, Easyfolder maintient votre indépendance intacte. A tout moment, vous pouvez changer de solution d’archivage.Horodatage des documents et du journal des traces Éliminer documents et dossiers La fonction réversibilité et sa documentation associée vous permettent d’extraire tous les documents archivés ainsi que leurs métadonnées. Archivage à valeur probatoire (ISO 14 641-1) (OAIS) Record Management (ISO 15489) Interopérabilité et Réversibilité Horodatage conforme à la (norme RFC 3161) NF 461 Scellement et automate de re- scellement du fonds documentaire et du journal des traces Les verser aux archives définitives Administration des durées de conservation Garantie de réversibilité Vous fixez selon des rêgles la fin de dépôt d’une archive à une date donnée ou en fonction des métadonnées. Cimail 159, avenue de la Marne 59700 Marcq-en-Baroeul France Tel. : +33 (0) 3 20 82 02 02 www.cimail.fr Fonds documentaire Fonds mémoire PDF/A PDF/A Document de brouillon engageant • Altération • Mises à jour • Modification • Suppression • Collaboration Archive courante • Création • Non-altération • Validation Archive intermédiaire Durées d’Utilisation : • Administratives (DUA) • Juridiques Archive définitive • Bordereaux de validation • Conservation pérenne > > > Centralisez tous vos flux Easyfolder Record Manager assure le suivi complet du cycle de vie de vos documents importants et engageants.