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Achats sans papier
Rationalisez vos processus de signature
afin d’obtenir de meilleurs résultats
Le problème du papier
pour les Achats
La signature à l’encre.
Les multinationales continuent d’étudier comment leur service Achats peut générer
des économies, améliorer le service et accélérer la réalisation. En tant qu’Acheteur
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•	 La circulation du papier engendre des
délais plus longs
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COÛTEUSES
•	 L’impression de formulaires et de
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2015
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de Virgin Holidays
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Achats sans papier : Rationalisez vos processus de signature afin d’obtenir de meilleurs résultats

  • 1. Achats sans papier Rationalisez vos processus de signature afin d’obtenir de meilleurs résultats
  • 2. Le problème du papier pour les Achats La signature à l’encre. Les multinationales continuent d’étudier comment leur service Achats peut générer des économies, améliorer le service et accélérer la réalisation. En tant qu’Acheteur professionnel, vous savez que s’éloigner des processus papier est indispensable pour augmenter l’efficacité et le workflow. Pour ce faire, vous essayez probablement de vous attaquer à ce qui est la caractéristique principale et le dernier bastion du processus traditionnel d’Achats version papier : De loin, obtenir les autorisations et transférer les documents de manière transparente entre les services et entre les fournisseurs et les clients semblent être des tâches plutôt simples. Mais les systèmes papier créent le besoin de signatures physiques et engendrent de l’inefficacité. Donc, pendant que les cadres et dirigeants de l’entreprise sont en déplacement ou en rendez-vous... Faire signer les contrats de fournisseurs et de clients revient souvent à jouer au chat et à la souris. Vous passez donc plus de temps à chercher certaines personnes et à envoyer des documents et moins à ce qui fait votre valeur ajoutée : réaliser des économies et atténuer les risques dans la chaîne d’approvisionnement. Penser différemment Les signatures papier sont: DÉPASSÉES • La localisation physique des signataires engendre des retards • La numérisation et la copie manuelles des documents sont chronophages et sources d’erreurs • Le classement et le stockage manuels des documents ont pour effet de créer des archives physiques • La recherche physique des documents dans les dossiers demande beaucoup de travail LENTES • La circulation du papier engendre des délais plus longs • L’obtention de signatures peut prendre des jours voire des semaines • La préparation et l’envoi de formulaires rallongent les cycles de validation COÛTEUSES • L’impression de formulaires et de documents est une dépense inutile en 2015 • L’archivage papier augmente les coûts et la complexité • L’envoi par courrier avec livraison le lendemain est coûteux
  • 3. Lire l’ étude de cas de Virgin Holidays En tant que Responsable des achats, vous êtes chargé de réduire les délais d’exécution, tout en améliorant l’ensemble des services fournis à l’entreprise. Afin de remplir ces missions, vous devrez passer plus de temps à tenter de comprendre les besoins du client, à rechercher les bonnes solutions et à maintenir une visibilité totale sur le processus de validation des documents, et moins de temps à réclamer des signatures. En intégrant des capacités de signature électronique adaptées, les cadres et les dirigeants peuvent à tout moment signer des contrats de fournisseurs, des cahiers des charges, des amendements aux contrats, des accords de confidentialité, des contrats-cadres de services ou des contrats de clients, depuis n’importe quel appareil. Un environnement sans papier, avec fonction de signature électronique, ouvre la voie à la signature des documents en quelques minutes au lieu de plusieurs heures, plusieurs jours ou plusieurs semaines. De plus, les solutions de signature électronique aident à soutenir les initiatives de développement durable des entreprises en réduisant le papier et les coûts d’impression. Les solutions de signature électronique permettent de réduire encore davantage les délais, en offrant des capacités de flux de travail intégrées. Elles permettent de s’assurer que les documents sont transmis et signés uniquement par des signataires autorisés. Ajoutez de la rapidité, de la sécurité et de la flexibilité dans les Processus d’achat Passez-vous du papier Il n’y a rien de tel pour accélérer les flux de travail dans les Processus d’achat que de se passer du papier. Le bureau sans papier de Virgin Holidays prend son envol grâce à DocuSign « L’objectif de notre collaboration avec DocuSign était la création d’un bureau sans papier. Nous avons obtenu bien davantage. Les temps de signature ont considérablement réduit, en interne comme en externe. Il en est de même pour les délais administratifs, et nous avons économisé environ 10 000 £ par an rien qu’en fournitures. L’installation du système DocuSign a pris moins d’un mois, pour nous apporter une valeur inestimable. » Claire Willoughby, Partenaire commercial Ressources humaines
  • 4. Les solutions de signature électronique basées sur le Cloud peuvent se déployer très rapidement. Un Directeur des achats a mis en place son service en 30 minutes. La mobilité contribue fortement à l’adoption de la signature électronique et représente le point de départ de nombreux processus. ‑­­Forrester Research Jouez la mobilité La mobilisation de votre workflow d’achat aide à faire en sorte que les processus de validation suivent leur cours et permettent d’éliminer les obstacles potentiels. Par exemple, les signataires autorisés peuvent utiliser des terminaux mobiles pour signer des documents sans rester fixés à leur bureau. Un Directeur des achats dans le domaine des sciences de la vie a déclaré que son Directeur financier était féru de technologie et n’aimait pas signer les documents manuellement ou en personne. De plus, d’autres cadres de son entreprise sont souvent en déplacement et ne peuvent pas venir au bureau signer les documents. L’ajout de mobilité pour tout ce qui a trait aux Achats permet à chacun de gagner beaucoup de temps. Misez sur le Cloud Les solutions de signature électronique basées sur le Cloud telles que DocuSign (www.docusign. com) s’installent et se déploient facilement dans les services d’achat. Les solutions Software-as-a-service (SaaS) permettent de réduire le recours aux services informatiques et d’éviter une énième solution logicielle sur site ou une licence complexe. Des solutions mises à disposition sur le Cloud offrent une grande disponibilité dans des environnements flexibles et sécurisés et se développent à mesure qu’évoluent les besoins commerciaux.
  • 5. Que rechercher dans une solution de signature électronique ? Des documents sécurisés, sans risque de falsification extérieure Des pistes d’audit Des contrôles administratifs au niveau de l’entreprise Des options de rétention des documents et de conformité Une visibilité complète du processus de validation Des rappels quotidiens envoyés aux signataires autorisés Des transferts automatiques aux signataires autorisés Une intégration avec les systèmes électroniques d’achat et de gestion de contrats Une capacité d’obtenir des signatures parallèles lorsque c’est nécessaire Copyright ©2003-2015 DocuSign, Inc. Tous droits réservés. DocuSign, le logo DocuSign, les mentions « The Global Leader in Digital Transaction Management » (« le leader mondial en matière de gestion des transactions numériques ») sont des marques de commerce ou des marques déposées de DocuSign, Inc. aux États-Unis et/ou dans d’autres pays. Pour accéder aux mentions légales et marques déposées, veuillez vous rendre sur notre site www.docusign.com/IP. Toutes les autres marques de commerce ou marques déposées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. DocuSign, Inc. (DocuSign®), la référence mondiale pour la gestion des transactions numériques, aide les organisations à réaliser leur transformation numérique afin d’obtenir un retour sur investissement significatif sur le court terme, d’augmenter le niveau de sécurité et de conformité, et d’améliorer l’expérience utilisateur pour leurs clients, leurs partenaires, leurs fournisseurs et leurs employés. DocuSign automatise les processus manuels et papier grâce sa plate-forme de gestion des transactions numériques DTM, basée sur les standards technologiques; ainsi les utilisateurs peuvent gérer leurs transactions de bout en bout et simplement. DocuSign permet à quiconque souhaite réaliser une transaction à valeur légale de le faire en tout lieu, à tout moment, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Pour toute demande sur le territoire EMEA : téléphone +44 203 714 4800 e-mail emea@docusign.com | docusign.co.uk Pour toute demande sur le territoire France : téléphone +33 975 181 1331 e-mail paris@docusign.com | docusign.fr