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18 Mars 2010 - Documation - Alain Escaffre



        Bonnes pratiques pour
        réussir un projet un projet
        de GED
        Avec Nuxeo DM




                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Objectif deNotre approche
        Nuxeo ECM - ces bonnes
        pratiques
              Business    Content      Life Sciences                                                Media

              Solutions                Construction          Applications                     Your Solution …




                                                                       Case            Structured
              Horizontal           Document       Digital Asset                                          Content
                                                                   Management          Document
              Packages            Management      Management
                                                                    Framework            Server
                                                                                                        Aggregator




                                                        Nuxeo Enterprise Platform
             Platform                          Complete set of components covering all aspects of ECM
              Content
           Infrastructure                                         Nuxeo Core
                                                Lightweight, scalable, embeddable content repository




                                                                                                                2
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Des bonnes pratiques, pour
        quel objectif ?


            • Eviter les glissements, rapprocher la période
              d’ouverture du service
            • Garantir que la solution mise en place répond aux
              besoins utilisateurs.




                                                                  3
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Des bonnes pratiques, pour
         quel objectif ?
Valeur
 pour
                                   100 %
utilisat
  eur




                                           L1   Temps

                                                        4
                 Open Source ECM


 jeudi 18 mars 2010
Objectif de ces bonnes
         pratiques
Valeur
 pour
                                   100 %
utilisat
  eur




                                           L1   Temps

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                 Open Source ECM


 jeudi 18 mars 2010
Des bonnes pratiques, pour
         quel objectif ?
Valeur
 pour
                                        100 %
utilisat
  eur




                                   L1   L2      L3 Temps

                                                           6
                 Open Source ECM


 jeudi 18 mars 2010
A ne pas manquer

            • Postionnement et caractérisation du projet
            • Découverte du produit retenu
            • Spécifications détaillées, les incontournables
            • Identifier en amont les limites de l’outil pour réagir
            • Réfléchir dès le départ aux contraintes de
              déploiement

                                                                      7
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Périmètre du projet et
        caractérisation


            • Objectif : toujours avoir en tête au cours du projet
              les facteurs de prise de décision, pour gagner du
              temps, et ne pas en gaspiller sur des sujets moins
              importants.




                                                                     8
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Périmètre du projet et
        caractérisation
               •       Outillage d’un processus précis, ou mise en place d’une GED
                       générique à destination multi-profils ?
               •       Trois principaux gains attendus ?
               •       Dominante du projet :
                     •       Travail et partage collaboratif

                     •       Gestion de connaissance

                     •       Outillage du système de management de la qualité

                     •       Outillage des processus métier interne entreprise (achat, formation, ...)

                     •       Dématérialisation

                     •       Archivage

                                                                                                         9
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Périmètre du projet et
        caractérisation

            • Quelles sont les populations cibles ? (bien identifier
              la majorité)
            • Quels sont les modes d’accès souhaités au
              contenu ? (Front Office, Back office, RSS, Microsoft
              Office, ...)



                                                                      10
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Découverte du produit retenu
            •            Objectif : comprendre les points forts et points faibles du produit par rapport au
                         besoin, pour déterminer une stratégie de lotissement maximisant l’apport de valeur à
                         court terme pour l’utilisateur
            •            Avec Nuxeo :
                     •      Bien comprendre la notion de type de documents
                     •      Jouer avec le système de permission, l’héritage, le refus, etc...
                     •      La notion de cycle de vie du document et les workflows
                     •      Les différentes possibilité de navigation/recherche : par arboresence, publication, navigation
                            virtuelle, tags
                     •      Comprendre les commentaires, les annotations, les tableaux de bords...
                     •      Expliquer, sur une demi-journée, ce que peux faire l’outil, ce qui est flexible, ce qui l’est
                            moins
                     •      Déterminer ce qui est jugé inutile ou superflu


                                                                                                                           11
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Découverte du produit retenu
            •            Objectif : comprendre les points forts et points faibles du produit par rapport au
                         besoin, pour déterminer une stratégie de lotissement maximisant l’apport de valeur
                         pour l’utilisateur
            •            Avec Nuxeo :
                     •      Bien comprendre la notion de type de documents
                     •      Jouer avec le système de permissions, l’héritage, le refus, etc...
                     •      La notion de cycle de vie du document et les workflows
                     •      Les différentes possibilité de navigation/recherche : par arborescence, publication,
                            navigation virtuelle, tags
                     •      Comprendre les commentaires, les annotations, les tableaux de bords...
                     •      Expliquer, sur une demi-journée, ce que peux faire l’outil, ce qui est flexible, ce qui l’est
                            moins
                     •      Déterminer ce qui est jugé inutile ou superflu : «less is more»


                                                                                                                           12
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Lotir le projet, adopter une
        méthode itérative


            • Objectif : confronter au plus tôt les utilisateurs avec
              l’outil pour gagner leur acceptation, et éviter de
              mettre des resources sur des efforts qui n’apportent
              que peu de valeur pour les utilisateurs




                                                                    13
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Spécifications détaillées, les
        incontournables
            •        Objectif : approche systématique sur certains sujets, pour structurer la phase
                     de spec détaillées (dans un premier temps sur les besoins «mainstream»).
            •        Types de documents et métadonnées
            •        Le cycle de vie des docs
            •        Les modes d’accès et recherche
            •        Processus de valiation ?
            •        Processus de publication ?
            •        Les vues «tableau de bord».
            •        Nécessité de la réalisation d’un frontal (versus interface de contribution)?
            •        La mise en palce de la charte graphique

                                                                                                    14
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Comment gérer les besoins
        non couverts en standard ?
                                                   Application
                                                   spécifique     Intégration


                                   Intégration
                                  avec élément
                                     externe
                                                                   Nuxeo
                                                   Produit du
                                                                   (support
                                                    marché
                                                                   éditeur)
      Besoin non
      couvert en
       standard
                                                    Besoin
                                                   spécifique     Intégration

                                    Nouvelle
                                  fonctionnalité

                                                                   Nuxeo
                                                    Besoin
                                                                   (support
                                                   générique                  15
                                                                   éditeur)
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010
Les contraintes de
        déploiement
            • Environnement technique
            • Niveau de service attendu : 24/24 - 7/7, heures
              ouvrées, ...
            • Temps maximum d’interruption acceptable
            • Nécéssité de plan de reprise d’activité
            • Politique de sauvegarde
            • Vérification des performances
            • Modalités de reprise de données
                                                                16
                Open Source ECM


jeudi 18 mars 2010

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Bonnes pratiques pour un projet de GED

  • 1. 18 Mars 2010 - Documation - Alain Escaffre Bonnes pratiques pour réussir un projet un projet de GED Avec Nuxeo DM Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 2. Objectif deNotre approche Nuxeo ECM - ces bonnes pratiques Business Content Life Sciences Media Solutions Construction Applications Your Solution … Case Structured Horizontal Document Digital Asset Content Management Document Packages Management Management Framework Server Aggregator Nuxeo Enterprise Platform Platform Complete set of components covering all aspects of ECM Content Infrastructure Nuxeo Core Lightweight, scalable, embeddable content repository 2 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 3. Des bonnes pratiques, pour quel objectif ? • Eviter les glissements, rapprocher la période d’ouverture du service • Garantir que la solution mise en place répond aux besoins utilisateurs. 3 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 4. Des bonnes pratiques, pour quel objectif ? Valeur pour 100 % utilisat eur L1 Temps 4 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 5. Objectif de ces bonnes pratiques Valeur pour 100 % utilisat eur L1 Temps 5 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 6. Des bonnes pratiques, pour quel objectif ? Valeur pour 100 % utilisat eur L1 L2 L3 Temps 6 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 7. A ne pas manquer • Postionnement et caractérisation du projet • Découverte du produit retenu • Spécifications détaillées, les incontournables • Identifier en amont les limites de l’outil pour réagir • Réfléchir dès le départ aux contraintes de déploiement 7 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 8. Périmètre du projet et caractérisation • Objectif : toujours avoir en tête au cours du projet les facteurs de prise de décision, pour gagner du temps, et ne pas en gaspiller sur des sujets moins importants. 8 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 9. Périmètre du projet et caractérisation • Outillage d’un processus précis, ou mise en place d’une GED générique à destination multi-profils ? • Trois principaux gains attendus ? • Dominante du projet : • Travail et partage collaboratif • Gestion de connaissance • Outillage du système de management de la qualité • Outillage des processus métier interne entreprise (achat, formation, ...) • Dématérialisation • Archivage 9 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 10. Périmètre du projet et caractérisation • Quelles sont les populations cibles ? (bien identifier la majorité) • Quels sont les modes d’accès souhaités au contenu ? (Front Office, Back office, RSS, Microsoft Office, ...) 10 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 11. Découverte du produit retenu • Objectif : comprendre les points forts et points faibles du produit par rapport au besoin, pour déterminer une stratégie de lotissement maximisant l’apport de valeur à court terme pour l’utilisateur • Avec Nuxeo : • Bien comprendre la notion de type de documents • Jouer avec le système de permission, l’héritage, le refus, etc... • La notion de cycle de vie du document et les workflows • Les différentes possibilité de navigation/recherche : par arboresence, publication, navigation virtuelle, tags • Comprendre les commentaires, les annotations, les tableaux de bords... • Expliquer, sur une demi-journée, ce que peux faire l’outil, ce qui est flexible, ce qui l’est moins • Déterminer ce qui est jugé inutile ou superflu 11 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 12. Découverte du produit retenu • Objectif : comprendre les points forts et points faibles du produit par rapport au besoin, pour déterminer une stratégie de lotissement maximisant l’apport de valeur pour l’utilisateur • Avec Nuxeo : • Bien comprendre la notion de type de documents • Jouer avec le système de permissions, l’héritage, le refus, etc... • La notion de cycle de vie du document et les workflows • Les différentes possibilité de navigation/recherche : par arborescence, publication, navigation virtuelle, tags • Comprendre les commentaires, les annotations, les tableaux de bords... • Expliquer, sur une demi-journée, ce que peux faire l’outil, ce qui est flexible, ce qui l’est moins • Déterminer ce qui est jugé inutile ou superflu : «less is more» 12 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 13. Lotir le projet, adopter une méthode itérative • Objectif : confronter au plus tôt les utilisateurs avec l’outil pour gagner leur acceptation, et éviter de mettre des resources sur des efforts qui n’apportent que peu de valeur pour les utilisateurs 13 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 14. Spécifications détaillées, les incontournables • Objectif : approche systématique sur certains sujets, pour structurer la phase de spec détaillées (dans un premier temps sur les besoins «mainstream»). • Types de documents et métadonnées • Le cycle de vie des docs • Les modes d’accès et recherche • Processus de valiation ? • Processus de publication ? • Les vues «tableau de bord». • Nécessité de la réalisation d’un frontal (versus interface de contribution)? • La mise en palce de la charte graphique 14 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 15. Comment gérer les besoins non couverts en standard ? Application spécifique Intégration Intégration avec élément externe Nuxeo Produit du (support marché éditeur) Besoin non couvert en standard Besoin spécifique Intégration Nouvelle fonctionnalité Nuxeo Besoin (support générique 15 éditeur) Open Source ECM jeudi 18 mars 2010
  • 16. Les contraintes de déploiement • Environnement technique • Niveau de service attendu : 24/24 - 7/7, heures ouvrées, ... • Temps maximum d’interruption acceptable • Nécéssité de plan de reprise d’activité • Politique de sauvegarde • Vérification des performances • Modalités de reprise de données 16 Open Source ECM jeudi 18 mars 2010