Gestion du contenu dans une entreprise (ECM)

Niveau : débutant avancé expert

Public : technique manager métier

Gestion de l’information
« GED, Archivage, WCM et DAM »

« La gestion du contenu d’entreprise »

Publication : mars 2009
Catégorie : conférence
Auteur : Jimmy SIMEON
Version éditoriale : 2.0.0 du 280309

Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2009

AGENDA

Introduction à l’ECM

Architecture de gestion du contenu

Logiciels de gestion du contenu


Introduction à l’ECM

Historique & Besoins de gestion du contenu

Définitions :
CMS, GED, Archivage, WCM, DAM, ECM, ILM
Front-Office et Back-Office de contenu

Analyse du marché logiciel en 2009


Le contenu sur InterNet et dans l’entreprise !

1 TRILLON de Page WEB sur InterNet
Google annonce que le Web comporterait pas moins de
1.000.000.000.000 de pages et qu’il indexe que 40 milliards de
pages seulement !.

Le contenu en entreprise augmente de façon exponentiel
Plusieurs TERA-Octets

A la recherche de compétences informatiques


Historique : Logiciels de gestion du contenu

1989-1993, Tim Berners-Lee, CERN 2004 – 2009, Tim O’Reilly
WebMaster (Développeurs) WebMaster (Journalistes)
WEB 2.0 : Wiki, Blog, Réseaux Sociaux
HTML, JavaScrpit
(FaceBook) Adobe Flash, YouTube,…
DAM : YouTube, Flickr
Site Web :
Netscape Enterprise Server
OpenSource : progiciel & programme
(WebPublisher)
Php : Typo 3, eZPublish, Joomla,…
MS Internet Information Server
Java : OpenCMS, Alfresco, …
Apache Web Server

Éditeurs Portails Web CMS :
Vignette, BroadVision
Éditeur Portail ECM :
MS Portal SharePoint
Développeurs Server, Office Live Small
Editeurs spécialisé CMS : Business, Live Workspace
Dreamwearver
EMC² Documentum ECM
MS FrontPage Documentum EMC²
IBM WorkPlace WCM
NetScape Composer Interwoven, OpenText, IBM FileNet


Besoins
Maîtriser l’ensemble du cycle de vie du contenu
sa création, sa rédaction, sa validation, son stockage, son
classement (taxonomie), l’annotation (méta-données), …
sa publication (date de visibilité pour les lecteurs, obsolescence),
sa destruction (sur l’ensemble des médias de diffusion).

Tracer l’activité des rédacteurs éditoriaux
Qui, Quand, Quoi et historique des versions d’un contenu.
Rechercher et trouver le contenu
Moteur de recherche.

Diffuser un même contenu vers différents canaux multimédias
Processus de traduction dans différentes langues (espagnol,…).
« Rendition » dans différents formats informatiques : fichier PDF,
page Web, Téléphone portable, WebTV, PodCast Radio, RSS, etc.


Définition : structure du contenu

Non structuré : documents
Semi-Structuré : information sauvegardée en base de
données via un formulaire (fragment de texte, XML, …)

Document Formulaire


Différents domaines de gestion du contenu
CMS : « Content Management System »
Système (informatique) de gestion du contenu dédié aux
contributeurs éditoriaux (rédacteurs).

ECM : « Enterprise Content Management » en 2009
EDM ou GED / Archivage : (Texte, Fichier avec son contenu)
« Electronic Document Management »
ou « Gestion Electronique des Documents »
Archivage
DAM : Gestion des ressources multimédia (Audio, vidéo, Images)
WCM : Web Content Management (Pages Web)
Scanner, Messagerie, Collaboratif, Réseaux sociaux

CD : « Content Delivery »
Système de diffusion du contenu vers différents supports de
visualisation du contenu dédiés aux « lecteurs »
Site ou Portail Web, WebTV, Journaux, Radio, TV hertzienne, etc.


Le contenu est partout ! et il faut le transformer !


Définition : CMS « Système de Gestion du Contenu »

et semi-structurées,…


Définition : GED, Gestion Électronique de Documents

Processus de production

Documents


Définition : ARCHIVAGE Légal
ARCHIVER : c’est conserver un document dont on n’a plus
une utilité immédiate mais qui peut encore servir :
à titre d’information,
à titre de preuve dans le cas d’une contestation,
en cas de litige devant les tribunaux,
lors d’un contrôle (audit) administratif.

Contraintes réglementaires :
La loi du 1er août 2003 sur la sécurité financière (LSF)
Le Sarbanes-Oxley Act (SOA) de 2002
Contrôle interne et référentiel et gestion des risques de l’entreprise (COSO)

L’archivage correspond à l’idée de pérennité
de l’information avec la possibilité de la restituer
intacte ultérieurement.

ex.: archivage pendant 10 ans de nos relevés Bancaires !


Définition : WCM, Web Content Management

WCM : La gestion de contenu web permet de gérer des
page WEB qui seront publiées sur InterNet.
Prévisualisation du contenu sur un serveur Web,
Gestion des liens hypertextes vers d’autres contenu,
Le code HTML d’une page WEB encapsule du contenu et fait
référence à d’autre fichiers de contenu (page WEB, texte, documents,
image, audio, films)
De nombreux logiciels de Portails WEB disposent des
fonctionnalités de gestion de contenu WEB.

Structure « contenant / contenu »

HTML


Définition : DAM, Digital Asset Management

DAM : La gestion des ressources numériques riches :
les photos numériques,
les animations,
Agrégateurs de contenus
les vidéos,
ou encore la musique.

Formulaire de contribution (vidéo)
Gestion de différents formats :
Flash, PodCast,, VOD, vidéo sur mobiles,
Flash light ou HD,
DVD, DivX, XviD, MOV, rm, rmvb, MPEG,
VOB, DVD, WMV, AVI à MPEG-1, MPEG-2,
MPEG-4, 3GP, format FLV pour iPOD, Zune, PSP


Définition : ILM, Information Life Cycle Management

ILM : gestion globale et rationnelle du patrimoine d'information de
l'entreprise en fonction de la valeur de l'information et du coût de son
stockage.

Une démarche d'ILM permet d'appliquer des règles de stockage
différentes selon la valeur de la donnée à sauvegarder, afin d'adapter
au mieux les critères suivants :
utilité de la donnée,
exigences de sécurité : intégrité, confidentialité et disponibilité des
données
exigences réglementaires sur les données,
temps d'accès aux données,
coût de stockage.


CMS et workflow de production du contenu

AVANT

Un petit pas dans le processus, un grand pas pour le contenu !
Depuis ~2001

Depuis 2003 = WEB 2.0 ! Back-Office Front-Office


Principes et technologies

Séparation contenu/présentation
Le contenu est stocké dans une base de données

La structure et la présentation sont définies dans des
fichiers physiques
modèles, templates, gabarits, squelettes…

Lors de la consultation d’une page, le CMS intègre le
contenu dans le modèle de page et affiche le résultat au
visiteur

Un système de mise en cache permet de ne pas
calculer la page à chaque affichage


Principe technologies de l’exécution d’un CMS


Front-Office et Back-Office de gestion du contenu

Front Office
Partie « publique » du site Internet dont le contenu est géré par
le CMS

Le contenu est mis en page et présenté au visiteur du site

Back Office
Partie « privée » nécessitant une authentification

Interface permettant la gestion du contenu par les utilisateurs
autorisés


FRONT-OFFICE
BACK-OFFICE
Poste du contributeur de contenu Poste du lecteur
Outils : Navigateur Web, outils tiers Outil : Navigateur Web,
Explorateur windows Explorateur windows

Présentation
Interface de saisie Recette du contenu du contenu
avant sa mise en production
Application CMS Application Web
(Content Management System)
Abonnement des Portails
aux canaux de contenus
Contenu Contenu
et métadonnées et métadonnées

Système d ’information
(Messagerie, Authentification, Annuaire, Back-Office MVS, etc.)


Front-Office : Portail Web e-Banking BNP Paribas
Documents (PDF, …), Page Web (HTML, images, RSS), multimédia (Audio, Vidéo)
GED WCM DAM


Choisissez votre logiciel !


Solutions CMS pour les TPE et PME

OpenCMS
Alfresco,
SPIP
Typo3
Joomla
WordPress
eZ Publish
Drupal
Microsoft Office
Llive SB/WP
…


Solutions CMS pour les PME et GE

Microsoft SharePoint Portal Server
Microsoft Office SharePoint Designer
Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)

Documentum EMC²
la suite logicielle « WebTop », « WebPublisher », « DAM ».

IBM Workplace WCM / IBM Content Manager


Solutions du marché


Critères de choix

+ de 800 solutions dans le monde Open Source.

Il n’y a pas de CMS idéal : choix d’un CMS dépend de
la nature du projet.

Il est impératif de réaliser un cahier des charges sur les
besoins réels en se posant les bonnes questions.

Ne pas oublier de penser à l’avenir du site.



Fonctionnalités de gestion du contenu

Accès au Back-Office et Front-Office

Processus de production du contenu

Architecture 3-tiers des applications de gestion du contenu


Fonctionnalités de la Gestion du contenu

Gestion de la relation client
Client Relationship Management
Analyse statistique,
Rédiger :
gabarit contenu, page et présentation marketing B2E, B2B, B2C
eCRM
cycle de vie (étapes) : créer, stocker, déployer, archiver, détruire
Partager : EDM
WCM
contrôle d’accès (authentification, juridiction) Stratégie
DAM
syndication (achat, vente)
ECM
travail collaboratif (verrou exclusif)
bibliothèque (images, données XML, documents) Diffusion Multimédia
Rechercher :
du contenu
CD
catégoriser (taxonomie implicite, explicite)
Archivage Content Delivery
Indexation (plein texte, métadonnées)
versions (majeur et mineur),
Valider : multi-terminal
workflow de production (états),
recette (unitaire ou globale dans le contexte de production)
Contenu et métadonnées,
Publier :
Personnalisation
multi-site, multi-canal, multi-lingue
Mesure d’audience
Moteur de recherche,
Workflow Administratif / BPM.


Fonctionnalités des CMS
Support des métadonnées
Métadonnées : ensemble structuré d'informations décrivant une
ressource.
Pour un article : Titre, Auteur, Date, Catégorie, Mot-clé, …
Valorise le contenu en augmentant sa pertinence
Permet de classer le contenu : ordre chronologique, par auteur
Établit des relations entre les différents contenus

Indexation et recherche
Indexation automatique des ressources et de leurs métadonnées
Intégration automatique d’un moteur de recherche sur le site
internet
Quel que soit le volume de données, l’indexation permet une
optimisation de la recherche de l’information


Fonctions d’édition simplifiée
Sans connaissance du HTML, l’utilisateur peut mettre en page
le contenu
Deux mécanismes :
Fonctions identiques à un traitement de texte : éditeur «
WYSIWYG »
Utilisation de balises simplifiés, visant à mettre le contenu en
forme
Il peut insérer liens, médias et documents téléchargeables de
manière très intuitive

Gestion des utilisateurs
Gestion de la liste des utilisateurs qui peuvent intervenir sur le CMS
Chaque utilisateur dispose de droits différents selon le rôle qui lui est
attribué
Ces droits concernent des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs et
leur permettent :
d'éditer, de mettre à jour, de valider et de publier le contenu
d'intervenir sur l'organisation du contenu, les rôles des autres utilisateurs
Les visiteurs peuvent également se voir attribuer des droits


Chaîne de validation (Workflow)
Un « workflow » décrit le circuit éditorial des documents
Il gère les tâches que doivent accomplir les différents
intervenants selon les rôles qui leur ont été impartis :
Le rédacteur écrit un article
Le rédacteur en chef valide l’article
L’éditeur décide de le publier
Il peut générer des alertes pour tenir informés les intervenant
de l'état d'avancement du cycle
Plannification des publications


Contrôle des versions
Chaque modification de contenu est enregistrée
Elles ne sont donc pas destructrices
L’historique des modifications facilite le travail collaboratif
Possibilité de rétablir une version antérieure de la page
Exemple : page « historique » de Wikipedia

Intégration
Intégration de contenus externes au site RSS, WebServices,
bases de données relationnelles, système de fichiers…
Mise à disposition des contenus pour une utilisation externe
Branchement à un annuaire externe pour les contributeurs ou
les visiteurs (LDAP)


Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Explorer

Fichiers
côté serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Office

Sauvegarde
directement
sur le serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Formulaire dans un navigateur WEB

Champs 1

Champs 2

Base de données
Donnée1

Donnée2


Front-Office : Portail WEB


Utilisation du contenu dans une entreprise !

e-mail Flux Numérisation Actifs numériques :
Documents Contenus
employés d’impression de masse Audio, vidéo, Rich Media

GED Editique
Mail Collaboratif WCM** DAM*
bureautique GED de production

Mail
Archive

Archivage Restitution Externe
Consultation

Archivage
Destruction
Purge
Légal
Streaming

Web / Portail
Formats
Archives « Papier » Intranet et internet initiaux
Formats
*DAM : Digital Asset Management =
**WCM : Web Content Management
transformés
Gestion de Contenu Numérique


Architecture 3 tiers de l’ECM
1 ier tiers
CLIENTS

2 ième tiers
SERVICES
Business Information Security &
Basic Enterprise
Content
Process Rights Email Ingestion Web Publishing Rights
Content Reports
Capture
Management Management Management
Services Archiving

Document Automatic Compound Business
Life-cycle Unified Desktop Web site
SAP Archiving
Image Information Document Process
Management & Ent. Search Management
Management Classification Management Optimization

3 ième tiers
CONTENU
Collaborative
Web Rich Media
Documents Fixed Messaging

• • • • • Email Messages •
Documents HTML Images Paper Discussions
• • • • • IM Messages •
Spreadsheets SGML Flash Fax Images IM
• • • • • Chats •
Presentations WML Sound Reports Notes
• • • • •
Notes XML Video Scanned Images Projects


Logiciels de gestion du contenu

SPIP

TYPO 3

JOOMLA

WordPress

eZPublish

Dupral


Etat de l’offre – SPIP

« Système de Publication pour
l’Internet Partagé »
Projet français, IHM en créole,…
Pas d’éditeur WYSIWYG
PHP, MySQL
Raccourcis typographiques
Simplicité à tous les niveaux
un peu abscons
Système de cache performant
Communauté très active Workflow limité : impossible
Plusieurs milliers de références de modifier le circuit de
Traduit en 20 langues validation
Modèle de donnée figé
Personnalisation du Front
http://www.spip.net Office compliquée
Mises à jour parfois instable


Etat de l’offre – SPIP


Etat de l’offre – Typo3
Projet danois
PHP, MySQL
Fonctionnalités prêtes à Flexibilité importante grâce aux
l’emploi très riches modules
Gestion des droits évoluée + de 2000 modules
et pointue Références importantes :
Moteur de template puissant Dassault, CNIL, Groupe PSA…
Optimisation automatique Temps d’investissement
des images important
Multi-sites Back Office déroutant
Communauté française
restreinte
http://www.typo3.fr


Etat de l’offre – Typo3


Etat de l’offre – Joomla
Issu du projet « Mambo »
PHP, MySQL
2nd meilleur CMS 2008 Impossible de gérer
Convivialité du Back Office plusieurs structures de
contenu
Multilingue
Flexibilité important Attribution des droits et
plus de 3000 modules workflow limitée
Equipe de développement Non respect des standards
importante du W3C
27 développeurs sur les 12
Activité du développement
derniers mois
en perte de vitesse

http://www.joomla.org


Etat de l’offre – Joomla


Etat de l’offre – WordPress

Plateforme de publication
personnelle
PHP, MySQL
Nombre de thèmes
Installation très simple important
Protection contre le spam
Légèreté, esthétisme
Protection de contenu par
Extensibilité importante
mot de passe
plus de 3 000 modules
Gestion globale figée
Respect total des standards Pas de multilinguisme
du Web Peu de commentaires dans
les codes sources

http://fr.wordpress.com


Etat de l’offre – WordPress


Etat de l’offre – eZPublish
Projet norvégien de
ezSystems
PHP, MySQL
Notifications
Support de PostgreSQL,
Oracle, SQL Server… Multi-sites
Optimisation automatique Personnalisation des types
des fichiers multimédias
de contenu
Multi-positionnement
Système de cache
E-Commerce
performant
Multilinguisme
Limitations dans la mise en
Optimisation du
référencement forme du contenu (XML)
Prévisualisation Nécessite un serveur
puissant
http://www.ez.no
Communauté française
étriquée


Etat de l’offre – eZPublish


Etat de l’offre – Drupal

PHP, MySQL/PostGreSQL
Maturité : 7 ans d’ancienneté
Meilleur CMS 2008 Formats d’édition divers
Communauté très active Classification puissante
taxonomie, vocabulaire
Forte extensibilité due à son
architecture en modules Export des contenus en XML
Contenu totalement indexé Documentation importante
Interface unique Front Office Courbe d’apprentissage
/ Back Office longue
Difficile à prendre en main
Mises à jour compliquées en
cas de personnalisation
http://www.drupal.org


Etat de l’offre – Drupal

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