Dématérialisation et archivage

Dématérialisation
Archivage numérique
Gestion documentaire

Phédra Clouner & Jacques Folon
25 janvier 2013
1

Phédra Clouner

 Conseiller au SPF Justice
 responsable de la gestion de l’information et des
applications
 Membre fondateur et administrateur délégué de
FedISA Belgium, fédération pour l’ILM, le stockage et
l’archivage
 Membre du CA de document@work, association
belgo-luxembourgeoise de l’ECM
 Profil LinkedIn: http://be.linkedin.com/in/pclouner 2

Jacques Folon
 Partner EDGE CONSULTING
 Chargé de cours ICHEC
 Membre fondateur et administrateur de FedISA
Belgium, fédération pour l’ILM, le stockage et
l’archivage
 Mes coordonnées complètes:
http://jacquesfolon.tel/

3

Introduction:
le problème

Source: Jean-Baptiste Dayez
Université catholique de Louvain
http://www.slideshare.com/jbdayez

Source: Jean-Baptiste Une production de
Dayez
données exponentielle

Infobésité


Métaphoriquement…


Trop d’information Université catholique de Louvain

tue l’information…


… et épuise l’individu

Comment gérer toutes ces informations?

12


Comment s’y retrouver ?

15
http://fr.slideshare.net/Documation-Reed/klee-group-spark-archives-ae-gel-des-documents-ediscovery-comment-archiver-pour-matriser-vos-risques

Une solution ?

16
Source de l’image: http://www.clueworldwide.com/Digital+Archiving

La dématérialisation
 Idée reçue: dématérialiser c’est scanner des
documents papier
 Oui mais pas seulement!
 Définition: transférer sur support numérique des
informations initialement analogiques (papier,
film, microfilm)
 ET dématérialisation de processus: transposition
des étapes d’élaboration du document dans des
outils informatiquesinfo directement
numérique
18

Information analogique Information électronique
•Support + inscription •Structure + données + mise en
•Lisible/visible à l’œil nu forme
•Dépendante du support •Illisible/invisible à l’œil nu
•Suffisant pour la lecture directe •Codée en succession de 0 et 1
•Un seul « original » •Indépendante du support
•Pas suffisant pour la lecture
directe
•Plusieurs « originaux » possibles

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L’information numérique
 Avantages
 Partage aisé de l’information
 Recherche aisée
 Prend peu de place physiquement
 Outils d’accès ou de gestion efficaces
 Désavantages
 Rend tributaire d’un équipement complexe et
évolutif
 Dissociation info/support pose le problème
de la garantie de l’originalité de
l’information 21

Evolution du tout papier à l’ILM
 Tout papier
 création et mise à jour réduite/ conservation dans son organisation
d’origine/archivage avec rupture (organisation spécifique), recherche possible
mais longue, procédure lourde
 GED (gestion électronique de documents)
 numérisation doc papier, stockage efficace des documents/recherche
rapide/accès simplifié au document
 GEIDE (gestion électronique de l’information et des documents)
 numérisation papier et documents numériques d’origine/gestion du flux,
modifications et ajouts de données possibles
 ILM (Information Lifecycle Management)
 tous types d’information (texte, image, vidéo, musique, musique)/gestion de
l’ensemble des flux et de l’information pendant tout son cycle de vie

23

ILM (1)
 Informations:
 Document
 Données
 Dossier
 Structuré VS non structuré
 Accès (IAM)
 Confidentialité

 intégrité

 durée…

25

ILM (2): Life Cycle

V1 discutée
V2 diffusée
V1, V2, V3 V3 annule et remplace V2

FIGE
utilisateur responsabilité de
l’entreprise
Mémoire historique (1-5 %)
Court terme De 1 à yyy ans

Enterprise Content Management

26

ILM (3)
 Management
 Vue d’ensemble de l’info produite et archivée
 Évaluation des risques
 Compliance
 En interne
 Maîtriser les coûts
 Rapport coût/efficacité
 Toutes les données n’ont pas la même
importanceclassificationniv. de service
adaptéarchitecture adaptée
27

Donc la dématérialisation c’est :
 Des supports : numérisation de
documents existants ou documents
numériques dès l’origine
 Des échanges: mails, recommandé
électronique, télétravail, réseaux sociaux
internes
 Des processus: facturation électronique,
e-governement, déclaration TVA, etc.
29

Avantages de la dématéralisation
 Diminution des coûts,
 Diminution des espaces de stockage
 Meilleure efficacité des processus (mais il ne faut pas calquer
le nouveau processus sur l’archivage papier!)
 Gains de productivité,
 Amélioration des conditions de travail,
 Sécurisation,
 Environnement, développement durable (encore que…)
 Qualité et efficacité des services,
 Facilite l’accès à la connaissance, facilite l’innovation 
compétitivité

30

Dématérialisation des documents (1)
 Arguments de faisabilité et d’opportunité à
prendre en compte  évaluation des bénéfices
 Attention: parfois il faut garder la copie papier
 Numériser quels documents?
 Les dossiers les plus volumineux?
 Les documents les plus importants?
 Documents ou dossiers consultés souvent?
 Par plusieurs personnes en même temps?
 Préservation de l’information sur support analogique
de mauvaise qualité?

31

Dématérialisation des documents (2)
 Quand dématérialiser?
 Opération rétrospective de numérisation du stock
de dossiers utilisés par les services (reprise de
l’existant – sous-traitance?)
 Numérisation à période fixe des dossiers clos
pendant la période envisagée (interne ou externe?)
 Numérisation « au fil de l’eau » (par les services
courrier et/ou gestionnaires de dossiers)
 A l’entrée
 A la sortie

 Attention aux double emplois et aux oublis!

32

Dématérialisation des processus
 Production et gestion de dossiers via
workflow ou plateforme collaborative
 Éviter la transposition des processus
manuels!
 Pratiques de diffusion doivent être revues
 Plutôt un lien vers le document que
fichiers joints à chaque envoi
 Duplication => partage d’accès

33

Dématérialisation: un exemple
Factures entrantes
Elaboration Mise en Envoi Vérification Intégration
par le SI page au SI Archivage

Numérisatio
n
OCR

Saisie

34

Ce qu’il ne faut pas faire 
Elaboration Envoi Vérification Intégration Archivage
au SI

Numérisatio
Impression n
OCR Archivage
papier

Saisie

Archivage
papier

35

Véritable dématérialisation/e-invoicing :encore plus loin!!!

Elaboration Mise en Envoi Vérification Intégration Archivage
/ SI page au SI

Processus d’approbation automatique
Intégration à un ERP/logiciel
comptable

36

Dématérialisation, OK! mais problème de
la garantie de l’originalité de
l’information

37

Pourquoi l’archivage numérique? (1)
 Pourquoi devons-nous conserver les
documents à long terme?

 Pour une organisation
 Pour raisons légales, valeur probante (contentieux)
 Pour leur valeur informationnelle et le fait qu’ils
permettent la CONTINUITE des activités et la
compétitivité
 Réglementations/ lois à respecter

 Pour la société en général
 Pour la recherche scientifique et historique

 Mais archiver veut aussi dire retrouver…
39

Pourquoi l’archivage numérique? (2)
 La préservation du papier demande des espaces
de stockage importants
 De plus en plus de documents sont créés
électroniquement et sont les seuls originaux
existants et documents à préserver
 Ex: volume d’e-mails a augmenté de 350 % au cours des 5
dernières années
 2012: volume des données en ligne atteind le yottaoctet (10 24 )
 Et ce n’est pas fini…

40

Pourquoi l’archivage numérique (3)?
 Les organisations sont amenées à respecter
des procédures, policies, réglementations
notamment suite à des crises et scandales
 SOX
 IAS/IFRS
 MiFid
 Bâle II
 La conservation à long terme de l’information
devient vitale et incontournable

41

Archivage numérique: définitions (1)
 Archivage numérique: une définition
C’est l’ensemble des actions visant à identifier,
recueillir, classer et conserver des informations,
en vue de consultation ultérieure sur un support
adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à
la satisfaction des obligations légales ou des
besoins d’information

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Archivage numérique: définitions (2)
 Record: une définition
 créé, reçu, et maintenu comme une preuve et une
information (dans le cadre de la conduite des
activités de l’organisme émetteur) par une
organisation ou une personne, dans le cadre
d’obligation légale ou de transaction métier (définition
ISO)
 par opposition à « documents » (qui ne prend en
compte que leur contenu informatif)
 C’est un élément figé!
 Peut être un objet tangible ou de l’information
digitale, qui a une valeur pour une organisation

43

Archivage « légal »?
 Pas de label « légal » pour l'archivage numérique
 ...Mais des règles à respecter
 Preuve
 Prescription (! délais spécifique et délais de prescription)
 Signature électronique
 Vie privée
 Tiers de confiance (loi 15/5/2007)
 Règles par secteur (Bâle II, MiFID,...)
 Règles par type de documents (factures, compta,…)
© M. DEMOULIN, CRIDS

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Parlons plutôt de valeur probante
 Règles de preuve
 Récevabilité (= Admissibilité)
 Valeur probante aux yeux du juge
 Force probante
 Preuves « parfaites »
 Aveu et serment
 Écrit signé
 Preuves « imparfaites »
 Témoignages
 Présomptions
© M.Demoulin, CRIDS

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Valeur probante d’une copie par
scanning (par ex.)
 La copie ne vaut pas l’original
 On peut toujours contester la copie et réclamer la
production de l’original (art 1334 c.civ.)
 La copie certifiée conforme ne vaut pas plus que les
autres copies , sauf si la loi le prévoit
 …mais elle peut valoir quelque chose
 Commencement de preuve par écrit ou présomption
 Si convainquant et si pas contredit
 Appréciation souveraine du juge
 Dépend des éléments de preuve accompagnant le document
© M. Demoulin, CRIDS

47

Système d’archivage: principes
 Sauvegarde ≠ archivage
 Interdit la modification d’un document
 Interdit la destruction d’un document en dehors d’un contrôle strict
 Contrôle rigoureux des durées de conservation
 Structure rigoureuse de classement (plan de classement), gérée et
contrôlée par un administrateur
 Caractéristiques d’un document archivé (et d’un système
d’archivage):
 Authenticité
 Accès et pérennité
 Fiabilité (tous les documents qui doivent être archivés sont archivés)
 Intégrité
 Exploitabilité
 Conformité
 Intelligibilité
 Et donc AUDIT…

49

What ECM covers :
 ECM is not a single system
 ECM usually is a group of aligned systems
 ECM is about ‘unstructured’ information
Unstructured information Structured information

• Used by humans • Processed by systems
• Images • Databases
• Office documents • Ordered data
• Graphics and drawings • Sales and invoicing
• Print streams • Accounting
• Web pages and content • Human resources
• E-mail
• Video
• Rich media assets
Source: What is ERM www.aiim.org/training

Why ECM?
Why do end users care about ECM?
COST-DRIVEN USERS CUSTOMER-DRIVEN USERS

- Improve efficiency - Better customer service
- Reduce costs - Leadership/Competitive advantage

- Increased profits/Better performance - Faster turnaround/Improved response

RISK-DRIVEN USERS

- Compliance

- Risk management/Business continuity


A quelles questions répond l’Archivage
numérique/RM?
What file
format?

Where?
How to What to Costs?
keep track keep?
who did Intrusion,
what and How to fire, pest
Business Process Human
when?
Management destroy? Availabilit processing
Auditable physical
y
Disposal archives

When?
Retention
What vs. need
media? for
evidence
Auditable electronic
archives

53

En un coup d’œil…
Lois
Réglementations
(évolutions)
vérification
Politique d’archivage
obligations conformité
Typologie de données

Niveaux de service
Niveaux de service

Audit
(certification)
Système
d’archivage
électronique

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1) STRATEGIE
 Identification des intervenants
 Groupe de travail multidisciplinaire !
 (juridique, IT, archiviste, documentaliste, risk management, sécurité informatique, et
demandeur business)
 POLITIQUE D’ARCHIVAGE AU NIVEAU DE L’ENTREPRISE (position
centrale)
 Contraintes juridiques, fonctionnelles, opérationnelles et techniques à respecter par
les différents acteurs pour archivage sécurisé, définition des niveaux de service
 Mettre au point un plan de classement: organiser et retrouver
l’information
 arborescence qui s’appuie sur activités et processus de l’entreprise
 Activité/processus
 Dossier

 Disponibilité et accessibilité des archives
 L’information a une valeur et pour ne pas faciliter les choses celle-ci
change au fil du temps!
 Ce qui signifie la mise en place de groupes multidisciplinaires
permanents
 Politique d’archivage suffisament générale pour ne pas être remise en
cause lors des réorganisations de l’entreprise
56

2) REFERENTIEL
 Choisir les documents à archiver et qualifier
l’information
 Mettre au point un référentiel de conservation
 Savoir ce qu’il faut conserver(l’information a une
valeur critique ou pas)
 Pour combien de temps
 Permettre et contrôler l’accès à ce qui est conservé
 Détruire ce qui est périmé
 Suppression ≠ Destruction

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Référentiel (Suite)

Mettre au point un référentiel de
conservation qui contient:
Code archivage (référence au plan
de classement)
Type de document
Durée de conservation
Original/copie
Responsable contenu
Responsable stockage
Accès

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3. Capture des documents

Capture

ECM system
 Capture - getting information from source into ECM system

Capture (suite)
 Capturer l’information dès validation dans le système
d’archivage et rattachement au référentiel de conservation et
plan de classement
 capture de métadonnées
 Contenu
 Forme/format
 de sensibilité
 D’accès
 Structure des documents
 Gestion dans le temps/durée de vie
 Allocation d’une adresse de stockage
 horodatage
 Audits réguliers

62

4. Metadata - types
One way to categorize metadata;
 Descriptive: Information describing the
content used for search and retrieval.
 Structural: Information that ties this item
with others, such as pages in a book, or
the documents in a case folder.
 Administrative: Information used to
manage and control access to the item.
Source: What is ERM64
www.aiim.org/training

Metadata - standards
 Dublin Core
 TheDublin Core Metadata Initiative
(DCMI) (Dublin, OH)
 Now ISO 15836
Creator Title Subject
Contributor Date Description
Publisher Type Format
Coverage Rights Relation
Source Language Identifier


Metadata – vocabularies
 Vocabularies represent potential metadata
values
 Vocabularies can be controlled or uncontrolled
 Controlled vocabularies: metadata must come from
a set list (e.g. “Province”)
 Uncontrolled vocabularies: metadata can be applied
free-form (e.g. “Town”)


Metadata – vocabularies
• It’s important to control vocabulary so your searchers
don’t have to
• Standards need to be set to minimize confusion among
taggers/indexers
• Enforces terminological consistency
• Reduces spelling mistakes
• Enables interoperability

• Technology can manage thesaurus (“like”) terms


Metadata – manual process
For humans, adding metadata means work
• Indexers may not see the ultimate benefit of metadata themselves
– Benefits tend to accrue to the enterprise and content consumers
• To be sure, clerical staff can be forced to index
– In some imaging systems, it is a specialized skill
• In other cases: “Not my job”
• Sometimes humans provide incomplete or inaccurate metadata

So a question arises:
• Is there a way to get machines to add metadata for us?

Source: Taxonomy Strategies

Metadata – automated
Need to consider:
 Automatic classification tools exist, and have potential
 Auto-categorization software as well as some search engines can
attempt to classify content
 They still rely on an authoritative taxonomy or controlled vocabulary
 Typically need “training” to achieve minimally acceptable results
 But results are typically not as good as humans’
 Degree of human involvement becomes a cost/benefit tradeoff

Source: Taxonomy Strategies

5. Classification
Classification:

“the systematic identification and arrangement of
business activities and/or records into categories
according to logically structured conventions,
methods and procedural rules represented in a
classification system”

Source: MoReq


5. Classification - examples
C Dewey Decimal
System
C C C

C C C C C C C C

C C C C

Personal
Classification

Faceted
Classification


5. Classification - benefits
1. Providing linkages between individual records which accumulate to
provide a continuous record of activity
2. Ensuring records are named in a consistent manner over time
3. Assisting in the retrieval of all records relating to a particular function
or activity
4. Determining security protection and access appropriate for sets of
records
5. Allocating user permissions for access to, or action on, particular
groups of records
6. Distributing responsibility for management of particular sets of
records
7. Distributing records for action
8. Determining appropriate retention periods and disposition actions for
records
9. If it is not easy, users won’t use it !

5. Classification - taxonomies
 Taxonomy is the science of classifying
information Short-form name
American Samoa
Akrotiri Sovereign Base Area
FIPS Code
AQ
AX
Anguilla AV

 A taxonomy is a law for classifying
Antarctica AY
Aruba AA
Ashmore and Cartier Islands AT
Baker Island FQ

information
Bermuda BD
Bouvet Island BV
British Indian
IO
Ocean Territory
Cayman Islands CJ

 Controlled vocabulary
Christmas Island KT
Clipperton Island IP
Cocos
CK
(Keeling) Islands

 Simple list C

 Synonym ring C C C

 Hierarchical classification C C C C C C C C

 Thesaurus C C C C


5. Classification - folksonomy
• Folksonomy: the anti-controlled vocabulary. Collaborative
vocabularies for tagging content, rarely with any sort of control
• Relevance between metadata and content may be determined
by users in a democratic fashion
– four users define an object as being “green”
– one user defines an object as being “aqua”
– relevance can be defined as "more green than aqua”
• Over time, clusters emerge and communities typically self-
organize around them
• Typically arise in Web-based communities where individuals
to share content, then create and use tags (e.g., blogs)
• Applied to enterprise use cases when there is a critical mass
of taggers to make it worthwhile
– Can be a useful “bottom-up” approach to developing taxonomies


6. Où archiver?
 Où l’on veut sauf:
 Obligation spécifique d’archiver dans des lieux
déterminés/en Belgique (Cloud )
 Documents sociaux (art.22 AR 8 aout 1980)
 Documents revenus imposables (art. 315 CIR)
 Dossier médical
 Restrictions aux transferts de données en dehors de
l’UE
 Vie privée (art 21-22 L. vie privée 8/12/1992)
 Factures électroniques (art.60 § 3 CTVA)

77

Approche technique
 Interne ou externe
 Cloud ?
 Solution technique
 Fonctionnelle
 Performante
 Évolutive
 Interopérable
 Sécurisée
 Economique
 auditable
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7. Conserver
 Storage media obsolescence
 Copy records to appropriate media before this
becomes a problem
 Media degradation
 Choose, store and protect
 Bit-wise checking
 Checksum calculation
 Format obsolescence
 Technology preservation
 Emulation
 Migration
 Exotic techniques


Principes de la conservation
 Sécurité
 Traçabilité
 Confidentialité
 Accessibilité
 Identification/authentification
 Pérennisation (éviter la perte d’info)
 Sort final:
 Conservation
 Destruction
 inaccessibilité
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Le support de l’information à
archiver
 Concerne
 Le support de stockage
 De type WORM (write one – read many)
 Le logiciel de codage
 Les outils de lecture et de restitution
 Intégrité (empreinte électronique)
 Signature électronique (validité – conservation de la signature)
 Changement de support
 Cycle de vie de l’information
 Élaboration
 Validation (signature électronique)
 Maintenance de l’information pendant la durée de validité
 Fin d’utilité

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Problème à contrer: pérennité de la
chaîne
 Durée de vie des média de stockage
 Vue optimiste: 100 ans
 Vue réaliste: 5 à 25 ans
 Changement de Hardware:
 Opportunités économiques
 Durée de vie des drivers
 connecteurs, software drivers, operating system
 Durée de vie du contenu/format
 Sets de caractère (ASCII, EBCDIC, Unicode)
 Formats des fichiers (formats standards et ouverts): XML, PDF/A, (WAV), etc

 Il faut prévoir un plan de migration des médias, hardware et format
depuis le 1er jour
 C’est votre décision, pas une fatalité

83

Solutions techniques: préservation
de la technologie (1)
 Stratégie « computer museum »
 Stockage du hardware et du software original, avec lesquels les records
on été créés ou gérés
 Impossible pour une conservation à moyen ou long terme
 Emulation
 La plateforme concernée est simulée sur une nouvelle
infrastructure
 Les records sont consultés dans leur format original
 Techniquement très complexe
 Coûts de développement et de maintenance élevés
 Envisager a terme de convertir ou migrer les programmes
d‘émulation
 Nombreux programmes d’émulation dans une organisation

84

Solutions techniques: préservation de
la technologie (2)
 Conversion
 Conversion du document digital d’une version
«ultérieure » vers une nouvelle version du même
format
 Certains formats changent souvent
 Les propriétés peuvent être perdues ou
modifiéesproblème pour la garantie de l’intégrité et
notamment de la signature électronique
 Les documents électroniques sont conservés dans un
format dépendant du software ou de la version

85

Solutions techniques:
préservation de la technologie (3)
 Migration
 Les documents électroniques sont transformés en un
fichier d’un format d’archivage adéquat et standard
 Indépendant
 Spécifications du format de fichier disponible
 Pour certains types de fichiers il n’existe pas de format
d’archivage standards (mais initiative de PDF/A.org)
 Les propriétés et les fonctionnalités du format original
peuvent rarement être intégralement migréesperte
problème d’intégrité!
 N’oubliez pas de préserver également le medium!
86

(Une parenthèse: le PDF/A)
 Basée sur PDF 1.4
 PDF/A: norme ISO (ISO 19005-X)
 Sous-ensemble du format PDF à des fins d’archivage à long terme
 Incorporation des polices de caractère
 Pérennité fonctionnalités PDF exclues
 Recherches avancées possibles
 Métadonnées au format XMP (auteur, date création, mot-clés, etc)
 PDF/A-2 : ISO 19005-2:2011spécifie l’utilisation du PDF 1.7 i tel que
formalisé dans l’ISO 32000-1, publié le 20 juin 2011 sous le nom
“Document management – Electronic document file format for long-
term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)”.Très
récent et pas encore largement utilisé
 Existe aussi PDF/X*, PDF/E*, PDF/UA, PDF/H

87

 Le PDF/A-1a (niveau A de conformité) représente une conformité totale avec la
norme PDF/A actuellement approuvée ISO 19005-1 : Partie 1.
 Il existe un niveau de “conformité minimale” pour le PDF/A : le PDF/A-1b (niveau
B de conformité). Les exigences du PDF/A-1b sont destinées à garantir la
reproductibilité de l’apparence visuelle rendue du fichier sur le long terme.
 PDF/X (échange de documents dans le domaine de la pré-impression), PDF/E
utilisé dans le secteur de l’ingénierie et du bâtiment pour dessins techniques et
plans de bâtiments, norme ISO aussi
 PDF UA (universal access)
 Fonctionnalités exclues: mode transparent, inclusion de séquences sonores,
d’images animées, etc, d’hyperliens, formulaires de saisie, bref fonctionnalités
interactives, pas de cryptage, mais certaines de ces fonctionnalités sont prévues dans
PDFA/2
 Aussi pour les e-mails

88

8. Management

A. Document Centric Collaboration
B. Electronic Document Management
C. Electronic Records Management
D. Web Content Management & Portals
E. Email Management

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A. Document Centric Collaboration
 Collaboration is a working practice whereby
individuals work together to a common purpose to
achieve business benefit.
 Key features of collaboration tools are:
 Synchronous collaboration: online meetings and
instant messaging
 Asynchronous collaboration: shared workspaces
and annotations
 Many organizations are also looking at Free-form
Collaboration tools to improve collaboration and
reduce number of emails
 Social Networking tools, blogs, and wikis

B. Electronic document Management
 DM is an electronic capability that manages
documents.
 Document can be defined as “recorded
information or object which can be treated as a
unit”.
 Key DM features are:
 Check In / Check Out and Locking;
 Version Control;
 Audit Trail;
 Workflow


C. Electronic Records Management

• A Record is a Document that is…
– Required as proof of business decision
– Required for business continuity
– Required for legal or compliance reasons
• If in doubt – make it a record

 An ERMS is an  Key ERMS features are:
electronic capability that  Declaration;
helps in the  Classification;
management of records  Access Control;
– both electronic records  Disposition;
and physical records.  Long-term preservation


D. Web Content Management
 Web Content Management provides a set of procedures for
managing content – from its creation or import to its archive and
eventual destruction - that is destined for publication on the
Web.
 The key features of web content management are:
 Design and organise websites in order to provide users with
efficient and effective access to relevant and up-to-date
content;
 Control and prepare the content ready for publication;
 Control the content evaluation and approval process prior to
publication on the web site;
 Automate key parts of the publishing process. When web
pages are being built dynamically by a content management
system, manual testing may need to be undertaken to
ensure that all components fit together properly prior to
publishing.

E. Email management

 Informations fondamentales dans les e-mails
 Même politique applicable aux e-mails qu’aux autres documents de
l’organisation
 Secteur public: loi belge sur les archives (1955): conserver tout
document administratif
 Reprise automatique/ou non de certaines métadonnées (ex Dublin
Core, ISO 15836, MoReq2)
 Expéditeur, destinataire, objet, date d’envoi, de réception, service émetteur,
fonction de l’agent, délai de conservation
 Classement a effectuer
 XML: format standard pour la conservation structurée des e-
mails+données contextuelles
 Formats standards pour les pièces jointes!

95

E. Email management (2)
 Sélection des e-mails à conserver: types de sujet/ responsabilité de
l’expéditeur, du destinataire/ de l’organisation
 Séparation e-mail/pièces jointes mais conservation du lien entre les 2
 Utilisation de la signature électronique
 Différence: immédiatement figé!
 Attention: protection de la vie privée (loi du 8/12/1992)
 A priori on ne peut pas archiver les e-mails privés
 Principes à respecter par l’employeur
 Transparence (utilisateurs au courant qu’il existe système d’archivage)
 Finalité (conforme à la législation sur les archives)
 Proportionnalité (seuls certains mails seront conservés, pour durée déterminée)
 Sécurité (accès aux données justifiés)
 Confidentialité
 Droit d’accès et de de modification (tte personne a le droit de savoir ce qui est conservé à son sujet,
de corriger toute info erronée, supprimer info illégitime)

96

9 recherche d’informations
 Moteurs de recherche
 Mais méconnaissance des possibilités de
recherche et des outils
 Classification « connue »
 Question des mots clés et des métadata
 L’information doit être facile à trouver!
 Ils peuvent chercher sans connaître ce
qu’ils cherchent!
 Le contenu trouve la personne
(RSS,push,etc.) 98

10. Sécurité et contrôle
 Identity access management
 Identification
 Authentification
 Autorisation

Mechanisms that help implement access control:
• Encryption
• Digital signatures
• Audit trail


The characteristics of an authoritative content:
 Authenticity
– proof that the content is what we say it is
 Integrity

– proof that the content is complete and
unaltered
 Reliability

– proof that the content belongs in the system
 Usability

– we can find it and understand it


11. MAINTENANCE
 Maintenance
 Pérennisation des données
 Garantie de retrouver le contenu
 Contrôle de la validité
 Mise à jour des métadonnées (indice de sécurité de confidentialité,
etc)
 Gestion rigoureuse des droits d’accès
 Destruction
 Intervention du responsable de l’archivage, des contenus, du
stockage
 Mise à disposition, tout au long du cycle de vie de l’information
 Attention la valeur de l’information/la confidentialité/la durée de
conservation peuvent varier!

104

Archivage numérique: ce n’est pas
que de la technique
 Il existe des solutions techniques
 Solutions logicielles
 Formats standards et ouverts

Mais la technique n’est pas tout…
 Il existe également des normes
 MoReq2010, ISO 15489, AFNOR Z 42-013, DOMEA, US DoD 5015.2,
ISO 23081 (traite des métadonnées liées aux documents d’archive),
ISO 14721 (OAIS), ISO 27001
 etc
 Permettent de développer et offrir des produits et services rencontrant
des spécifications qui ont une portée mondiale, européenne et/ou
nationale
 Assure un meilleure échange entre les différents acteurs et une
meilleure gestion des organisations
106
 Norme ISO 27000

Un exemple de norme: MoReq2
 Model Requirements for the Management of Electronic Records
 A la demande de la Commission Européenne
 Approche opérationnelle de la norme ISO 5489
 Fournit une aide pour mettre en place un système d’archivage numérique
 Schéma de classification
 Contrôle et sécurité
 Rétention et disposition
 Capture des records
 Searching ,retrieval et présentation
 Fonctionnalités d’administration
 Testing
 Framework pour testing formel et certification d’application Software (>< MoReq)
 Produits en cours de certification (un seul produit certifié au monde:
Fabasoft)

107

Qu’est ce qui différencie MoReq?
 Besoins des secteurs public et privé
 Pas limité à un seul pays
 Traduits en 14 langues
 Framework de testing et de certificagtion
 Mise à disposition gratuite (>< ISO)
 Développement collaboratif avec représentants de différents
secteurs
 Mise à disposition de ressources pour formations
 Approche modulaire
 Mises à jour régulières (évolution marché/besoins)

108

MoReq2010
 Lancée officiellement par le DLM Forum en mai 2010
 The DLM Forum was created though an initiative of the European Commission in 1997 with support from the public
archives of European Union member states. Until 2002 the DLM Forum was an inter-disciplinary cooperative effort
led by the EU member states and the European Commission. Subsequently, the DLM Forum has evolved to become a
wider community of interested parties in archive, records, document and information lifecycle management throughout
Europe.From the third triennial conference in Barcelona in 2002 the DLM Forum has been an independent body and
attracted members from both the public and private sector. It now includes suppliers, end users, consultants, regulatory
bodies and associations. The DLM Forum is well established as an influential European centre, setting standards and
guidelines within the disciplines of electronic information archiving and management.

 Focus sur
 Access control (role-based)
 Classification scheme(s)
 Correlation to other standards
 Modularisation
 Vital records
 Backup and recovery
 Audit trail
 Metadata model
 XML Schema
 Test materials
109

Archivage et Gestion de risque
 Types de risques
 Risques de conservation des données archivées
 Risques liés à la perte de l’information, à sa non-restitution, réversibilité
 Risques liés à la probabilité d’un litige
 Archivage interne
 Archivage externe
 Tiers archiveur:
 Assurer la pérennité et l’intégrité technique de l’info
 Obligation de résultat et non pas seulement de moyen
 mais quelles sont les assurances données par le tiers archiveur?
(indemnités fonction de la valeur de l’info)
 Cadre juridique pour la gestion de risque, mais en Belgique?

111

Retour d’expérience sur les
risques
 Questions à se poser
 Matérialisation de la perte
 Coûts de la reconstitution des données
informatiques
 Pénalités contractuelles

 Pénalités légales

 Qui supporte la perte?
 Archivage interne: l’entreprise
 Archivage externe: l’entreprise et le pestataire

112

Définition et contexte
• L’électronique discovery, appelé aussi e-discovery ou ediscovery
constitue le procédé par lequel une donnée électronique est
recherchée, localisée, sécurisée, identifiée afin qu’elle serve de preuve
à charge ou à décharge dans un litige civil ou pénal.
• L'accès rapide aux informations contenues dans les documents est
indispensable pour élaborer des stratégies gagnantes dans le cadre de
contentieux juridiques.
• Il est souvent impossible ou il faut trop de temps pour accéder efficacement
aux informations pertinentes dès le début du processus de découverte.
• De plus, les entreprises sont tenues de conserver et parfois de divulguer
des données qui n'existent que dans des langues étrangères.
• Avoir les bonnes données au bon moment est critique.
• Les entreprises ont donc besoin de solution pour trouver très rapidement les
documents requis quelle que soit leur langue.

Source www.systran.fr 115

Gestion de risque: e-discovery
 Discovery:Etape des procédures judiciaires américaines permettant
à chacune des parties d’un procès d’obtenir des autres parties la
divulgation de ses éléments de preuve et informations et éléments
susceptibles
 E-discovery: les documents sont majoritairement
électroniquesdiscovery des informations stockées
électroniquement
 E-disclosure: équivalent de l’e-discovery mais dans le contexte
d’une investigation lancée par une autorité de contrôle ou dans le
cadre d’obligations légales ou réglementaires (SOX, Basel II, etc)
 Nous concerne aussi!!!!

118

E-discovery
 Nous concerne aussi en Belgique , car des clients d’entreprises
belges peuvent être amenés à assigner aux USA ou être
assignés
 En tant que fournisseur, sous traitant ou prestataire de services
pour un client américain, ou même en tant que client d’une
entreprise américaine, on peut être amenés à devoir fournir de
l’information dans le cadre d’une procédure aux USA, et
sociétés belges, filiales d’un groupe américain…(IBM, MS,
etc)
 Dans ce cadre de procédures, il faut pouvoir fournir la liste des
personnes au courant des systèmes informatiques et réseaux, la
liste des tous les systèmes informatiques, liste des docs
électroniques stockés hors de l’entreprise ou de son système
119

4/ The Sedona Principles:
Best Practices Recommendations & Principles for Addressing
Electronic Document Production
(Second edition, June 2007)

The Sedona Guidelines:
Best Practices Guidelines & Commentary for Managing Information
and Records in the Electronic Age
(Sept. 2005)

GSA IT Quarterly Forum -- Aug 2007 121

The Sedona Guidelines
 Second work product of working group
 Draft published in September 2004 for public comment; published
in September 2005.
 They are:
 Important background and roadmap of issues

 Link between RIM, IT and Legal Perspectives

 Flexible, Scalable and Reasonable

 They are not:
 Standards or minimum requirements

 Unchangeable

122

 1. An organization should have reasonable policies and
procedures for managing its information and records.

123

 2. An organization’s information and records management
policies and procedures should be realistic, practical and
tailored to the circumstances of the organization.

124

 3. An organization need not retain all electronic
information ever generated or received.

125

 4. An organization adopting an information and records
management policy should consider including procedures
that address the creation, identification, retention, retrieval
and ultimate disposition or destruction of information and
records.

126

 5. An organization’s policies and procedures must mandate
the suspension of ordinary destruction practices and
procedures as necessary to comply with preservation
obligations related to actual or reasonably anticipated
litigation, governmental investigation or audit.

127

Dématérialisation et archivage: ici
et ailleurs (1)
 Belgique
 Cadre légal
 Initiatives ponctuelles
 Pas de loi au niveau national

 Exemples
 dossier ONP numérisé
 déclarations IPP numérisées
 Loi « Phénix »
 AR/KB 26.04.2007 (MB/BS 18.06.2007) relatif à la force probante des données enregistrées, traitées, reproduites ou
communiquées par les dispensateurs de soins et les organismes assureurs

 Copie originale vaut original jusqu’à preuve du contraire
 Établissement de crédit et entreprises d’assurance (L 17/6/1991 art 196)
 Diverses institutions financières (L 4/12/1999 art103 bis)

 Idem si processus de reproduction est agréé
 Secrétariats sociaux (AR 22/3/1993)

 Autorisation de conserver le document en copie
 Factures (art 60 CTVA et circ. AFER)
 Pièces justificatives compta
 Document sociaux (Art 25 AR 8/8/1980)
129

Dématérialisation et archivage:
ici et ailleurs (2)
 En Belgique
 Dématérialisation
 Tax-on-web
 Déclarations TVA électroniques (1/1/2010)
 Contentieux fiscal
 Facturation électronique
 Moniteur
 Titres au porteur
 Déclarations de naissance et de décès (numérisation)
 Dématérialisation des marchés publics/ journal officiel

130

Dématérialisation et archivage: ici et ailleurs (3)
 En Belgique
 Archives générales royaume
 Conseil sur la bonne gestion documentaire
(record management)
 Aspects légaux et règlementaires
 Aspects techniques
 Aspects normatifs (standards, normes, modèles, directives)

 Papier et électronique
 Proposition d’un plan d’action de numérisation en
10 étapes

- Phase A : Étude & Champ d’application (Étapes 1, 2 & 3)
- Phase B : Organisation (Étapes 4 & 5)
- Phase C : Fonctionnement (Étapes 6, 7 & 8)
- Phase D : Suivi & Monitoring (Étapes 9 & 10) 131

Ici et ailleurs (4)
 Ailleurs
 Luxembourg: un exemple!
 Législation sur l’archivage numérique depuis 24 ans MAIS peu connue et très peu
utilisée
 Code de commerce+code civil: …permettent aux copies (numériques) de remplacer
les originaux à condition qu’elles remplissent
un certain nombre de conditions d’ordre technique
et organisationnel
 Support irréversiblement modifié (WORM)
 Code source, documentation du programme doivent être conservées (contraire à la politique
des éditeurs)
 Loi devait être adaptée  réforme en cours
 Nouveaux enjeux:
 Enjeux techniques
 Enjeux de marché
 Enjeux juridiques

132

ici et ailleurs (5)
 Ailleurs (Europe)
 Rôle de la signature électronique (identité de l’auteur)
 Espagne (loi du 10 avril 2007): destruction du papier possible si
certaines conditions remplies (factures)
 Admissibilité d’un document archivé électroniquement comme preuve
 Allemagne, Autriche, Espagne, France, Italie, UK
 Attention garanties techniques et organisationnelles à fournir!
 Existe néanmoins peu de référentiels détaillés en matière d’archivage
électroniquelimite la capacité des entreprises à démontrer la gestion
adéquate de son SAE
 Mais quelques exemples: Allemagne (DOMEA; 1999), Autriche (art 212 Code de
commerce), Espagne (Art 107 Décret Royal 1720/2007; Art 299.2 code civil pour
facture électronique); France (AFNOR Z42-013) , Italie (Codice dell’ Administrazione
Digitale: distinction doc nativement électronique ou pas) etc
 Attention le fait que le document soit archivé électroniquement
n’implique pas automatiquement que le document puisse être accepté133
comme preuve!

ici et ailleurs (6)
 Destruction de l’original après numérisation
 Certains pays autorisent légalement la destruction d’un document
original papier après sa numérisation, mais dans des conditions
spécifiques et seulement pour certaines catégories de document (id.
Belgique)
 Allemagne (déclarations TVA), Autriche (NOK), Espagne (factures),
France (NOK), Italie( après accomplissement du processus d’archivage
électronique, NOK pour doc. Contractuels) etc

134

RÖLE DU RESPONSABLE DE SECURITE

Jacques Folon
Jacques.folon@ichec.be

Je suis prêt à répondre à vos questions

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