Présentation en ligne | De la dématérialisation des factures à la digitalisation des processus comptables, animé par Cathy Jullien, Responsable des partenariats chez Esker et Marie-Ange Monard, Consultante Senior Dématérialisation chez Sollan

1. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA
DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
Cathy JULLIEN, Responsable des Partenariats Esker
Marie-Ange MONARD, Consultante Senior Sollan

2. AGENDA
1. Contexte réglementaire autour de la facturation
électronique
2. Secteur public, une transition vers le tout numérique
3. Secteur privé, une digitalisation des processus
comptables

3. CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE

4. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
LA FACTURE ÉLECTRONIQUE
Définition : facture créée, émise, reçue
et conservée au format électronique
Modes :
- PDF Simple
- PDF signé
- EDI
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Le mode de facturation
électronique doit garantir :
L’authenticité de l’origine de la pièce
L’intégrité du contenu
La lisibilité de la pièce
Quelles exigences de sécurité ?

5. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
EVOLUTION DU CONTEXTE LÉGAL
• Avant le 1er janvier 2013, deux modes reconnus pour la facturation électronique :
Fichier électronique
avec signature
électronique avancée
Facture EDI
L’un des plus
bas taux
d’adoption des
pays
développés
Onéreux et nécessitant
des volumes importants
Contraintes liées à la création et
à l’archivage, côté fournisseur
comme côté client

6. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
EVOLUTION DU CONTEXTE LÉGAL
• Volonté de simplifier et d’assouplir des règles pour faire croitre le taux d’adoption
Objectif piste d’audit fiable : Garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des
factures à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation
Directive TVA 2010/45/UE
Principe d’égalité Facture papier/Facture électronique
Directive 2010/UE du 13 juillet 2010, transposée en droit français (article 62 de la loi 2012-1510 du 29
décembre 2012 et articles 289 V et VII du CGI) : assurer une égalité de traitement entre les factures quel que
soit leur support
Un 3ème mode vient s’ajouter à l’EDI et à la signature. Ce mode reconnait dans les faits toutes les autres
méthodes d’établissement et de transmission des factures, électroniques ou papier. Seule contrainte :
disposer d’une piste d’audit fiable.

7. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
EVOLUTION DU CONTEXTE LÉGAL
• 3 modes aujourd’hui reconnus par l’Administration fiscale :
Facture électronique signée (art
289 VII 2° du CGI) EDI (art 289 VII 3° du CGI)
Toute facture avec une piste
d’audit fiable (art 289 VII 1° du
CGI)
• Rappel des conditions requises pour la mise en place de la facture électronique :
Accord explicite et/ou implicite du destinataire de la facture
Garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures

8. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
CONTEXTE LÉGAL : ARCHIVAGE
Émetteur et destinataire doivent archiver la facture dans son format d’origine. Depuis le 1er avril 2017, il est possible de
numériser les factures papier, et de détruire l’original, sous conditions de sécurisation.
L’administration fiscale doit pouvoir accéder en ligne à ces factures en cas de contrôle
Durée de conservation des factures : 2 codes en vigueur (le Code du Commerce et le Code des Impôts)
Depuis le 01/01/2016, les documents établissant une piste d’audit fiable des factures peuvent être conservés sur le
support choisi par l’entreprise (client ou fournisseur).
› la numérisation doit permettre de conserver une copie conforme à l’original en image et en contenu
(reproduction des couleurs à l’identique)
› le document numérisé doit être conservé sous format PDF assorti d’une signature électronique conforme au
RGS une étoile

9. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
LES ÉVOLUTIONS EN COURS DANS LE SECTEUR PUBLIC
Ordonnance du 26 juin 2014 : les collectivités locales et les établissements publics s’obligent,
comme l’État, à recevoir les factures que les fournisseurs devront désormais transmettre par
voie électronique.
Solution technique mutualisée : Chorus Pro 2017
Déploiement progressif de la facture électronique pour le secteur privé de 2017 à 2020
Déploiement progressif de documents électroniques dans le secteur public en parallèle
01/01/2017
• Grandes
entreprises
• Fournisseurs
publics
01/01/2019
Petites et
moyennes
entreprises
(PME)
01/01/2018
Etablissement de
taille
intermédiaire
(ETI)
01/01/2020
Microentreprises
01/01/2017
Réception des PJ
factures par voie
électronique
01/01/2019
Date limite pour le
« full demat »
(Demat PJ) Loi
NOTRe
01/10/2018
Dématérialisation
complète
procédure de
passation des
marchés publics
07/08/2020
Raccordement
@ctes envoi
électronique des
actes (pour
certaines
collectivités)

10. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
LES IMPACTS DE LA DIGITALISATION
• Dans le secteur public : • Dans le secteur privé :
Une transition vers le tout numérique
Un processus type de dépenses factures
Un processus type de recettes
Impact sur les dispositifs techniques
Une digitalisation complète des processus
comptables
Un processus type de facture d’achat
électronique
Un processus type de facture de vente
électronique
Impact sur la piste d’audit fiable

11. SECTEUR PUBLIC, UNE
TRANSITION VERS LE TOUT
NUMÉRIQUE

12. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
TRANSITION VERS LE TOUT NUMÉRIQUE
1er janvier 2017 01/2020
ArchivageProjets
01/2019
Versement PJ de type factures en SAE CHORUS PRO
Projet Connexion CHORUS PRO
Accompagnement des fournisseurs
SAE globalSAE PJ Recette et Dépense (ATLAS)
Projet SAE global
Flux entrant des factures papier
Flux entrant des factures via CHORUS PRO
Flux sortant des factures / ASAP papier
Flux sortant des factures/ASAP via CHORUS PRO
« full démat » - PES-PJ
Projet « full démat. » - PES-PJ
Flux autres PJ Flux de factures recettesFlux de factures dépenses
2
1

13. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
ZOOM IMPACT DÉPENSES / RECETTES
• Dépenses Factures dans le public : Processus type
Facture
Structure publique / Ordonnateur Comptable public
Portail web
de saisie
Dépôt
EDI -
XML
Dépôt
Mandat
Portail web
Téléchargement
Intégration
automatique dans
le SI
Mandat
Envoi courrier
Facture Facture
FactureContrôles
Contrôles Signature électronique
Signature Transmission Comptabilisation
PJ
Transmission flux PES
V2
Comptabilisation
Emission de la facture
Réception de la
facture
Contrôles et
liquidation
Création du
mandat
Validation de la
dépense
Transmission au TP
Comptabilisation
et paiement
Envoi de la facture Réception de la facture
Contrôles de
conformité et de
rapprochement par
rapport à la commande
Création de l’ordre de
payer
Validation de la
dépense et signature de
l’ordonnateur
Transmission des pièces
au Trésor Public pour
paiement
Comptabilisation de la
dépense et paiement
au fournisseur
Fournisseur

14. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
ZOOM IMPACT DÉPENSES / RECETTES
• Recettes dans le public : Processus type
ASAP
Structure publique / Ordonnateur Comptable public
Destinataire
privé
Envoi ASAP
EDI -
XML
ASAPTitre
Envoi ASAP
Destinataire
public
Titre
Contrôles Signature
Contrôles
Destinataire
Signature électronique
Emission Pièce
justificative de
recette
Contrôles et
liquidation
Création du titre
et de l’ASAP
Validation de la
recette et
signature
Transmission au
TP
Comptabilisation
et envoi de l’ASAP
Paiement au TP
Transmission justificatif de
la recette par les services
opérationnels
Contrôles de
conformité et de
cohérence par rapport
aux « droits acquis »
Création du titre de
créance et de l’avis de
somme à payer
Validation de la recette
et signature par
l’ordonnateur
Transmission au TP
Comptabilisation de la
recette et envoi de
l’ASAP au destinataire
Paiement de la créance
au Trésor Public
Transmission Comptabilisation
Transmission flux
PES ASAP
Comptabilisation

15. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
ZOOM IMPACT DISPOSITIFS TECHNIQUES
• Plusieurs outils nécessaires dans la chaine de traitement
TDT
Chorus Pro
Portail/Mail
Capture
Vidéocodage
SAE
GED/BPM
Syst.
Comptable
Applications
métier
E-Parapheur
Helios

16. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
CONTRAINTES DU PROJET
• Constaté sur le terrain : une complexité liée à …
Diversité des pièces
Dépense : PJ présentées dans le décret 2016-33 du 20 janvier 2016
Recettes : fait généralement l’objet d’un accord avec la Paierie
Nature de l’organisation
Centralisée, décentralisée, hétérogénéité de contexte des sites, degré d’autonomie des
Directions et services
Diversité des Procédures
Traitements, visas, signature, nommage, classement, conservation … pratiques + ou -
hétérogènes
Nombre d’applicatifs sectoriels Nombre d’applicatifs interfacés ou pas au progiciel financier
Profondeur de l’impact Sur l’ensemble de l’organisation et des métiers.

17. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
UN FORMAT COMPLÉMENTAIRE DE FACTURE À VENIR SUR
CHORUS PRO : « FACTUR-X »
Une problématique :
Dans le cas d’une facture reçue au format PDF via Chorus, le système d’information des collectivités
n’intègre que les données contenues sur le format pivot, ne transmettant que le minimum nécessaire à
la création d’un mandat (soit les données « entête /pied »).
Certains contrôles (les lignes détail par exemple) ne pourront être réalisés qu’en mode visuel.
Factur-X (Hybrid Invoice ou Facture Mixte) est un PDF (Format PDF-A3) comportant un fichier de
données au format XML (qui peut contenir les lignes détail). La normalisation définitive de ce format est
prévue pour l’automne 2017. Chorus Pro intégrera le format « Factur-X » au 1er semestre 2018.
Une image de la facture au format PDF qui permet le contrôle visuel par un
humain
Un fichier (ou plusieurs fichiers) au format XML permet(tent) l’intégration
des données de la facture (les mêmes que celles présentes sur le PDF) et de
pièces justificatives elles aussi normalisées dans le système d’information

18. SECTEUR PRIVÉ, UNE
DIGITALISATION DES PROCESSUS
COMPTABLES

19. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
UNE DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS
COMPTABLES
• Quelques bénéfices d’une digitalisation complète
Paiement
Factures
fournisseurs
Factures clients &
Lettres de relance
Vos fournisseursVos clients Recouvrement
Paiement
Votre entreprise
Réduction des coûts
Meilleur pilotage d’activité
Optimisation trésorerie

20. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
DIGITALISATION : CAS D’UNE FACTURE D’ACHAT
Vérifier ApprouverRéceptionner, trier,
distribuer
Comptabiliser
• Auto-apprentissage
• Réconciliation
automatique avec les
bons de commande
• Traitement
« touchless »
• Gestion des
exceptions
Circuit de validation
électronique :
•Basé sur vos propres
règles
•Approbation mobile
•Approbation de groupe
Archiver
• Intégration multi-ERP
• Intégration API
• Gestion des erreurs
• Archivage sécurisé
• Lien vers l’archive
dans l’ERP
• Recherche
multicritères et plein
texte
• Plateforme unique de
réception
• Répartition
automatique
• Gestion des files
d’attente
• Vérification des
doublons
Traitement
automatisé

21. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
IMPACTS
Accélération des délais
de traitement
Réduction des coûts et
contrôle des dépenses
Optimisation du pilotage de
l’activité
Amélioration de la relation
fournisseur
Valorisation des équipes et
collaboration améliorée
TOTAL
COÛT
12,80 €
4,00 €
Traitement manuel
Traitement automatisé
-50%
TEMPS DE TRAITEMENT
SANS AUGMENTATION
DE L’EFFECTIF
+30%
DES ÉCONOMIES
MENSUELLES
GRACE À DES RABAIS POUR
PAIEMENT ANTICIPÉ
+60%
PRODUCTIVITÉ
SANS AUGMENTATION
DE L'EFFECTIF
Temps de validation des factures 3 fois plus rapide
Nombre de factures en attente de validation divisé par 10

22. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
DIGITALISATION : CAS D’UNE FACTURE DE VENTE
Vérifier et mettre
en forme
S’assurer de la
conformité
Récupérer la
facture dans l’ERP
Diffuser
• Vérification
automatique des
données
• Facture convertie
automatiquement
dans le format de
diffusion choisi
•Conformité assurée
•Accompagné par votre
partenaire pour les
spécificités locales
Archiver
• Plateforme unique de
diffusion quel que soit
le média
• Possibilité de renvoyer
en un clic un duplicata
• Archivage sécurisé
• Archivage conforme
aux réglementations
en vigueur
• Accessibilité des
factures 24h/24 7j/7
• Recherche
multicritères
• Facture transmise
automatiquement à la
solution de
dématérialisation
• Toutes les
informations clients et
information de
paiement disponibles
sur la facture
Traitement
automatisé

23. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
IMPACTS
Retrouvez et
archivez vos
factures en ligne
COÛT
TOTAL
11,10 €
4,20 €
Diminution des coûts
de traitement
Traitement
manuel
Traitement
automatisé
Mise en conformité avec les
réglementations internationales
Accélération de la
diffusion des factures et
réduction du DSO
- 50%
DELAI DE DIFFUSION
Gains de productivité -700
HEURES DE TRAITEMENT
ANNUELLES
Visibilité complète sur le
processus et sur les
factures

24. DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES À LA DIGITALISATION COMPLÈTE DES PROCESSUS COMPTABLES
UNE RÉPONSE À LA RÉGLEMENTATION : PISTE D’AUDIT
FIABLE
Solution de digitalisation des cycle OTC et PTP :
• Une plateforme unique pour traiter, archiver et
consulter les documents constitutifs de votre
transaction commerciale (devis, bon de
commande, facture, avoir, litige…)
• Un tracking de la vie de ces documents (date
de réception, étapes de validation, date
d’émission…)
• Une signature électronique permettant de
garantir l’authenticité et l’intégrité des
factures fournisseurs et clients

25. MERCI DE VOTRE ATTENTION
Cathy Jullien
RESPONSABLE DES PARTENARIATS
TEL 04 72 83 46 46
MOB 06 29 59 61 13
cathy.jullien@esker.fr
Marie-Ange MONARD
CONSULTANTE SENIOR
MOB 06 87 10 86 41
mamonard@sollan.com

26. www.esker.com